Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ chế thị trường, mục đích cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này, biện pháp trọng tâm là tìm kiếm con đường hạ giá thành sản phẩm và tiết kiệm chi phí sản xuất. Trong cơ cấu chi phí sản xuất tại các doanh nghiệp công nghiệp và xây lắp, chi phí nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) thường chiếm tỷ trọng lớn nhất và là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể công trình, sản phẩm mới. Do đó, việc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến khâu sử dụng là yêu cầu thiết yếu trong quản trị doanh nghiệp.

Đối với ngành xây dựng cơ bản (XDCB) – ngành mũi nhọn tạo ra tài sản cố định cho nền kinh tế, thực tiễn đầu tư thời kỳ này còn bộc lộ nhiều hạn chế như đầu tư dàn trải, công trình dở dang kéo dài, thất thoát vốn và lãng phí vật tư. Do chủng loại vật liệu và CCDC trong xây lắp rất đa dạng, đơn vị tính phức tạp, địa điểm thi công phân tán ngoài trời và không phải loại vật liệu nào cũng có thể bảo quản trong kho, công tác hạch toán và quản lý vật tư đặt ra nhiều thách thức lớn. Việc tổ chức hạch toán chính xác tình hình biến động vật tư là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, ngăn chặn thất thoát và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Từ thực tiễn thực tập tại Công ty TNHH Thành Đạt – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng tại tỉnh Hà Giang, tác giả Trần Thị Phương Thảo đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất, xây lắp.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán NVL và CCDC tại Công ty TNHH Thành Đạt.
  3. Đề xuất các ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL và CCDC tại công ty, phù hợp với đặc thù quản lý và thi công xây lắp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Công ty TNHH Thành Đạt (trụ sở tại số 391 đường Nguyễn Thái Học, thị xã Hà Giang, tỉnh Hà Giang).
    • Thời gian: Giai đoạn từ khi thành lập công ty (tháng 10 năm 2000) đến giai đoạn thực tập năm 2002.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của chuyên đề dựa trên Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Tác giả hệ thống hóa các khái niệm, nguyên tắc và phương pháp chuyên môn bao gồm:

  • Khái niệm và phân loại đối tượng:
    • Nguyên vật liệu: Là đối tượng lao động, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Phân loại theo công dụng kinh tế gồm: nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị XDCB và vật liệu khác; phân loại theo nguồn hình thành gồm mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh/cổ phần.
    • Công cụ dụng cụ: Là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị hoặc thời gian sử dụng để xếp vào tài sản cố định (như lán trại tạm thời, giàn giáo, cốp pha gá lắp chuyên dùng, bao bì luân chuyển, đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ, bảo hộ lao động). CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu nhưng giá trị bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí.
  • Nguyên tắc đánh giá vật tư: Đánh giá theo giá thực tế (giá gốc). Giá trị nhập kho đối với hàng mua ngoài bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn (không có thuế giá trị gia tăng đối với phương pháp khấu trừ hoặc bao gồm thuế GTGT đối với phương pháp trực tiếp) cộng các chi phí thu mua thực tế (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bến bãi, bảo hiểm) trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). Giá trị xuất kho được tính toán theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, Nhập sau - Xuất trước (LIFO), Giá thực tế đích danh, hoặc Nhập trước - Xuất trước (FIFO) kết hợp hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.
  • Hình thức tổ chức sổ kế toán: Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Nhật ký chung.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết: Phương pháp Thẻ song song, Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển và Phương pháp Sổ số dư.
  • Phương pháp hạch toán tổng hợp: Phương pháp Kê khai thường xuyên và Phương pháp Kiểm kê định kỳ.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm: phương pháp quan sát thực tế tại hiện trường và phòng ban; phương pháp thu thập và nghiên cứu chứng từ, sổ sách kế toán; phương pháp phân tích, tổng hợp số liệu; phương pháp đối chiếu và sơ đồ hóa quy trình luân chuyển thông tin kinh tế.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là các hồ sơ pháp lý thành lập doanh nghiệp, hệ thống chứng từ kế toán ban đầu (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn), sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo nội bộ của Công ty TNHH Thành Đạt.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Những vấn đề cơ bản về công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất

Chương này tập trung làm rõ lý luận hạch toán kế toán NVL và CCDC theo quy định của chế độ kế toán hiện hành:

1. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng

Theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT và Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT, hệ thống biểu mẫu thống nhất gồm:

  • Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)
  • Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT hoặc Mẫu C21-H)
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT)
  • Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT)
  • Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05-VT)
  • Thẻ kho (Mẫu 06-VT)
  • Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT)
  • Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08-VT)
  • Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02-BH)

2. So sánh các phương pháp hạch toán chi tiết vật tư

Phương pháp Trình tự ghi chép tại Kho Trình tự ghi chép tại Phòng Kế toán Ưu điểm Nhược điểm Điều kiện áp dụng
Thẻ song song Thủ kho dùng Thẻ kho theo dõi về số lượng hàng ngày; định kỳ (3-5 ngày) chuyển chứng từ về phòng kế toán. Mở thẻ/sổ kế toán chi tiết theo dõi cả số lượng và giá trị; ghi chép theo từng chứng từ phát sinh; cuối tháng lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn để đối chiếu Thẻ kho. Đơn giản, dễ thực hiện, dễ kiểm tra, đối chiếu phát hiện sai sót. Khối lượng ghi chép trùng lặp giữa kho và kế toán; hạn chế tính kịp thời trong quản trị nếu danh mục vật tư quá lớn. Doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, số lượng nghiệp vụ nhập xuất không quá nhiều.
Sổ đối chiếu luân chuyển Thủ kho ghi Thẻ kho theo số lượng hàng ngày như phương pháp Thẻ song song; định kỳ chuyển chứng từ về kế toán. Kế toán phân loại chứng từ, lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất. Cuối tháng tổng hợp số liệu để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển (mỗi tháng ghi 1 lần). Giảm bớt khối lượng ghi chép hàng ngày cho nhân viên kế toán. Vẫn còn trùng lặp chỉ tiêu hiện vật; công tác kiểm tra, đối chiếu dồn vào cuối tháng nên thiếu tính thường xuyên. Doanh nghiệp có quy mô vừa, chủng loại vật tư không nhiều, nghiệp vụ phát sinh không thường xuyên.
Sổ số dư Hàng ngày ghi Thẻ kho về số lượng; lập Phiếu giao nhận chứng từ theo nhóm vật tư gửi kế toán; cuối tháng ghi số tồn kho vào Sổ số dư. Kế toán tính tiền trên chứng từ, ghi Bảng lũy kế nhập/xuất theo nhóm; cuối tháng lập Bảng tổng hợp N-X-T và kiểm tra, tính thành tiền trên Sổ số dư do thủ kho chuyển sang. Giảm tối đa việc ghi chép trùng lặp; phân công lao động kế toán khoa học; kiểm soát chặt chẽ theo nhóm giá trị. Chỉ theo dõi chi tiết về mặt giá trị theo nhóm tại phòng kế toán, khó phát hiện biến động chi tiết của từng thứ vật tư khi đối chiếu sai lệch. Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra liên tục, trình độ quản lý cao.

3. Hệ thống tài khoản hạch toán tổng hợp

  • Phương pháp Kê khai thường xuyên:
    • Tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu": Tài khoản tài sản, phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm. Có 5 tài khoản cấp II gồm: TK 1521 (Nguyên liệu, vật liệu chính), TK 1523 (Nhiên liệu), TK 1524 (Phụ tùng thay thế), TK 1526 (Thiết bị XDCB), TK 1528 (Vật liệu khác).
    • Tài khoản 153 "Công cụ, dụng cụ": Có 3 tài khoản cấp II gồm: TK 1531 (Công cụ, dụng cụ), TK 1532 (Bao bì luân chuyển), TK 1533 (Đồ dùng cho thuê).
    • Các tài khoản phối hợp: TK 151 (Hàng mua đang đi đường), TK 159 (Dự phòng giảm giá hàng tồn kho), TK 331 (Phải trả cho người bán), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp), TK 623 (Chi phí sử dụng máy thi công), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 641, TK 642, TK 142.
  • Phương pháp Kiểm kê định kỳ: Không theo dõi nhập xuất liên tục trên TK 152, 153 mà kết chuyển số dư đầu kỳ và cuối kỳ qua Tài khoản 611 "Mua hàng" (gồm TK 6111 - Mua nguyên vật liệu và TK 6112 - Mua hàng hóa) để xác định trị giá vật liệu xuất dùng trong kỳ.

Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thành Đạt

1. Quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức

Công ty TNHH Thành Đạt là doanh nghiệp ngoài quốc doanh trực thuộc UBND tỉnh Hà Giang, chịu sự quản lý chuyên ngành của Sở Xây dựng tỉnh Hà Giang. Doanh nghiệp thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 10 năm 2000 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1002.00014 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Giang cấp ngày 11/09/2000.

  • Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (3 tỷ đồng).
  • Trụ sở chính: Số 391 đường Nguyễn Thái Học, thị xã Hà Giang.
  • Lĩnh vực hoạt động:
    • Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp;
    • Xây dựng các công trình giao thông cầu đường;
    • Xây dựng thủy lợi, đập chắn nước, cấp nước sinh hoạt;
    • Lắp đặt điện nước, trang trí nội thất và gia công cơ khí.
  • Quy mô hoạt động: Từ khi thành lập đến thời điểm nghiên cứu, công ty đã tổ chức thi công gần 100 công trình và hạng mục công trình.

2. Cơ cấu nhân sự và tổ chức bộ máy

  • Tổng số lao động: 218 người, trong đó cán bộ quản lý là 21 người.
    • Trình độ đại học: 8 người;
    • Trình độ cao đẳng và trung cấp: 30 người;
    • Công nhân kỹ thuật: 45 người;
    • Lao động đã qua đào tạo nghề: 45 người;
    • Số còn lại là lao động phổ thông chưa qua đào tạo.
  • Bộ máy quản trị và sản xuất: Gồm Ban Giám đốc, Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật, Phòng Kế toán Tài vụ, 5 Đội xây lắp trực tiếp (Đội số 1 đến số 5) và 1 Xưởng cơ khí.
  • Bộ máy kế toán: Gồm 5 nhân sự được phân công theo phần hành: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán, Kế toán vật tư, Thủ quỹ, đồng thời kết nối với nhân viên kế toán tại các đội sản xuất.

3. Đặc điểm quy trình sản xuất và tổ chức hạch toán vật tư

Quy trình sản xuất ngành xây dựng mang tính đơn chiếc, địa điểm thi công cố định ngoài hiện trường, chịu tác động trực tiếp của điều kiện tự nhiên, địa hình và thời tiết tại Hà Giang. Quy trình cung ứng và thi công diễn ra qua các giai đoạn:

  1. Trúng thầu công trình.
  2. Phòng Kế hoạch Kỹ thuật căn cứ thiết kế và dự toán được bên A (chủ đầu tư) duyệt để bóc tách khối lượng vật tư, thiết bị cần dùng.
  3. Phòng Vật tư/Cơ điện thực hiện mua sắm, tập kết vật liệu và máy móc bàn giao cho các đội thi công.
  4. Đội xây lắp tổ chức thi công tại hiện trường.
  5. Nghiệm thu nội bộ và bàn giao công trình hoàn thành cho chủ đầu tư.

Tại công ty, chứng từ kế toán nhập xuất vật tư được lập trên cơ sở hóa đơn người bán và phiếu điều động vật tư ra công trường. Công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp được thực hiện nhằm theo dõi luân chuyển vật liệu cho từng công trình cụ thể.

Chương III: Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thành Đạt

Trên cơ sở phân tích thực trạng hạch toán và điều kiện quản lý tại một doanh nghiệp xây lắp trên địa bàn miền núi, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp:

  • Hoàn thiện công tác lập và luân chuyển chứng từ: Chuẩn hóa việc ghi chép các chỉ tiêu trên Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho (đặc biệt là quy định rõ địa điểm giao nhận tại kho trung tâm hay giao thẳng ra chân công trình); quy định thời hạn nộp chứng từ từ các đội thi công về phòng kế toán để tránh tình trạng dồn tích chứng từ cuối tháng.
  • Hoàn thiện phương pháp hạch toán chi tiết: Lựa chọn và duy trì phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp với điều kiện phân tán của các đội xây lắp; kết hợp chặt chẽ việc đối chiếu giữa số liệu ghi chép hiện vật của thủ kho/cán bộ quản lý đội với sổ sách giá trị của kế toán vật tư.
  • Quản lý và kiểm soát định mức tiêu hao vật liệu: Tăng cường kiểm tra việc xuất dùng vật tư theo định mức kinh tế kỹ thuật của từng hạng mục công trình; xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, mất phẩm chất vật liệu do ảnh hưởng của thời tiết vùng cao.
  • Nâng cao năng lực bộ máy kế toán và áp dụng công cụ hỗ trợ: Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên kế toán công trường, từng bước ứng dụng máy tính vào xử lý số liệu kế toán vật tư nhằm giảm tải khối lượng ghi chép thủ công.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa cơ sở lý luận: Phân tích chi tiết quy trình hạch toán kế toán NVL và CCDC theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT và Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT; làm rõ sự khác biệt giữa hai phương pháp hạch toán tổng hợp (Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ) cũng như ba phương pháp hạch toán chi tiết (Thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư).
  • Phản ánh thực tế tại doanh nghiệp địa phương: Cung cấp bức tranh thực trạng về tổ chức sản xuất, bộ máy nhân sự (218 lao động) và mô hình kế toán (5 nhân sự) tại Công ty TNHH Thành Đạt – một doanh nghiệp xây dựng ngoài quốc doanh tại tỉnh Hà Giang trong giai đoạn đầu thành lập (2000 - 2002).
  • Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Các giải pháp đưa ra bám sát đặc điểm thi công xây lắp phân tán, sản phẩm đơn chiếc, giúp tăng cường kiểm soát chi phí vật tư và hạn chế thất thoát vốn trong thi công.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Chuyên đề giới hạn phạm vi khảo sát tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Thành Đạt) trong giai đoạn đầu mới thành lập; số liệu phân tích dựa trên hệ thống văn bản kế toán cũ (QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT). Kinh nghiệm thực tế của tác giả trong thời gian thực tập còn hạn chế.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp toàn diện; nghiên cứu ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng trong quản lý vật tư xây dựng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về đề tài hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc kế toán chi phí trong doanh nghiệp xây lắp.
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý vật tư tại các doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và nhỏ tham khảo mô hình tổ chức luân chuyển chứng từ và sổ kế toán vật tư.
  • Phần so sánh ba phương pháp kế toán chi tiết (Thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư) và hệ thống sơ đồ tài khoản kế toán tổng hợp có giá trị sư phạm và hệ thống hóa cao.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự và mô hình phòng kế toán tại Công ty TNHH Thành Đạt được tổ chức như thế nào?

Công ty có tổng số 218 cán bộ công nhân viên, trong đó có 21 nhân viên quản lý (8 người trình độ đại học, 30 cao đẳng/trung cấp, 45 công nhân kỹ thuật, 45 lao động qua đào tạo nghề). Phòng Kế toán Tài vụ gồm 5 người với các vị trí: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán, Kế toán vật tư và Thủ quỹ, kết nối với mạng lưới kế toán tại 5 đội xây lắp và 1 xưởng cơ khí.

2. Chuyên đề căn cứ vào các văn bản pháp lý kế toán nào để xây dựng cơ sở lý luận?

Chuyên đề căn cứ vào Chế độ chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 của Bộ Tài chính quy định về hệ thống chứng từ, sổ sách và tài khoản kế toán doanh nghiệp.

3. Đặc thù ngành xây dựng cơ bản ảnh hưởng như thế nào đến công tác hạch toán vật tư tại doanh nghiệp?

Sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công kéo dài và cố định tại nơi sản xuất. Do đó, máy móc, vật tư và nhân công phải di chuyển theo địa điểm thi công, chịu ảnh hưởng trực tiếp của địa hình và thời tiết (nhất là địa bàn miền núi Hà Giang). Điều này khiến công tác bảo quản, cấp phát và ghi chép chứng từ vật tư ngoài hiện trường trở nên phức tạp hơn các ngành sản xuất thông thường.

4. Trong phương pháp Thẻ song song, việc phân công ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán diễn ra như thế nào?

Thủ kho theo dõi vật tư về mặt số lượng hàng ngày trên Thẻ kho, định kỳ (3-5 ngày) chuyển chứng từ nhập/xuất về phòng kế toán. Phòng kế toán mở Sổ/Thẻ kế toán chi tiết để theo dõi cả về số lượng và giá trị theo từng danh điểm vật tư, cuối tháng tổng hợp số liệu để lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn và đối chiếu trực tiếp với Thẻ kho của thủ kho.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Phương Thảo đã hệ thống hóa toàn diện lý luận hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất theo chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT. Nghiên cứu đã mô tả chi tiết quy trình sản xuất, cơ cấu tổ chức nhân sự và thực tế hạch toán vật tư tại Công ty TNHH Thành Đạt (Hà Giang). Các đề xuất được đưa ra tập trung vào hoàn thiện luân chuyển chứng từ, kiểm soát định mức tiêu hao và tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với đặc thù thi công xây lắp phân tán.