Chương I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ.Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới. Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. - Cần phải quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ, thường xuyên kiểm soát các khoản thu chi tiền vì đây là khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp, và vì vốn bằng tiền là đối tượng có nhiều khả năng phát sinh rủi ro hơn các loại tài sản khác. - Kế toán phải cung cấp những tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.Nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. - Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình tăng, giảm thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền.
- Kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lí vốn bằng tiền, kỉ luật thanh toán, kỉ luật tín dụng. Phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. - Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, kiểm tra thường xuyên đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán để đảm bảo tính cân đối thống nhất. - Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời.
- Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Nguyễn Thị Thu Hương – QT1807K 2 Trường ĐH Quản Lý Và Công Nghệ Hải Phòng Khóa Luận Tốt Nghiệp 1.Nội dung công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. – Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá tiền là “đồng Việt Nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó. --Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, quy cách, độ tuổi, phẩm chất, kích thước,. -- Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Theo Thông tư số 133/2016/TT–BTC, các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (VND ), hoặc đơn vị tiền tệ chính sử dụng trong kế toán.
Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra VND phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá ghi sổ kế toán. Cụ thể, để xác định tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá ghi sổ kế toán cần dựa vào các nguyên tắc như: a. Nguyên tắc xác định tỷ giá giao dịch thực tế: Tỷ giá giao dịch thực tế khi mua, bán ngoại tệ (hợp đồng mua bán ngoại tệ giao ngay, hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tương lai, hợp đồng quyền chọn, hợp đồng hoán đổi): Là tỷ giá ký kết trong hợp đồng mua, bán ngoại tệ giữa DN và ngân hàng thương mại (NHTM) Trường hợp, hợp đồng không quy định cụ thể tỷ giá thanh toán thì DN sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá chuyển khoản trung bình của NHTM, nơi DN thường xuyên có giao dịch để ghi sổ kế toán. Tỷ giá xấp xỉ này, phải đảm bảo chênh lệch không vượt quá +/-1% so với tỷ giá chuyển khoản trung bình của NHTM, nơi DN thường xuyên có giao dịch (ngân hàng này do DN tự lựa chọn).
Tỷ giá chuyển khoản trung bình có thể được xác định hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, trên cơ sở trung bình cộng giữa tỷ giá mua và tỷ giá bán chuyển khoản hàng ngày của NHTM. Nguyên tắc xác định tỷ giá ghi sổ: Tỷ giá ghi sổ gồm tỷ giá ghi sổ thực đích danh hoặc tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền (BQGQ). Tỷ giá BQGQ sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ. Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh là tỷ giá được xác định liên quan đến giao dịch đã phát sinh tại một thời điểm cụ thể.
Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh, được áp Nguyễn Thị Thu Hương – QT1807K 3 Trường ĐH Quản Lý Và Công Nghệ Hải Phòng Khóa Luận Tốt Nghiệp dụng để ghi sổ kế toán cho bên Nợ các TK phải thu đối với khoản tiền bằng ngoại tệ đã nhận ứng trước của khách hàng hoặc cho bên Có các TK phải trả đối với khoản tiền bằng ngoại tệ đã ứng trước cho người bán. Tỷ giá ghi sổ BQGQ là tỷ giá được xác định trên cơ sở lấy tổng giá trị (theo đồng tiền ghi sổ kế toán) của từng khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ chia cho số lượng nguyên tệ thực có tại từng thời điểm 1.Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: Giấy bạc ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ, ngân phiếu,… 1.Nguyên tắc kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp.
✓ Kế toán phải mở số kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất các loại tiền và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiếm tra, đối chiếu. ✓ Các khoản tiền do tổ chức và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp đượcquản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp. ✓ Khi thu, chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chỉ và có đủ chữ ký theo quy định về chứng từ kế toán. Khi hạch toán tiền gửi ngân hàng phải có giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc bảng sao kê của ngân hàng.
✓ Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng tiền ghi sổ kế toán (đơn vị tiền tệ kế toán) theo nguyên tắc: - Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế; - Bên Cổ các tài khoản tiền được lựa chọn áp dụng tỷ giá ghi số bình quân gia quyền hoặc tỷ giá giao dịch thực tế ✓ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán bên Có các tài khoản tiền, khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được ghi nhận đồng thời tại thời điểm chi tiền hoặc ghi nhận định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. ✓ Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Nguyễn Thị Thu Hương – QT1807K 4 Trường ĐH Quản Lý Và Công Nghệ Hải Phòng Khóa Luận Tốt Nghiệp 1.Chứng từ và tài khoản sử dụng để hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp.
Chứng từ Chứng từ được sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, biên lai thu tiền… - Phiếu thu (Mẫu số: 01 - TT ): gồm 3 liên: Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ. - Phiếu chi (Mẫu số: 02 – TT) gồm 3 liên: Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền. Trong đó: Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho người nộp tiền Liên 3: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán. - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số: 05 - TT): Dùng trong các trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận thanh toán tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) làm thủ tục thanh toán.
- Biên lai thu tiền (Mẫu số: 06 - TT): Là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của người nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ đồng thời để người nộp thanh toán với đơn vị nộp tiền. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111 “Tiền mặt”: + TK 111 “Tiền mặt”: Phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền tại quỹ của doanh nghiệp. TK 111 bao gồm 3 loại tài khoản cấp 2: - TK 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. - TK 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam.
Nguyễn Thị Thu Hương – QT1807K 5 Trường ĐH Quản Lý Và Công Nghệ Hải Phòng Khóa Luận Tốt Nghiệp + Kết Cấu: - Số dư đầu kì bên nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt đầu kì.