CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1Khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ Từ những năm cuối thế kỷ 19 đến nay, KSNB trải qua 4 giai đoạn hình thành và phát triển. - Giai đoạn sơ khai: Cuối thế kỷ 19, khi nền kinh tế bắt đầu phát triển mạnh mẽ, DN muốn mở rộng quy mô hoạt động thì nhu cầu cung cấp vốn tại các DN ngày càng cao, dẫn đến sự ra đời của các công ty kiểm toán độc lập. Mục đích của các công ty kiểm toán này là xác nhận tính trung thực và hợp lý các thông tin tài chính của DN. Các kiểm toán viên khi thực hiện nhận xét BCTC DN, họ nhận ra rằng không cần hoặc không thể thực hiện kiểm tra hết tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra dựa trên sự tin tưởng vào HTKSNB do đơn vị được kiểm toán sử dụng trong việc xử lý, tập hợp các thông tin để lập BCTC.
Vì vậy, các kiểm toán viên bắt đầu quan tâm đến KSNB. KSNB thực hiện ban đầu chỉ là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp. Các công ty khi phát triển thì cần có vốn và do đó đưa đến nhu cầu quản lý và kiểm tra sử dụng vốn. Thuật ngữ KSNB bắt đầu xuất hiện.
Năm 1929, thuật ngữ KSNB được đề cập chính thức trong một công bố của Cục dự trữ Liên bang Hoa Kỳ. Năm 1936, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa kiểm soát nội bộ “… là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”. Sau công bố này, việc nghiên cứu và đánh giá về KSNB ngày càng được chú trọng trong cuộc kiểm toán. - Giai đoạn hình thành: Năm 1949, AICPA công bố công trình đầu tiên về KSNB “KSNB, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị DN và đối với kiểm toán viên độc lập”.
8 Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CPA) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 29 về “Phạm vi xem xét KSNB của kiểm toán viên độc lập” và đã phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán. Năm 1962, CPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 33 để làm rõ hơn về KSNB kế toán và KSNB quản lý. Đến năm 1972, CPA tiếp tục ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 54 “Tìm hiểu và đánh giá KSNB” và đưa ra bốn thủ tục kiểm soát. Và sau đó, AICPA đã ban hành chuẩn mực kiểm toán để thay thế cho các thủ tục kiểm toán.
Trong suốt thời kỳ này, khái niệm KSNB không ngừng được mở rộng ra khỏi thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên, KSNB cũng chỉ dừng lại như một công cụ phục vụ cho kiểm toán viên trong thực hiện kiểm toán BCTC. - Giai đoạn phát triển: Trong thời gian thập niên 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ cũng như nhiều quốc gia khác phát triển mạnh mẽ. Cùng với sự phát triển kinh tế thì các vụ gian lận xảy ra nhiều hơn với quy mô ngày càng lớn và làm ảnh hưởng đến nền kinh tế.
Năm 1979, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về KSNB đối với công tác kế toán ở đơn vị mình. Và với yêu cầu này cũng đã gây ra nhiều tranh luận. Cuối cùng đưa đến việc thành lập Ủy ban COSO năm 1985 (một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên BCTC). Năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo, đưa ra khuôn mẫu lý thuyết đầy đủ và có hệ thống về KSNB.
Báo cáo COSO đưa ra 5 bộ phận của KSNN gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Đặc điểm của báo cáo này không chỉ dừng lại ở vấn đề liên quan đến BCTC mà còn mở rộng ra các phương diện hoạt động và tuân thủ. - Giai đoạn hiện đại Báo cáo COSO 1992 chưa thực sự hoàn chỉnh và sau đó hàng loạt nghiên cứu KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Năm 2001, COSO phát triển về hệ thống quản trị rủi ro DN.
Năm 2006 COSO nghiên cứu và ban hành hướng dẫn về KSNB đối với BCTC của DN nhỏ. Năm 2008, phát triển về công nghệ thông tin, kiểm toán độc lập, chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể và giám sát. Sau 20 năm kể từ khi ban hành COSO 1992, với sự thay đổi của nền kinh tế thế giới, tháng 5/2013 COSO đã ban hành khuôn mẫu KSNB mới thay thế cho COSO 9 1992. Khuôn mẫu HTKSNB COSO 2013 với 17 nguyên tắc nhằm hướng dẫn về rủi ro và biện pháp giảm thiểu, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng cường sự giám sát của DN.2 Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp HTKSNB trong DN đạt được tính hữu hiệu có nghĩa là KSNB đó phải đạt được mục tiêu đặt ra như bảo vệ tài sản DN, đảm bảo tính đúng đắn của các BCTC, đẩy mạnh hiệu quả điều hành, hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN… Các biểu hiện của tính hữu hiệu bao gồm: - Các số liệu kế toán và BCTC của DN phải đảm bảo chính xác.
- Hạn chế rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với DN xảy ra do nhân viên hoặc các đối tượng bên ngoài. - Hạn chế rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây ảnh hưởng đến DN. - Hạn chế rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của DN. - Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Khi hoạt động sản xuất kinh doanh của DN ngày càng phát triển thì một HTKSNB hữu hiệu sẽ mang lại lợi ích to lớn cho DN vì lúc đó nếu người chủ DN chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro. Đặc biệt nếu như một DN có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và chủ DN, một HTKSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của chủ sở hữu.2 Kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 Sau hơn 20 năm, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO 2013, theo đó KSNB là một quá trình được đưa ra bởi ban quản trị của DN, nhà quản lý và các nhân sự khác. Theo COSO 2013 thì KSNB được định nghĩa: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị (HĐQT), người quản lý và nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ”. Bốn nội dung cơ bản trong định nghĩa là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
Chúng được hiểu như sau: 10 + KSNB là một quá trình: tức là KSNB bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi khâu, mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp đơn vị đạt được mục tiêu đề ra. + KSNB do con người thiết kế và vận hành: điều này có nghĩa là KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà còn là những con người trong đơn vị bao gồm như HĐQT, Ban giám đốc và các nhân viên. Trong đó, HĐQT, Ban giám đốc sẽ là người đưa ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát trong đơn vị; còn các nhân viên sẽ là người vận hành, thực thi các cơ chế kiểm soát đó.
+ KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB không phải là cung cấp một sự đảm bảo tuyệt đối mà chỉ đảm bảo hợp lý cho các mục tiêu đề ra. KSNB không thể đảm bảo các sai phạm không bao giờ xảy ra mà chỉ ngăn chặn và phát hiện các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình vận hành. Bởi vì trong quá trình vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra là do các sai lầm của con người hay sự thông đồng dẫn đến không đạt được các mục tiêu. Bên cạnh đó, một trong những nguyên tắc quan trọng khi thiết kế HTKSNB là cân nhắc giữa chi phí và lợi ích, do đó nhà quản lý có thể nhận thấy được rủi ro nhưng nếu chi phí bỏ ra cho quá trình kiểm soát vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó thì nhà quản lý có thể không áp dụng.
+ Các mục tiêu của KSNB: có ba loại mục tiêu mà KSNB hướng đến là Mục tiêu BCTC đáng tin cậy: KSNB đảm bảo BCTC về tính trung thực và đáng tin cậy, BCTC được lập phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Mục tiêu tuân thủ: KSNB phải đảm bảo việc chấp hành các quy định và pháp luật, đồng thời hướng tới mọi nhân viên phải tuân thủ chính sách, nội quy của đơn vị. Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả hoạt động : KSNB giúp đơn vị bảo vệ tài sản, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thực hiện các chiến lược kinh doanh… Như vậy, các mục tiêu của HTKSNB rất rộng, không chỉ gói gọn trong việc đảm bảo BCTC đáng tin cậy, mà chúng còn bao trùm lên mọi mặt hoạt động của đơn vị. Vì vậy, HTKSNB đóng một vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển 11 của đơn vị.
Khái niệm KSNB theo COSO 2013 đã được chuẩn hóa và phát triển thành một hệ thống lý luận tương đối hoàn chỉnh.2 Các thành phần kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 Tuy có sự khác biệt đáng kể về cách thức tổ chức HTKSNB giữa các đơn vị do phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…, nhưng bất kỳ HTKSNB nào cũng bao gồm những bộ phận cấu thành cơ bản. Theo COSO thì HTKSNB được cấu thành bởi 5 thành phần cơ bản. So với COSO 1992, thì 5 bộ phận cấu thành KSNB, theo COSO 2013 về cơ bản vẫn giữ nguyên, nhưng có một số thay đổi trong nội dung chi tiết cho phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi.