Chương 1. Tổng quan về dự toán ngân sách 1. Vai trò của dự toán ngân sách 1. Định nghĩa dự toán ngân sách Định nghĩa 1: Một dự toán là một kế hoạch chi tiết cho tương lai mà thường xuyên dùng để diễn đạt trong thời kỳ cân đối số lượng.
Các cá nhân đôi khi tạo ra dự toán gia đình để cân bằng thu nhập và chi phí cho thức ăn, mặc, ở và đôi khi cho cả việc tiết kiệm. Một lần dự toán được thiết lập, chi tiêu thật sự sẽ được so sánh với dự toán ngân sách ban đầu để chắc chắn rằng kế hoạch đang được theo đúng hướng. Định nghĩa 2: Một dự toán là sự diễn đạt số lượng của dòng tiền kế hoạch vào và ra mà chỉ ra liệu hoạt động hiện tại và kế hoạch kinh doanh có đạt mục tiêu tài chính của tổ chức. Như vậy, dự toán là một kế hoạch tài chính dùng để hoạch định và kiểm soát dòng tài chính của doanh nghiệp.
Vai trò của dự toán Dự toán ngân sách có những vai trò rất quan trọng như sau: Dự toán thông tin với những kế hoạch quản lý xuyên suốt tổ chức theo thời kỳ thực hiện dự toán. Dự toán thúc đẩy những nhà quản lý nghĩ về và kế hoạch cho tương lai. Nếu thiếu lập dự toán, nhiều nhà quản lý sẽ trải qua tất cả thời gian của họ để giải quyết những vấn đề cấp bách hàng ngày. Quá trình dự toán cung cấp một sự phân bổ nguồn lực đến những thành phần của tổ chức nơi mà chúng có thể được sử dụng hiệu quả nhất.
Quá trình dự toán không thể bao phủ những sự bế tắc tiềm ẩn trước khi chúng diễn ra. Tuy nhiên khi lập dự toán, trong một số trường hợp nhà quản lý có thể nhận ra những bế tắc và rủi ro tiềm tàng trong hoạt động. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2 Dự toán phối hợp với các hoạt động của toàn bộ tổ chức bằng việc hợp nhất các kế hoạch của các thành phần khác nhau. Dự toán giúp đỡ để chắc chắn rằng mọi người trong tổ chức được kéo về một hướng.
Dự toán chỉ rõ mục đích và mục tiêu có thể được phục vụ như là một điểm chuẩn cho kết quả hoạt động thường xuyên. Chiến lược, kế hoạch dài hạn và dự toán ngân sách 1. Sự quan trọng của chiến lược trong lập dự toán Một chiến lược của công ty là một con đường mà công ty lựa chọn cho việc đạt được một mục tiêu và sứ mệnh dài hạn. Sự quan trọng của chiến lược trong việc lập kế hoạch và lập dự toán không thể không nhấn mạnh quá mức.
Tổ chức thường quá kiểm tra lại dự toán cho một thời kỳ sắp tới như là sự tiếp theo của dự toán cho kỳ hiện tại với thiếu một sự kiểm tra cao nhất mà liên kết với dự toán đến nổi mà không liên kết với chiến lược của họ. Một dự toán nên bắt đầu với sự rà soát lại cẩn thận và nghiên cứu chiến lược của một tổ chức. Mục tiêu là xây dựng được một dự toán mà đạt được mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Bằng việc không phụ thuộc vào chiến lược mục tiêu của tổ chức, một tổ chức không thể có đầy đủ những thế mạnh và thuận lợi của cơ hội.
Bỏ qua kế hoạch chiến lược có thể là kết quả của việc không lập dự toán cho quá trình một cách tương xứng và sự chủ động là sự quan trọng để đạt được kết quả bên cạnh hoạt động nhận và điền đầy đủ vào đơn đặt hàng hàng ngày. Sự tính toán của chiến lược Một câu chuyện thành công của nhiều tổ chức là câu chuyện của việc tính toán chiến lược tốt. Tính toán cho một dự toán bắt đầu bằng việc phân tích các yếu tố bên ngoài và đánh giá không gian bên trong. Kiểm tra yếu tố bên ngoài xung quanh một tổ chức như là kinh tế, chính trị, quy định, xã hội, môi trường, và đối thủ cạnh tranh, giúp đỡ tổ chức nhận ra những cơ hội, giới hạn và những nguy cơ.
Cơ hội sẽ tồn tại suốt thời kỳ bùng nổ kinh tế có thể về căn bản khác với những vấn đề tồn tại khác trong những lần khác. Các tình huống và quy định chính trị xác định tốt nhất kiểu hành động cho công LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3 ty và tổ chức. Đánh giá năng lực tiềm tàng nội bộ của một tổ chức (ví dụ sức mạnh và năng lực của nhà quản lý, cấu trúc, tinh thần, và văn hóa của tổ chức) có thể giúp cho tổ chức nhận ra sức mạnh, điểm yếu và lợi thế cạnh tranh.1 cho thấy chiến lược phát triển sản phẩm của một công ty.1: Đánh giá, phân tích các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp Phân tích các yếu Đánh giá khả tố bên ngoài năng bên trong Kinh tế Chính trị Tài chính Kỹ thuật Sự quản lý Luật pháp Cơ cấu tổ chức Xã hội Đạo đức Môi trường cạnh Văn hóa tranh Nhận ra cơ hội, giới Nhận ra điểm hạn và rủi ro mạnh, điểm yếu và lợi thế cạnh tranh Kết nối cơ hội với điểm mạnh và lợi thế cạnh tranh của công ty Đưa ra mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn. (Nguồn: Có được sự phân tích các yếu tố nội bộ của tổ chức Blocher và có et.
al, đánh tính huống 2010,giá trang nội368) bộ, nhà quản lý có thể kết nối các cơ hội với các thế mạnh và lợi thế cạnh tranh của tổ chức để xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức và mục tiêu dài hạn. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn Một tổ chức thường thể hiện mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn trong vốn và dự toán. Chiến lược cung cấp một hệ thống mà kế hoạch dài hạn được phát triển.
Kế hoạch dài hạn của một tổ chức xác định hành động phải thực hiện từ 5 đến 10 năm để đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức. Mục tiêu dài hạn của một tổ chức thường đòi hỏi dự toán vốn, là một tiến trình cho sự đánh giá, lựa chọn, tài chính cho một dự án như mua một thiết bị mới, xây dựng một nhà máy mới, hoặc sản xuất thêm một sản phẩm mới. Dự toán vốn được lập ra để mang về một khả năng của tổ chức trong mối quan hệ với nhu cầu kế hoạch dài hạn và dự báo doanh số bán dài hạn. Sự lớn mạnh của một tổ chức là kết quả của đầu tư vốn được thực hiện trong kỳ dự toán trước đó.
Mục tiêu và mục đích chiến lược của một tổ chức được thực hiện thông qua sự hội tụ của các dự án và các xí nghiệp. Theo một cách khác, điều này tạo ra giá trị cho một tổ chức. Như vậy, nó thì quan trọng với tiến trình dự toán thường niên của một tổ chức, đưa ra sự nổi bật cho sự phân loại riêng chi phí vốn dự toán: chi phí dự toán chiến lược, bao gồm cả những vấn đề liên quan đến sự tồn tại. Bởi vì quá nhiều chi phí dẫn đến giá trị dài hạn được tạo ra và lợi thế cạnh tranh bị suy giảm, điều này thì quan trọng đến mức mà chúng có thể được nhận dạng một cách rõ ràng để mở rộng khả năng bảo vệ tổ chức khỏi nguy cơ phá sản.
Thông thường, nhiều khoản dự toán bị giam ở những tài khoản sổ cái và vì thế cần cắt giảm, có thể là cắt giảm toàn bộ. Kết quả tài chính ngắn hạn sẽ rơi xuống thấp hơn mong đợi, và kết quả cần cắt giảm chi tiêu. Mục tiêu ngắn hạn và dự toán ngân sách Mục tiêu ngắn hạn là mục tiêu cho kỳ sắp tới, có thể là một tháng, một quý, một năm, hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào được thiết kế bởi tổ chức cho mục tiêu kế hoạch. Một tổ chức xác định mục tiêu ngắn hạn cho một thời kỳ dự toán dựa trên mục tiêu chiến lược, kế hoạch và mục tiêu dài hạn, kết quả hoạt động của kỳ trước, mong đợi của hoạt động tương lai và các yếu tố môi trường bao gồm kinh tế, công nghiệp và điều kiện LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Những mục tiêu này phục vụ như là sự cơ bản của lập dự toán ngân sách cho một thời kỳ. Một dự toán biến thành mục tiêu ngắn hạn của một tổ chức qua những bước hành động. Một dự toán ngân sách liên hệ với sự hoạt động của một tổ chức và kế hoạch tài chính cho kỳ dự toán sắp đến.2 mô tả mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược, mục tiêu ngắn hạn, kế hoạch ngắn hạn, dự toán ngân sách, hoạt động và quản lý. Dự toán ngân sách cũng là một bảng tóm tắt tài chính tổng hợp của dự toán một tổ chức.
Theo cách hiểu thông thường, nó bao gồm cả dự toán hoạt động và dự toán tài chính. Dự toán hoạt động là kế hoạch mà nó được xác định nguồn lực cần để xúc tiến quá trình chiến lược, thực hiện các hoạt động dự toán như là bán hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất, mua hàng, quảng cáo tiếp thị, nghiên cứu, phát triển, và sự mua lại của những nguồn lực. Cho một nhà sản xuất, dự toán hoạt động bao gồm sản xuất, mua nguyên vật liệu, cá nhân và dự toán tiếp thị quảng cáo. Mô hình dự toán hoạt động lên đến cực điểm trong một báo cáo thu nhập.
Dự toán tài chính xác định nguồn lực, sử dụng quỹ cho dự toán hoạt động bao gồm tiến trình và sự bắt đầu chiến lược. Dự toán tài chính bao gồm dự toán tiền, tình trạng dự toán dòng tiền, bảng cân đối dự toán, và chi phí vốn dự toán (bao gồm chi phí chiến lược). Quá trình lập dự toán Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược, mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Mục tiêu chiến lược Mục tiêu dài hạn Kế hoạch dài hạn Dự toán vốn ( bao gồm chi phí chiến lược) Mục tiêu ngắn hạn Dự toán ngân sách Kiểm soát, điều khiển Hoạt động (Nguồn: Blocher et. al, 2010, trang 369) Quá trình dự toán truyền thống có thể sắp xếp từ tiến trình không khuôn khổ mà các công ty nhỏ sử dụng, nó chỉ mất vài ngày hoặc vài tuần để hoàn thành đến mức chi tiết, tiến trình dài của công ty lớn hoặc chính phủ có thể kéo dài rất nhiều tháng từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.