CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ * Giai đoạn tiền COSO (từ năm 1992 trở về trước) Năm 1929, Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ lần đầu tiên đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ được hiểu đơn giản là biện pháp giúp: bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận, bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ghi chép kế toán chính xác, tuân thủ chính sách của nhà quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Năm 1936, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ công bố định nghĩa “Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”. Năm 1949, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về kiểm soát nội bộ nhan đề “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”.
Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán số 29 “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập”, trong đó lần đầu tiên phân biệt kiểm soát nội bộ về kế toán và kiểm soát nội bộ về quản lý. Năm 1962, Ủy ban thủ tục kiểm toán ban hành thủ tục kiểm toán số 33 làm rõ hơn về vấn đề kiểm toán viên độc lập trước hết sẽ quan tâm đến kiểm soát nội bộ về kế toán vì ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin tài chính và kiểm toán viên cần đánh giá kiểm soát nội bộ đối với vấn đề này. Kiểm soát nội bộ về quản lý thường chỉ liên quan gián tiếp đến thông tin tài chính, do vậy kiểm toán viên sẽ không bị buộc phải đánh giá chúng. Năm 1972, Ủy ban thủ tục kiểm toán tiếp tục ban hành thủ tục kiểm toán số 54 “Tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ” trong đó đưa ra 4 thủ tục kiểm soát kế toán LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trang 2 là: đảm bảo nghiệp vụ chỉ được thực hiện khi đã được phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn mọi nghiệp vụ để lập báo cáo, hạn chế sự tiếp cận tài sản và kiểm kê.
Năm 1973, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ ban hành các chuẩn mực kiểm toán để thay thế cho các thủ tục kiểm toán, trong đó: chuẩn mực kiểm toán số 1, xét duyệt lại thủ tục kiểm toán số 54 và đưa ra định nghĩa về kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán. * Giai đoạn báo cáo COSO 1992 Vào những thập niên 1970-1980, cùng với sự phát triển kinh tế các vụ gian lận cũng ngày càng tăng với quy mô càng lớn, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế. Năm 1985, Ủy ban COSO được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp. Mỗi tổ chức này đã chỉ định một đại diện để lập ra Ủy ban COSO.
5 tổ chức nghề nghiệp đó là : - Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA) - Hiệp hội kế toán Hoa kỳ (AAA) - Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI) - Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA) - Hiệp hội kế toán viên nội bộ (IIA). COSO là 1 Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên báo cáo tài chính. Báo cáo về các quan sát và kiến nghị của ủy ban đã lưu ý rằng có nhiều quan điểm và khái niệm khác nhau liên quan tới kiểm soát nội bộ, do vậy cần có một tổ chức để nghiên cứu kiểm soát nội bộ, nhằm thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau, đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, và đưa ra hướng dẫn nhằm giảm đi sự khác biệt về quan điểm. Báo cáo COSO năm 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống.
COSO đã định nghĩa đầy đủ về kiểm soát nội bộ. Báo cáo COSO đưa ra 5 bộ phận của kiểm soát nội bộ bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trang 3 Báo cáo COSO 1992 gồm có 4 phần: Phần 1 - Bản tóm lược: Tổng quan về kiểm soát nội bộ cho nhà quản lý cấp cao. Phần 2 - Hệ thống lý luận: Định nghĩa về kiểm soát nội bộ, mô tả các yếu tố của kiểm soát nội bộ và chỉ ra những tiêu chí để kiểm soát hệ thống.
Phần 3 - Báo cáo cho các thành viên bên ngoài: Hướng dẫn cách thức báo cáo cho các đối tượng bên ngoài về kiểm soát nội bộ liên quan đến tài chính. Phần 4 - Các công cụ đánh giá : Bao gồm các bảng biểu phục vụ cho việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.2 Định nghĩa kiểm soát nội bộ Thuật ngữ kiểm soát nội bộ gồm 2 thành phần là kiểm soát và nội bộ: - Kiểm soát là 1 phương tiện nhằm giảm thiểu những yếu tố gây tác động xấu tới hoạt động của một đối tượng nào đó. - Nội bộ có nghĩa là thuộc về hay liên quan tới cơ cấu của môt tổ chức. Theo báo cáo COSO 1992, kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây : - Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động.
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính - Sự tuân thủ pháp luật và các quy định QUÁ TRÌNH Hội đồng Hữu hiệu và quản trị hiệu quả của các hoạt động Kiểm Người soát Độ tin cậy quản lý nội của thông tin bộ Các Tuân thủ Nhân viên Pháp luật và ĐẢM BẢO Các quy định HỢP LÝ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trang 4 Trong định nghĩa trên có 4 nội dung cơ bản là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. - Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành 1 thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
- Kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành bởi con người. Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu,… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như: Hội đồng Quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên. Chính con người sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. - Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được.
Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người dẫn đến không đạt được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro.
Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ. - Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý về việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị.
Bên cạnh đó kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vị. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trang 5 - Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị trường, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.3 Các yếu tố của kiểm soát nội bộ 1.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ kiện của các loại hình kiểm soát nội bộ. Tính hiệu quả của các hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên trong đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra.
Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: - Tính chính trực và giá trị đạo đức.