Tổng quan nghiên cứu

Tỉnh Phú Yên, một địa phương ven biển Nam Trung Bộ, có nhiều tiềm năng phát triển kinh tế, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ. Theo Cục Thống kê tỉnh Phú Yên (2019), tổng vốn đầu tư phát triển trên địa bàn đạt khoảng 19.164 tỷ đồng, trong đó lĩnh vực dịch vụ chiếm 23,9% tổng vốn, tăng 34,7% so với năm trước. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ (DN TM&DV) trên địa bàn chủ yếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa, gặp nhiều khó khăn về vốn, nguồn lực và công nghệ, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững. Một trong những thách thức lớn là việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý và ra quyết định còn hạn chế.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) tại các DN TM&DV trên địa bàn tỉnh Phú Yên, tập trung đánh giá thực trạng HTKSNB, nhận diện nguyên nhân yếu kém và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống này. Nghiên cứu được thực hiện trong giai đoạn 2019-2020, với phạm vi khảo sát tại các DN TM&DV trên địa bàn tỉnh.

Việc hoàn thiện HTKSNB có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động, bảo vệ tài sản và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính. Qua đó, giúp DN phát triển bền vững, tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường. Nghiên cứu góp phần bổ sung khoảng trống trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ tại các DN TM&DV ở địa phương, đồng thời cung cấp cơ sở khoa học cho các nhà quản lý và cơ quan chức năng trong việc xây dựng chính sách hỗ trợ DN.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên khuôn mẫu kiểm soát nội bộ COSO 2013, một trong những mô hình tiêu chuẩn quốc tế được áp dụng rộng rãi. COSO 2013 định nghĩa kiểm soát nội bộ là một quá trình do Hội đồng quản trị, người quản lý và nhân viên thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Mô hình COSO 2013 bao gồm 5 thành phần chính:

  • Môi trường kiểm soát: Bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc tạo nền tảng cho việc thực hiện kiểm soát trong DN, phản ánh quan điểm và cam kết của ban lãnh đạo về tính trung thực và đạo đức.
  • Đánh giá rủi ro: Quá trình nhận diện và phân tích các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu DN, bao gồm cả rủi ro gian lận và thay đổi môi trường bên ngoài, bên trong.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro, bao gồm kiểm soát ngăn ngừa, phát hiện, thủ công và tự động.
  • Thông tin và truyền thông: Thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cần thiết để hỗ trợ vận hành HTKSNB hiệu quả.
  • Giám sát: Đánh giá liên tục và định kỳ về hiệu quả của HTKSNB, phát hiện và khắc phục các khiếm khuyết.

Ngoài ra, nghiên cứu còn tham khảo các lý thuyết về quản trị doanh nghiệp và quản lý rủi ro, cũng như các nghiên cứu thực nghiệm trong và ngoài nước về tác động của HTKSNB đến hiệu quả hoạt động DN.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp định lượng. Dữ liệu chính được thu thập từ 100 bảng câu hỏi khảo sát hợp lệ gửi đến các nhà quản lý, kế toán trưởng và nhân viên phụ trách kế toán tại các DN TM&DV trên địa bàn tỉnh Phú Yên. Bảng câu hỏi được xây dựng dựa trên 5 thành phần và 17 nguyên tắc của COSO 2013 nhằm đánh giá thực trạng HTKSNB.

Phương pháp phân tích bao gồm thống kê mô tả để tổng hợp kết quả khảo sát, phân tích so sánh tỷ lệ phần trăm các câu trả lời nhằm nhận diện ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân yếu kém của HTKSNB. Quá trình nghiên cứu diễn ra trong năm 2019-2020, với các bước thu thập dữ liệu, xử lý, phân tích và đề xuất giải pháp.

Việc lựa chọn phương pháp khảo sát trực tiếp giúp thu thập thông tin chính xác, phản ánh thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ tại các DN TM&DV, đồng thời tạo điều kiện trao đổi, làm rõ các vấn đề liên quan đến HTKSNB.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: Chỉ 12% DN có văn bản quy định và hướng dẫn cụ thể về quy tắc đạo đức, ứng xử; 82% DN kiểm tra định kỳ việc tuân thủ quy định; 81% DN ban hành quy định xử phạt vi phạm. Tuy nhiên, sự thiếu vắng các quy định chi tiết làm giảm hiệu quả kiểm soát đạo đức.

  2. Sự độc lập của Hội đồng quản trị (HĐQT) hạn chế: Chỉ 13% thành viên HĐQT độc lập với ban giám đốc; 75% HĐQT thực hiện giám sát trong phạm vi quyền hạn; 83% có chuyên môn giám sát. Việc kiêm nhiệm chức vụ quản lý và thành viên HĐQT làm giảm tính khách quan trong giám sát.

  3. Phân chia trách nhiệm chưa rõ ràng: 79% DN có cơ cấu tổ chức phù hợp, nhưng chỉ 22% phân chia rõ ràng trách nhiệm giữa các bộ phận. Việc kiêm nhiệm và chồng chéo công việc phổ biến, ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát.

  4. Nguồn nhân lực chưa được phát triển đầy đủ: 67% DN có bảng mô tả công việc khi tuyển dụng; chỉ 35% có công cụ đánh giá năng lực; 31% tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ. Thiếu đào tạo chuyên sâu và công cụ đánh giá làm giảm năng lực thực thi kiểm soát.

  5. Đánh giá rủi ro chưa thường xuyên và toàn diện: 81% DN đặt mục tiêu rõ ràng; 22% thường xuyên nhận diện và đánh giá rủi ro; 24% có cấp quản lý chuyên trách đánh giá rủi ro; 85% đánh giá nguy cơ gian lận báo cáo; chỉ 18% đánh giá nguy cơ gian lận do áp lực công việc. Việc đánh giá rủi ro chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, thiếu quy trình hệ thống.

  6. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ: 36% DN có hoạt động kiểm soát kịp thời; 79% đảm bảo báo cáo tài chính chính xác; 82% tách bạch chức năng mua hàng; chỉ 12% kiểm tra nhà cung cấp thường xuyên; 25% xác minh tài chính khách hàng trước bán chịu; 86% kiểm tra đối chiếu tài sản định kỳ.

  7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát: 85% DN thiết lập bảo mật phần mềm kế toán; 83% phân quyền người dùng; 73% bảo trì phần mềm định kỳ. Tuy nhiên, 27% DN chưa thực hiện đầy đủ các biện pháp bảo trì và sao lưu dữ liệu.

  8. Thông tin và truyền thông còn yếu kém: 49% DN có kênh thu thập thông tin bên ngoài; 22% có kênh truyền thông nội bộ để báo cáo sai phạm; 32% thu thập phản hồi khách hàng; 55% truyền đạt ý kiến phản hồi đến bộ phận liên quan; 44% xử lý thông tin thành dữ liệu hữu ích; 71% HĐQT nhận thông tin kịp thời; chỉ 12% DN có kênh truyền thông chuyên biệt; 25% nhân viên hiểu rõ vai trò trong HTKSNB.

  9. Hoạt động giám sát chưa toàn diện: 79% DN phối hợp giám sát thường xuyên và định kỳ; 68% sử dụng nhân viên có năng lực giám sát; 100% đối chiếu số liệu kế toán với thực tế; 0% DN có bộ phận kiểm toán nội bộ riêng; 81% thông báo khiếm khuyết HTKSNB; 72% báo cáo yếu kém; 45% kiểm tra thường xuyên các bộ phận; chỉ 29% giám sát hành động sửa chữa sai phạm.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy HTKSNB tại các DN TM&DV tỉnh Phú Yên đã được quan tâm xây dựng với đầy đủ 5 thành phần theo COSO 2013, tuy nhiên hiệu quả vận hành còn nhiều hạn chế. Môi trường kiểm soát yếu kém do thiếu các quy định chi tiết về đạo đức và phân chia trách nhiệm chưa rõ ràng, dẫn đến rủi ro gian lận và sai sót trong hoạt động. Sự kiêm nhiệm chức vụ quản lý và thành viên HĐQT làm giảm tính độc lập và khách quan trong giám sát, tương tự với các nghiên cứu trước đây cho thấy vai trò quan trọng của sự độc lập trong HĐQT đối với hiệu quả kiểm soát.

Đánh giá rủi ro chưa được thực hiện thường xuyên và toàn diện, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân, thiếu quy trình hệ thống, làm giảm khả năng nhận diện và ứng phó kịp thời với các rủi ro tiềm ẩn. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ, đặc biệt trong kiểm soát nhà cung cấp và xác minh khách hàng, tiềm ẩn nguy cơ mất tài sản và nợ xấu.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát được chú trọng nhưng vẫn còn tồn tại rủi ro do thiếu biện pháp bảo trì và sao lưu dữ liệu dự phòng. Thông tin và truyền thông nội bộ, bên ngoài chưa hiệu quả, thiếu kênh truyền thông chuyên biệt và chưa tạo điều kiện cho nhân viên tham gia báo cáo sai phạm, ảnh hưởng đến tính minh bạch và kịp thời của thông tin.

Hoạt động giám sát được thực hiện nhưng thiếu bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách, giám sát hành động sửa chữa sai phạm còn hạn chế, làm giảm khả năng khắc phục kịp thời các khiếm khuyết của HTKSNB. Các biểu đồ so sánh tỷ lệ phần trăm các nguyên tắc COSO 2013 được thực hiện trong nghiên cứu giúp minh họa rõ nét các điểm mạnh, điểm yếu của HTKSNB tại các DN.

Những kết quả này phù hợp với các nghiên cứu trong nước và quốc tế, khẳng định tầm quan trọng của việc xây dựng HTKSNB hiệu quả để nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro trong DN.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và hoàn thiện văn bản quy định đạo đức và quy tắc ứng xử

    • Động từ hành động: Ban hành, truyền đạt, hướng dẫn cụ thể
    • Target metric: 100% DN có văn bản quy định rõ ràng
    • Timeline: Trong 6 tháng tới
    • Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc DN phối hợp với phòng nhân sự

  2. Tăng cường tính độc lập và chuyên môn của Hội đồng quản trị

    • Động từ hành động: Tách bạch, đào tạo, bổ sung thành viên độc lập
    • Target metric: Ít nhất 50% thành viên HĐQT độc lập với ban giám đốc
    • Timeline: 12 tháng
    • Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc, cổ đông DN

  3. Phân chia rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn trong cơ cấu tổ chức

    • Động từ hành động: Xây dựng sơ đồ tổ chức, mô tả công việc chi tiết
    • Target metric: 90% bộ phận có mô tả công việc rõ ràng
    • Timeline: 6 tháng
    • Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự, ban quản lý DN

  4. Đào tạo nâng cao năng lực nhân sự và xây dựng công cụ đánh giá hiệu quả công việc

    • Động từ hành động: Tổ chức đào tạo, xây dựng KPI, đánh giá định kỳ
    • Target metric: 70% nhân viên được đào tạo chuyên sâu; 80% DN có công cụ đánh giá
    • Timeline: 12 tháng
    • Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự, ban giám đốc

  5. Thiết lập quy trình đánh giá rủi ro hệ thống và thường xuyên cập nhật

    • Động từ hành động: Xây dựng quy trình, phân công trách nhiệm, đánh giá định kỳ
    • Target metric: 80% DN thực hiện đánh giá rủi ro định kỳ
    • Timeline: 9 tháng
    • Chủ thể thực hiện: Ban quản lý DN, phòng kiểm soát nội bộ (nếu có)

  6. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát, đặc biệt kiểm soát nhà cung cấp và khách hàng

    • Động từ hành động: Kiểm tra, xác minh, tách bạch chức năng
    • Target metric: 90% DN thực hiện kiểm soát nhà cung cấp và khách hàng trước giao dịch
    • Timeline: 6 tháng
    • Chủ thể thực hiện: Phòng mua hàng, phòng kinh doanh

  7. Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát nội bộ

    • Động từ hành động: Thiết lập bảo mật, phân quyền, sao lưu dữ liệu dự phòng
    • Target metric: 100% DN có hệ thống bảo mật và sao lưu dữ liệu định kỳ
    • Timeline: 6 tháng
    • Chủ thể thực hiện: Phòng IT, ban quản lý DN

  8. Phát triển kênh thông tin và truyền thông nội bộ, bên ngoài hiệu quả

    • Động từ hành động: Xây dựng đường dây nóng, email tiếp nhận phản hồi, kênh truyền thông chuyên biệt
    • Target metric: 70% DN có kênh truyền thông nội bộ và bên ngoài hoạt động hiệu quả
    • Timeline: 9 tháng
    • Chủ thể thực hiện: Ban quản lý DN, phòng truyền thông

  9. Tăng cường hoạt động giám sát và kiểm toán nội bộ

    • Động từ hành động: Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ, giám sát định kỳ, theo dõi sửa chữa sai phạm
    • Target metric: 50% DN có bộ phận kiểm toán nội bộ; 80% DN giám sát sửa chữa sai phạm
    • Timeline: 12 tháng
    • Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc, phòng kiểm soát nội bộ

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản lý doanh nghiệp thương mại và dịch vụ

    • Lợi ích: Hiểu rõ về HTKSNB, nhận diện điểm yếu và áp dụng giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý.
    • Use case: Cải thiện quy trình kiểm soát, giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót.

  2. Chuyên gia kiểm toán và kiểm soát nội bộ

    • Lợi ích: Nắm bắt thực trạng và các yếu tố ảnh hưởng đến HTKSNB tại DN nhỏ và vừa.
    • Use case: Tư vấn, xây dựng hệ thống kiểm soát phù hợp với đặc thù DN TM&DV.

  3. Cơ quan quản lý nhà nước và chính sách

    • Lợi ích: Cơ sở khoa học để xây dựng chính sách hỗ trợ phát triển DN, nâng cao năng lực quản trị.
    • Use case: Thiết kế chương trình đào tạo, hỗ trợ DN hoàn thiện HTKSNB.

  4. Giảng viên và sinh viên ngành quản trị kinh doanh, kế toán, kiểm toán

    • Lợi ích: Tài liệu tham khảo thực tiễn về HTKSNB theo mô hình COSO 2013.
    • Use case: Nghiên cứu, giảng dạy và phát triển đề tài liên quan đến kiểm soát nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

  1. HTKSNB là gì và tại sao quan trọng với DN TM&DV?
    HTKSNB là hệ thống các chính sách, thủ tục và hoạt động nhằm kiểm soát rủi ro, bảo vệ tài sản và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính. Nó giúp DN TM&DV giảm thiểu sai sót, gian lận và nâng cao hiệu quả hoạt động, từ đó phát triển bền vững.

  2. Mô hình COSO 2013 gồm những thành phần nào?
    COSO 2013 gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và vận hành HTKSNB hiệu quả.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của HTKSNB?
    Hiệu quả HTKSNB được đánh giá qua việc đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ, bao gồm tính chính xác của báo cáo tài chính, giảm thiểu rủi ro gian lận, và nâng cao hiệu quả quản lý. Các DN cần thực hiện đánh giá định kỳ và giám sát liên tục.

  4. Những khó khăn phổ biến khi xây dựng HTKSNB tại DN nhỏ và vừa?
    Khó khăn gồm thiếu nguồn lực tài chính và nhân sự, thiếu kiến thức chuyên môn về kiểm soát nội bộ, sự kiêm nhiệm chức năng, thiếu quy trình rõ ràng và thiếu sự cam kết từ ban lãnh đạo.

  5. Giải pháp nào giúp DN TM&DV nâng cao HTKSNB hiệu quả?
    DN cần xây dựng văn bản quy định rõ ràng, tăng cường đào tạo nhân sự, phân chia trách nhiệm rõ ràng, áp dụng công nghệ thông tin, thiết lập quy trình đánh giá rủi ro và giám sát thường xuyên, đồng thời phát triển kênh truyền thông nội bộ và bên ngoài.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã đánh giá thực trạng HTKSNB tại các DN TM&DV tỉnh