CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm liên quan đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng 1. Bán hàng Theo Lê Quân và Hoàng Văn Hải (2010): “Bán hàng là quá trình bên bán tìm hiểu, gợi mở, khám phá và thỏa mãn những nhu cầu hay ước muốn của bên mua để đáp ứng quyền lợi lâu dài của cả hai bên. Bên bán có thể được hiểu là cá nhân hoặc doanh nghiệp.” Đối với từng doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng khác nhau thì sẽ có những thành phần lực lượng bán hàng khác nhau.
Thông thường, lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp được chia làm ba loại: lực lượng bán hàng thuộc biên chế (gồm lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp, lực lượng bán hàng tại địa bàn); đại lý bán hàng và cộng tác viên. Thông thường, lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm một số chức danh cơ bản như: Giám đốc bán hàng; Giám đốc chi nhánh (khu vực); trưởng kênh bán hàng; cửa hàng trưởng; giám sát bán hàng; nhân viên bán hàng; nhân viên phát triển thị trường, tiếp thị… 1. Quản trị bán hàng Theo Lê Quân và Hoàng Văn Hải (2010): “Quản trị bán hàng là quá trình bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng và kiểm soát bán hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.” Trong đó, quản trị lực lượng bán hàng được hiểu là các biện pháp sử dụng tác động đến các cá nhân tham gia vào quá trình bán hàng của doanh nghiệp để họ nỗ lực, nhiệt tình hoàn thành các công việc bán hàng được giao. Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp Theo Lê Quân và Hoàng Văn Hải (2010): “Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những cá nhân, tổ chức tham gia trực tiếp vào quá trình của doanh nghiệp.
Lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tổ chức lực lượng bán hàng Có thể hiểu “Tổ chức lực lượng bán hàng là phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra những hoạt động bán hàng. Nó bao gồm việc thiết lập mục tiêu, chiến lược cho nhân viên bán hàng, tuyển dụng, chọn lựa, huấn luyện, giám sát và đánh giá những đại diện bán hàng của công ty.” Tổ chức lực lượng bán hàng là một trong những nội dung cơ bản của hoạt động quản trị bán hàng trong các doanh nghiệp. Công tác tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm một số hoạt động chính như: Xác định quy mô, định mức lực lượng bán hàng, tuyển dụng lực lượng bán hàng, huấn luyện lực lượng bán hàng, tạo động lực cho lực lượng bán hàng và đánh giá lực lượng bán hàng.
Các nội dung của tổ chức lực lượng bán hàng 1. Xác định quy mô và định mức của lực lượng bán hàng Xác định quy mô của lực lượng bán hàng Theo Lê Quân và Hoàng Văn Hải (2010): “Quy mô lực lượng bán hàng là những nhu cầu về số lượng, chất lượng, thời điểm nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng trong những khoảng thời gian nhất định như chu kì kinh doanh, thường là một năm hay từng sự kiện, chương trình bán…” Xác định quy mô lực lượng bán hàng: là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu (số lượng, chất lượng, thời điểm) nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng. Xác định quy mô lực lượng bán hàng có ảnh hưởng đến kết quả và chi phí bán hàng của doanh nghiệp. Xác định quy mô lực lượng bán hàng nhằm trả lời 3 câu hỏi: - Doanh nghiệp cần những chức năng bán hàng là gì? - Số lượng nhân sự cho từng chức danh bán hàng? - Thời điểm cần? Quy mô cho từng lực lượng bán hàng thường được xác định cho từng chu kì kinh doanh (thường là một năm hoặc theo sự kiện, chương trình bán hàng…) Căn cứ để xác định quy mô lực lượng bán hàng của doanh nghiệp dựa theo: - Mục tiêu doanh số bán hàng: mục tiêu doanh số chỉ có thể đạt được khi đảm bảo đủ số lượng và chất lượng lực lượng bán hàng.
Số lượng nhân viên bán hàng tỉ lệ thuận với doanh số bán hàng. 7 - Mục tiêu phát triển thị trường: doanh nghiệp đặt mục tiêu phát triển thị trường đồng nghĩa với việc tuyển dụng thêm lực lượng bán hàng, mục tiêu phát triển thị trường càng cao càng đòi hỏi doanh nghiệp cần tăng thêm lực lượng bán hàng. - Mục tiêu năng suất lao động bình quân hay hạn ngạch cho một nhân viên bán hàng: mục tiêu này đặt ra cho từng nhân viên theo những chỉ tiêu như doanh số, số đại lí phụ trách, số cửa hàng tham gia, số khách hàng phục vụ, số hợp đồng, số sản phẩm… - Mục tiêu tầm hạn quản lí của quản lí bán hàng: số người một quản lí có thể phụ trách tối đa hay số thị trường mà một quản lí có thể phụ trách được. Tầm hạn quản lí cho phép định biên các chức danh quản lí bán hàng.
Xác định định mức lực lượng bán hàng Theo Lê Quân và Hoàng Văn Hải (2010): “Định mức (hạn ngạch) bán hàng là mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả bán hàng đặt ra với mỗi cá nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc lực lượng bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.” Mục đích của việc xác định các định mức của lực lượng bán hàng: - Kiểm soát các hoạt động của nhân viên bán hàng - Hoàn thành mục tiêu và khích lệ lực lượng bán hàng - Đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng Thông thường, doanh nghiệp thường có một số định mức bán hàng sau: - Hạn ngạch trên cơ sở kết quả: + Khối lượng hàng bán: thể hiện thông qua số lượng bán giao cho bộ phận nhất định. + Số lượng khách hàng: hạn ngạch này tập trung vào giữ và thu nhận khách hàng. - Các hạn ngạch về tài chính: + Lợi nhuận khu vực: được tính trên cơ sở lợi nhuận ròng, tỉ lệ doanh lợi trên tài sản sử dụng hoặc thu nhập còn lại của khu vực xác định. + Tổng lãi gộp: là cách đảm bảo một giới hạn lợi nhuận khi phá vỡ các khó khăn về tính toán lợi nhuận khu vực.
- Các hạn ngạch về chi phí: là hạn ngạch thông dụng nhất, thực chất là các giới hạn về ngân sách mà người bán hàng không được vượt qua. - Hạn ngạch trên cơ sở hành vi ứng xử: còn được gọi là hạn ngạch hoạt động, được xác định bằng cách quy định những hành vi nhất thiết nhân viên bán hàng phải thực hiện khi bán hàng như: số lần tiếp xúc với khách hàng trong ngày, số lần gọi chào hàng trong ngày, số lần trưng bày bán lẻ, số lần gặp mặt các nhà bán buôn… 8 1. Tuyển dụng lực lượng bán hàng Theo Lê Quân và Hoàng Văn Hải (2010): “Tuyển dụng lực lượng bán hàng là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng bán hàng cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.” Nguồn tuyển dụng lực lượng bán hàng Nguồn tuyển dụng lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm hai nguồn cơ bản là nguồn bên trong doanh nghiệp và nguồn bên ngoài doanh nghiệp. Mỗi nguồn này đều có những ưu, nhược điểm riêng, vì vậy, tùy thuộc vào từng đối tượng tuyển dụng, vị trí cần tuyển dụng thì doanh nghiệp sẽ lựa chọn nguồn tuyển dụng phù hợp.
Các tiêu chuẩn tuyển dụng lực lượng bán hàng Đối với lực lượng bán hàng thuộc biên chế của doanh nghiệp thường bao gồm hai nhóm chính là đội ngũ nhân viên bán hàng và các nhà quản trị bán hàng. Tùy theo chính sách tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp mà mỗi vị trí khác nhau sẽ có những tiêu chuẩn tuyển dụng khác nhau. Thông thường mỗi vị trí sẽ có các tiêu chuẩn tuyển dụng sau: - Giám đốc bán hàng: tốt nghiệp đại học trở lên khoa quản trị kinh doanh, marketing, kinh tế, có ít nhất hai năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, có khả năng thiết lập chiến lược mục tiêu, đọc hiểu giao tiếp bằng tiếng Anh, sử dụng thành thạo máy vi tính. - Trưởng kênh bán hàng: tốt nghiệp đại học trở lên khoa quản trị kinh doanh, marketing, kinh tế, có ít nhất hai năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, đọc hiểu giao tiếp bằng tiếng Anh, sử dụng thành thạo máy vi tính.
- Giám sát bán hàng: tốt nghiệp cao đẳng trở lên khoa quản trị kinh doanh, marketing, kinh tế, có ít nhất hai năm kinh nghiệm ở vị trí bán hàng, khả năng quản lý giám sát kiểm tra công việc, tin học văn phòng. - Nhân viên bán hàng: tốt nghiệp trung học phổ thông trở lên, yêu thích bán hàng, hiểu biết về sản phẩm lĩnh vực kinh doanh, có khả năng thuyết phục, tiếng Anh đáp ứng yêu cầu công việc - Nhân viên thu ngân: tốt nghiệp trung học phổ thông trở lên, cần cù, chăm chỉ cẩn thận, trung thực Các lưu ý khi tuyển dụng lực lượng bán hàng Nhằm tránh những sai lầm không đáng có và giảm thiểu chi phí, thời gian tuyển dụng, các nhà tuyển dụng cần lưu ý: không quan tâm quá nhiều tới quá khứ ứng viên, 9 sử dụng các công cụ trắc nghiệm để sàng lọc nhanh các ứng viên không tiềm năng, cảnh giác với những ứng viên chỉ mô tả công việc và vị trí mà không đề cập tới các thành tích, ứng viên tốt cần hội tụ cả 3 nhân tố về chuyên môn, kinh nghiệm và tính cách, đặc biệt các nhà tuyển dụng cần lưu ý rằng chi phí sa thải thường cao hơn chi phí tuyển dụng. Trong quá trình tuyển dụng và lựa chọn lực lượng bán hàng nói chung và nhân viên bán hàng nói riêng, các nhà tuyển dụng có thể sử dụng các bài kiểm tra được tiêu chuẩn hóa như các bài kiểm tra trắc nghiệm kiến thức, test IQ, kiểm tra tiếng Anh… 1. Huấn luyện lực lượng bán hàng Theo Lê Quân và Hoàng Văn Hải (2010): “Đào tạo và huấn luyện lực lượng bán hàng là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyện các phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu trong quá trình thực hiện công việc của họ ở cả hiện tại và tương lai.