CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU XÂY DỰNG NINH ANH 1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU XÂY DỰNG NINH ANH 1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH vật liệu xây dựng Ninh Anh Công ty TNHH vật liệu xây dựng Ninh Anh là doanh nghiệp thương mại, đóng vai trò là nhà phân phối, là trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng. Công ty chuyên cung cấp các loại gạch men, ốp, lát, trang trí phục vụ cho các công trình xây dựng.
Danh mục hàng bán của Công ty: - Gạch lát nền: 30*30, 40*40, 50*50, 60*60. - Gạch chân tường: 12*50, 13*40, 40*90 - Gạch viền: 10*20. Thị trường của Công ty TNHH vật liệu xây dựng Ninh Anh Công ty đã và đang mở rộng quy mô hoạt động giúp công ty lớn mạnh hơn, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Thị trường đầu vào của công ty chủ yếu trên địa bàn các tỉnh như: Vĩnh Phúc, Hải Dương.Đây là những nơi đã cung cấp nguồn hàng rẻ và chất lượng chính cho công ty như: Công ty Hoa Cương, Công ty Đại Việt, Công ty Tiền Phong, Công ty Gốm sứ Thanh Hà.
Thị trường đầu ra của công ty chủ yếu là trên các địa bàn như: Hưng Yên, Thái Bình, Hà Nam. Công ty đã ký được nhiều hợp đồng lớn cung cấp gạch cho các công trình của tỉnh, huyện, xã. SV: Lê Thị Phượng 3 Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang 1. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH vật liệu xây dựng Ninh Anh Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phương thức bán hàng như: Bán hàng trực tiếp, bán hàng không qua kho, bán hàng theo phương thức ký gửi.Nó tuỳ thuộc vào hình thái thực hiện giá trị hàng hóa cũng như đặc điểm vận động của hàng hoá mà mỗi công ty sẽ áp dụng theo một phương thức khác nhau.
Còn tại công ty thì bán hàng theo hai phương thức: bán buôn và bán lẻ. -Bán buôn hàng hoá: Công ty bán buôn hàng hoá căn cứ theo đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng mua bán đã ký kết. Đối tượng bán buôn chủ yếu là khách hàng thường xuyên. Phương thức bán buôn chủ yếu của Công ty hiện nay là bán buôn trực tiếp qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
+ Bán buôn trực tiếp qua kho: Là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho của Công ty. Số hàng khi bàn giao được chính thức coi là tiêu thụ. Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà Công ty giao cho. + Bán buôn vận chuyển thẳng: Là phương thức mua hàng nhưng không về nhập kho mà vận chuyển thẳng giao cho khách hàng.Và số hàng khi bàn giao được chính thức coi là tiêu thụ.
Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà Công ty giao cho. - Bán lẻ hàng hoá: Với hình thức này, khách hàng mà công ty bán hàng hóa chủ yếu là các tổ chức kinh tế, đơn vị tập thể mua hàng hóa về với mục đích sử dụng. Công ty thực hiện gửi Báo giá tới cho khách hàng, sau khi thỏa thuận Công ty sẽ lập Hợp đồng kinh tế và ký kết với khách hàng. Phương thức thanh toán Để phù hợp với những phương thức bán hàng đang áp dụng Công ty cũng ghi nhận những hình thức thanh toán khác nhau.
Dựa vào thời điểm ghi nhận doanh thu người ta chia ra làm hai hình thức thanh toán : - Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này, hàng hoá được tiêu thụ đến đâu thu tiền ngay đến đó như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… SV: Lê Thị Phượng 4 Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang + Một là: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt tại Công ty hoặc ứng trước tiền hàng một phần bằng tiền mặt sau khi giao hàng sẽ thanh toán nốt phần còn lại. Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt khi bán lẻ các loại gạch. Hoặc, phương thức thanh toán bằng tiền mặt cũng được áp dụng với những khách hàng có hóa đơn dưới 20.000 đồng, do giá trị hàng hóa dưới 20.000 đồng khi xuất hóa đơn không cần kèm theo chứng từ ngân hàng nên khách hàng thường lựa chọn việc thanh toán bằng tiền mặt thay cho chuyển khoản. + Hai là: Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với các hợp đồng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc các cơ quan, các Công ty khác.
trên địa bàn Hà Nội hoặc các tỉnh trong cả nước khi có nhu cầu mua hàng của Công ty. Việc thanh toán bằng chuyển khoản thường được áp dụng với những khách hàng ở xa, mua hàng của công ty, công ty thường yêu cầu đặt cọc qua chuyển khoản. Hoặc khách hàng mua hàng với giá trị lớn, thông thường là các công ty xây dựng bởi vì hợp đồng của công ty thường có giá trị lớn trên 20. Khi ấy, có giao dịch mua bán phải thanh toán qua ngân hàng.
Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản cũng áp dụng khi công ty có giao dịch với những khách hàng mà do điều kiện họ không thể đến công ty để giao nhận hàng, công ty có trách nhiệm chuyển chở, vận chuyển hàng hóa lên tận nơi khách hàng yêu cầu thì việc chuyển khoản trước khi vận chuyển vào tài khoản của công ty là điều bắt buộc với bạn hàng. - Hình thức bán hàng trả chậm: Theo hình thức này, khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền ngay. Tùy theo từng đối tượng khách hàng mà Công ty mới quyết định bán hàng theo hình thức thanh toán trả chậm, từ đó kế toán mở sổ theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với người mua. SV: Lê Thị Phượng 5 Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang 1.
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU XÂY DỰNG NINH ANH 1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty Bộ phận bán hàng của Công ty bao gồm Phòng Kinh doanh và Phòng Bán hàng. Hai bộ phận luôn hỗ trợ, phối hợp để cùng thực hiện các mục tiêu chung đảm bảo quá trình bán hàng của Công ty. + Thành viên chủ yếu của phòng kinh doanh là đội ngũ nhân viên nghiên cứu thị trường (nhân viên marketing). Nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm các hợp đồng bán hàng bằng nhiều cách khác nhau và có chức năng chính trong việc tạo các mối quan hệ với bạn hàng, nghiên cứu thị trường như việc quảng cáo tiếp thị sản phẩm.
Đối với những đơn hàng có giá trị lớn thì nhân viên kinh doanh phải thảo hợp đồng kinh tế. Sau đó bộ phận kinh doanh sẽ trình lên Giám đốc duyệt và ký. + Dựa trên các kế hoạch của phòng kinh doanh, phòng bán hàng sẽ có chức năng giao hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng, thanh toán, bảo hành sản phẩm, chiết khấu bán hàng. Và trình tự bán hàng của công ty được thể hiện cụ thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Trình tự bán hàng Đơn đặt hàng Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán KT công nợ Kho BP Vận chuyển Kế toán kho Phòng kế toán SV: Lê Thị Phượng 6 Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận - Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ chính là đem được sản phẩm tới tay khách hàng, ngoài ra họ còn có nhiệm vụ là đào tạo nhân viên mới, xây dựng các kế hoạch kinh doanh của Công ty dựa trên các hợp đồng đã ký.
Cụ thể: Trưởng phòng kinh doanh báo cáo với giám đốc những hợp đồng mới ký với khách hàng mới, quản lý nhân viên của phòng, cho nhân viên của phòng đi tìm kiếm khách hàng sau khi đã tìm kiếm được thì tiến hành lập kế hoạch tiêu thụ các sản phẩm của Công, dự thảo và chỉnh lý các hợp đồng kinh tế theo đúng pháp luật, quản lý và theo dõi thực hiện tốt các hợp đồng kinh tế đã ký kết, tổ chức làm tốt công tác thống kê báo cáo, tìm kiếm, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. - Phòng bán hàng: Bán hàng và mua hàng hóa, để đảm bảo cho quá trình bán hàng của công ty. Phòng bán hàng luôn phải tạo được mối quan hệ với bạn hàng, đảm bảo hàng hóa ổn định về chất lượng quy cách và chủng loại, phối hợp đồng bộ với phòng kinh doanh khi thực hiện các hợp đồng nhằm đáp ứng kịp thời hàng hoá cho công việc kinh doanh. Trưởng phòng bán hàng lập kế hoạch bán hàng, mua hàng, tạo được mối quan hệ với bạn hàng, đảm bảo hàng hóa ổn định về chất lượng quy cách và chủng loại, phối hợp đồng bộ với phòng kinh doanh khi thực hiện các hợp đồng nhằm đáp ứng kịp thời hàng hoá cho công việc kinh doanh.
Nhân viên bán hàng giới thiệu các loại gạch cho khách hàng, tư vấn cho khách hàng loại gạch phù hợp với không gian của ngôi nhà. - Kế toán công nợ: Đơn đặt hàng của phòng kinh doanh chuyển đến cho phòng kế toán để xác định phương thức thanh toán. Khi chấp nhận bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng. - Thủ kho căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho tiến hành xuất kho hàng hóa, ghi thẻ kho sau đó chuyển hoá đơn kiêm phiếu xuất kho lên bộ phận kế toán.
Căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi sổ tiêu thụ và sổ theo dõi thanh toán với người mua. - Bộ phận vận chuyển: Có nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa đầy đủ trước khi chuyển hàng lên xe. Bộ phận vận chuyển phải giao hàng đến tận nơi cho khách hàng. SV: Lê Thị Phượng 7 Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU XÂY DỰNG NINH ANH 2.1 KẾ TOÁN DOANH THU 2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ tài khoản và chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ - BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Ninh Anh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập, xuất đều được lập chứng từ đầy đủ. Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất hàng hóa.