CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Hệ thống và hệ thống thông tin Để làm rõ khái niệm về HTTTKT, trước hết, chúng ta đi nghiên cứu khái niệm hệ thống, HTTT. Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về hệ thống, song mỗi định nghĩa thường chỉ đề cập đến một mô hình nhất định về hệ thống và thường phụ thuộc vào mục tiêu nghiên cứu cụ thể.
Với cách nhìn tổng quát, “Hệ thống là một tập hợp nhiều phần tử (đối tượng) có mối liên hệ với nhau, tương tác với nhau, ràng buộc nhau một cách có quy luật để tạo thành một thể thống nhất nhằm thực hiện một số chức năng hay một số mục tiêu nhất định”; ví dụ như: Hệ thống kinh doanh, hệ thống lớp học, hệ thống giao thông,. Hay Trần Thị Song Minh (2010) [10] đã cho rằng: "Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung, thông qua việc thu nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các kết quả đầu ra trong một quá trình chuyển đổi có tổ chức". Từ đó cho thấy, mỗi mục tiêu khác nhau đòi hỏi một hệ thống được thiết kế theo kiểu khác nhau. Các phân tử nằm trong hệ thống được tổ chức theo các cấu hình khác nhau.
Một mục tiêu đạt được chỉ liên quan đến một chủ thể, việc thiết kế hệ thống chỉ nằm trong phạm vi một đơn vị và cấu hình hệ thống đơn giản. Nếu mục tiêu đạt được có sự đóng góp của nhiều bên liên quan, khi xây dựng hệ thống phải thiết kế các phần tử có mối quan hệ giữa các bên. Lúc này, hệ thống sẽ có cấu hình phức tạp hơn thể hiện rõ mối quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống. Đồng thời, hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau.
Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác và được gọi là hệ thống con. Hệ thống con cũng có đầy đủ các tính chất của một hệ thống. Các hệ thống con có phương thức hoạt động khác nhau, thậm chí mục tiêu có thể khác nhau nhưng đều vận động để đạt được mục tiêu của hệ thống "cha". Giữa các hệ thống 9 có “đường biên giới” tồn tại để phân định phạm vi giữa chúng.
Đôi khi “đường biên giới” rất cụ thể, dễ xác định; nhưng trong một số trường hợp cụ thể như trong các hệ thống quản lý kinh tế, “đường biên giới” thường khó xác định và hay biến động; các hệ thống trao đổi với nhau thông qua nhiều điểm giao tiếp. Có thể nói, hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhưng nhìn chung chúng được chia thành 4 kiểu hệ thống: Hệ thống đóng; Hệ thống liên kết đóng; Hệ thống liên kết đóng phản hồi; Hệ thống mở. Các kiểu hệ thống này có thể kết hợp với nhau. Tức là, vài hệ thống con của hệ thống có thể là hệ thống liên kết đóng, một số khác là hệ thống liên kết đóng phản hồi hoặc hệ thống mở.
Bên cạnh đó, việc sử dụng hệ thống trong nhiều lĩnh vực khác nhau tạo ra các hệ thống khác nhau như: hệ thống vận hành, hệ thống điều hành, HTTT,. Có một số cách tiếp cận về HTTT như sau: - Thứ nhất, với cách tiếp cận về các yếu tố cấu thành: HTTT là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu và thông tin, cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được mục tiêu định trước như hình 1. Phản hồi thông tin Đầu vào Xử lý Đầu ra Hình 1.1: Các yếu tố cấu thành một hệ thống thông tin (Nguồn: [10]) Theo hình 1.1, "Đầu vào" thực hiện thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống. Dạng của dữ liệu đầu vào thường phụ thuộc vào kết quả đầu ra mong muốn.
Việc nhập dữ liệu đầu vào có thể thực hiện thủ công, bán tự động hoặc tự động toàn bộ. Tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất đảm bảo cho thông tin đầu ra có chất lượng. Xử lý là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành các thông tin đầu ra hữu ích. Quá trình xử lý có thể được thực hiện thủ 10 công hay với sự trợ giúp của máy tính.
Còn "đầu ra" thực hiện việc tạo ra thông tin hữu ích thông thường ở dạng các tài liệu và báo cáo. Thông tin phản hồi là kết quả đầu ra được sử dụng để thực hiện những thay đổi đối với các hoạt động nhập liệu và hoạt động xử lý của hệ thống. Nếu có lỗi hay có vấn đề đối với đầu ra thì cần điều chỉnh dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi một tiến trình công việc. Thông tin phản hồi rất quan trọng đối với nhà quản lý vì nhờ nó mà các nhà quản lý hoàn thiện hơn hệ thống cung cấp thông tin [10], [1].
Thứ hai, dưới góc độ tiếp cận theo thủ tục, hệ thống thông tin là tập hợp các thủ tục chính thức mà ở đó dữ liệu được tập hợp, xử lý thông tin và phân phối cho người sử dụng [21]. Theo đó, HTTT có 4 chức năng chính là: đưa thông tin vào, xử lý thông tin, lưu trữ thông tin và đưa thông tin ra. Ngoài ra, nó còn giúp cho người lãnh đạo và quản lý thực hiện công việc kiểm soát và quản lý toàn bộ hệ thống. Tóm lại, mỗi tác giả với mục đích khác nhau đã xây dựng một HTTT khác nhau.
Tuy nhiên, điểm chung là trong quy trình HTTT, tác giả nào cũng xây dựng các thông tin đầu vào, xử lý thông tin, các thông tin đầu ra. Theo tác giả, để xây dựng một HTTT phù hợp, cung cấp thông tin đa chiều cho các đối tượng phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị, mối quan hệ giữa các yếu tố trong hệ thống. Trong một số hoạt động, các loại HTTT cần có mối quan hệ chặt chẽ nhằm hỗ trợ, kiểm tra thông tin lẫn nhau. Điều đó giúp cho người được cung cấp thông tin nhanh chóng đưa ra được quyết định phù hợp nhất.
Nếu hoạt động của đơn vị đơn giản, các nghiệp vụ không phát sinh quá nhiều thì HTTT được xây dựng theo 1 kiểu HTTT. Nếu hoạt động của đơn vị phức tạp thì khi xây dựng HTTT phải kết hợp nhiều kiểu HTTT. Tức là, vài hệ thống con của hệ thống có thể là hệ thống liên kết đóng, một số khác là hệ thống liên kết đóng phản hồi hoặc hệ thống mở. Hệ thống thông tin kế toán HTTTKT là HTTT trong lĩnh vực kế toán mang đầy đủ các chức năng của HTTT.
HTTTKT, hiểu theo nghĩa rộng, là lĩnh vực nghiên cứu và thực tiễn liên quan đến mục tiêu cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng nhằm đưa ra quyết định. Nó bao gồm cả lĩnh vực lập báo cáo tài chính cung cấp cho 11 bên ngoài và lĩnh vực thông tin kế toán cho quản trị đơn vị. Cũng trong ngữ cảnh này, HTTTKT không chỉ là thiết kế, vận hành và giám sát HTTT mà còn bao gồm những chuẩn mực về thông tin và công tác kiểm soát, kiểm tra đối với các thông tin được cung cấp bởi hệ thống. Xét theo mối quan hệ giữa kế toán với HTTT, HTTTKT là một HTTT được thiết kế để có thể thực hiện chức năng của kế toán.
HTTTKT tạo các quy trình dữ liệu và các giao dịch nhằm cung cấp cho người sử dụng các thông tin mà họ cần nhằm lập kế hoạch, kiểm soát và thực hiện công việc của họ. HTTTKT có thể là một hệ thống thủ công hoặc có thể là một hệ thống máy hóa với việc sử dụng máy tính. Bất kể là dạng gì, HTTTKT được thiết kế để thu thập, đầu vào, quy trình xử lý, lưu trữ và lập báo cáo dữ liệu và thông tin. Dưới góc độ quy trình thực hiện, HTTTKT là hệ thống xác định, thu thập, xử lý và chuyển giao thông tin kinh tế của một đơn vị sử dụng CNTT.
Nó thu nhận và ghi lại những ảnh hưởng tài chính của các giao dịch trong đơn vị. Nó điều phối các thông tin giao dịch cho các hoạt động nhân sự để phối hợp nhiều nhiệm vụ trọng tâm. Có nhiều tiêu thức phân loại HTTTKT. Tuy nhiên, việc phân chia không nằm ngoài những nguyên tắc cơ bản của phân loại HTTT.
Đó là: - Nguyên tắc phân cấp: Đây là nguyên tắc tổ chức chung cho mọi hệ thống trong đó có HTTTKT. Hệ thống có cấp quản lý cao nhất là cấp 1, dưới cấp 1 là các phân hệ con cấp 2, 3,. Trong các phân hệ chỉ tồn tại duy nhất một phần tử riêng. Nếu một phần tử thực hiện chức năng của hai phân hệ thì phần tử đó được xét ở từng phân hệ một cách độc lập.
- Nguyên tắc vét cạn: Nếu phân chia hệ thống theo bất kì tiêu thức nào thì tổng các phần tử trong hệ thống cộng lại không thay đổi. Một phần tử trong hệ thống phải thuộc một phân hệ nào đó trong các phân hệ được chia ra. - Nguyên tắc lựa chọn tiêu thức hợp lý: Khi chia hệ thống thành các phân hệ, sử dụng tiêu thức phân chia khác nhau sẽ có một kết quả phân chia duy nhất. HTTTKT được phân loại dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau: 12 - Căn cứ vào mục tiêu và phương pháp, HTTTKT được chia thành: HTTTKT tài chính và HTTTKT quản trị.
- Căn cứ theo sự lưu trữ và xử lý số liệu, HTTTKT được chia thành: + HTTTKT thủ công: Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công việc của kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng. + HTTTKT máy vi tính: Nguồn lực chủ yếu là máy tính, toàn bộ các công việc kế toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ, tổng hợp, lập báo cáo đều do máy tính thực hiện. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tậptin.
+ HTTTKT trên nền máy tính: Nguồn lực bao gồm con người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người. Như vậy, nếu không có con người thì hệ thống này không thể thực hiện được. Ngược lại, nếu không có máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo.