CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN, PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN 1. Bán hàng và phương thức bán hàng Bán hàng là một mặt của hành vi thương mại trong đó người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu cho người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền từ người mua; còn người mua có nghĩa vụ trả tiền cho người bán và nhận hàng hóa theo thỏa thuận của hai bên. Ngày nay, bán hàng có nhiều loại hình, phương thức khác nhau nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu mua hàng của khách hàng.
Dưới đây là một số phương thức bán hàng phổ biến được áp dụng tại các doanh nghiệp: a) Bán buôn Là hình thức cung ứng dịch vụ và bán hàng theo lô hoặc số lượng lớn với giá được chiết khấu hoặc giá gốc. Người mua hàng chính là các nhà cung cấp trung gian, hàng hóa chưa đến tay người tiêu dùng trực tiếp do đó hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông mà chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Ưu điểm của hình thức này là được hưởng các chính sách chiết khấu, giảm giá khi mua hàng với số lượng lớn, thời gian quay vòng vốn nhanh từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có một số điểm hạn chế như chi phí lớn, ít tiếp xúc với khách hàng nên không nắm bắt kịp xu hướng kinh doanh từ đó dễ xảy ra tình trạng ứ đọng vốn và dư thừa hàng hóa.
- Phương thức bán buôn qua kho: là phương thức bán buôn mà trong đó hàng hóa được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp, trong phương thức này bao gồm hai hình thức: +Hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua nhận hàng hóa tại kho của bên bán. Sau khi bên mua xác nhận đủ và đúng loại hàng hóa, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ. +Hình thức chuyển hàng: dựa vào hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, bên bán sẽ xuất kho hàng hóa và vận chuyển hàng hóa giao cho bên mua tại địa điểm đã 6 thỏa thuận. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán cho đến khi bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì quyền sở hữu hàng hóa mới được chuyển giao cho bên khách hàng và hàng hóa chuyển đi mới được coi là tiêu thụ.
- Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: là phương thức bán hàng khi doanh nghiệp thương mại mua hàng nhưng không đưa về nhập kho mà chuyển thẳng hàng hóa cho bên mua, phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức sau: +Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (hình thức giao hàng tay ba): doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng thì giao hàng trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho của của bên bán. Sau khi chuyển giao hàng, bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ. +Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng sẽ vận chuyển hàng hóa đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thỏa thuận. Hàng hóa chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi doanh nghiệp nhận được tiền thanh toán của bên mua hoặc giấy báo bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa mới được xác nhận là tiêu thụ.
b) Bán lẻ Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc cho các đơn vị kinh tế mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Đặc điểm nổi bật của hình thức bán hàng này là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện. Thông thường khối lượng bán ra là đơn chiếc hoặc bán với số lượng ít, nhỏ lẻ và giá bán khá ổn định. Bán lẻ có những ưu điểm như giúp doanh nghiệp thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng nên có thể nắm bắt nhanh chóng được nhu cầu, thị hiếu và thói quen mua hàng của khách hàng để từ đó đưa ra những biện pháp, phương pháp cải thiện môi trường kinh doanh giúp nâng cao hiệu quả kinh tế.
Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là hàng hóa được bán ra chậm, lâu thu hồi được vốn. Bán lẻ có thể được thực hiện qua một trong các hình thức sau: - Bán lẻ thu tiền tập trung: đây là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời 7 nghiệp vụ thu tiền của người mua và giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền có nhiệm vụ thu tiền của khách hàng, viết hóa đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn và tích kê giao hàng cho khách hàng hoặc kiểm kê hàng hóa còn tồn trên quầy để xác định số lượng hàng đã bán ra trong ngày rồi lập báo cáo bán hàng.
Nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: tại cửa hàng, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng. Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hóa tồn trên quầy để xác định số lượng hàng hóa đã bán ra trong ngày và lập báo cáo bán hàng.
- Bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): Khách hàng sẽ tự chọn loại hàng hóa muốn mua, mang đến quầy thu ngân để tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu ngân kiểm hàng, tính tiền, xuất hóa đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và quản lý hàng hóa ở quầy hàng do mình phụ trách. Hình thức bán hàng này thường được áp dụng phổ biến tại các siêu thị.
c) Bán hàng trả góp Theo hình thức này, người mua phải thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần số tiền, số tiền còn lại được trả hàng tháng và chịu một mức lãi suất nhất định. Giá bán trả góp sẽ thường lớn hơn so với giá bán thông thường do chịu thêm một khoản lãi vì trả chậm. Với hình thức này, về bản chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu hàng hóa khi người mua đã thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hóa trả góp đã được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu.
d) Bán hàng đại lý hay ký gửi hàng hóa Đây là hình thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi. Bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền cho doanh nghiệp đồng thời được hưởng hoa hồng từ việc bán được hàng. Hàng hóa mà doanh nghiệp gửi đại lý về bản chất vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên đại lý thanh toán 8 hoặc chấp nhận thanh toán. e) Bán hàng theo hình thức hàng đổi hàng Là phương thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem vật tư, hàng hóa của mình để đối lấy vật tư, hàng hóa của người mua, giá trao đổi là giá bán của vật tư hàng hóa đó trên thị trường.
Phương thức thanh toán Việc thanh toán tiền hàng của bên mua đối với bên bán cần được quản lí và theo dõi một cách chính xác và hợp lí để giúp các doanh nghiệp tránh được những tổn thất về tiền hàng, đảm bảo được nguồn vốn của doanh nghiệp để phục vụ cho hoạt động kinh doanh được diễn ra theo đúng tiến độ. Sau khi giao hàng cho bên mua và được chấp nhận thanh toán thì bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều hình thức khác nhau phụ thuộc vào sự tín nhiệm, thỏa thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất. Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng các phương thức thanh toán sau: a) Thanh toán bằng tiền mặt Sau khi nhận được quyền sở hữu về hàng hóa, doanh nghiệp mua hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt ngay cho bên bán theo giá đã được thỏa thuận. Đây là phương thức thanh toán phổ biến nhất, thường được sử dụng trong các giao dịch mua bán nhỏ lẻ.
Tuy nhiên, phương thức này có rủi ro cao do phải đảm bảo việc kiểm soát và lưu giữ tiền mặt, khó thực hiện với những giao dịch có quy mô lớn, khoảng cách xa. b) Thanh toán không dùng tiền mặt Là hình thức thanh toán thông qua các phương tiện khác mà không dùng tiền mặt mà có thể sử dụng các giấy tờ có giá (chứng khoán, chứng chỉ tiền gửi…), tài sản hữu hình (không phải vàng, bạc) hoặc sử dụng công cụ để thanh toán nhưng thường thông qua các tố chức tín dụng thay vì khách hàng và người bán trao đổi trực tiếp với nhau. Một số hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như thanh toán chuyển khoản, thư tín dụng, ủy nhiệm thu, thanh toán bằng séc…Hình thức thanh toán này sẽ giảm rủi ro mất cắp tiền mặt, nhanh chóng thanh toán cho các giao dịch có giá trị lớn, giao dịch ở xa, đảm bảo số tiền chính xác và tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh. 9 - Thanh toán chuyển khoản: hiện nay có hai hình thức chuyển khoản là chuyển khoản thông qua tổ chức tín dụng và chuyển khoản online.
Nếu chuyền khoản thông qua tổ chức tín dụng thì cần phải đến trực tiếp quầy thanh toán còn chuyển khoản online thì chỉ cần có một thiết bị kết nối Internet, chủ tài khoản sẽ điền thông tin và số tiền cần chuyển khoản. Khi nghiệp vụ thanh toán kết thúc, số tiền ghi trên tài khoản của người thanh toán giảm xuống tương ứng với số tiền tăng lên trên tài khoản của người thụ hưởng. - Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C): là một bản cam kết thanh toán có điều kiện bằng văn bản của một tổ chức tài chính đối với người thụ hưởng L/C với điều kiện người thụ hưởng phải xuất trình bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điều khoản được quy định trong L/C. Đây là hình thức thanh toán quốc tế áp dụng phổ biến trong các quyền hạn ngoại thương.