Tổng quan nghiên cứu

Kể từ khi Việt Nam chính thức gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) vào ngày 11 tháng 01 năm 2007, ngành dệt may trong nước đã đạt tốc độ tăng trưởng kim ngạch xuất khẩu bình quân trên 12% mỗi năm. Tuy nhiên, sự cạnh tranh gay gắt từ các thị trường quốc tế đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng cao năng lực quản trị nội bộ. Công ty Cổ phần May Phương Đông, tiền thân là Xí nghiệp May Phương Đông thành lập từ ngày 31 tháng 12 năm 1988 và chuyển đổi sang mô hình cổ phần theo Quyết định số 153/2004/QĐ-BCN ngày 16 tháng 11 năm 2004, là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng dệt may tại Thành phố Hồ Chí Minh với quy mô hơn 2.000 lao động.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ thực trạng quản lý tài chính tại công ty: dù quy mô sản xuất kinh doanh không ngừng mở rộng với 4 xí nghiệp may và mạng lưới phân phối nhãn hiệu thời trang F.HOUSE, hệ thống kế toán vẫn chủ yếu phục vụ mục đích lập báo cáo tài chính tổng thể mà chưa có cơ chế kế toán trách nhiệm để đo lường thành quả của từng cấp quản lý. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể là hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm, khảo sát và đánh giá toàn diện thực trạng công tác phân cấp quản lý tại Công ty Cổ phần May Phương Đông trong năm tài chính 2014, từ đó xây dựng mô hình tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm đồng bộ.

Phạm vi nghiên cứu được giới hạn tại Công ty Cổ phần May Phương Đông trong mốc thời gian năm 2014. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi cung cấp giải pháp kiểm soát độ lệch định mức chi phí nguyên vật liệu từ mức chênh lệch 3,5% đến 5,2% xuống dưới 1,5%, đồng thời nâng cao hiệu suất sinh lời trên tài sản hoạt động từ 8% lên mức mục tiêu 12% trong giai đoạn phát triển tiếp theo.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết kế toán trách nhiệm khởi xướng bởi John A. Higgins vào năm 1952, trong đó nhấn mạnh kế toán trách nhiệm là công cụ kiểm soát chi phí gắn liền với thẩm quyền của từng cá nhân phụ trách. Tiếp đó, nghiên cứu kết hợp quan điểm kế toán quản trị hiện đại của James R. Martin năm 1994, Charles T. Horngren và nhóm tác giả Anthony A. Atkinson nhằm phân cấp hệ thống tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm độc lập. Ngoài ra, mô hình Thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard - BSC) do Robert S. Kaplan và David P. Norton phát triển được tích hợp nhằm bổ sung các chỉ tiêu đánh giá phi tài chính bên cạnh thước đo tài chính truyền thống.

Khung lý thuyết vận dụng 5 khái niệm cốt lõi:

  1. Kế toán trách nhiệm: Hệ thống thu thập, xử lý và báo cáo thông tin tài chính lẫn phi tài chính theo từng cấp quản trị để kiểm soát chi phí, doanh thu và thành quả hoạt động.
  2. Trung tâm chi phí: Bộ phận chỉ phát sinh chi phí và chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế so với dự toán, bao gồm trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí linh hoạt.
  3. Trung tâm doanh thu: Đơn vị chịu trách nhiệm về sản lượng tiêu thụ và giá trị doanh thu tạo ra mà không trực tiếp kiểm soát giá vốn sản xuất.
  4. Trung tâm lợi nhuận: Bộ phận quản lý đồng thời cả doanh thu và chi phí phát sinh nhằm tối ưu hóa số dư đảm phí và lợi nhuận hoạt động.
  5. Trung tâm đầu tư: Cấp quản trị cao nhất có quyền phân bổ vốn và chịu trách nhiệm về tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI), lợi nhuận còn lại (RI) và giá trị kinh tế tăng thêm (EVA).

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm dữ liệu thứ cấp thu thập từ 5 bộ báo cáo tài chính đã kiểm toán, báo cáo giá thành sản phẩm, quyết toán ngân sách giai đoạn 2011 đến 2014 của Công ty Cổ phần May Phương Đông, kết hợp dữ liệu sơ cấp qua khảo sát thực địa. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 15 cán bộ quản lý chủ chốt, bao gồm Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, Giám đốc điều hành, Trưởng các phòng ban chức năng và Quản đốc 4 xí nghiệp may. Phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling) được lựa chọn vì các đối tượng này nắm giữ thẩm quyền trực tiếp trong việc lập dự toán, phê duyệt chi phí và vận hành bộ máy tác nghiệp.

Phương pháp phân tích chủ đạo là phân tích định tính kết hợp phân tích chênh lệch định mức chi phí (Variance Analysis) và phương pháp quy nạp logic. Lý do lựa chọn phương pháp này là nhằm bóc tách cấu trúc chi phí thành biến phí và định phí kiểm soát được, đối chiếu giữa lý luận kế toán quản trị chuẩn mực với thực tế phân cấp quản lý 5 tầng tại doanh nghiệp may mặc. Toàn bộ quy trình khảo sát, thu thập dữ liệu và xử lý thông tin được triển khai chặt chẽ trong khoảng thời gian từ tháng 01 năm 2014 đến tháng 11 năm 2014.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực trạng kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần May Phương Đông ghi nhận 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế toán đang áp dụng mô hình tập trung hoàn toàn với 100% nhân sự (10 vị trí kế toán chuyên môn) trực thuộc Phòng Tài chính Kế toán. Toàn bộ quy trình ghi nhận chứng từ được thực hiện trên phần mềm Fast Business 2010 chỉ nhằm phục vụ việc lập báo cáo tài chính nộp cơ quan thuế và cơ quan thống kê Nhà nước, hoàn toàn chưa có bộ phận chuyên trách kế toán quản trị hoặc kế toán trách nhiệm.

Thứ hai, công tác phân loại chi phí chưa đáp ứng yêu cầu kiểm soát. Toàn bộ chi phí sản xuất tại 4 xí nghiệp may thành viên (Xí nghiệp 1, 2, 3 và Xí nghiệp F.HOUSE) chỉ được tập hợp theo yếu tố chi phí toàn bộ mà không phân chia thành biến phí và định phí kiểm soát được. Giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng rất cao, dao động từ 82% đến 86% trên tổng doanh thu thuần, trong đó chi phí nguyên phụ liệu thực tế thường xuyên vượt định mức kỹ thuật từ 3,5% đến 5,2% mà không truy xuất được trách nhiệm cá nhân cụ thể.

Thứ ba, việc đo lường trung tâm doanh thu và lợi nhuận bị đánh đồng. Phòng Kinh doanh Nội địa phụ trách chuỗi cửa hàng thời trang F.HOUSE chỉ được giao chỉ tiêu doanh số gộp với mức tăng trưởng khoảng 15% mỗi năm, nhưng không được phân bổ báo cáo số dư đảm phí (chiếm tỷ lệ khoảng 24% trên doanh thu). Do đó, phòng ban này có xu hướng lạm dụng chính sách giảm giá và khuyến mãi để đạt doanh số mà bỏ qua hiệu quả lợi nhuận thuần cho công ty.

Thứ tư, công tác đánh giá hiệu quả vốn đầu tư chưa được chuẩn hóa. Các quyết định mua sắm máy móc thiết bị chuyên dùng ngành may trị giá hơn 45 tỷ đồng trong giai đoạn 2011-2014 chủ yếu dựa vào thời gian hoàn vốn ước tính, chưa áp dụng các chỉ tiêu hiện đại như ROI, RI hay EVA, làm giảm 3% đến 5% hiệu quả sinh lời tiềm năng của nguồn vốn chủ sở hữu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ lịch sử hình thành của công ty. Do có thời gian dài hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước trước khi cổ phần hóa năm 2005, tư duy quản lý vẫn mang nặng tính hành chính tập trung. Lãnh đạo các cấp thường chú trọng các chỉ tiêu tài chính ngắn hạn mang tính tổng hợp thay vì phân tích nguyên nhân gốc rễ phát sinh biến động chi phí ở từng công đoạn cắt, may, ủi và đóng gói.

Kết quả nghiên cứu này có sự tương đồng sâu sắc với các công trình nghiên cứu của Nguyễn Thị Kim Chung (2013) tại Công ty Cổ phần Vật liệu và Xây lắp Gia Lai và Lê Thị Mỹ (2013) tại Công ty Cổ phần CONSTREXIM. Điểm chung của các doanh nghiệp Việt Nam sau cổ phần hóa là tốc độ mở rộng sản xuất kinh doanh diễn ra nhanh hơn tốc độ đổi mới hệ thống kế toán quản trị nội bộ.

Về mặt trực quan hóa thông tin, việc ứng dụng kế toán trách nhiệm cho phép doanh nghiệp biểu diễn dữ liệu chi phí qua biểu đồ cột chồng so sánh biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung giữa định mức với thực tế tại từng xí nghiệp. Đồng thời, một bảng ma trận số dư đảm phí đa chiều cho từng dòng sản phẩm áo Polo, T-shirt và đơn hàng gia công xuất khẩu (FOB) sẽ giúp Ban Giám đốc nhận diện chính xác mặt hàng nào mang lại tỷ suất lợi nhuận cao nhất để tối ưu hóa kế hoạch sản xuất trong từng quý.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, 4 nhóm giải pháp chiến lược được đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty Cổ phần May Phương Đông:

Thứ nhất, tái cấu trúc hệ thống 4 trung tâm trách nhiệm gắn liền với thẩm quyền phân cấp quản trị. Cụ thể, định danh 4 xí nghiệp may và Phân xưởng Cắt thành các Trung tâm chi phí định mức; Phòng Hành chính Bảo vệ, Phòng Tổ chức Nhân sự thành Trung tâm chi phí tùy ý; Phòng Kế hoạch Thị trường thành Trung tâm doanh thu; Phòng Kinh doanh Nội địa thành Trung tâm lợi nhuận; Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc giữ vai trò Trung tâm đầu tư. Tổng Giám đốc phê duyệt quy chế phân cấp và hoàn thành chuyển đổi mô hình trong vòng 06 tháng đầu năm 2015.

Thứ hai, chuẩn hóa và ban hành hệ thống 5 mẫu báo cáo trách nhiệm định kỳ. Trọng tâm là thiết lập Báo cáo chi phí sản xuất định mức theo chuyền may và Báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí từng dòng sản phẩm. Mục tiêu kiểm soát mức tiêu hao phụ liệu dư thừa xuống dưới 1,5% và giảm 4% chi phí quản lý doanh nghiệp. Phòng Tài chính Kế toán chủ trì xây dựng biểu mẫu và đưa vào áp dụng từ Quý 2 năm 2015.

Thứ ba, nâng cấp phân hệ kế toán quản trị trên nền tảng phần mềm Fast Business 2010. Tự động hóa tính năng bóc tách biến phí, định phí và lập trình công thức tính toán tự động các chỉ tiêu ROI, RI, EVA cho từng quyết định mua sắm máy móc thiết bị cơ điện, hướng đến mục tiêu nâng cao tỷ suất sinh lời trên tài sản thêm 3% đến 5% mỗi năm. Bộ phận Công nghệ Thông tin phối hợp cùng Kế toán trưởng hoàn thành nâng cấp phần mềm trong thời hạn 90 ngày.

Thứ tư, kiện toàn tổ chức nhân sự và tổ chức các chương trình đào tạo nghiệp vụ. Tách riêng 02 nhân sự kế toán chuyên trách kế toán quản trị và kế toán trách nhiệm thuộc Phòng Tài chính Kế toán. Đồng thời, tổ chức 24 giờ đào tạo chuyên sâu về kỹ năng phân tích biến động chi phí cho đội ngũ quản đốc và cán bộ kế hoạch. Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự phối hợp cùng Kế toán trưởng triển khai thực hiện trong Quý 3 năm 2015.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo giá trị cho 4 nhóm đối tượng cụ thể sau:

  1. Ban Tổng Giám đốc và Nhà quản trị doanh nghiệp may mặc: Tài liệu cung cấp góc nhìn toàn diện về phương thức chuyển đổi từ cơ chế quản lý tập trung sang phân cấp quyền hạn rõ ràng, giúp kiểm soát chặt chẽ giá thành gia công và tối ưu hóa lợi nhuận cho từng xí nghiệp thành viên trong điều kiện cạnh tranh quốc tế.
  2. Kế toán trưởng và Chuyên viên kế toán quản trị: Luận văn cung cấp trọn bộ 5 khung báo cáo trách nhiệm tiêu chuẩn (từ Trung tâm chi phí định mức, Trung tâm chi phí tùy ý đến Trung tâm đầu tư) kèm phương pháp phân bổ chi phí và công thức tính toán các chỉ số ROI, EVA, có thể áp dụng trực tiếp vào thực tế doanh nghiệp sản xuất.
  3. Học viên cao học và Giảng viên khối ngành Kinh tế - Kế toán: Đây là công trình nghiên cứu điển hình kết hợp hài hòa giữa cơ sở lý thuyết hàn lâm quốc tế và dữ liệu thực chứng sống động tại một doanh nghiệp cổ phần hóa của Tập đoàn Dệt may Việt Nam, phục vụ đắc lực cho công tác giảng dạy và phát triển đề tài nghiên cứu chuyên sâu.
  4. Chuyên gia tư vấn tái cấu trúc và Quản trị doanh nghiệp: Luận văn cung cấp khung tham chiếu thực tiễn về lộ trình triển khai hệ thống thông tin quản lý nội bộ, giúp các đơn vị tư vấn thiết kế giải pháp đo lường thành quả gắn kết giữa chỉ số tài chính và các mục tiêu phi tài chính theo mô hình Thẻ điểm cân bằng.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao Công ty Cổ phần May Phương Đông phải tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm thay vì chỉ dùng kế toán tài chính? Kế toán tài chính chỉ phản ánh số liệu tổng hợp quá khứ phục vụ cơ quan quản lý bên ngoài, không thể bóc tách nguyên nhân gây lãng phí chi phí. Kế toán trách nhiệm giúp phân định rõ thẩm quyền kiểm soát tại 4 xí nghiệp may, từ đó kiểm soát tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu từ mức 5,2% về mức định mức kỹ thuật dưới 1,5%.

Trung tâm chi phí tại các xí nghiệp may được đo lường bằng những chỉ số cụ thể nào? Xí nghiệp may được phân loại là trung tâm chi phí định mức, đo lường thông qua:

  1. Mức chênh lệch chi phí nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp giữa thực tế và định mức.
  2. Tỷ lệ chi phí sản xuất trên tổng giá trị thành phẩm nhập kho theo từng lô hàng FOB hoặc gia công nội địa.

Việc tính toán chỉ số ROI và EVA có ý nghĩa gì đối với Hội đồng Quản trị công ty? Các chỉ số này giúp Hội đồng Quản trị đo lường chính xác hiệu quả sinh lời của hơn 45 tỷ đồng vốn đầu tư vào máy móc thiết bị mới. Chỉ số EVA phản ánh giá trị thặng dư kinh tế sau khi đã trừ đi chi phí sử dụng vốn bình quân (WACC), đảm bảo mọi quyết định đầu tư đều gia tăng tài sản thực tế cho cổ đông.

Doanh nghiệp có cần thay mới toàn bộ phần mềm kế toán Fast Business 2010 đang dùng không? Không cần thay thế toàn bộ hệ thống để tránh lãng phí chi phí đầu tư. Công ty chỉ cần ký hợp đồng nâng cấp module kế toán quản trị và lập trình thêm các mẫu báo cáo trách nhiệm tự động, giúp tiết kiệm khoảng 70% ngân sách so với việc mua sắm một hệ thống phần mềm ERP mới hoàn toàn.

Thách thức lớn nhất khi triển khai kế toán trách nhiệm tại doanh nghiệp may mặc là gì? Rào cản lớn nhất là thói quen làm việc hành chính của đội ngũ quản lý cấp trung và tâm lý ngại chịu trách nhiệm cá nhân về biến động chi phí. Giải pháp then chốt là thực hiện 24 giờ đào tạo nội bộ kết hợp xây dựng quy chế khen thưởng minh bạch gắn liền với thành quả tiết kiệm chi phí của từng xí nghiệp.

Kết luận

Luận văn đã giải quyết trọn vẹn yêu cầu cấp bách về quản trị nội bộ tại Công ty Cổ phần May Phương Đông thông qua 5 kết quả cốt lõi:

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh khung lý thuyết kế toán trách nhiệm và các công cụ đo lường tài chính hiện đại gồm ROI, RI và EVA.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản lý tài chính và chỉ rõ những điểm nghẽn của mô hình kế toán tập trung tại công ty trong năm 2014.
  • Thiết lập thành công mô hình tái cơ cấu 4 trung tâm trách nhiệm gắn liền với cấu trúc tổ chức 5 cấp quản trị.
  • Chuẩn hóa hệ thống 5 biểu mẫu báo cáo trách nhiệm định kỳ, tạo cơ sở đo lường chính xác thành quả hoạt động từ cấp tổ chuyền may đến Ban Giám đốc.
  • Xây dựng lộ trình thực thi chi tiết kéo dài từ đầu năm 2015 đến hết Quý 3 năm 2015 với phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng ban.

Đóng góp lớn nhất của công trình là cung cấp một giải pháp quản trị chi phí mang tính thực chiến cao, giúp doanh nghiệp dệt may kiểm soát lãng phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập quốc tế. Các nhà quản trị và chuyên viên kế toán quan tâm có thể áp dụng ngay mô hình này để hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại đơn vị mình.