CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG, XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH XNK ĐIỆN MÁY VIỆT NAM 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam 1.1 Danh mục hàng bán của Công ty Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam hoạt động chủ yếu trong mảng dịch vụ thương mại, kinh doanh các mặt hàng điện tử, điện lạnh như: Điều hòa, ti vi, tủ lạnh, máy giặt…. Bán hàng theo hình thức bán buôn và bán lẻ. Công ty kinh doanh đa dạng các mặt hàng : - Máy tính nguyên chiếc (PC, NOTEBOOK, SERVER) của các hãng nổi tiếng như IBM, HP, DELL… - Máy in Laser, máy in kim loại, máy in mạng của các hãng HP, EPSON… - Bộ lưu điện ổn áp dùng cho máy tính và thiết bị văn phòng. - Thiết bị chcái sét cho các thiết bị mạng và thiết bị tin học.
- Thiết bị viễn thông: tổng đài điện thoại, máy Fax, thiết bị truyền dẫn… - Thiết bị văn phòng, máy photocopy, in siêu tốc, máy hủy tài liệu, máy chấm công và các phụ kiện kèm theo. Thị trường của Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam Thị trường trong nước các sản phẩm, thiết bị công nghệ đang rất phát triển, thị trường này ngày càng trở nên sôi động tại Việt Nam. Do đó, thị trường của Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam ngày càng mở rộng nhưng bên cạnh đó cũng đòi hỏi Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như mẫu mã các sản phẩm bán ra, đồng thời nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của ngành công nghiệp số. Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam luôn có những chính sách phù hợp, tạo quan hệ tốt với khách hàng từ đó thu hút những khách hàng mới cũng Sinh Viên: Huỳnh Thị Thu Trang 5 Lớp: LTCĐ.KT15 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành như giữ chân những khách hàng thân thiết đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty.
Hiện tại, thị trường tiêu thụ sản phẩm chủ yếu của Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam là Hà Nội và một số tỉnh lân cận miền Bắc. Số lượng khách hàng của Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam là tương đối lớn. Để hoạt động có hiệu quả và giữ uy tín với khách hàng, Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam đã nghiên cứu nhu cầu của khách hàng ở từng địa phương để đưa ra những chính sách phân phối, chế độ ưu đãi cho phù hợp. Chính vì vậy, Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam đã chiếm được lòng tin của một lượng lớn khách hàng.
Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam đang triển khai mở rộng mạng lưới tiêu thụ, phát triển khách hàng ngày một đông hơn, không chỉ tập trung cho thị trường miền Bắc mà còn chú ý tập trung cho thị trường miền Trung và miền Nam. Đặc biệt, Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam đang có kế hoạch chiếm lĩnh thị trường miền Trung, cạnh tranh trực tiếp với các đối thủ lớn tại thị trường này. Phương thức bán hàng của Công ty Do qui mô hoạt động nhỏ, nguồn lực tài chính hạn chế nên Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam không mở cửa hàng bán lẻ tới người tiêu dùng mà chỉ bán hàng cho các tổ chức, doanh nghiệp thông qua đơn đặt hàng của khách hàng. Các giao dịch ký kết được thực hiện tại văn phòng của Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam.
Theo phương thức này khách hàng đến hoặc gọi điện cho phòng kinh doanh Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam yêu cầu đặt hàng mặt hàng (mặt hàng, chủng loại, số lượng). Phòng kinh doanh Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam khi nhận được đơn đặt hàng sẽ chuyển xuống bộ phận kho kiểm tra xem có đáp ứng được đơn đặt hàng hay không, nếu đáp ứng được bộ phận Sinh Viên: Huỳnh Thị Thu Trang 6 Lớp: LTCĐ.KT15 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành kho sẽ thông báo lại cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam sẽ tính giá bán, làm giấy báo giá chuyển cho ban giám đốc duyệt sau đó sẽ gửi lại cho bên đặt hàng. Nếu phía khách hàng chấp nhận báo giá thì hai bên sẽ tiến hành ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế.
Căn cứ vào số lượng, chủng loại trong hợp đồng kinh tế được ký kết Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam vsẽ tiến hành chuyển hàng từ kho của Công ty cho người mua theo đúng điều khoản đã thỏa thuận đến địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam. Khi khách hàng chấp nhận thanh toán thì lô hàng được coi là tiêu thụ và Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam thực hiện ghi nhận doanh thu. Căn cứ vào phương thức thanh toán của khách hàng thì Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam có 2 phương thức bán hàng đó là: Bán hàng theo phương thức thu tiền ngay và bán hàng theo phương thức trả chậm.
Hình thức thanh toán mà Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam dành cho các khách hàng rất đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Khách hàng có thể lựa chọn hình thức trả chậm hoặc có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi… Phương thức bán hàng thu tiền ngay thường được Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam thực hiện đối với những khách hàng không thường xuyên hoặc những khách hàng có khả năng thanh toán luôn. Phương thức trả chậm (đã thanh toán một phần, phần còn lại trả chậm hoặc thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định) được Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam áp dụng đối với những khách hàng thường xuyên, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn. Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam cho phép nợ tiền hàng theo những điều khoản đã được quy định trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên.
Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thanh toán trả chậm, Công ty TNHH XNK Sinh Viên: Huỳnh Thị Thu Trang 7 Lớp: LTCĐ.KT15 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Điện Máy Việt Nam đã thu thập và phân tích tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán. Đồng thời, để quản lý các khoản phải thu, Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam còn lập sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, sắp xếp các khoản này theo thời gian nợ cụ thể, có các biện pháp đôn đốc nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam còn tiến hành lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi để phòng ngừa những trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán. Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam, vì khách hàng chủ yếu của Công ty là khách hàng thường xuyên.
Do đó, Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam có những quy định rất chặt chẽ trong hợp đồng để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chào bán hàng và tiếp nhận yêu cầu của các khách hàng. Khi có đơn hàng, phòng kinh doanh xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng và trình với ban giám đốc để phê duyệt đơn hàng, tiến hành giao dịch. Cùng với việc xem xét khả năng đáp ứng để tiến hành giao dịch thì phòng kinh doanh tiếp tục chào bán hàng ra thị trường theo khả năng đáp ứng hiện tại của Công ty.
Việc phê duyệt đơn hàng và ký kết hợp đồng có sự tham gia của Ban giám đốc cùng Phòng kinh doanh và Phòng kế toán. Kế toán liên hệ với nhân viên kinh doanh để lập hóa đơn bán hàng, giao cho phòng kinh doanh tiến hành cấp phát. Phòng kinh doanh liên hệ với bộ phận giao nhận hàng để tiến hành giao nhận với khách hàng. Sau khi hợp đồng được thực hiện, Phòng kinh doanh và kế toán theo dõi giải quyết các công việc sau BH (chăm sóc khách hàng, thanh toán công nợ…) và báo cáo lên cho Ban giám đốc.
Hồ sơ kinh doanh và các chứng từ liên quan sẽ được lưu ở Phòng kinh doanh và phòng kế toán. Sinh Viên: Huỳnh Thị Thu Trang 8 Lớp: LTCĐ.KT15 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh tại Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam Tại công ty tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh theo mô hình trự tuyến và tập trung tại công ty như sau: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty TNHH XNK Điện Máy Việt Nam Giám đốc Phó giám đốc Phòng hành Phòng kinh Phòng Phòng bảo chính doanh kế toán hành Bộ phận Bộ phận giới giao hàng thiệu sản phẩm Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: - Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Sắp xếp và tổ chức kinh doanh có hiệu quả nhằm ổn định và phát triển công ty.
- Phó Giám đốc: Là người hỗ trợ Giám đốc trong kinh doanh và điều hành và giải quyết công việc khi Giám đốc vắng mặt. - Phòng hành chính: Có nhiệm vụ tuyển nhân sự và tổ chức nhân sự trong công ty, đề ra nội quy quy định cho công ty và kiểm tra việc thực hiện và chấp hành đúng nội quy, quy của trong công ty để khen thưởng và kỷ luật. Giải quyết vấn đề về lao động tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Mua sắm thiết bị đồ dùng cho công ty.
Sinh Viên: Huỳnh Thị Thu Trang 9 Lớp: LTCĐ.KT15 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Phòng kinh doanh: Chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng mà công ty hiện có, thực hiện nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, tìm kiếm các đối tác kinh doanh, xây dựng và triển khai thực hiện các phương án tìm kiếm đầu vào và đầu ra cho các sản phẩm. Tổ chức hoạt động tiếp thị, phối hợp với các phòng kế toán lập hồ sơ và tiến hành các thủ tục đòi nợ. - Phòng kế toán: Thực hiện nhiệm vụ vận dụng và xây dựng chế độ hạch toán kế toán tài chính phù hợp với các chính sách chế độ của nhà nước, duy trì kiểm tra thực hiện chế độ kế toán ở công ty.