Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh, nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định đến năng lực vận hành và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để duy trì bộ máy hoạt động ổn định và đáp ứng các mục tiêu kinh doanh, việc thiết lập một quy trình tuyển dụng khoa học nhằm thu hút, lựa chọn đúng nhân sự có năng lực chuyên môn và khả năng gắn bó lâu dài là yêu cầu cấp thiết. Tuy nhiên, việc áp dụng lý thuyết tuyển dụng vào thực tế hoạt động của từng loại hình doanh nghiệp thường gặp nhiều rào cản do áp lực biến động lao động, chi phí vận hành và tính chất đặc thù của ngành nghề.

Công ty TNHH Oh!Vacation là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nghỉ dưỡng và sở hữu kỳ nghỉ ("Family Vacation - Timeshare"). Dù thị trường lao động dồi dào, doanh nghiệp vẫn gặp nhiều trở ngại trong việc thu hút ứng viên một cách hiệu quả và triệt để, đặc biệt tại các bộ phận kinh doanh trực tiếp. Trước thực trạng đó, tác giả Mai Văn Hòa đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản lý Công nghiệp tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh với đề tài: "Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Oh!Vacation".

Mục tiêu nghiên cứu: Mục tiêu nghiên cứu bao gồm tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Oh!Vacation; làm rõ các ưu điểm và hạn chế còn tồn tại; trên cơ sở đó đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng quy trình tuyển dụng của đơn vị.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa các cơ sở lý luận cơ bản về nguồn nhân lực, công tác tuyển dụng, quy trình tuyển dụng và các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp.
  2. Giới thiệu tổng quan về tổ chức bộ máy, chức năng hoạt động và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Oh!Vacation.
  3. Phân tích thực trạng cơ cấu lao động và thực tiễn triển khai công tác tuyển dụng giai đoạn 2019 - 2021, tập trung vào kết quả đáp ứng kế hoạch, nguồn tuyển và chi phí tuyển dụng.
  4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong công tác tuyển dụng của công ty.
  5. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm củng cố quy trình, tối ưu kênh tuyển mộ và nâng cấp công cụ tuyển dụng phục vụ định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tuyển dụng nhân sự của Công ty TNHH Oh!Vacation.
  • Phạm vi không gian: Trụ sở và các văn phòng đại diện của Công ty TNHH Oh!Vacation tại TP. Hồ Chí Minh (Văn phòng Tòa nhà NowZone, Quận 1 và Tòa nhà Hà Phan, Quận Phú Nhuận).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2021.
  • Phạm vi nội dung: Khóa luận tập trung nghiên cứu chuyên sâu về quy trình tuyển dụng đối với hai vị trí chức danh có biến động lao động lớn nhất tại công ty là Tele-Marketing (Tổng đài viên sự kiện/du lịch) và Sale (Nhân viên kinh doanh/Tư vấn viên du lịch).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên việc tiếp cận có hệ thống các lý thuyết quản trị nguồn nhân lực hiện đại, đồng thời kết hợp linh hoạt các phương pháp phân tích số liệu thực tế.

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng

Tác giả vận dụng các khái niệm và mô hình quy trình từ các tài liệu học thuật chuyên khảo:

  • Khái niệm nguồn nhân sự: Tiếp cận theo quan điểm của Trần Kim Dung (2007), xác định nguồn nhân sự là tổng thể các cá nhân có vai trò khác nhau, liên kết theo mục tiêu chung của tổ chức, bao hàm các đặc điểm định tính và định lượng như trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm và mức độ tận tâm.
  • Bản chất của tuyển dụng nhân sự: Vận dụng luận điểm của Trần Kim Dung (2007), xác định tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút, động viên các cá nhân đủ tiêu chuẩn tham gia dự tuyển và lựa chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu. Tuyển dụng gồm hai giai đoạn cốt lõi: Tuyển mộ (thu hút người tìm việc từ lực lượng lao động xã hội và nội bộ) và Tuyển chọn (đánh giá, sàng lọc người phù hợp) theo phân loại của Lê Trường Diễm Trang và Phan Thị Thanh Hiền (2016).
  • Mô hình quy trình tuyển dụng chuẩn: Dựa trên quy trình 10 bước của Trần Kim Dung (2011), gồm: (1) Chuẩn bị tuyển dụng; (2) Thông báo tuyển dụng; (3) Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ; (4) Phỏng vấn sơ bộ; (5) Kiểm tra, trắc nghiệm; (6) Phỏng vấn tuyển chọn; (7) Xác minh, điều tra; (8) Khám sức khỏe; (9) Ra quyết định tuyển dụng; (10) Bố trí công việc.
  • Hệ thống nhân tố ảnh hưởng: Phân định thành nhóm nhân tố bên trong (mục tiêu hoạt động, văn hóa doanh nghiệp, hình ảnh/thương hiệu, chính sách nhân sự, khả năng tài chính, tầm nhìn nhà quản trị) và nhóm nhân tố bên ngoài (kinh tế - chính trị, hệ thống pháp luật lao động, môi trường cạnh tranh, tiến bộ khoa học kỹ thuật, môi trường tự nhiên và dịch bệnh).

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp bốn phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng cơ bản:

  • Phương pháp phân tích: Vận dụng để làm sáng tỏ các mối quan hệ tương tác trong chu trình tuyển dụng giữa Bộ phận Tuyển dụng với các phòng ban chuyên môn liên quan và giữa nhà tuyển dụng với ứng viên.
  • Phương pháp tổng hợp: Tập hợp, phân loại và hệ thống hóa dữ liệu quản trị nhân sự từ năm 2019 đến năm 2021 về quy trình, định mức chỉ tiêu, hồ sơ ứng viên và chi phí phát sinh.
  • Phương pháp thống kê toán học: Sử dụng các công thức tính tỷ lệ phần trăm (%), tốc độ tăng trưởng và tính toán số liệu cơ cấu nhằm xây dựng hệ thống bảng biểu so sánh chỉ tiêu lao động.
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu giữa lý thuyết quản trị nhân sự tiêu chuẩn với thực tế triển khai tại doanh nghiệp; so sánh các chỉ số tuyển dụng qua từng năm (2019, 2020, 2021) để nhận diện xu hướng biến động và đánh giá hiệu quả.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu là dữ liệu thứ cấp nội bộ được cung cấp bởi Phòng Hành chính - Nhân sự và Bộ phận Tuyển dụng Công ty TNHH Oh!Vacation, bao gồm: các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo cơ cấu lao động, phiếu yêu cầu nhân sự, kế hoạch tuyển dụng định kỳ tháng, hệ thống thư mời phỏng vấn, thư mời nhận việc, biểu mẫu đánh giá ứng viên và bảng tổng kết chi phí tuyển dụng 2019 - 2021.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Oh!Vacation

Chương này khái quát lịch sử hình thành, tư cách pháp nhân, lĩnh vực hoạt động và cơ cấu bộ máy quản lý của công ty:

  • Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH Oh!Vacation (tên quốc tế: OH VACATION COMPANY LIMITED), thành lập với mã số thuế 0107321214; người đại diện pháp luật là Tổng Giám đốc Thiệu Vĩnh Hòa. Trụ sở chính đặt tại số 614 Lạc Long Quân, phường Nhật Tân, quận Tây Hồ, TP. Hà Nội. Văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh gồm: Tầng 15 Tháp B Tòa nhà NowZone (Quận 1) và Tầng 7, 8 Tòa nhà Hà Phan (Quận Phú Nhuận).
  • Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh và cung cấp dịch vụ "Kỳ nghỉ gia đình - Family Vacation" gắn liền với quyền lưu trú tại các khu nghỉ dưỡng phức hợp như Naman Retreat và Park Regis - Cocobay (Đà Nẵng).
  • Cơ cấu tổ chức: Vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng dưới sự điều hành trực tiếp của Tổng Giám đốc. Các bộ phận tác nghiệp chính gồm: Tele-Marketing (tiếp cận, quảng bá qua điện thoại, mời khách dự sự kiện), Kinh doanh - Sales (tư vấn trực tiếp, chốt gói sản phẩm), Thủ tục hợp đồng - Contract Service (rà soát tính năng, ký kết pháp lý), Chăm sóc khách hàng - Customer Care (hỗ trợ đặt phòng sau hoàn tất hợp đồng), Tài chính - Kế toán (Finance - Accounting) và Hành chính - Nhân sự (HR - Admin).
  • Cơ cấu bộ phận nhân sự: Chia làm 3 nhóm chức năng độc lập: Tuyển dụng - Đào tạo (tìm kiếm nguồn và tổ chức đào tạo hội nhập), Lương thưởng - C&B (hợp đồng lao động, chấm công, bảo hiểm, chính sách ngạch bậc) và Hành chính (văn thư, lưu trữ, quản lý tài sản).
  • Kết quả kinh doanh giai đoạn 2019 - 2021: Tổng doanh thu năm 2019 đạt 543.452 triệu đồng, năm 2020 duy trì mức 543.190 triệu đồng; lợi nhuận duy trì ở mức trên 15.000 triệu đồng. Sang năm 2021, do chịu ảnh hưởng nặng nề từ đại dịch Covid-19 đối với ngành du lịch, tổng doanh thu sụt giảm xuống còn 454.000 triệu đồng, kéo theo sự sụt giảm mạnh về quy mô hoạt động và doanh số.

Chương 2: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân sự

Chương 2 đóng vai trò thiết lập khung tham chiếu học thuật cho toàn bộ đề tài:

  • Trình bày định nghĩa về nhân sự, nguồn nhân lực và tuyển dụng nhân sự dưới góc độ quản trị học; khẳng định công tác tuyển dụng đúng người, đúng việc giúp giảm chi phí đào tạo lại, giảm tỷ lệ đào thải và nâng cao năng suất chung của tổ chức.
  • Phân tích chi tiết quy trình tuyển dụng 10 bước chuẩn tắc theo Trần Kim Dung (2011), từ khâu xác định nhu cầu, lập bản mô tả công việc (Job Description - JD), xây dựng thông báo tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, kiểm tra trắc nghiệm chuyên môn, phỏng vấn nhiều vòng, kiểm tra lý lịch (background check), khám sức khỏe đến ra quyết định tuyển dụng và bố trí tiếp nhận việc làm.
  • Phân tích hai nguồn tuyển mộ: Nguồn nội bộ (ưu điểm tiết kiệm chi phí, ứng viên hiểu rõ văn hóa; hạn chế dễ tạo sự thiên vị, thiếu tính mới) và Nguồn bên ngoài (tiếp cận tệp ứng viên đa dạng, tư duy mới; hạn chế chi phí cao, tốn thời gian hòa nhập).
  • Khái quát các nhân tố tác động đến hiệu quả tuyển dụng, trong đó nhấn mạnh năng lực tài chính, văn hóa doanh nghiệp và quy định của Bộ luật Lao động là những yếu tố định hình khuôn khổ tuyển chọn.

Chương 3: Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Oh!Vacation

Chương 3 là phần trọng tâm chứa đựng các khảo sát, dữ liệu thực nghiệm và phân tích thực tiễn tại doanh nghiệp:

  • Quy mô và biến động nhân sự: Tổng số nhân viên chính thức tăng từ 277 người (2019) lên 348 người (2020) và đạt 357 người (2021).
  • Đặc điểm cơ cấu lao động:
    • Giới tính: Mất cân đối lớn khi lao động nữ chiếm áp đảo, duy trì ở mức 79,3% (năm 2019), 78,7% (năm 2020) và 78,4% (năm 2021), do đặc thù vị trí tư vấn, hành chính, chăm sóc khách hàng ưu tiên nhân sự nữ; lao động nam dao động từ 20,7% đến 21,6%.
    • Độ tuổi: Lực lượng lao động trẻ từ 18 - 25 tuổi chiếm tỷ trọng chi phối (62,8% năm 2019; 61,2% năm 2020; 63,0% năm 2021), tập trung chủ yếu ở hai khối Tele-Marketing và Sales; độ tuổi 26 - 40 tuổi chiếm từ 31,4% - 34,5%; độ tuổi trên 40 tuổi chiếm tỷ lệ rất thấp (4,3% - 5,8%).
    • Trình độ chuyên môn: Nhóm có trình độ Trung học phổ thông chiếm tỷ trọng cao nhất (53,0% năm 2019; 44,9% năm 2020; 44,3% năm 2021). Nhóm có trình độ Đại học tăng trưởng liên tục từ 22,0% (2019) lên 31,0% (2020) và đạt 31,6% (2021); nhóm Cao đẳng, Trung cấp dao động quanh mức 24,1% - 25,0%.
  • Quy định và căn cứ tuyển dụng: Tiêu chuẩn tuyển chọn quy định rõ trình độ học vấn 12/12 đối với lao động phổ thông, tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng/Đại học trở lên đối với nhân sự nghiệp vụ. Độ tuổi quy định từ 18 - 45 tuổi (phổ thông) và 22 - 40 tuổi (nghiệp vụ). Căn cứ tuyển dụng dựa trên phiếu yêu cầu bổ sung nhân sự của các phòng ban, tỷ lệ nghỉ việc tháng trước và kế hoạch mở rộng đã được Giám đốc phê duyệt.
  • Kênh và công cụ tuyển dụng thực tế:
    • Kênh nội bộ: Áp dụng "Chính sách giới thiệu nhân viên", chi thưởng 500.000 VNĐ/lao động cho nhân sự nội bộ giới thiệu ứng viên ký kết thành công Hợp đồng Đào tạo và Hợp đồng Lao động (không áp dụng đối với nhân sự thuộc Bộ phận Tuyển dụng).
    • Kênh bên ngoài: Sử dụng tài khoản tuyển dụng trả phí trên TopCV; đăng tin bài trên mạng xã hội Facebook thông qua phần mềm tự động Fplus; huy động lực lượng thực tập sinh và Cộng tác viên (CTV) tuyển dụng. Dữ liệu cho thấy 80% lượng hồ sơ tiếp nhận đến từ nguồn CTV và thực tập sinh, 20% còn lại đến từ website TopCV.
  • Quy trình tuyển dụng thực tế tại Oh!Vacation (gồm 6 bước):
    1. Lập kế hoạch tuyển dụng: Đầu tháng, tổng hợp phiếu order nhân sự từ các phòng ban, tính toán tỷ lệ nghỉ việc và định mức dự trù (ví dụ: tháng 6/2021 lập kế hoạch tuyển 35 chỉ tiêu Tele-Marketing trên tổng nhu cầu 60 người; 20 chỉ tiêu Sale trên nhu cầu 55 người).
    2. Đăng tin tuyển dụng: Sử dụng nội dung truyền thông theo xu hướng trên fanpage, group tuyển dụng và website việc làm.
    3. Tiếp nhận hồ sơ: Thu nhận CV qua Google Form từ mạng xã hội, danh sách ứng tuyển TopCV và email tuyển dụng.
    4. Phỏng vấn sơ bộ (Pre-interview): Bộ phận tuyển dụng gọi điện kiểm tra khả năng làm việc toàn thời gian, kinh nghiệm làm việc trước đây, thông báo lịch hẹn và gửi thư mời phỏng vấn qua email.
    5. Tiếp đón và phỏng vấn chuyên môn: Có sự phân hóa rõ nét giữa hai vị trí:
      • Vị trí Tele-Marketing: Phỏng vấn tại Tòa nhà Hà Phan (Phú Nhuận). Quy trình gồm: đón tiếp, đo thân nhiệt, hướng dẫn điền phiếu thông tin, phỏng vấn Vòng 1 với Bộ phận Nhân sự. Ứng viên đạt yêu cầu được chuyển sang Vòng 2: nghe nhân viên gọi mẫu 3 - 5 phút, sau đó phỏng vấn chuyên môn 10 - 15 phút trực tiếp với Telemarketing Manager.
      • Vị trí Sales: Phỏng vấn tập trung định kỳ 2 - 3 buổi/tháng tại Tòa nhà NowZone (Quận 1) với quy mô 40 - 60 ứng viên/buổi. Ứng viên tham gia buổi thuyết trình giới thiệu công ty và sản phẩm 15 - 20 phút, sau đó được chia vào các bàn phỏng vấn do các cặp Quản lý Sales (Sales Manager) trực tiếp đánh giá tình huống trong 10 - 15 phút.
      • Điểm đánh giá tính theo thang điểm 100, ứng viên đạt từ 60 điểm trở lên mới được xem xét tiếp nhận. Ứng viên phải chấp thuận cam kết làm việc tối thiểu 4 tháng (2 tháng thử việc nhận 85% lương, 2 tháng đào tạo nghề nhận 100% lương, ký cam kết không nghỉ việc ngang).
    6. Thông báo kết quả và tiếp nhận việc làm: Gửi Thư mời nhận việc (Offer Letter) cho ứng viên đạt yêu cầu; gửi Thư cảm ơn và từ chối đối với ứng viên không trúng tuyển qua email; chuyển giao danh sách sang Bộ phận Đào tạo.
  • Đánh giá chung: Ưu điểm là quy trình tiếp đón chu đáo, bước phỏng vấn chuyên môn gắn sát với kỹ năng thực tế, chính sách thưởng giới thiệu nội bộ phát huy tác dụng. Nhược điểm là tỷ lệ sàng lọc hồ sơ CTV thấp gây lãng phí nguồn lực, chi phí trên mỗi nhân sự tuyển được gia tăng, công tác dự báo nhu cầu chưa thích ứng kịp với biến động của thị trường.

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Oh!Vacation

Trên cơ sở định hướng mở rộng kinh doanh dịch vụ kỳ nghỉ, tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp cụ thể:

  • Củng cố quy trình tuyển dụng mang tính chuyên nghiệp và nghiêm ngặt: Chuẩn hóa toàn bộ hệ thống tiêu chí đánh giá cho từng vị trí; xây dựng ngân hàng câu hỏi tình huống có thang điểm định lượng chi tiết cho quản lý chuyên môn; bổ sung các bài kiểm tra trắc nghiệm tính cách, kỹ năng giao tiếp trước khi vào phỏng vấn trực tiếp nhằm nâng cao chất lượng đầu vào.
  • Tối ưu hóa các kênh tuyển mộ để tiết giảm chi phí: Rà soát lại hiệu quả mạng lưới CTV tuyển dụng; thiết lập cơ chế kiểm soát chất lượng hồ sơ đầu vào từ CTV để hạn chế tình trạng gửi hồ sơ đại trà không đạt tiêu chuẩn; duy trì tỷ trọng hợp lý giữa kênh tuyển dụng trả phí có chất lượng cao (TopCV) với các kênh truyền thông miễn phí.
  • Đầu tư, thiết kế lại Website tuyển dụng chuyên biệt: Chuyển đổi từ việc phụ thuộc vào mạng xã hội và kênh trung gian sang xây dựng cổng tuyển dụng chính thức của công ty. Nội dung website cần được phân nhóm thành các chuyên đề rõ ràng: bài viết về cơ hội nghề nghiệp, bài viết tạo động lực phát triển bản thân và bài viết lan tỏa văn hóa doanh nghiệp (theo các bảng kế hoạch nội dung 4.1, 4.2, 4.3 trong báo cáo).

Kết quả và đóng góp

Số liệu kết quả thực nghiệm trong văn bản

Khóa luận đã tổng hợp và lượng hóa kết quả triển khai công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Oh!Vacation giai đoạn 2019 - 2021 thông qua hệ thống bảng biểu chi tiết:

Năm Chỉ tiêu kế hoạch (Người) Kết quả thực hiện (Người) Tỷ lệ đáp ứng kế hoạch (%)
2019 217 188 86,6%
2020 255 236 92,7%
2021 306 252 82,2%

Bảng 1: So sánh kết quả và nhu cầu tuyển dụng giai đoạn 2019 - 2021 (Nguồn: Bộ phận Tuyển dụng)

Tỷ lệ đáp ứng nhân sự của công ty tăng trưởng tốt từ 86,6% (2019) lên 92,7% (2020), phản ánh khả năng cung ứng lao động kịp thời cho các kế hoạch kinh doanh. Tuy nhiên, năm 2021 tỷ lệ này giảm mạnh xuống 82,2% (giảm 10,5% so với năm 2020) do ảnh hưởng từ đợt bùng phát dịch Covid-19 và sự thiếu chủ động trong việc điều chỉnh kế hoạch tuyển mộ.

Chỉ tiêu theo dõi Năm 2019 Tỷ lệ (%) Năm 2020 Tỷ lệ (%) Năm 2021 Tỷ lệ (%)
Tổng số hồ sơ thu về 525 100% 642 100% 678 100%
- Kênh Website TopCV 84 16,0% 112 14,5% 154 22,7%
- Kênh CTV tuyển dụng 441 84,0% 530 85,5% 524 77,3%
Số hồ sơ đủ điều kiện sơ vấn 478 100% 582 100% 605 100%
- Kênh Website TopCV 80 16,7% 98 16,8% 128 21,2%
- Kênh CTV tuyển dụng 398 83,3% 484 83,2% 477 78,8%
Số ứng viên tham gia phỏng vấn 317 100% 420 100% 434 100%
- Kênh Website TopCV 65 20,5% 82 19,5% 97 22,4%
- Kênh CTV tuyển dụng 252 79,5% 338 80,5% 337 77,6%
Số hồ sơ tiếp nhận thử việc 188 100% 236 100% 252 100%
- Kênh Website TopCV 52 27,7% 63 26,7% 70 27,8%
- Kênh CTV tuyển dụng 136 72,3% 173 73,3% 182 72,2%

Bảng 2: Kết quả sàng lọc hồ sơ và hiệu quả theo kênh tuyển dụng giai đoạn 2019 - 2021 (Nguồn: Bộ phận Tuyển dụng)

Tỷ lệ sàng lọc hồ sơ đủ điều kiện sơ vấn có xu hướng giảm dần qua các năm (91,0% năm 2019 xuống 89,8% năm 2020 và 89,2% năm 2021), phản ánh chất lượng ứng viên đầu vào chưa cao. Kênh Website TopCV chiếm tỷ trọng hồ sơ thấp hơn (14,5% - 22,7%) nhưng có tỷ lệ chuyển đổi thành nhân viên thử việc cao (đạt 26,7% - 27,8% tổng số người nhận việc). Ngược lại, kênh CTV mang về lượng hồ sơ áp đảo nhưng tỷ lệ hao hụt lớn qua các vòng.

Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Tổng chi phí tuyển dụng (Triệu đồng) 38,40 52,95 63,30
Số lao động tuyển dụng được (Người) 188 236 252
Chi phí tuyển dụng bình quân / 1 lao động (Triệu đồng) 0,21 0,22 0,25

Bảng 3: Chi phí tuyển dụng nhân lực giai đoạn 2019 - 2021 (Nguồn: Bộ phận Tuyển dụng)

Chi phí trung bình để tuyển dụng một nhân sự tăng liên tục từ 210.000 VNĐ (năm 2019) lên 220.000 VNĐ (năm 2020) và đạt 250.000 VNĐ (năm 2021), do doanh nghiệp phải gia tăng chi phí cho các đơn vị trung gian và tài khoản tuyển dụng để bù đắp sự thiếu hụt ứng viên.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  1. Tái cấu trúc quy trình phỏng vấn: Chuẩn hóa bộ câu hỏi phỏng vấn vòng 1 và vòng 2; gắn chặt phiếu chấm điểm năng lực với bảng mô tả công việc (JD) để giảm thiểu tính chủ quan của người phỏng vấn.
  2. Tái cơ cấu tỷ trọng nguồn tuyển: Giảm bớt sự lệ thuộc vào các bài đăng thiếu chọn lọc của CTV; thiết lập tiêu chuẩn ứng viên đầu vào đối với CTV (mức chi trả 140.000 VNĐ/CTV cần gắn với điều kiện ứng viên vượt qua vòng sơ vấn); tăng cường khai thác nguồn ứng viên chất lượng từ các trường đại học, cao đẳng.
  3. Chuyển đổi số kênh tuyển dụng: Xây dựng chuyên trang tuyển dụng riêng của Oh!Vacation, ứng dụng hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên tự động thay cho việc quản lý thủ công qua Google Form và file tổng hợp riêng lẻ.

Đóng góp của đề tài

  • Hệ thống hóa toàn diện thực trạng công tác tuyển dụng tại một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sở hữu kỳ nghỉ (Timeshare) tại Việt Nam - một mô hình có tính chất đặc thù về luân chuyển lao động.
  • Làm rõ sự khác biệt mang tính thực tế trong phương thức tổ chức phỏng vấn giữa nhân sự Telesales (phỏng vấn cá nhân kết hợp nghe cuộc gọi mẫu) và nhân sự Sales trực tiếp (phỏng vấn tập trung số lượng lớn kết hợp hội thảo giới thiệu sản phẩm).
  • Cung cấp chuỗi số liệu định lượng chi tiết về chi phí tuyển dụng trên đầu người và tỷ lệ chuyển đổi hồ sơ thực tế qua các kênh trong giai đoạn chịu tác động của dịch bệnh Covid-19.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài

  • Giới hạn vị trí nghiên cứu: Đề tài chỉ tập trung khảo sát công tác tuyển dụng ở hai vị trí lao động trực tiếp là Tele-Marketing và Sales; chưa phân tích quy trình tuyển chọn đối với các vị trí chuyên môn quản lý, khối hành chính - tài chính hoặc dịch vụ khách hàng.
  • Giới hạn không gian: Dữ liệu và quy trình thực nghiệm chủ yếu thu thập tại các chi nhánh văn phòng đại diện ở TP. Hồ Chí Minh, chưa phản ánh đầy đủ thực trạng tuyển dụng tại Trụ sở chính (Hà Nội) và các văn phòng vận hành tại Đà Nẵng.
  • Thiếu định lượng sau tuyển dụng: Đề tài chưa thu thập được số liệu theo dõi về tỷ lệ giữ chân nhân sự (retention rate), năng suất bán hàng thực tế sau 4 tháng đào tạo nghề và mức độ hài lòng của nhân viên mới sau khi vượt qua thử việc.
  • Yếu tố bất khả kháng: Giai đoạn nghiên cứu 2020 - 2021 trùng với thời điểm bùng phát dịch bệnh Covid-19, dẫn đến một số chỉ tiêu kinh doanh và biến động nhân sự có tính chất dị biệt, chưa phản ánh trạng thái bình thường của chu kỳ kinh doanh.

Hướng nghiên cứu tiếp

  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang toàn bộ các chức danh trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp dịch vụ nghỉ dưỡng, bao gồm cả cấp quản trị trung và cao cấp.
  • Nghiên cứu mối tương quan giữa chất lượng quy trình tuyển chọn đầu vào với hiệu quả làm việc (KPI) và tỷ lệ thôi việc của nhân sự sau thời gian thử thách 4 tháng.
  • Khảo sát trải nghiệm của ứng viên (Candidate Experience) đối với các quy trình phỏng vấn tập trung để hoàn thiện văn hóa tuyển dụng của doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên các ngành kinh tế, quản trị: Tài liệu tham khảo cụ thể cho sinh viên chuyên ngành Quản lý Công nghiệp, Quản trị Nguồn nhân lực và Quản trị Kinh doanh khi thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về đề tài tuyển dụng nhân sự.
  • Người làm công tác nhân sự (HR): Các chuyên viên tuyển dụng trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, bất động sản nghỉ dưỡng, trung tâm chăm sóc khách hàng (Call Center) có thể tham khảo phương pháp tổ chức các buổi phỏng vấn tập trung (mass interview) cho khối Sales và quy trình nghe thử cuộc gọi mẫu (Call Center observation) dành cho vị trí Telesales.
  • Phần nội dung đáng tham khảo: Hệ thống quy chế "Chính sách giới thiệu nhân viên" nội bộ (mức thưởng 500.000 VNĐ kèm điều kiện ràng buộc hợp đồng đào tạo); cấu trúc bảng phân tích kế hoạch tuyển dụng hàng tháng có tính toán tỷ lệ nghỉ việc và tỷ lệ dự phòng (backup); hệ thống mẫu thư mời nhận việc và thư từ chối thể hiện văn hóa tuyển dụng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận tập trung nghiên cứu công tác tuyển dụng cho những vị trí chức danh nào và tại địa bàn nào?
Nghiên cứu tập trung chuyên sâu vào hai vị trí chức danh có biến động nhân sự lớn nhất tại Công ty TNHH Oh!Vacation là Tele-Marketing (Tổng đài viên sự kiện/du lịch) và Sale (Nhân viên kinh doanh/Tư vấn viên du lịch) tại hai văn phòng đại diện ở TP. Hồ Chí Minh (Văn phòng Tòa nhà NowZone, Quận 1 và Văn phòng Tòa nhà Hà Phan, Quận Phú Nhuận) trong giai đoạn 2019 - 2021.

2. Quy trình phỏng vấn chuyên môn giữa hai vị trí Tele-Marketing và Sales tại Oh!Vacation có sự khác biệt như thế nào?
Vị trí Tele-Marketing được tổ chức phỏng vấn cá nhân (1-1) tại Tòa nhà Hà Phan: ứng viên phỏng vấn Vòng 1 với phòng Nhân sự, nếu đạt sẽ chuyển sang Vòng 2 để nghe thử nhân viên gọi điện cho khách 3 - 5 phút và phỏng vấn chuyên môn 10 - 15 phút với Telemarketing Manager. Vị trí Sales được tổ chức phỏng vấn tập trung định kỳ tại Tòa nhà NowZone với số lượng 40 - 60 ứng viên/buổi: ứng viên tham gia buổi nghe giới thiệu chung về công ty và sản phẩm 15 - 20 phút, sau đó chuyển sang các cặp Quản lý Sales để phỏng vấn xử lý tình huống trực tiếp trong 10 - 15 phút.

3. "Chính sách giới thiệu nhân viên" nội bộ tại Oh!Vacation được quy định cụ thể ra sao?
Công ty áp dụng mức thưởng 500.000 VNĐ cho bất kỳ nhân sự nào trong công ty (ngoại trừ nhân viên thuộc Bộ phận Tuyển dụng) giới thiệu thành công một ứng viên vào làm việc, với điều kiện ứng viên đó phải vượt qua các vòng phỏng vấn và chính thức ký kết Hợp đồng Đào tạo và Hợp đồng Lao động.

4. Ràng buộc về thời gian làm việc và chế độ thử việc đối với nhân sự mới trúng tuyển tại công ty là gì?
Ứng viên trúng tuyển tại Oh!Vacation phải cam kết làm việc tối thiểu 4 tháng, bao gồm 2 tháng thử việc hưởng 85% mức lương chính thức và 2 tháng đào tạo nghề hưởng 100% mức lương. Ứng viên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề với điều khoản bắt buộc không được nghỉ việc ngang trong thời gian 4 tháng này.

5. Hiệu quả tuyển dụng qua kênh Website TopCV và kênh Cộng tác viên (CTV) khác nhau như thế nào qua số liệu thực tế?
Kênh CTV chiếm tỷ trọng hồ sơ thu về áp đảo (từ 77,3% đến 85,5% tổng số hồ sơ), nhưng tỷ lệ chuyển đổi cuối cùng sang tiếp nhận thử việc chỉ đạt khoảng 25,9% - 26,9% trên lượng hồ sơ nộp vào. Ngược lại, kênh Website TopCV thu về lượng hồ sơ ít hơn (14,5% - 22,7%) nhưng ứng viên có chất lượng đồng đều hơn, đóng góp ổn định từ 26,7% đến 27,8% tổng số nhân sự được tiếp nhận thử việc chính thức.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Văn Hòa đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Oh!Vacation trong giai đoạn 2019 - 2021, làm nổi bật bức tranh tổ chức lao động tại một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sở hữu kỳ nghỉ. Thông qua hệ thống số liệu thực nghiệm, đề tài đã chỉ rõ những ưu thế trong việc xây dựng quy trình tiếp đón, phỏng vấn thực tế và chính sách khuyến khích giới thiệu nội bộ, đồng thời lượng hóa được các hạn chế về tỷ lệ hao hụt hồ sơ CTV và sự gia tăng chi phí tuyển dụng trên mỗi đầu người. Các nhóm giải pháp đề xuất từ việc chuẩn hóa tiêu chí đánh giá, tái cơ cấu nguồn tuyển mộ đến thiết kế website tuyển dụng độc lập có giá trị ứng dụng thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và ổn định bộ máy vận hành trong giai đoạn phục hồi kinh doanh.