Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại là tìm kiếm lợi nhuận. Lợi nhuận là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh toàn diện kết quả và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ. Đối với doanh nghiệp thương mại, bán hàng là khâu cuối cùng, giữ vai trò quyết định trong việc thực hiện quá trình tái sản xuất mở rộng. Đây là giai đoạn chuyển quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để thu hồi vốn bằng tiền hoặc xác lập quyền đòi tiền, hoàn thành chu chuyển vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tài chính. Trong quá trình này, doanh nghiệp phải phát sinh các khoản chi phí phục vụ hoạt động tiêu thụ (chi phí bán hàng) và phải xác định chính xác kết quả kinh doanh dựa trên việc đối trừ giữa doanh thu với giá vốn hàng bán và các khoản chi phí liên quan. Để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững, việc tổ chức công tác kế toán bán hàng một cách khoa học, chuẩn xác là yêu cầu cấp thiết đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Xuất phát từ thực tiễn hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Cơ điện Bách Khoa – một doanh nghiệp thương mại phân phối các sản phẩm điện máy, chuyên đề tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và khảo sát đặc điểm hoạt động, tổ chức quản lý bán hàng tại đơn vị.
  2. Phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhận diện các điểm hạn chế còn tồn tại trong quy trình kế toán hiện hành và đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng quản lý tài chính - kế toán.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty Cổ phần Cơ điện Bách Khoa (địa chỉ: P101 Khu tập thể Bưu điện, số 127 Nguyễn Phong Sắc, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội; kho hàng tại 78 Hoàng Sâm cùng hệ thống các trung tâm, siêu thị bán lẻ trực thuộc). Phạm vi thời gian nghiên cứu dựa trên dữ liệu hoạt động giai đoạn 2013–2015, tập trung vào số liệu hạch toán thực tế trong tháng 4 năm 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về cơ sở lý thuyết, đề tài vận dụng các chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành do Bộ Tài chính ban hành, lý luận về kế toán tiêu thụ trong doanh nghiệp thương mại, nguyên tắc ghi nhận doanh thu (Tài khoản 511), giá vốn hàng bán (Tài khoản 632), chi phí bán hàng (Tài khoản 641), và xác định kết quả kinh doanh (Tài khoản 911). Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân, và tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên nền tảng phần mềm kế toán Fast 2015.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp thu thập và chứng từ hóa dữ liệu: Thu thập trực tiếp các chứng từ kế toán gốc (Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho, Phiếu chi, Giấy báo Nợ/Có) và các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp tại phòng Kế toán của công ty.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp số liệu: Đối chiếu số liệu giữa chứng từ ban đầu, sổ chi tiết (Tài khoản 156, 511, 632, 641), sổ Nhật ký chung và sổ Cái các tài khoản liên quan để làm rõ quy trình xử lý thông tin.
  • Phương pháp mô hình hóa tổ chức: Khái quát hóa cơ cấu quản lý, sơ đồ vận hành tại các siêu thị điện máy và sơ đồ bộ máy kế toán của công ty.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu là số liệu kế toán thực tế phát sinh trong tháng 4 năm 2015, báo cáo thị trường năm 2015 của phòng Marketing, cùng hệ thống quy chế, quy trình nội bộ của Công ty Cổ phần Cơ điện Bách Khoa.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Cơ điện Bách Khoa

Công ty Cổ phần Cơ điện Bách Khoa là doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động chính trong lĩnh vực bán buôn và bán lẻ các mặt hàng điện tử, điện lạnh và điện gia dụng. Hệ thống danh mục hàng hóa của công ty được phân cấp chi tiết theo 3 cấp độ để phục vụ công tác quản lý và mã hóa:

  • Nhóm 1: Phân loại theo ngành hàng chính gồm Điện tử (mã ĐT), Điện gia dụng (mã ĐGD), Điện lạnh (mã ĐL) và Hàng khác (mã K).
  • Nhóm 2: Tách nhỏ theo loại sản phẩm cụ thể như Ti vi (mã ĐTTV), Loa (mã ĐTLOA), Dàn máy (mã ĐTDAN), Điều hòa (mã ĐLĐH), Máy giặt (mã ĐLMG), Tủ lạnh (mã ĐLTL), Nồi cơm (mã GDNOI), Phích nước (mã GDPHICH), Lò vi sóng (mã GDLVS), Sinh tố (mã GDST)...
  • Nhóm 3: Phân loại chi tiết theo hãng sản xuất và model sản phẩm (ví dụ: dòng sản phẩm Tivi Sony HA14M80 có mã TVSN001...).

Về thị trường và phương thức bán hàng, công ty là đại lý phân phối chính thức cho các thương hiệu lớn như Toshiba, LG, Sony, Samsung, Panasonic, Electrolux, Phillip... Thị trường tiêu thụ trọng điểm tập trung tại khu vực Hà Nội và mở rộng sang các địa bàn lân cận như Bắc Ninh, Hưng Yên, Hải Dương, Gia Lâm, Đông Anh, Hà Tây.

STT Thị trường tiêu thụ Tỉ lệ thị phần năm 2013 Tỉ lệ thị phần năm 2014 Tỉ lệ thị phần năm 2015
1 Trung tâm Hà Nội - - 68,08%
2 Bắc Ninh - - 0,38%
3 Khu vực khác - - 3,40%

(Nguồn: Báo cáo thị trường của phòng Marketing năm 2015)

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng do Giám đốc trực tiếp điều hành, hỗ trợ bởi Phó Giám đốc và các phòng chức năng: Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Mua hàng, Phòng Marketing & Dự án, Phòng Hành chính nhân sự, và Trung tâm Chăm sóc khách hàng. Tại mỗi siêu thị điện máy, cơ cấu nhân sự gồm có Phụ trách trung tâm, Phó phụ trách trung tâm, Kế toán trung tâm, Thu ngân, Bộ phận Điều phối, Trưởng quầy, Nhân viên bán hàng, Nhân viên Vận chuyển - lắp đặt và Bộ phận Bảo hành.

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kết hợp vừa tập trung vừa phân tán:

  • Tại phòng Kế toán trung tâm (đặt tại số 127 Nguyễn Phong Sắc): Bố trí 10 nhân sự, thực hiện toàn bộ công tác thu thập, xử lý chứng từ, hạch toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Đứng đầu là Kế toán trưởng, phụ trách Kế toán tổng hợp, Thủ quỹ kiêm thu ngân, Kế toán công nợ phải thu, Kế toán công nợ phải trả, Kế toán thanh toán - tiền mặt - kho - kiểm soát nội bộ, Kế toán ngân hàng.
  • Tại các trung tâm bán lẻ: Bố trí 6 kế toán và đội ngũ thu ngân trực tiếp thực hiện ghi nhận giao dịch bán hàng, thu tiền, kiểm soát xuất nhập tồn tại quầy và định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.

Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty CP Cơ điện Bách Khoa

Chương này đi sâu phản ánh thực tế quy trình hạch toán kế toán các phần hành liên quan đến tiêu thụ hàng hóa tại công ty trong kỳ kế toán tháng 4/2015:

1. Kế toán doanh thu bán hàng (Tài khoản 511): Doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ gồm Phiếu xuất kho, Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu 01GTKT3/001), Phiếu giao hàng kiêm xuất kho, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 511. Ví dụ điển hình: Nghiệp vụ ngày 10/04/2015 xuất bán cho Công ty TNHH Cơ điện Lạnh BTC Hà Nội (đại lý Xuân Thủy) theo Phiếu xuất kho số 001734 và Hóa đơn GTGT số 0000201:

  • Tủ lạnh PANASONIC NR-B231MG-S2: số lượng 05 chiếc, đơn giá 5.000 VNĐ, thành tiền 25.000 VNĐ (sổ chi tiết phản ánh tổng giá trị đơn hàng 33.000 VNĐ).
  • Tủ lạnh PANASONIC NR-B221AG-S3: số lượng 01 chiếc, đơn giá 1.000 VNĐ, thành tiền 1.000 VNĐ (hoặc 1.900 VNĐ theo các biểu chi tiết).
  • Máy giặt Electrolux EWF 8586: số lượng 01 chiếc, đơn giá 2.000 VNĐ, thành tiền 2.000 VNĐ. Tổng tiền hàng chưa thuế là 33.000 VNĐ, thuế GTGT 10% là 3.900 VNĐ (tổng thanh toán 36.900 VNĐ). Kế toán ghi nhận vào Sổ Nhật ký chung Nợ TK 1111 (hoặc 131) / Có TK 511: 33.000 VNĐ, Có TK 3331: 3.900 VNĐ. Sổ Cái TK 511 tháng 4/2015 ghi nhận tổng số phát sinh Có và kết chuyển sang TK 911 cuối kỳ là 25.000 VNĐ.

2. Kế toán giá vốn hàng bán (Tài khoản 632): Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Khi mua hàng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu nên giá vốn hàng hóa mua vào chính là giá mua. Giá vốn hàng xuất kho được tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân:

$$\text{Đơn giá bình quân} = \frac{\text{Giá trị thực tế hàng tồn đầu kỳ} + \text{Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ} - \text{Giá trị thực tế hàng tồn cuối kỳ}}{\text{Số lượng thực tế hàng tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng thực tế hàng nhập trong kỳ} - \text{Số lượng thực tế hàng tồn cuối kỳ}}$$

$$\text{Giá vốn hàng xuất kho} = \text{Số lượng xuất kho} \times \text{Đơn giá bình quân}$$

Ví dụ điển hình: Nghiệp vụ ngày 15/04/2015 xuất bán cho Cửa hàng điện tử Phúc Hưng 02 chiếc Tivi Sony AR 253M50 (mã TVSN015) theo Phiếu xuất kho số 227 với đơn giá vốn 6.000 VNĐ/chiếc, tổng giá trị xuất kho là 13.000 VNĐ. Kế toán phản ánh Nợ TK 632 / Có TK 156: 13.000 VNĐ. Cuối tháng 4/2015, tổng giá vốn hàng bán trên Sổ Cái TK 632 phát sinh 19.000 VNĐ và được kết chuyển toàn bộ sang Nợ TK 911 (19.000 VNĐ).

3. Kế toán chi phí bán hàng (Tài khoản 641): Chi phí bán hàng phát sinh trong tháng 4/2015 được tập hợp qua Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 641 gồm các khoản mục:

  • Chi phí sửa chữa máy tính phòng kế toán: 550.000 VNĐ (ngày 01/04).
  • Chi phí văn phòng phẩm: 1.000 VNĐ, 4.300 VNĐ, 148.000 VNĐ.
  • Chi phí vận chuyển: 392.000 VNĐ (ngày 01/04 và 10/04).
  • Tiền điện, nước, điện thoại, internet: tiền điện 1.000 VNĐ và 25.000 VNĐ (trung tâm Giảng Võ), tiền nước 403.000 VNĐ, điện thoại 516.000 VNĐ, internet 751.000 VNĐ, dịch vụ mua ngoài 96.000 VNĐ.
  • Chi phí tiền lương nhân viên bán hàng: 54.000 VNĐ và 145.000 VNĐ (ngày 30/04). Cuối kỳ, tổng số phát sinh chi phí bán hàng 240.000 VNĐ được kết chuyển sang bên Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Chương III: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty CP Cơ điện Bách Khoa

Tác giả đưa ra các đánh giá toàn diện về công tác kế toán tại đơn vị:

  • Về ưu điểm: Bộ máy kế toán được tinh gọn, tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Hệ thống kho bãi được tổ chức ngăn nắp, bảo đảm an toàn phòng cháy chữa cháy và chống ẩm mốc. Việc ứng dụng phần mềm kế toán Fast 2015 kết hợp hình thức Nhật ký chung giúp chuẩn hóa dữ liệu, đối chiếu số liệu kịp thời giữa kho và phòng kế toán.

  • Về nhược điểm còn tồn tại:

    1. Các giao dịch vay mượn hàng hóa giữa công ty và các bạn hàng chưa được theo dõi, hạch toán qua hệ thống tài khoản kế toán mà chỉ ghi chép thủ công trên sổ theo dõi ngoài.
    2. Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn hoặc hóa đơn về trước nhưng hàng chưa nhập kho trong tháng chưa được hạch toán qua Tài khoản 151 ("Hàng mua đang đi đường").
    3. Chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho dù các mặt hàng điện tử, điện lạnh có đặc thù biến động giảm giá nhanh theo công nghệ và thị trường.
    4. Chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với các khách hàng mua buôn nhận nợ số tiền lớn, tiềm ẩn rủi ro ứ đọng vốn.
    5. Đối với các nghiệp vụ bán lẻ thu tiền ngay, kế toán vẫn hạch toán trung gian qua Tài khoản 131 ("Phải thu của khách hàng") rồi mới làm bút toán thu tiền (Nợ TK 111, 112 / Có TK 131), làm phát sinh khối lượng ghi chép không cần thiết.
    6. Chi phí bán hàng chỉ được tập hợp và phân bổ tổng hợp vào cuối tháng, chưa được phân bổ chi tiết cho từng nhóm/mặt hàng để tính toán chính xác hiệu quả kinh doanh của từng sản phẩm.

  • Các đề xuất và kiến nghị hoàn thiện:

    • Kiến nghị thứ nhất: Nâng cấp trang thiết bị làm việc (máy tính, máy in) tại các kho hàng; cập nhật và hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ xuất/nhập vay mượn hàng hóa trực tiếp trên phần mềm kế toán bằng hệ thống tài khoản theo dõi phù hợp, chấm dứt việc ghi chép sổ tay thủ công.
    • Kiến nghị thứ hai: Đưa Tài khoản 151 vào sử dụng đúng quy định. Khi hàng về trước hóa đơn chưa về, căn cứ đơn hàng để kiểm nhận, lập phiếu nhập kho tạm tính theo giá nhập gần nhất; khi hóa đơn về sẽ hạch toán điều chỉnh chênh lệch. Khi nhận được hóa đơn và đã thanh toán nhưng hàng chưa về kho, kế toán hạch toán Nợ TK 151, Nợ TK 133 / Có TK 111, 112; khi hàng về nhập kho sẽ ghi Nợ TK 156 / Có TK 151.
    • Kiến nghị tiếp theo: Thực hiện trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi định kỳ; cải tiến quy trình ghi nhận doanh thu bán lẻ thu tiền ngay trực tiếp vào TK 111/112; hoàn thiện tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng cho từng ngành hàng.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đã đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Cơ điện Bách Khoa:

  1. Phản ánh chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán trên phần mềm kế toán Fast 2015 đối với các tài khoản chủ đạo: Doanh thu bán hàng (TK 511 - phát sinh 25.000 VNĐ tháng 4/2015), Giá vốn hàng bán (TK 632 - phát sinh 19.000 VNĐ tháng 4/2015), Chi phí bán hàng (TK 641 - phát sinh 240.000 VNĐ tháng 4/2015) và Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh (TK 911).
  2. Hệ thống hóa bảng mã hóa sản phẩm 3 cấp độ (ngành hàng - loại sản phẩm - model/hãng sản xuất), giúp tối ưu hóa việc quản lý danh mục điện máy trên phần mềm.
  3. Đề xuất quy trình xử lý kế toán chuẩn mực cho nghiệp vụ hàng mua đang đi đường qua TK 151 và nghiệp vụ vay mượn hàng hóa nội bộ/bạn hàng nhằm khắc phục các thiếu sót trong quản lý tài sản thực tế tại doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Chuyên đề thực tập tập trung khảo sát tại một doanh nghiệp thương mại điện máy quy mô vừa và nhỏ (Công ty Cổ phần Cơ điện Bách Khoa). Các dẫn chứng số liệu hạch toán chi tiết chủ yếu trích xuất trong kỳ kế toán tháng 4 năm 2015, chưa bao quát toàn bộ biến động tài chính theo chu kỳ năm tài chính trọn vẹn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống kế toán quản trị doanh thu - chi phí chuyên sâu, xây dựng tiêu thức phân bổ chi phí bán hàng tự động hóa theo từng trung tâm bán lẻ và từng nhóm sản phẩm trong chuỗi siêu thị điện máy.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về đề tài kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại.
  • Kế toán viên và nhà quản trị tại các doanh nghiệp phân phối hàng điện máy, điện lạnh trong việc tham khảo mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp tập trung - phân tán, cách thức mã hóa sản phẩm và phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm Fast.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Cơ điện Bách Khoa áp dụng hình thức ghi sổ kế toán và phần mềm kế toán nào? Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán Fast 2015 để thực hiện các thao tác nhập liệu chứng từ, kết chuyển tự động và lên sổ sách tài chính.

2. Phương pháp tính giá xuất kho hàng bán và phương pháp kế toán hàng tồn kho tại công ty là gì? Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá vốn của hàng hóa xuất kho tiêu thụ được tính theo phương pháp đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ).

3. Cơ cấu nhân sự bộ máy kế toán của công ty được phân bổ như thế nào giữa trụ sở chính và các điểm bán lẻ? Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kết hợp: 10 nhân sự làm việc tại phòng Kế toán trung tâm (số 127 Nguyễn Phong Sắc) chịu trách nhiệm hạch toán tổng hợp và báo cáo; 6 nhân sự kế toán cùng đội ngũ thu ngân được phân bổ làm việc trực tiếp tại 2 trung tâm bán lẻ để theo dõi bán hàng và quản lý kho tại chỗ.

4. Danh mục hàng hóa của công ty được mã hóa và phân cấp theo nguyên tắc nào? Hàng hóa được phân cấp theo 3 cấp độ: Nhóm 1 (ngành hàng chính: Điện tử - ĐT, Điện lạnh - ĐL, Điện gia dụng - ĐGD, Hàng khác - K); Nhóm 2 (loại hàng cụ thể: TV, ĐLĐH, ĐLMG, GDNOI...); Nhóm 3 (hãng sản xuất và model chi tiết, ví dụ: TV Sony HA14M80 có mã TVSN001).

5. Tác giả đã chỉ ra nhược điểm gì trong việc xử lý các giao dịch bán hàng thu tiền ngay và hàng mua đang đi đường? Đối với bán hàng thu tiền ngay, kế toán không hạch toán thẳng vào TK 111/112 mà hạch toán trung gian qua TK 131 rồi mới ghi nhận thu tiền. Đối với các nghiệp vụ hàng về trước hóa đơn hoặc hóa đơn về trước hàng, kế toán thường chờ đủ cả hai mới hạch toán chứ không sử dụng TK 151 ("Hàng mua đang đi đường") theo quy định.

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của tác giả Lê Văn Cường đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng, giá vốn, chi phí bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Cơ điện Bách Khoa trong năm 2015. Nghiên cứu đã làm rõ ưu điểm trong việc ứng dụng phần mềm kế toán Fast 2015, phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức Nhật ký chung tại đơn vị. Đồng thời, tác giả đã chỉ ra 6 hạn chế cụ thể và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện có tính ứng dụng cao, đặc biệt là việc chuẩn hóa quy trình sử dụng Tài khoản 151 và hạch toán nghiệp vụ vay mượn hàng hóa.