chương 1, tác giải trình bày tổng quan tài liệu về công tác lập dự toán phụ vụ kiểm soát và đánh giá hoạt động. 9 CHƯƠNG 2: CÁC VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT VỀ LẬP DỰ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Khái quát chung về dự toán tổng thể doanh nghiệp 2.1 Khái niệm dự toán Dự toán là những kế hoạch tài chính chi tiết chỉ rõ cách huy động và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và được biểu diễn bằng một hệ thống chỉ tiêu dưới dạng số lượng và giá trị [7, tr. Dự toán tổng thể doanh nghiệp là sự tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức huy động, sử dụng vốn và các nguồn khác để thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Thông tin trên dự toán là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận và từng cá nhân trong bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tố chức và hoạch định trong doanh nghiệp.
Phân loại dự toán Dự toán là một công cụ quản lý rất hữu ích, tuy nhiên để phát huy được tính hữu ích của công cụ quản lý này đòi hỏi nhà quản trị phải có sự am hiểu các loại dự toán để có thể ứng dụng một cách thích họp nhất vào việc quản lý doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Tùy theo nhu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý cũng như mục đích phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, khi xây dựng dự toán các nhà quản trị có thể lựa chọn các loại dự toán khác nhau. Căn cứ vào từng tiêu thức phân loại cụ thể, dự toán được phân loại thành: 2. Phân loại theo thời gian Bao gồm dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn [7].
+ Dự toán ngắn hạn: Là dự toán chủ đạo được lập cho kỳ kế hoạch (một năm tài chính) và được chia thành từng quý, từng tháng, tuần. Dự toán ngắn hạn là dự toán nguồn tài chính hoạt động hàng năm liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như tiêu thụ, sản xuất, mua hàng, thu, chi. Dự toán ngắn hạn là cơ sở đưa ra các quyết định tác nghiệp. 1 + Dự toán dài hạn: Là những dự toán liên quan đến nguồn tài chính cho việc mua sắm tài sản cố định, đất đai, nhà xưởng, tài sản dài hạn gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều năm.
Dự toán dài hạn đảm bảo khi thời hạn dự toán kết thúc doanh nghiệp sẽ có đủ nguồn vốn sẵn sằng đáp ứng nhu cầu mua sắm tài sản cố định mới. Dự toán dài hạn chính là những kế hoạch dài hạn thể hiện các mục tiêu chiến lược, phát triển của doanh nghiệp. Phân loại theo nội dung kinh tế Theo cách phân loại này dự toán được chia thành [7]: + Dự toán tiêu thụ + Dự toán sản xuất + Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Dự toán chi phí nhân công trực tiếp + Dự toán chi phí sản xuất chung + Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp + Dự toán hàng tồn kho + Dự toán giá vốn hàng bán + Dự toán tiền + Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Dự toán bảng cân đối kế toán 2. Phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động Theo cách phân loại này, ta có hai loại dự toán: Dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt [7].
+ Dự toán tĩnh là dự toán được lập theo một mức độ hoạt động nhất định. Theo định nghĩa, dự toán tĩnh sẽ không bị điều chỉnh hay thay đổi kể từ khi được lập ra; bất kể có sự thay đổi về doanh thu tiêu thụ, các điều kiện kinh doanh xảy ra trong kỳ dự toán. Nhưng trong thực tế sự biến động của các yếu tố chủ quan và khách quan thường xuyên như: sự lên xuống của giá cả thị trường, sản lượng tiêu thụ biến động, thay đổi các chính sách kinh tế.Do đó, dự toán tĩnh thường phù hợp 1 với những doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng, tình hình sản xuất kinh doanh ổn định. + Dự toán linh hoạt: là dự toán được lập với nhiều mức độ hoạt động khác nhau trong cùng một phạm vi hoạt động.
Dự toán linh hoạt giúp nhà quản trị thấy được sự biến động chi phí khi mức độ hoạt động thay đổi. Dự toán linh hoạt có ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí thực tế của doanh nghiệp và phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất theo nhu cầu thị trường. Chức năng và ý nghĩa của lập dự toán tổng thể doanh nghiệp 2.1 Chức năng lập dự toán tổng thể doanh nghiệp Vai trò của dự toán gắn liền với chức năng của nhà quản trị. Quản trị là một phương thức làm cho những hoạt động tiến tới mục tiêu của tổ chức được hoàn thành với hiệu quả cao.
Phương thức này bao gồm các chức năng cơ bản mà nhà quản trị có thể sử dụng trong việc điều hành doanh nghiệp, bao gồm: Chức năng hoạch định: mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được tiến hành theo các chương trình định trước trong kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm và kế hoạch tác nghiệp đề hoạt động đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch của doanh nghiệp là hết sức cần thiết từ nhiều phương diện. Hoạch định là cơ sở định hướng cũng như chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh, phối hợp các chương trình hoạt động của các bộ phận liên quan. Hoạch định là cơ sở để kiểm soát các hoạt động kinh doanh, mọi chênh lệch giữa thực hiện so với kế hoạch đều biểu hiện những nguyên nhân hợp lý và bất hợp lý.
Ngoài ra, hoạch định còn là cơ sở để đánh giá kết quá hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Chức năng tổ chức - điều hành: Tổ chức là quá trình xây dựng và phát triển một cơ cấu nguồn lực hợp lý, đồng thời tạo ra những điều kiện hoạt động cần thiết bảo đảm cho cơ cấu tổ chức được vận hành hiệu quả. Nhà quản trị có thực hiện tốt công việc tổ chức mới tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Bên cạnh đó, điều hành là một trong những chức năng chung của quản trị gắn liền với các hoạt động đôn đốc, động viên, 1 và giám sát công việc hàng ngày, đảm bảo các hoạt động trong tổ chức được thực hiện một cách nhịp nhàng, thúc đẩy các thành viên trong tổ chức hoạt động với một hiệu quả cao nhầm đạt mục tiêu của tổ chức.
Chức năng kiểm soát: là đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức đi đúng mục tiêu. Chức năng kiểm soát của nhà quản trị đó chính là việc so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch để kịp thời phát hiện những sai sót, khuyết điểm nhằm điều chỉnh, giúp cho các thành viên trong tổ chức hoàn thành nhiệm vụ. Chức năng ra quyết định: là việc lựa chọn phương án thích hợp nhất. Có thể nói nội dung cơ bản của hoạt động quản trị là vấn đề ra quyết định.
Ra quyết định là khâu mấu chốt trong quá trình quản trị, bởi lẽ từ việc điều hành sản xuất kinh doanh hàng ngày cho đến việc giải quyết các vấn đề mang tính chiến lược đều được tiến hành dựa trên cơ sở những quyết định thích hợp. Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn (hoạch định) Đánh giá tình Tổ chức và điều hình hoạt động Ra quyết định hành (Kiểm soát) So sánh giữa kết quả thực hiện và kế hoạch (Kiểm soát) Hình 2. Chức năng của nhà quản trị 1 Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2009. Kế toán quản trị.
Hồ Chí Minh: nhà xuất bản Lao Động [8] Mục đích cơ bản của việc lập dự toán là phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh của nhà quản trị. Thông qua hai chức năng này mà nhà quản trị đạt được mục tiêu của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. Hoạch định : Dự toán buộc nhà quản trị phải dự tính nhừng gì sẽ xảy ra trong tương lai. Dự toán đòi hỏi các nhà quản trị luôn phải suy nghĩ về những gì họ dự tính sẽ xảy ra trong tương lai.
Nếu những dự tính sẽ xảy ra có kết quả không tốt, các nhà quan trị phải thấy được những gì cần phải làm đề thay đổi kết quả không mong muốn đó. Kiểm soát : Kiềm soát là quá trình so sánh kết quả thực hiện so với dự toán và đánh giá việc thực hiện dự toán đó. Việc kiểm soát phụ thuộc vào dự toán, nếu không có dự toán thì doanh nghiệp sẽ không có cơ sở để so sánh và đánh giá kết quả của việc thực hiện dự toán. Nhận diện mục tiêu của tổ chức Triển khai các chiến lược dài hạn và các kế hoạch ngắn hạn Hoạch định Triển khai dự toán tồng thể Đo lường và đánh giá thành quả Kiểm soát Đánh giá lại các mục tiêu, chiến lược và kế hoạch Hình 2.2: Vai trò hoạch định ngân sách 1 2.2 Ý nghĩa của lập dự toán tổng thể doanh nghiệp Ý nghĩa của lập dự toán trong doanh nghiệp, được thể hiện ở những điểm sau: - Xác định mục tiêu phát triển của doanh nghiệp làm căn cứ đánh giá việc thực hiện kế hoạch sau này.
Bản dự toán đã cụ thể hóa kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thành các con số cụ thể. Việc so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch đã đề ra, nhà quản trị dễ dàng tìm thấy được bộ phận nào trong doanh nghiệp không hoàn thành chỉ tiêu đề ra, từ đó tìm hiểu nguyên nhân vì sao hoạt động của bộ phận không hiệu quả và có biện pháp hữu hiệu để khắc phục. - Kết hợp hoạt động của toàn doanh nghiệp bằng các kế hoạch hoạt động của các bộ phận phối hợp nhịp nhàng đạt mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. - Dự toán giúp các nhà quản trị phát hiện những điểm mạnh, điểm yếu, từ đó sẽ có những phân tích, lường trước được những khó khăn trước khi chúng xảy ra để có những biện pháp đúng đẳn khắc phục kịp thời.
- Dự toán là cơ sở xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý của các cấp quản trị doanh nghiệp. Qua kết quả thực hiện so với dự toán sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận. Từ đó, sẽ có mức thưởng phạt dựa trên kết quả thực hiện dự toán của các bộ phận.