CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm: Có nhiều định nghĩa khác nhau về Kiểm soát nội bộ (KSNB), Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau: - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động - Sự tin cậy của báo cáo tài chính - Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành” Định nghĩa trên chủ yếu liên quan đến các khái niệm: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu: 1.2 KSNB là một quá trình: Mục tiêu này đề cập đến việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động cơ bản của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận; bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Quá trình kinh doanh được kiểm soát bên trong hoặc xuyên suốt các bộ phận và các hoạt động của tổ chức. Quá trình này được kiểm soát thông qua quy trình kiểm soát cơ bản: lập kế hoạch, ra quyết định và kiểm soát. KSNB là một phần của quá trình này và hợp thành một thể thống nhất với chúng.
KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải như một sự bổ sung vào hoạt động của công ty, hoặc là gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. KSNB phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.3 Nhân tố con người: KSNB bị chi phối bởi con người trong tổ chức (bao gồm: Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên). Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng đến các mục tiêu đã đề ra.
KSNB cũng tác động đến hành động của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và sự ưu tiên khác nhau khi làm việc và không phải họ luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.4 Đảm bảo hợp lý: KSNB có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý và ban giám đốc trong việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong hệ thống KSNB như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống KSNB.5 Các mục tiêu: Mỗi doanh nghiệp phải đặt ra mục tiêu hoặc chiến lược mà mình cần đạt tới.
Mục tiêu đặt ra bao gồm: mục tiêu chung cho toàn công ty và mục tiêu riêng cho từng hoạt động, bộ phận trong doanh nghiệp. Mục tiêu có thể chia thành 3 loại dưới đây. - Mục tiêu về hoạt động: liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp có hiệu quả và hữu hiệu. - Mục tiêu về báo cáo tài chính: liên quan đến tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
- Mục tiêu về sự tuân thủ: liên quan đến việc tuân thủ các quy định và pháp luật của doanh nghiệp. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.2 Lịch sử phát triển Kiểm soát nội bộ 1.1 Giai đoạn sơ khai Trãi qua 1 tiến trình dài để hình thành và phát triển từ giai đoạn sơ khai với hình thức ban đầu là kiểm soát tiền ở cuộc Cách mạng công nghiệp vào cuối thế kỷ 19 đến giai đoạn được chính thức hình thành thông qua công trình nghiên cứu đầu tiên của AICPA về “Kiểm soát nội bộ - các bộ phận cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với Kiểm toán viên độc lập”. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế ở Mỹ và các quốc gia trên thế giới vào những thập niên 1970 -1980, các vụ gian lận cũng ngày càng lớn và gây tổn thất đáng kể cho nền kinh tế dẫn đến việc Ủy ban chứng khoán Hoa kỳ ( SEC- Securities and Exchange Commission) đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình. Yêu cầu này đã gây ra nhiều tranh luận tập trung vào các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ và đã dẫn đến một cột mốc lịch sử là thành lập được Ủy ban COSO ( Committee of Sponsoring Organnization) năm 1985 dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp gồm: - Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa kỳ ( AICPA) - Hiệp Hội kế toán Hoa kỳ ( AAA- American Accounting Association) - Hiệp Hội quản trị viên tài chính ( FEI- Financial Excutives International) Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo, Báo cáo COSO năm 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa ra Khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống.
Đây là hệ thống lý luận đầy đủ nhất về KSNB cho đến thời điểm này. Báo cáo COSO gồm có 4 phần: - Phần 1: Tóm tắt dành cho người điều hành. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 18 Phần này cung cấp một cái nhìn tổng quát về KSNB ở mức độ cao dành riêng cho các nhà quản lý cao cấp, giám đốc điều hành và các cơ quan quản lý Nhà nước. - Phần 2: Khuôn mẫu của kiểm soát nội bộ.
Đây là nội dung cơ bản của Báo cáo COSO, trong đó có định nghĩa về KSNB, các bộ phận hợp thành của KSNB, và các tiêu chuẩn để giúp Ban giám đốc, nhà quản lý và các đối tượng khác nghiên cứu để thiết kế, vận hành hay để đánh giá hệ thống KSNB. - Phần 3: Báo cáo cho đối tượng bên ngoài. Đây là tài liệu bổ sung nhằm hướng dẫn cho cho các tổ chức cần báo cáo về KSNB cho bên ngoài. - Phần 4: Các công cụ đánh giá kiểm soát nội bộ.
Phần này đưa ra các hướng dẫn, gợi ý rất thiết thực cho việc đánh giá hệ thống KSNB. Báo cáo COSO là tài liệu nghiên cứu về định nghĩa kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính (BCTC), mà còn được mở rộng ra cho cả các phương diện hoạt động và tuân thủ.2 Giai đoạn hiện đại * Giai đoạn hậu COSO (Từ năm 1992 đến nay): Từ khi báo cáo COSO ra đời, nhiều nghiên cứu mở rộng và phát triển trên nhiều lĩnh vực như: - COBIT _ 1996 (Control Objective For Information and Related Technology) do ISACA ban hành. COBIT là hệ thống kiểm soát nội bộ phát triển theo hướng công nghệ thông tin, nhấn mạnh đến hệ thống kiểm soát trong môi trường CIS.
- SAS 78 _ 1995 và SAS 94 _ 2001: Các chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ chuyển sang sử dụng báo cáo COSO là nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 19 nội bộ trong kiểm toán độc lập về kiểm toán báo cáo tài chính và ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội bộ trong báo cáo tài chính. - Báo cáo Basel _ 1998 của Ủy ban Basel về vận dụng kiểm soát nội bộ của COSO vào hệ thống ngân hàng và các tổ chức tín dụng. - ERM _ 2001 (Enterprise Risk Management Framework): Hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản trị.3 Các bộ phận cấu thành HTKSNB theo Báo cáo COSO 2004 Năm 2004, COSO tiếp tục kế thừa và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ năm 1992 theo hướng quản trị rủi ro doanh nghiệp. Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2004 bao gồm 8 bộ phận cấu thành, đó là: - Môi trường kiểm soát.
- Đối phó với rủi ro. - Thiết lập mục tiêu. - Hoạt động kiểm soát. - Nhận dạng các sự kiện.
- Thông tin và truyền thông. - Đánh giá rủi ro. Như vậy, ngoài 5 bộ phận: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin – Truyền thông và Giám sát được trình bày trong báo cáo COSO 1992, 3 bộ phận mới của COSO 2004 là Thiết lập mục tiêu, Nhận dạng sự kiện, Đối phó với rủi ro. Các bộ phận cấu thành theo Báo cáo COSO năm 2004 theo sơ đồ sau: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 2004 Môi Thiết Nhận Đánh Đối Hoạt Thông Giám trường lập dạng giá rủi phó với động tin và sát kiểm oát mục các sự ro rủi ro kiểm truyền tiêu kiện soát thông TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố chính như sau: - Tính trung thực và các giá trị hợp lý - Cam kết về năng lực - Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát - Triết lý quản lý và phong cách điều hành - Cơ cấu tổ chức - Phân định quyền hạn và trách nhiệm - Chính sách nhân sự 1.1 Tính trung thực và giá trị đạo đức Những mục tiêu của một đơn vị và cách thức để đạt được những mục tiêu đó là dựa trên những sở thích, sự đánh giá, và phong cách điều hành. Những nhân tố đó sẽ tạo nên các chuẩn mực về hành vi, phản ánh tính chính trực của nhà quản lý và đảm bảo cho những giá trị đạo đức. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, làm gương để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.2 Cam kết về năng lực Năng lực phản ánh những kỹ năng và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ đã vạch ra của một cá nhân.