CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN BÁCH KHOA 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ Phần Cơ điện Bách Khoa.1 Danh mục hàng bán của Công ty CP Cơ điện Bách Khoa. Bách Khoa là một doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa và nhỏ, chuyên kinh doanh các loại mặt hàng điện tử, điện lạnh, điện gia dụng , và một số mặt hàng khác.) Tất cả các mặt hàng trong công ty chia làm 3 nhóm: - Nhóm 1 gồm: điện tử, điện lạnh, điện gia dụng, hàng khác (mã hoá: ĐT. ĐGD, K) - Trong nhóm 1 của từng loại hàng lại được tách nhỏ hơn + Điện tử gồm: Ti vi, dàn máy, đầu, loa, âm li, cát sét. ĐTDAN, ĐTDAU, ĐTLOA…) + Điện lạnh gồm: Điều hoà, máy giặt, tủ lạnh (mã hoá: ĐLĐH, ĐLMG, + Điện gia dụng gồm: Nồi cơm, phích đun nước, lò vi sóng, sinh tố… (Mã hoá: GDNOI, DGPHICH, GDLVS, GDST…) + Mặt hàng khác gồm: Giá ti vi, giá đỡ điều hoà, ăng ten dàn… SV: Lê Văn Cường Lớp: FNE1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 4GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Thu Liên Trong các mặt hàng thuộc nhóm 2 thì mỗi loại lại được chia nhỏ ra theo hãng sản xuất gọi tắt là nhóm 3.
Ở đây chỉ là lấy ví dụ chi tiết của mặt hàng tivi, cụ thể: + Nhóm 3 của ti vi có: TV Sony, Ti vi Sam sung…trong đó mỗi loại mặt hàng của từng hãng sản xuất sẽ được tách ra mã theo từng model hàng: VD tivi Sony có TV Sony HA14M80,…(Mã tương ứng là TVSN001…) + Điện lạnh: Điều hoà, tủ lạnh, máy giặt, bình nóng lạnh, hút ẩm… + Điện tử: Ti vi cao cấp, tivi thường, đầu, dàn, âm ly, loa, cátsét… + Điện gia dụng: Nồi cơm, lò vi sóng, hút bụi, cây nước, bếp ga, hút mùi, phích nước, sinh tố. + Các mặt hàng khác: Giá tivi.2 Thị trường của Công ty Bách Khoa Công ty Bách Khoa trong những năm qua luôn chú trọng đến nhu cầu khách hàng, tìm hiểu những mong muốn của khách hàng về sản phẩm. Công ty cũng luôn quảng bá rộng rãi hình ảnh, thương hiệu của công ty nên khách hàng đến siêu thị điện máy ngày càng đông. Công ty cũng chú trọng đến những khu vực lân cận như Đông Anh, Hà Tây, Gia Lâm…, mở rộng thị trường bán hàng.
Do đó sự tăng trưởng luôn có biến động tăng so với năm trước. Tính đến cuối năm 2015 tốc độ tăng trưởng của Công ty đã tăng một cách đáng kể, cụ thể như sau: SV: Lê Văn Cường Lớp: FNE1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 5GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Thu Liên Bảng 1.1 THỊ TRƯỜNG TIÊU THỤ CỦA CÔNG TY Tỉ lệ % thị phần / tốc độ tăng trưởng thị phần Thị trường tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 STT thụ Tăng Tăng Thị phần Thị phần Thị phần trưởng trưởng 1 Bắc Ninh 0.38% 5 Trung tâm HN 68.08% 6 Khu vực khác 3.40% Nguồn: Báo cáo thị trường của phòng Marketing năm 2015.3 Phương thức bán hàng của Công ty Bách Khoa Công ty Bách Khoa là đại lý phân phối chính thức của các hãng sản xuất hàng điện tử, điện lạnh, điện gia dụng lớn như: Toshiba, LG, Sony, Samsung, Phillip… Công ty tiêu thụ hàng hoá trên các kênh bán hàng như: bán lẻ trực tiếp cho khách hàng, bán buôn phân phối các sản phẩm ra các thị trường như: Hà Nội, Đông Anh, Gia Lâm. Hà Tây, Hưng Yên, Hải Dương, Bắc Ninh…, Với mong muốn được chăm sóc và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, ngoài việc nâng cao chất lượng của các sản phẩm đang kinh doanh Công ty Bách Khoa còn thu hút khách hàng bằng các chế độ bảo hành, bảo trì lâu dài giúp cho khách hàng cảm thấy yên tâm khi sử dụng sản phẩm mua ở hệ thống của các trung tâm Bách Khoa .Để làm tốt được điều đó Công ty Bách Khoa chỉ tập trung đầu tư tại Hà Nội và một số khu vực xung quanh Hà Nội. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Bách Khoa.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
SV: Lê Văn Cường Lớp: FNE1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn6Thị Thu Liên Sơ đồ 1.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY CP CƠ ĐIỆN BÁCH KHOA. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Kế toán Nhân sự Marketing Mua hàng Kinh doanh Kho Trung tâm Điện máy SV: Lê Văn Cường Lớp: FNE1 Công ty Bách Khoa tổ chức quản lý theo hình thức tập trung giao trách nhiệm cho các trưởng bộ phận. Mọi hoạt động kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo của giám đốc công ty. Bộ máy tổ chức của công ty bao gồm các phòng ban: Phòng kế toán, Phòng kinh doanh, Phòng hành chính nhân sự, Phòng mua hàng, Phòng Marketing.
Vai trò của từng phòng ban được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung. Quản lý của các phòng ban có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc hoặc Phó Giám đốc - người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong công ty và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty. Chức năng, nhiệm vụ của Ban Giám đốc và từng phòng ban Giám Đốc: Là một trong những người sáng lập ra công ty, điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, là người ban hành quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Trực tiếp chỉ đạo và thực hiện công việc kinh doanh.
Uỷ quyền Phó Giám đốc trong trường hợp vắng mặt. Phó Giám đốc: Là sáng lập viên của công ty nằm trong Hội đồng thành viên. PGĐ có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc trong việc điều hành mọi hoạt động của Công ty, giám sát, đôn đốc và kiểm tra hoạt động tài chính kế toán và kinh doanh của công ty, điều hành quản lý chung hoạt động của Công ty khi Giám đốc vắng mặt. Phòng kế toán: Quản lý công tác hạch toán kế toán của Công ty; cập nhật và xử lý số liệu đồng thời cung cấp đầy đủ các thông tin kế toán tài chính cho Ban giám đốc, cho chi cục thuế, thực hiện chế độ thanh quyết đúng theo quy định của nhà nước, quản lý tài chính và mọi vấn đề liên quan đến công tác tài chính.
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ trong việc mở rộng hệ thống bán hàng, chủ yếu là bán buôn. Từ đó đặt ra chính sách bán hàng và kế hoạch nhập hàng thông qua sự chỉ đạo của ban giám đốc, quản lý các đại lý bán hàng của công ty. Phòng mua hàng: Có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng và mở rộng mặt hàng kinh doanh của công ty. Liên hệ với các nhà cung cấp tham khảo giá cả, nắm bắt thông tin về những sản phẩm công ty có nhu cầu nhập và tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng.
Theo dõi hàng tồn kho để lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch mua hàng cụ thể trình Ban Giám đốc. Phòng Marketing, dự án: Có trách nhiệm đưa ra những kế hoạch và phương thức bán hàng đồng thời kết hợp với nhân viên hợp đồng dự án để thực hiện về giá cả cho mỗi hợp đồng, thầu, thực hiện công tác bán hàng qua mạng Internet. Phòng hành chính nhân sự: Quản lý toàn bộ nhân sự của công ty để tuyển dụng, đào tạo và điều chuyển nhân viên giữa các trung tâm, mở các khoá đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn cho nhân viên, quản lý và tham mưu công tác hành chính toàn công ty. Trung tâm chăm sóc khách hàng: Có trách nhiệm điều phối vận chuyển, bảo hành, xử lý một số vấn đề về kỹ thuật đồng thời là người tư vấn kỹ thuật và những thắc mắc về kỹ thuật của khách hàng.
Mặc dù có sự phân định trách nhiệm giữa các phòng ban nhưng thực tế cho thấy giữa các phòng ban luôn có sự liên kết và hỗ trợ lẫn nhau nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và tạo môi trường làm việc thân thiện và chuyên nghiệp. Đặc điểm tổ chức tại các siêu thị điện máy Sơ đồ 1.3:Sơ đồ tổ chức tại các siêu thị điện máy Của Công ty Bách Khoa Phụ trách trung tâm Phó phụ trách TT Kế toán Thu ngân Điều phối Trưởng quầy Vận chuyển NV bán hàng Bảo hành 1. Chức năng, nhiệm vụ từng vị trí Phụ trách trung tâm điện máy: Quản lý chung và điều hành công việc của trung tâm để hoàn thành các chức năng của trung tâm do ban Giám đốc giao. Góp ý với lãnh đạo công ty trong lĩnh vực nghiên cứu, tiếp thị và triển khai các kế hoạch kinh doanh nhằm phát triển hoạt động kinh doanh.
Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của công ty giao cho trung tâm, kết hợp với các phòng ban chức năng có liên quan trong việc triển khai bán hàng, mở rộng thị trường, nghiên cứu thêm các mặt hàng có tiềm năng trên thị trường. Tổ chức, điều hành công việc của trung tâm để hoàn thành các nhiệm vụ được giao của trung tâm. Cập nhật thông tin về giá cả, chính sách khuyến mại mới của phòng marketing và chương trình của hãng để phổ biến, áp dụng cho trung tâm. Tham khảo, nắm bắt giá cả chung của thị trường để có sự góp ý, điều chỉnh giá cho phù hợp.
Báo cáo thường xuyên đến Ban Giám đốc công ty những công việc liên quan phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của trung tâm. Phó phụ trách trung tâm: Hỗ trợ và tham mưu cho phụ trách trung tâm về công tác bán hàng và quản lý điều hành các hoạt động của trung tâm khi phụ trách trung tâm đi vắng. Kiểm soát, giám sát các hoạt động của kế toán và thu ngân tại trung tâm. Kiểm soát toàn bộ các báo cáo và chứng từ, hoá đơn, tiền mặt của trung tâm trước khi chuyển về phòng kế toán công ty.
Theo dõi và kiểm soát toàn bộ hàng hoá tại trung tâm (hàng nhập, xuất, tồn, hàng bày mẫu), báo cho phụ trách trung tâm làm giá bán hàng và thúc đẩy bán ra các hàng chậm luân chuyển. Phụ trách trung tâm theo dõi giá bán ra, tập hợp, lưu trữ các bảng giá, làm báo cáo tăng giảm giá hàng tháng các mặt hàng của trung tâm. Tham gia các công việc khác theo sự phân công của trưởng trung tâm. Báo cáo thường xuyên đến Phụ trách trung tâm những công việc liên quan, phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Kế toán trung tâm: Ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời, trung thực đầy đủ và chính xác. Tham gia công tác quản lý hàng hóa và tài sản của công ty.