CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Sơ lược sự ra đời và phát triển các lý thuyết kiểm soát nội bô - Vào đầu thế kỷ 20, khái niệm kiểm soát nội bộ đã bắt đầu xuất hiện trong các tài liệu kiểm toán: năm 1929, kiểm soát nội bộ được đề cập chính thức trong báo cáo Federal Reserve Bulletin (được công bố bởi cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ); 1936 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ được công bố bởi Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA). - Từ thập niên 1940,các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo hướng dẫn, đưa ra các tiêu chuẩn tìm hiểu kiểm soát nội bộ trong các cuộc kiểm toán - Đến thập niên 1970, kiểm soát nội bộ được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết kế hệ thống và kiểm tóan, chủ yếu hướng vào cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ và vận dụng trong các cuộc kiểm toán. Năm 1979, AICPA đã thành lập một Ủy ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ - Năm 1985, Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Ủy ban Treaway) được thành lập. Sau đó, Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của Ủy ban Treaway ra đời nhằm nghiên cứu kiểm soát nội bộ và đã công bố báo cáo COSO 1992.
Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và hệ thống. Báo cáo này đã phát triển khái niệm kiểm soát nội bộ không chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà còn mang tính quản trị, mở rộng cho các lĩnh vực hoạt động. Có thể nói báo cáo COSO 1992 đã tạo một nền tảng lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ. - Trên nền tảng báo cáo COSO 1992 hàng loạt các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ theo nhiều hướng, nhiều lĩnh vực và ở nhiều Quốc gia được ra đời, tiếp tục cho quá trình phát triển, hoàn thiện lý luận về kiểm soát nội bộ: báo cáo COSO 1995- Canada; Cobit 1996- kiểm soát trong môi trường công nghệ thông tin; báo cáo Basle 1998- LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -4- khuôn khổ kiểm soát nội bộ trong ngân hàng; Năm 2001, COSO tiếp tục triển khai nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp gọi tắt là ERM… 1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ - Cùng với sự phát triển của các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, khái niệm kiểm soát nội bộ cũng không ngừng thay đổi, bổ sung, hoàn thiện.
+ Vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu về kiểm toán, khái niệm kiểm soát nội bộ đơn giản là các biện pháp nhằm bảo vệ tiền không bị nhân viên biển thủ. Tiếp tục phát triển theo hướng mở rộng, Kiểm soát nội bộ được xem là công cụ, biện pháp bảo vệ tiền, tài sản, kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách, khuyến khích tuân thủ chính sách nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động + Năm 1949, trong một báo cáo đặc biệt của hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ(AICPA) đưa ra định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra.” + Đến năm 1992, Báo cáo COSO ra đời được xem là một khuôn khổ chung về kiểm soát nội bộ. Theo báo cáo này, Kiểm soát nội bộ được định nghĩa “…là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định” - Từ các khái niệm trên có thể nói kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý, hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm phát hiện sai phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: Bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý. - Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu.
Nhưng để đáp ứng nhu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, mọi đơn vị cần xây LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -5- dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với năm thành phần cơ bản: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.1 Môi trường kiểm soát - Môi trường kiểm soát tạo nên sắc thái chung trong một đơn vị-nơi mỗi người tiến hành các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ, chức năng kiểm soát của mình. Môi trường kiểm soát tác động đến việc thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của một hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: a.
Các nhân tố bên trong Quan điểm và phong cách lãnh đạo của các nhà quản lý: - Vì nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị nên họ đóng vai trò trung tâm trong môi trường kiểm soát. Những quan điểm, đường lối quản trị, phong cách của nhà quản lý cấp cao ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Cơ cấu tổ chức và văn hoá trong tổ chức: - Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát hữu hiệu. Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô hoạt động của đơn vị, và sẽ giúp cho nhà quản lý truyền đạt, thu thập thông tin phản hồi nhanh chóng.
- Trong văn hóa tổ chức tính chính trực và giá trị đạo đức liên quan đến tất cả con người trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Đó là chuẩn mực đạo đức và nguyên tắc cư xử mà các nhà quản lý đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế các hành vi bị coi là phạm pháp và thiếu đạo đức. Tính chính trực và giá trị đạo đức bao gồm cả việc làm gương của nhà quản lý. Chính sách nhân sự: - Sự phát triển doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên.
Họ là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi hoạt động kiểm soát trong đơn vị. Nếu nhân viên có năng lực LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -6- thì nhiều hoạt động kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo thực hiện các mục tiêu đề ra của hệ thống. Ngược lại, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng nhân viên thiếu năng lực thì hệ thống kiểm soát đó không thể phát huy hiệu quả. Vì thế các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng và đào tạo, sắp xếp và đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức của đội ngũ nhân viên Công tác kế hoạch: - Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, đặc biệt là kế hoạch tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.
Việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu. Uỷ ban kiểm soát: - Uỷ ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về các lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ, quyền hạn sau: + Giám sát việc chấp hành luật pháp của đơn vị. + Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. + Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên độc lập b. Các nhân tố bên ngoài: - Ngoài chịu tác động bởi các nhân tố thuộc môi trường bên trong, môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -7- tố này bao gồm: luật pháp, đường lối, chủ trương, chính sách của nhà nước; các chính sách của nhà cung cấp, khách hàng, ảnh hưởng của chủ nợ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người. Môi trường kiểm soát là tập thể những con người, là giá trị của mỗi con người trong tổ chức. Do đó có thể nói môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ, ảnh hưởng đến thiết kế, vận hành hệ thống và là nền tảng cho các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Một môi trường kiểm soát tốt góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.2 Đánh giá rủi ro - Tất cả các hoạt động trong đơn vị đều có thể phát sinh rủi ro.
Vì vậy các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro các mục tiêu của doanh nghiệp không thực hiện được. Việc đánh giá và nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác định các giải pháp xử lý rủi ro. - Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp. Trong thực tế không thể nào loại bỏ hết tất cả các rủi ro.
Vấn đề là nhà quản lý quyết định mức rủi ro nào chấp nhận được và quản lý chúng như thế nào.