CHƯƠNG 1: MỘT SỐ ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1. Khái niệm lãnh đạo Khái niệm quản trị: là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. Khái niệm lãnh đạo: Lãnh đạo là một quá trình gây ảnh hưởng đến các hoạt động của một cá nhân hay một nhóm nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Vậy thì bằng cách nào ta gây ảnh hưởng đến người khác và khiến người khác làm theo mục tiêu của mình. Đó chính là qua cách hành xử, qua những quy tắc của tổ chức và nhất là bằng chính phong cách của người lãnh đạo. Lãnh đạo là năng lực gây ảnh hưởng đến nhân viên hay tổ chức để thúc đẩy họ tự nguyện thực hiện mục tiêu của tổ chức. Lãnh đạo là tạo động lực, hướng dẫn và gây những ảnh hưởng khác tới con người để họ tích cực làm việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Lãnh đạo có các đặc điểm sau: Lãnh đạo là một quá trình, bao gồm 5 yếu tố: Người lãnh đạo, người bị lãnh đạo, mục đích của hệ thống, các nguồn lực (ngoài con người) và môi trường (hoàn cảnh). Lãnh đạo là một quá trình thay đổi tùy thuộc vào mối quan hệ và cách xử lý giữa 5 yếu tố ở trên trong thời gian và không gian nhất định; có lúc người lãnh đạo chủ động khống chế các yếu tố đó, có lúc ngược lại người lãnh đạo bị các yếu tố đó chi phối. Lãnh đạo là hoạt động quản trị mang tính phân tầng. Đó là quá trình người lãnh đạo thông qua quyền lực và ảnh hưởng của mình để tạo ra một bộ máy tiến hành các hoạt động quản trị.
Lãnh đạo gắn liền với sự phục tùng người dưới quyền. Người lãnh đạo phải là người được cấp dưới tuân thủ mệnh lệnh của mình. Bởi vì người lãnh đạo là SVTH: Vũ Thanh Huyền Lớp: K8CQ2A Khóa luận tốt nghiệp 7 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thanh Nhàn người có quyền lực; họ là người có thể biến ước mơ của bản thân và người khác trong hệ thống thành hiện thực; họ có uy tín, năng lực, phẩm chất tốt đẹp… Lãnh đạo là một chức năng quan trọng của quản trị, là hoạt động căn bản của nhà quản trị trong doanh nghiệp, nhằm biến “sản phẩm” của hoạch định và tổ chức trở nên hiện thực thông qua việc tác động đến con người.
Vai trò của lãnh đạo được thể hiện ở vị trí của nhà quản trị (người lãnh đạo) trong tổ chức. Lãnh đạo không phải là việc đứng ngoài, càng không phải là đứng trên tập thể (nhóm) để ra lệnh, dọa nạt và mắng mỏ. Người lãnh đạo phải đặt mình trong nhóm, là một thành viên và phải là thành viên đứng ở hàng đầu, tạo sự phấn khích của cả nhóm trong quá trình thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Lãnh đạo là việc truyền ý chí cho người khác nên giúp cho nhà quản trị rèn luyện và nâng cao được các phẩm chất, năng lực của nhân viên dưới quyền, tạo ra được đội ngũ lao động biết làm việc và hăng hái làm việc.
Lãnh đạo giúp cho nhà quản trị xây dựng, củng cố và hoàn thiện bầu không khí làm việc trong sạch, lành mạnh, tin tưởng và cởi mở với nhau giữa các thành viên trong doanh nghiệp, tạo ra “sức mạnh tinh thần” của doanh nghiệp. Tầm quan trọng của lãnh đạo Sản phẩm hoạch định và tổ chức có trở thành hiện thực hay không tùy thuộc vào hiệu quả của lãnh đạo. Lãnh đạo có hiệu quả giúp khái quát được các nguồn tiềm năng của mỗi cá nhân và tập thể doanh nghiệp. Giúp nâng cao năng lực, phẩm chất của nhân viên và tạo ra bầu không khí lành mạnh, sức mạnh tinh thần của doanh nghiệp.
Các nội dung lý luận của chức năng lãnh đạo 1. Các nguyên tắc lãnh đạo Lãnh đạo là hoạt động mang tính khoa học song do “tác động” trực tiếp đến con người nên mang tính nghệ thuật nhiều hơn. Để lãnh đạo thành công nhà quản trị cần tuân thủ những nguyên tắc lãnh đạo sau: Nguyên tắc 1: Đảm bảo sự kết hợp hài hòa giữa các mục tiêu. Mỗi cá nhân, bộ phận trong tổ chức có mục tiêu nhất định, để lãnh đạo thành công nhà quản trị phải tạo ra sự “giao thoa” hài hòa giữa các mục tiêu của mỗi cá SVTH: Vũ Thanh Huyền Lớp: K8CQ2A Khóa luận tốt nghiệp 8 GVHD: TS.
Nguyễn Thị Thanh Nhàn nhân, với bộ phận và toàn bộ tổ chức. Phải dung hòa được các lợi ích của cá nhân với nhau và với tập thể, giữa các bộ phận với nhau và toàn bộ tổ chức. Sự thống nhất về mục tiêu, nguyện vọng, ước muốn là cơ sở bền vững cho sự thống nhất về nhận thức và hành động, tạo sức mạnh của tổ chức để đạt được mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi cá nhân, bộ phận. Nguyên tắc 2: Nhà quản trị phải đóng vai trò là “phương tiện” để giúp nhân viên thỏa mãn được nhu cầu và mong muốn của họ Cơ sở của nguyên tắc: Nhân viên thường có xu hướng phục tùng, đi theo, làm theo những ai giúp họ thỏa mãn các nhu cầu của họ Hoạt động lãnh đạo của nhà quản trị là chỉ dẫn, tạo động lực cho nhân viên để họ hành động thực hiện mục tiêu của tổ chức, qua đó đạt được mục tiêu riêng của mình.
Để làm điều đó nhà quản trị cần phải hiểu biết nhu cầu, động cơ và hành vi của nhân viên. Nguyên tắc 3: Làm việc (lãnh đạo) phải theo chức trách và quyền hạn Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy định và chỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình để tác động (gây ảnh hưởng) đến nhân viên dưới quyền. Tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều có thể dẫn đến hậu quả xấu trong hành động lãnh đạo. Sử dụng quyền lực phải gắn với trách nhiệm.
Nguyên tắc 4: Uỷ nhiệm và ủy quyền Uỷ nhiệm và ủy quyền là giao nhiệm vụ và trao quyền để họ thay mình thực hiện (giải quyết) nhiệm vụ nào đó. Cho người khác quá trình ủy quyền gồm: Xác định kết quả mong muốn Giao nhiệm vụ Giao quyền hạn để thực hiện nhiệm vụ, việc Uỷ quyền có thể bằng miệng hay văn bản Uỷ nhiệm, ủy quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm (vì một người không thể làm tất cả mọi công việc của mình để hoàn thành mục tiêu) để tập trung vào những khâu then chốt, vừa kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh SVTH: Vũ Thanh Huyền Lớp: K8CQ2A Khóa luận tốt nghiệp 9 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thanh Nhàn thần trách nhiệm cấp dưới qua đó hoàn thành công việc (lãnh đạo) trong phạm vi chức trách tốt hơn. Các nguyên tắc cần tuân thủ trong ủy nhiệm, ủy quyền: Uỷ nhiệm, ủy quyền phải trong phạm vi chức trách của mình.
Trao quyền phải gắn với trách nhiệm, nghĩa vụ tương xướng Thời hạn ủy quyền và ủy nhiệm phải xác định rõ Cần tránh 2 xu hướng trong ủy nhiệm, ủy quyền: Cấp trên ôm đồm, không đủ cấp dưới dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp. Giao cho cấp dưới song buông xuôi, thiếu kiểm soát → hậu quả xấu. Lựa chọn phong cách lãnh đạo Phong cách lãnh đạo là biểu hiện của phong cách nhà quản trị, là những dạng chung nhất của hành vi, cách ứng xử của người lãnh đạo đối với người dưới quyền trong quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu. Các phong cách lãnh đạo: Phong cách lãnh đạo độc đoán: Lãnh đạo độc đoán là sự áp đặt công việc với sự kiểm soát và giám thị chặt chẽ.
Quản trị viên độc đoán thường lấy mình làm thước đo giá trị. Họ không quan tâm đến ý kiến của người khác dù là đồng đội hay nhân viên mà chỉ hoàn toàn dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của chính mình. Hình thức này thường phù hợp với lối quản trị cổ điển, hoặc khi tổ chức đang trong tình trạng canh tân nội bộ để loại trừ những phần tử làm lũng đoạn sinh hoạt chung, vv… Nhất là khi tinh thần kỷ luật và trật tự của tổ chức lỏng lẻo cần sửa đổi. Phong cách lãnh đạo dân chủ: Quản trị viên theo đường lối lãnh đạo dân chủ là người biết tạo ra những cuộc thảo luận giữa đội ngũ để tìm một quyết định chung.
Một khi đã quyết định dù là ý kiến của bất cứ thành viên nào trong đội ngũ, công tác sẽ được thực hiện theo quyết định đó. Lối lãnh đạo này đem lại sự nhất trí trong tổ chức và giúp cộng tác viên hay nhân viên nắm quyền chủ động trong việc thi hành công tác. Nhân viên trong các tổ chức với lối lãnh đạo này thường có cơ hội phát huy sáng kiến cao. Do đó, tinh thần làm việc cũng cao và đạt hiệu năng.
Hầu hết các đại công ty Hoa Kỳ đang áp dụng hình thức lãnh đạo này trong mọi khâu việc và ban ngành. SVTH: Vũ Thanh Huyền Lớp: K8CQ2A Khóa luận tốt nghiệp 10 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thanh Nhàn Phong cách lãnh đạo tự do: Nhiều tổ chức thương mại mang tầm cỡ trung bình hay nhỏ thường áp dụng cả hai hình thức lãnh đạo trên cùng một lúc. Các quản trị viên áp dụng lối lãnh đạo dân chủ là lắng nghe ý kiến của nhân viên hay cộng sự viên và đem áp dụng vào công tác.
Khi áp dụng, họ vẫn dùng lối áp đặt và giám thị chặt chẽ để bảo đảm phẩm và lượng sản xuất, hoặc dịch vụ. Tuy nhiên, khi quản trị viên biết sử dụng hình thức hỗn hợp, họ thường nhẹ nhàng hơn khi áp dụng hình thức độc đoán và tôn trọng nhân viên hơn một quản trị viên chỉ hoàn toàn theo lối lãnh đạo độc đoán. Gây ảnh hưởng (tác động) đến người dưới quyền để họ tuân thủ, nghe theo và hành động nhằm đạt được mục tiêu có thể sử dụng những phong cách khác nhau, mỗi phong cách có ưu nhược điểm nhất định; thích hợp với mỗi tình huống, hoàn cảnh nhất định. Do đó điều quan trọng đối với nhà lãnh đạo là phải nhận dạng đúng hoàn cảnh và lựa chọn đúng phong cách lãnh đạo cho mỗi tình huống.
Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn phong cách lãnh đạo: Các yếu tố của bản thân nhà lãnh đạo: Tính cách, trình độ, năng lực, trạng thái tâm sinh lý, vị trí công tác, nghề nghiệp, mục tiêu mong muốn đạt được.