Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Đông Phương

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Hoàn Thiện Kế Toán Bán Hàng Và Xác Định Kết Quả Kinh Doanh Tại Công Ty TNHH Đông Phương
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

• LỜI CÁM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
• 1.1. Một số vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
• 1.2. Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
• 1.3. Ý nghĩa công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
• 1.4. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
• 1.4.1. Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp
• 1.4.2. Các phương thức thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH KINH DOANH THƯƠNG MẠI ĐÔNG PHƯƠNG
• 2.1. Tổng quan về công ty
• 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
• 2.3. Đặc điểm tổ chức kế toán
• 2.4. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
• 2.4.1. Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty
• 2.4.2. Thực trạng kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty
• 2.4.3. Đánh giá chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH KINH DOANH THƯƠNG MẠI ĐÔNG PHƯƠNG
• 3.1. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
• 3.2. Định hướng phát triển
• 3.3. Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
• 3.3.1. Hoàn thiện về bộ máy kế toán
• 3.3.2. Hoàn thiện về quy trình luân chuyển chứng từ
• 3.3.3. Hoàn thiện về hệ thống tài khoản các khoản giảm trừ doanh thu
• 3.3.4. Hoàn thiện về phương pháp kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
• 3.3.5. Hoàn thiện quản lý các khoản phải thu của khách hàng và lập dự phòng phải thu
• 3.3.6. Hoàn thiện về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
• 3.3.7. Một số giải pháp khác
• 3.4. Kiến nghị
• 3.4.1. Kiến nghị với Nhà nước
• 3.4.2. Kiến nghị với Bộ Tài Chính
• 3.4.3. Kiến nghị với Công ty TNHH kinh doanh thương mại Đông Phương
• KẾT LUẬN
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

I. Tổng quan kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là hai nghiệp vụ cốt lõi, phản ánh sức khỏe tài chính và hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp thương mại. Tại Công ty TNHH Đông Phương, một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh đồ gỗ nội thất, công tác này giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Nó không chỉ là công cụ để ghi nhận hạch toán doanh thu và chi phí mà còn là cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược. Một hệ thống kế toán bán hàng hoàn thiện giúp theo dõi chặt chẽ dòng tiền, quản lý công nợ phải thu khách hàng, và kiểm soát giá vốn hàng bán. Từ đó, việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh trở nên chính xác, minh bạch, phục vụ cho việc lập báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), đặc biệt là các hướng dẫn trong Thông tư 200/2014/TT-BTC (và Quyết định 48/2006/QĐ-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thời điểm nghiên cứu), mọi giao dịch phải được ghi nhận dựa trên chứng từ kế toán bán hàng hợp lệ như hóa đơn giá trị gia tăng. Mục tiêu cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận sau thuế, đảm bảo sự phát triển bền vững. Nghiên cứu của Phạm Thị Ngọc Anh (2017) chỉ ra rằng, việc tổ chức khoa học công tác kế toán này là yếu tố sống còn, giúp doanh nghiệp gia tăng doanh thu, kiểm soát chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh thị trường ngày càng khốc liệt. Do đó, việc phân tích thực trạng và tìm kiếm giải pháp hoàn thiện công tác kế toán là một yêu cầu cấp thiết.

1.1. Cơ sở lý luận về bán hàng và ghi nhận doanh thu

Bán hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ từ người bán sang người mua để nhận lại một khoản tiền tương ứng. Về bản chất, đây là giai đoạn cuối cùng của chu trình kinh doanh, chuyển hóa vốn từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ. Theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14), doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời năm điều kiện, trong đó quan trọng nhất là doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm cho người mua. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ như Công ty TNHH Đông Phương, doanh thu được ghi nhận là giá bán chưa bao gồm thuế GTGT hàng bán ra.

1.2. Ý nghĩa của việc xác định kết quả kinh doanh chính xác

Kết quả hoạt động kinh doanh, thể hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận hoặc lỗ, là thước đo cuối cùng về hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Một báo cáo kết quả kinh doanh chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ với Nhà nước mà còn cung cấp thông tin đáng tin cậy cho các nhà đầu tư, chủ nợ và các bên liên quan. Nó là cơ sở để phân tích chỉ số tài chính, đánh giá khả năng sinh lời, từ đó hoạch định chiến lược phát triển cho tương lai. Việc xác định sai lệch kết quả kinh doanh có thể dẫn đến những quyết định quản trị sai lầm, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự tồn tại của doanh nghiệp.

II. Phân tích thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Đông Phương

Thực trạng kế toán tại doanh nghiệp là bước đầu tiên để xác định các điểm mạnh và điểm yếu cần cải thiện. Tại Công ty TNHH Đông Phương, công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD đã đạt được nhiều ưu điểm. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm kế toán MISA, giúp tự động hóa nhiều quy trình và giảm thiểu sai sót. Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, tập trung, tạo điều kiện cho việc giám sát và quản lý. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế trong khóa luận của Phạm Thị Ngọc Anh, công tác này vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Vấn đề luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng giữa các bộ phận đôi khi còn chậm trễ, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin. Công ty chưa áp dụng các chính sách chiết khấu thương mại một cách bài bản và chưa trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, tiềm ẩn rủi ro về vốn. Hơn nữa, việc hạch toán một số khoản chi phí như phạt nộp chậm thuế chưa đúng với bản chất tài khoản, và phương pháp tính giá vốn bình quân cuối kỳ có thể chưa phản ánh chính xác biến động giá cả. Những hạn chế này cho thấy sự cần thiết phải có những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán để nâng cao hiệu quả quản trị.

2.1. Quy trình hạch toán doanh thu và quản lý công nợ

Quy trình kế toán bán hàng tại công ty bắt đầu từ khi phòng kinh doanh ký hợp đồng và kết thúc khi kế toán ghi nhận doanh thu dựa trên hóa đơn GTGT và các chứng từ giao nhận. Dữ liệu được nhập vào phần mềm kế toán MISA, tự động cập nhật vào sổ sách kế toán. Tuy nhiên, một hạn chế được chỉ ra là việc theo dõi công nợ phải thu khách hàng chưa thực sự được chú trọng. Việc đòi nợ thường chỉ tiến hành vào cuối năm đối với các khoản nợ lớn, dẫn đến tỷ lệ vốn bị chiếm dụng cao. Thêm vào đó, công ty chưa xây dựng chính sách và quy trình đối chiếu công nợ định kỳ một cách chặt chẽ với tất cả khách hàng.

2.2. Hạn chế trong phương pháp tính giá vốn hàng bán

Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ thực hiện. Tuy nhiên, nhược điểm là độ chính xác không cao trong điều kiện giá cả hàng hóa, đặc biệt là đồ gỗ nội thất, có nhiều biến động. Việc tính giá chỉ được thực hiện vào cuối kỳ làm cho thông tin về giá vốn và lợi nhuận gộp của từng đơn hàng không được cung cấp kịp thời, gây khó khăn cho việc ra quyết định điều chỉnh giá bán hoặc chiến lược kinh doanh ngay tại thời điểm phát sinh.

2.3. Bất cập về các khoản giảm trừ và các khoản dự phòng

Hiện tại, các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán chưa được công ty áp dụng một cách có hệ thống. Các ưu đãi thường được thỏa thuận trực tiếp và trừ thẳng vào giá trên hợp đồng, làm mất đi dữ liệu quan trọng để phân tích hiệu quả của các chương trình khuyến mãi. Nghiêm trọng hơn, công ty chưa thực hiện trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán, có thể làm cho báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán không phản ánh đúng giá trị thực của tài sản và tiềm ẩn rủi ro khi có nợ xấu hoặc hàng tồn kho mất giá.

III. Giải pháp hoàn thiện quy trình kế toán bán hàng tối ưu

Để khắc phục những tồn tại, việc đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán là vô cùng cần thiết. Trọng tâm của các giải pháp này là chuẩn hóa quy trình kế toán bán hàng và nâng cao chất lượng thông tin. Đầu tiên, cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng, quy định thời gian bắt buộc phải chuyển hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ liên quan về phòng kế toán. Việc này đảm bảo nguyên tắc dồn tích và giúp thông tin được cập nhật kịp thời. Tiếp theo, công ty nên xây dựng chính sách chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán công khai, minh bạch. Khi phát sinh, các nghiệp vụ này cần được hạch toán qua các tài khoản giảm trừ doanh thu theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS). Điều này không chỉ tuân thủ chế độ kế toán mà còn giúp ban lãnh đạo đánh giá được hiệu quả của chính sách bán hàng. Bên cạnh đó, việc ứng dụng triệt để các tính năng của phần mềm kế toán MISA, FAST như quản lý công nợ theo tuổi nợ, tự động nhắc hạn thanh toán sẽ giúp giảm thiểu rủi ro nợ khó đòi. Khóa luận tốt nghiệp kế toán của Phạm Thị Ngọc Anh cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đào tạo, nâng cao trình độ cho đội ngũ kế toán để có thể áp dụng linh hoạt các quy định và công nghệ mới.

3.1. Tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ kế toán

Cần thiết lập một quy định nội bộ chặt chẽ về thời gian và trách nhiệm luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng. Ví dụ, tất cả hóa đơn phát sinh trong tuần phải được chuyển về phòng kế toán trước 17h00 thứ Sáu hàng tuần. Việc kết nối mạng nội bộ giữa các phòng ban để chia sẻ dữ liệu gốc cũng là một giải pháp hiệu quả. Điều này giúp kế toán có thể truy cập và kiểm tra thông tin ngay khi nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo tính chính xác và kịp thời khi ghi nhận vào sổ sách kế toán.

3.2. Chuẩn hóa việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu

Công ty nên xây dựng một chính sách chiết khấu thương mại rõ ràng, ví dụ, chiết khấu 2% cho đơn hàng trên 100 triệu, 5% cho đơn hàng trên 200 triệu. Khi phát sinh, kế toán cần hạch toán doanh thu theo giá trị ban đầu và ghi nhận riêng khoản chiết khấu vào bên Nợ của TK 511 (theo Thông tư 133) hoặc TK 521 (theo Thông tư 200). Việc này giúp theo dõi và phân tích chính xác tác động của các khoản giảm trừ doanh thu đến lợi nhuận gộp.

IV. Phương pháp xác định kết quả kinh doanh chính xác hiệu quả

Việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh chính xác đòi hỏi sự đồng bộ và chuẩn mực trong tất cả các khâu, từ ghi nhận doanh thu đến tập hợp chi phí. Một trong những giải pháp quan trọng là thay đổi phương pháp tính giá vốn hàng bán. Thay vì sử dụng phương pháp bình quân cuối kỳ, công ty có thể xem xét chuyển sang phương pháp bình quân tức thời (bình quân sau mỗi lần nhập) hoặc phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Các phương pháp này, dù phức tạp hơn trong tính toán, nhưng phản ánh giá trị hàng tồn kho và giá vốn sát với giá thị trường hơn, giúp việc xác định lợi nhuận gộp của từng đơn hàng chính xác hơn. Một giải pháp khác có tính bắt buộc là phải thực hiện trích lập các khoản dự phòng theo đúng quy định. Cuối mỗi kỳ, kế toán cần lập bảng phân tích tuổi nợ để xác định các khoản nợ khó đòi và tiến hành trích lập dự phòng. Tương tự, cần đánh giá lại giá trị hàng tồn kho, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc này tuân thủ nguyên tắc thận trọng, đảm bảo báo cáo kết quả kinh doanh không bị thổi phồng lợi nhuận và phản ánh đúng rủi ro tiềm ẩn của doanh nghiệp.

4.1. Cải tiến phương pháp kế toán giá vốn và quản lý tồn kho

Để quản lý tồn kho hiệu quả hơn, công ty nên áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ kết hợp với kê khai thường xuyên. Việc kiểm kê vật lý kho hàng 6 tháng một lần như hiện tại là cần thiết, nhưng nên bổ sung kiểm kê đột xuất. Chuyển đổi sang phương pháp tính giá vốn bình quân tức thời có thể được hỗ trợ dễ dàng bởi phần mềm kế toán MISA. Kế toán chỉ cần nhập đúng dữ liệu mua hàng, phần mềm sẽ tự động tính lại đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, đảm bảo số liệu giá vốn hàng bán luôn được cập nhật.

4.2. Hướng dẫn trích lập dự phòng phải thu khó đòi

Cuối mỗi niên độ kế toán, phòng kế toán cần phối hợp với phòng kinh doanh để lập "Bảng kê các khoản nợ phải thu quá hạn". Dựa trên thời gian quá hạn, công ty sẽ áp dụng tỷ lệ trích lập theo quy định (ví dụ: 30% cho nợ quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm). Bút toán trích lập (Nợ TK 642 / Có TK 2293) sẽ được ghi nhận. Việc này giúp giảm trừ lợi nhuận tính thuế một cách hợp pháp và phản ánh đúng giá trị các khoản phải thu trên báo cáo tài chính, thể hiện sự minh bạch trong quản lý công nợ phải thu khách hàng.

4.3. Hoàn thiện công tác kế toán thuế và xác định lợi nhuận

Để xác định lợi nhuận sau thuế chính xác, công tác kế toán thuế cần được chú trọng. Các khoản chi phí bất thường như tiền phạt vi phạm hành chính, phạt chậm nộp thuế cần được hạch toán vào TK 811 - Chi phí khác, thay vì TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh. Lý do là vì đây là các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN. Hạch toán đúng giúp việc lập tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm trở nên dễ dàng và chính xác hơn, tránh sai sót khi xác định thu nhập chịu thuế.

V. Kiến nghị và định hướng hoàn thiện kế toán bán hàng tương lai

Dựa trên những phân tích và giải pháp đã đề ra, định hướng tương lai cho công tác kế toán tại Công ty TNHH Đông Phương cần tập trung vào ba trụ cột chính: Con người, Quy trình và Công nghệ. Về con người, công ty cần thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo, cập nhật các quy định mới như Thông tư 133/2016/TT-BTC và các chuẩn mực kế toán sắp ban hành. Về quy trình, cần xây dựng một sổ tay quy trình kế toán nội bộ, chi tiết hóa từng bước công việc từ việc lập chứng từ kế toán bán hàng đến khâu lập báo cáo kết quả kinh doanh. Sổ tay này sẽ là tài liệu chuẩn cho nhân viên và giúp công tác kiểm soát nội bộ hiệu quả hơn. Về công nghệ, công ty nên xem xét nâng cấp phiên bản phần mềm kế toán MISA đang sử dụng, đồng thời xây dựng hệ thống báo cáo quản trị tự động. Các báo cáo này không chỉ dừng lại ở báo cáo tài chính mà cần đi sâu vào phân tích chỉ số tài chính, phân tích doanh thu theo từng mặt hàng, từng khu vực, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn đa chiều và đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng, chính xác. Đây là những bước đi cần thiết để hệ thống kế toán thực sự trở thành công cụ đắc lực cho quản trị doanh nghiệp.

5.1. Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị nội bộ

Ngoài báo cáo tài chính, kế toán trưởng cần xây dựng các mẫu báo cáo quản trị phục vụ ban giám đốc. Ví dụ: Báo cáo phân tích doanh thu và lợi nhuận gộp theo từng nhóm sản phẩm, báo cáo phân tích điểm hòa vốn, báo cáo dòng tiền dự kiến. Các báo cáo này nên được lập hàng tháng thay vì hàng quý hay hàng năm, cung cấp thông tin kịp thời cho việc điều hành. Đây là một phần quan trọng trong báo cáo thực tập kế toán bán hàng và các nghiên cứu chuyên sâu.

5.2. Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng

Cần tăng cường vai trò của kiểm soát nội bộ bằng cách phân tách rõ ràng trách nhiệm giữa các bộ phận: người bán hàng không phải là người thu tiền, người theo dõi công nợ không phải là người duyệt xóa nợ. Việc đối chiếu công nợ và kiểm kê kho cần có sự tham gia của ít nhất hai bộ phận độc lập. Điều này giúp ngăn ngừa gian lận và sai sót, đảm bảo tính trung thực của số liệu kế toán, một yếu tố then chốt được đề cập trong nhiều khóa luận tốt nghiệp kế toán.