lời mở đầu và kết luận, khóa luận đƣợc bố cục thành ba chƣơng: Chƣơng 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng; Chƣơng 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền taị công ty cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng. Trong thời gian thực hiện khóa luận, em đã đƣợc sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Thạc sỹ Phạm Thị Nga và các cô, chú, anh, chị trong phòng Kế toán – Tài vụ của công ty, mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhƣng do trình độ còn hạn chế và thời gian có hạn nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó em rất mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để bài khóa luận của em đƣợc hoàn thiện hơn. Nguyễn Bích Diệp – QTL2501K 1 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1.1 Sự cần thiết của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần có một lƣợng vốn nhất định để mua sắm tài sản cần thiết phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Do đó vốn bằng tiền có một vị trí rất quan trọng, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền vừa đƣợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tƣ, hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Thiếu vốn và một trong những trở ngại và là một trong những nguyên nhân kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó vốn bằng tiền đóng một vai trò rất quan trọng, đảm bảo cho công tác sản xuất, kinh doanh đƣợc liên tục đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng vốn là một khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trƣởng hay suy thoái của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là đối tƣợng có khả năng phát sinh rủi ro cao hơn các loại tài sản khác vì vậy nó cần đƣợc quản lý chặt chẽ, thƣờng xuyên kiểm tra kiểm soát các khoản thu cho bằng tiền là rất cần thiết. Trong quá trình quản lý ngƣời ta sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau nhƣ thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế nhƣng kế toán luôn đƣợc coi là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhất. Với chức năng ghi chép phản ánh, tính toán, giám sát thƣờng xuyên liên tục sự biến động của vật tƣ, tiền vốn bằng các thƣớc đo giá trị và hiện vật, kế toán cung cấp các tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong sản xuất kinh doanh.
Các thông tin kinh tế tài chính do kế toán cung cấp giúp chủ doanh nghiệp và những ngƣời quản lý doanh nghiệp nắm vững tình hình và kết quả họat động sản xuất kinh doanh cũng nhƣ việc sử dụng vốn để từ đó thấy đƣợc mặt mạnh, mặt yếu để từ đó có những quyết định và chỉ đạo sao cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả nhất. Nguyễn Bích Diệp – QTL2501K 2 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thì trƣớc hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này. Ngoài ra doanh nghiệp còn phải phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của ngƣời này thông qua việc của ngƣời kia.
Việc phân chia trách nhiệm nhƣ trên nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng nhƣ sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt. Mọi biến động của vốn bằng tiền phải làm đầy đủ thủ tục và có chứng từ gốc hợp lệ. Nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình tăng giảm, thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền. Kiểm tra thƣờng xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lý vốn bằng tiền, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng.
Phát hiện và ngăn ngừa các hiện tƣợng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. Hƣớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, kiểm tra thƣờng xuyên đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống nhất. Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời. Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng tiền đang chuyển kịp thời.
Phản ánh tình hình tăng giảm và số dƣ tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.4 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ và từng khoản ở ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ tiền của doanh nghiệp. Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt Nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.
Nguyễn Bích Diệp – QTL2501K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó. Khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra “đồng Việt Nam” theo nguyên tắc: Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế; Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Đối với vàng, bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi số lƣợng trọng lƣợng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ.
Giá nhập vào trong kỳ đƣợc tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể đƣợc tính theo các phƣơng pháp sau: Phƣơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ; Phƣơng pháp giá thực tế nhập trƣớc, xuất trƣớc; Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tƣợng, chất lƣợng… Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có đƣợc giá trị thực tế và chính xác. Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dƣ ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.2 Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều có một lƣợng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thƣờng tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: Giấy bạc ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý, đá quý… 1.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp Theo Điều 12, khoản 1 Thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 quy định: Tài khoản tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ.
Đối với khoản tiền thu đƣợc chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của Nguyễn Bích Diệp – QTL2501K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP doanh nghiệp) thì không ghi và bên Nợ TK111 “ Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK113 “ Tiền đang chuyển”. Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của ngƣời nhận, ngƣời giao, ngƣời có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trƣờng hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo nguyên tắc: Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trƣờng hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK1122; Bên có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế đƣợc thực hiện theo quy định tại phần hƣớng dẫn tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái và tài khoản có liên quan.