Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre. - Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn Thông Bến Tre. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.
Vai trò của HTKSNB đối với hoạt động của doanh nghiệp Bất kỳ nhà quản lý nào cũng mong muốn đơn vị của mình hoạt động có hiệu quả, tuân thủ pháp luật và các quy định. Song, xung quanh hoạt động của đơn vị luôn tồn tại những nguy cơ có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, đơn vị cần có một công cụ kiểm soát để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra làm giảm hiệu quả hoạt động. Công cụ này chính là HTKSNB.
Thông qua HTKSNB, công tác quản lý, giám sát sẽ được thực hiện bằng những quy định cụ thể, nhằm: - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh; - Bảo vệ tài sản của đơn vị khỏi mất mát, hao hụt, gian lận; - Đảm bảo tính trung thực hợp lý của các số liệu kế toán; - Đảm bảo sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của đơn vị; - Bảo vệ quyền lợi và xây dựng lòng tin đối với nhà đầu tư. Từ những lợi ích trên cho thấy việc xây dựng HTKSNB là thật sự cần thiết. Đây chính là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp đơn vị nâng cao hiệu quả hoạt động. HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 và năm 2004 1.
HTKSNB theo báo cáo COSO năm 1992 (1) Năm 1992, COSO ban hành mô hình đánh giá HTKSNB. Mô hình này đã được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới như một chuẩn mực về chất lượng KSNB. Theo COSO, KSNB được định nghĩa là: “Một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; Sự tin cậy của báo cáo tài chính; Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”. Như vậy, định nghĩa trên đưa ra bốn yếu tố chúng ta cần lưu ý, đó là: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay một tình huống riêng lẻ mà là một chuỗi hoạt động có mối liên quan mật thiết nhau trong mọi hoạt động của đơn vị từ khi lập kế hoạch, thực hiện và giám sát việc thực hiện kế hoạch.
(1) Trần Thị Giang Tân và cộng sự, 2010. Kiểm soát nội bộ. TPHCM: Nhà xuất bản Phương Đông. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 - Con ngƣời: HTKSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, nó hoạt động theo suy nghĩ, hành động của họ.
Song, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi, hành động một cách nhất quán. Mỗi thành viên tham gia vào HTKSNB có những khả năng, kinh nghiệm, kiến thức, quyền hạn và trách nhiệm khác nhau. Vì vậy, để HTKSNB hoạt động hữu hiệu, mỗi nhân viên cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện của bản thân mình để đạt được mục tiêu của đơn vị. - Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối.
Do luôn tồn tại những nguyên nhân tiềm tàng có thể dẫn đến việc đưa ra các quyết định sai lầm, hoặc sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm dụng quyền hạn của nhà quản lý, tất cả những điều này đều có thể vượt qua khỏi HTKSNB. - Các mục tiêu: Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu cần đạt được, làm cơ sở để xác định các chiến lược thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung của toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận của đơn vị. Các mục tiêu này có thể được chia thành ba nhóm như sau: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.
+ Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà đơn vị cung cấp. + Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh sự tuân thủ các quy định và pháp luật. Xét về các bộ phận hợp thành, báo cáo COSO năm 1992 cho rằng, HTKSNB gồm có năm bộ phận như sau: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát. Môi trƣờng kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi cán bộ nhân viên trong toàn đơn vị.
Đây cũng là bộ phận đặt nền tảng cho các bộ phận còn lại của HTKSNB, nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm: Tính trung thực và các LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 giá trị đạo đức; Cam kết về năng lực; Hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán; Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý; Cơ cấu tổ chức; Phân định quyền hạn và trách nhiệm; Chính sách nhân sự. Tính trung thực và các giá trị đạo đức Tính trung thực và các giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng nhất vì nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của HTKSNB. Các quy định về tính trung thực và các giá trị đạo đức thể hiện điều mà nhà quản lý mong muốn.
Vì vậy, nhà quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hoá, thiết lập nền tảng đạo đức cho đơn vị. Tuy nhiên, muốn HTKSNB hoạt động có hiệu quả, nhà quản lý là người tiên phong làm gương, thực hiện đúng các chuẩn mực về đạo đức vẫn chưa đủ, bản thân mỗi nhân viên trong đơn vị cũng cần phải tuân thủ nghiêm túc các chuẩn mực này. Song, một thực tế phải thừa nhận rằng, việc xác lập các giá trị đạo đức thường gặp rất nhiều khó khăn bởi cần phải dung hoà lợi ích giữa các bên có liên quan gồm: lợi ích chung của đơn vị, của nhà quản lý, của toàn thể nhân viên, của khách hàng, nhà cung cấp và các đối thủ cạnh tranh. Khi xây dựng tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần quan tâm các vấn đề sau đây: - Áp lực và cơ hội: Các cá nhân trong đơn vị có thể liên quan đến các hành động phi đạo đức, bất hợp pháp hoặc không trung thực khi môi trường làm việc đem đến cho họ những áp lực và cơ hội để thực hiện điều đó.
+ Áp lực có thể dẫn đến những hành vi gian lận như: Các mục tiêu đưa ra là phi thực tế, đặc biệt là các mục tiêu ngắn hạn. Tiền thưởng dựa trên yêu cầu kết quả công việc quá cao. Cắt giảm hoặc tăng các khoản tiền thưởng một cách bất thường. + Các cơ hội có thể khiến nhân viên thực hiện hành vi gian lận: Thiếu các hoạt động kiểm soát thích hợp hoặc có nhưng chúng không hữu hiệu.
Mức độ phân quyền quá cao khiến nhà quản lý giảm đi mức độ giám sát đối với nhân viên cấp dưới. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động yếu kém, không có khả năng phát hiện và báo cáo kịp thời những sai phạm. Hội đồng quản trị hoạt động không hữu hiệu. Các biện pháp kỷ luật không được áp dụng nghiêm túc, vì vậy làm mất tác dụng răn đe.
Do đó, để xây dựng tính trung thực và các giá trị đạo đức, nhà quản lý đơn vị nên giảm thiểu những cơ hội và áp lực có thể dẫn đến khả năng các nhân viên thực hiện các hành vi gian lận. - Xây dựng và truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức: Bên cạnh những áp lực và cơ hội nêu trên, sự thiếu hiểu biết cũng là nguyên nhân dẫn đến việc phát sinh các sai phạm. Nhân viên có thể nhầm lẫn cho rằng việc làm của họ sẽ mang đến lợi ích cho đơn vị mà không ý thức được rằng đó là hành vi trái với chuẩn mực đạo đức của đơn vị. Vì vậy, không chỉ xây dựng các giá trị đạo đức mà cần phải truyền đạt, hướng dẫn để nhân viên có sự nhận thức rõ ràng trong cách ứng xử với công việc hằng ngày.
Cách thức truyền đạt các thông điệp về hành vi đạo đức có thể là: + Người quản lý gương mẫu để nhân viên noi theo. + Truyền đạt bằng văn bản về các giá trị đạo đức, các chuẩn mực về đạo đức đến nhân viên để họ hiểu được những gì mà tổ chức mong đợi. + Thiết lập và áp dụng nghiêm chỉnh các chế độ khen thưởng, kỷ luật cụ thể, tạo lập kênh tiếp nhận thông tin để khuyến khích nhân viên báo cáo về các sai phạm. Cam kết về năng lực Năng lực phản ánh kiến thức, kỹ năng cần thiết để nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Kiến thức và kỹ năng của mỗi nhân viên phụ thuộc vào sự thông minh, sự đào tạo và kinh nghiệm làm việc. Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu năng lực cho từng công việc và cụ thể hoá nó thành các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng. Từ đó, họ mới có cơ sở để tuyển dụng và phân công nhiệm vụ một cách hợp lý nhất. Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng đáng kể bởi Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của đơn vị, thực hiện các quyền và LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 nghĩa vụ theo qui định của pháp luật và điều lệ đã được thông qua. Uỷ ban kiểm toán bao gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị, không tham gia điều hành đơn vị, nhưng có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính. Vì vậy, Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán càng độc lập với BGĐ thì HTKSNB càng hữu hiệu.
