CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ CẤP PHÁT VẬT TƯ 1. TỔNG QUAN VỀ LẬP KẾ HOẠCH 1. Lập kế hoạch là gì? 1. Khái niệm Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó.
Lập kế hoạch liên quan tới mục tiêu cần phải đạt được cái gì và phương tiện đạt được cái đó như thế nào. Nó bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với những mục tiêu đó và triển khai hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động. Lập kế hoạch có thể là chính thức hoặc phi chính thức, lập kế hoạch phi chính thức là mọi thứ không được viết ra, không có hoặc ít có sự chia sẻ những mục tiêu với những người khác trong tổ chức. Điều này thường thấy ở các doanh nghiệp nhỏ nơi mà họ vừa là chủ doanh nghiệp vừa là người quản trị, việc lập kế hoạch của họ thường là chung chung và thiếu tính liên tục.
Lập kế hoạch phi chính thức cũng thấy ở những doanh nghiệp lớn, tuy nhiên một số doanh nghiệp nhỏ cũng có những kế hoạch rất phức tạp. Nhìn chung ở tất cả các doanh nghiệp đều lập kế hoạch chính thức còn kế hoạch phi chính thức rất hiếm khi được áp dụng. Vai trò của việc lập kế hoạch Tại sao các nhà quản trị lại phải lập kế hoạch? Bởi lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động làm giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được sự lãng phí và dư thừa và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho Luận văn Thạc sĩ – Chuyên ngành Quản trị Kinh Doanh, khoá 2007-2009 -5- công tác kiểm tra. Kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp.
Lập kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp. Khi tất cả những người có liên quan biết được doanh nghiệp sẽ đi đâu và họ sẽ phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó, thì đương nhiên họ sẽ phối hợp, hợp tác với nhau và làm việc một cách có tổ chức. Thiếu kế hoạch, quỹ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường ziczắc phi hiệu quả. Lập kế hoạch có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch buộc những người quản lý phải nhìn về phần trước, dự đoán những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường, cân nhắc định hướng và đưa ra những phản ứng thích hợp. Lập kế hoạch là giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Hiển nhiên là khi mục tiêu và những phương hướng rõ ràng thì những yếu tố phi hiệu suất cũng được bỏ đi. Cuối cùng, lập kế hoạch thiết lập những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra.
Một số tổ chức không lập kế hoạch giống như một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian. Nếu một tổ chức không rõ phải đạt tới cái gì và mục tiêu gì thì đương nhiên không thể xác định được hiệu quả của mục tiêu cũng như có những biện pháp điều chỉnh kịp thời khi có những thay đổi xảy ra. Vì vậy, không có kế hoạch thì cũng không có kiểm tra. Mục tiêu - xuất phát điểm của việc lập kế hoạch Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, nhóm, hay toàn bộ tổ chức.
Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản trị và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế. Với lý do đó, mục tiêu là xuất phát điểm, đồng thời là nền tảng của việc Luận văn Thạc sĩ – Chuyên ngành Quản trị Kinh Doanh, khoá 2007-2009 -6- lập kế hoạch. Mục tiêu của doanh nghiệp phản ánh những động cơ hoạt động dài hạn và cũng thể hiện thực chất của doanh nghiệp đó. Bằng cách xem xét mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp (thể hiện trong báo cáo doanh nghiệp), ta có thể có được cái nhìn tổng quát về những định hướng chính của doanh nghiệp như: Phát triển, đầu tư, mở rộng sản xuất, thị trường, đa dạng hóa sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, cơ cấu sử dụng nguyên liệu trong tương lai, v.v… Không phải các doanh nghiệp chỉ có một mục tiêu là tìm kiếm lợi nhuận, còn các tổ chức công ích thì có một mục tiêu là cung ứng dịch vụ một cách hiệu suất nhất mà các tổ chức nói chung đều có nhiều mục tiêu cùng một lúc.
Doanh nghiệp không chỉ muốn có lợi nhuận cao mà còn muốn tăng trưởng, tăng thị phần, thỏa mãn những nhu cầu chính đáng của công nhân, đóng góp vào sự phát triển của cộng đồng và xã hội v.v…Một đất nước không chỉ có mục tiêu tăng trưởng kinh tế cao mà còn có những mục tiêu xã hội khác như công bằng, bình đẳng, văn minh… và tương tự đối với một cá nhân. Vì tính đa mục tiêu nên không có một chỉ tiêu duy nhất nào để đánh giá, liệu một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không. Nhấn mạnh một mục tiêu như lợi nhuận, có nghĩa là lờ đi các mục tiêu khác để có lợi nhuận mà doanh nghiệp phải thực hiện. Hơn nữa, chỉ chuyên tâm vào một mục tiêu khiến cho những người quản trị bỏ qua các việc quan trọng khác hỗ trợ cho mục tiêu đó.
Có hai loại mục tiêu: Mục tiêu phát biểu là những mục tiêu được doanh nghiệp chính thức tuyên bố và là những mục tiêu mà doanh nghiệp muốn công chúng tin mục tiêu đó là của doanh nghiệp; mục tiêu thực là mục tiêu mà doanh nghiệp thực sự theo đuổi và được xác định bởi những việc làm thực của các thành viên trong doanh nghiệp. Lập kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp Luận văn Thạc sĩ – Chuyên ngành Quản trị Kinh Doanh, khoá 2007-2009 -7- 1. Lợi ích của việc lập kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp Để điều hành sản xuất doanh nghiệp cần nắm vững nhu cầu vật tư cho từng loại sản phẩm và từng thời điểm trong quá trình sản xuất. Do đó cần phải lập kế hoạch vật tư phục vụ kế hoạch sản xuất hàng ngày hay còn gọi là lập kế hoạch nhu cầu vật tư.
Nhu cầu vật tư tính theo kế hoạch sản xuất được gọi là nhu cầu phụ thuộc. Lợi ích của việc lập kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp là hoạch định nhu cầu vật tư phụ thuộc và lên lịch tiến độ thực hiện tồn kho cho những loại vật tư này nhằm: Làm tăng mức độ đáp ứng và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng; nâng cao khả năng sử dụng một cách tối ưu các phương tiện vật chất và lao động; làm cho công việc hoạch định tồn kho và tiến độ tồn kho trở nên tốt hơn; đáp ứng nhanh hơn, phù hợp hơn với những nhu cầu thay đổi ở thị trường; giảm được mức độ tồn kho, nhưng không hề làm suy giảm mức độ đáp ứng và phục vụ cho khách hàng. Trong điều kiện hiện nay, hầu hết hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư được xử lý và tính toán bằng hệ thống máy tính điện tử, cho nên việc phân tích hệ thống nhu cầu vật tư trở nên dễ dàng hơn. Các lịch tiến độ sản xuất, hóa đơn vật liệu, báo cáo tồn kho và số liệu mua hàng, thời gian thực hiện các đơn hàng phụ thuộc vào những nguồn dữ liệu bằng máy tính.
Điều này có thể xem trong hình 1. Dựa vào cấu trúc của hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư, người ta sẽ xây dựng kế hoạch tổng hợp nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp. Việc hoạch định nhu cầu vật tư không phải là một phương pháp cố định mà nó luôn thay đổi. Bởi vì dù là đơn hàng vật tư và kế hoạch nhu cầu vật tư được thiết lập nhưng nếu có sự thay đổi trong thiết kế, trong lịch sản xuất, quy trình sản xuất thì nhu cầu vật tư phải chỉnh cho phù hợp.
Luận văn Thạc sĩ – Chuyên ngành Quản trị Kinh Doanh, khoá 2007-2009 -8- Nguồn dữ liệu Lịch tiến độ Các báo cáo đầu ra sản xuất Hóa đơn vật tư Báo cáo nhu cầu vật tư định kỳ Thời gian thực Chương trình Báo cáo nhu cầu hiện vật tư hàng ngày hoạch định nhu cầu vật tư (Máy Số liệu hàng tồn tính phần mềm) Báo cáo về đơn kho hàng thực hiện Số liệu về mua Khuyến cáo mua hàng hàng Khuyến cáo đặc biệt Hình 1.1: Hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư (Nguồn: GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, “Quản trị sản xuất và dịch vụ”, Nhà xuất bản thống kê, 2008) Ví dụ: - Thời kỳ sản xuất được đánh giá thấp hơn một tuần lễ so với thực trạng thì kế hoạch vật tư phải tính toán đến tuần lễ thêm vào này. - Tương tự, nếu một sự cải tiến thiết kế cho phép ta giảm bớt một phần hay một bộ phận trong hàng tồn kho thì việc thay đổi hóa đơn vật tư và kế hoạch vật tư là điều đương nhiên. - Tình trạng những sản phẩm bị hư hỏng, kém chất lượng, sự nhận hàng trễ, tình trạng máy móc hư hỏng, sự thay đổi trong lịch sử tiến độ sản xuất cũng làm thay đổi kế hoạch vật tư. - Ngoài ra bản thân kế hoạch vật tư cũng thể hiện một sự vận động, cần có lịch tiến độ dự kiến trước trong hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư Luận văn Thạc sĩ – Chuyên ngành Quản trị Kinh Doanh, khoá 2007-2009 -9- và phải có sự sửa đổi điều chỉnh cho phù hợp.
Việc thực hiện những sửa đổi trong tiến trình hoạch định nhu cầu vật tư sẽ rất phức tạp, nặng nề nếu phải tính bằng tay hay hệ thống tính toán thủ công và có thể có những lỗi lầm lớn nếu kế hoạch vật tư quá phức tạp. Do đó hiện nay hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư đều được xử lý và thực hiện trên máy tính. Việc xử lý và thực hiện bằng máy tính làm cho hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư trở nên phổ biến và hiệu quả hơn. Ưu điểm chủ yếu của hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư là khả năng đáp ứng nhanh về mặt thời gian và khả năng hoạch định lại một cách chính xác khi có những thay đổi xảy ra.
Tuy nhiên một số quản trị gia muốn thực hiện nhanh hơn những báo cáo thường xuyên trong hệ thống hoạch định vật tư nên người ta đã đưa ra khái niệm “hệ thống hoạch định những thay đổi thực về nhu cầu vật tư”. Với hệ thống này người ta chỉ tính toán lại những loại vật tư nào có sự thay đổi, muốn vậy phải có những chương trình máy tính phức tạp mới có thể nhanh chóng xử lý được.