Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN TR ÁCH NHIỆM 1. Khái niệm về kế toán trách nhiệm Mặc dù kế toán trách nhiệm được nghiên cứu từ lâu nhưng cho đến nay vẫn chưa có một khái niệm thống nhất. Martin,“Kế toán trách nhiệm là một khái niệm cơ bản của hệ thống kế toán đo lường hiệu qủa hoạt động của các trung tâm trách nhiệm. Ý nghĩa cơ bản của nó là trong những tổ chức phân tán rộng lớn thì rất khó hoặc không thể quản lý như một bộ phận đơn lẻ, vì vậy họ phải tách hoặc chia thành nhiều bộ phận chịu trách nhiệm.
Những bộ phận này là các trung tâm trách nhiệm về chi phí, doanh thu, lợi nhuận và đầu tư”. Kế toán trách nhiệm liên quan đến các khái niệm và công cụ mà c ác kế toán viên sử dụng để đo lường sự thực hiện của các cá nhân và các bộ phận nhằm thúc đẩy những nổ lực hướng về mục tiêu chung c ủa tổ c hức (Hilton,1991) [12]. Kế toán trách nhiệm là nhận dạng các yếu tố tài chính trong một lĩnh vực hoạt động nhất định tạo thành chuỗi cá thể kiểm soát được và đề cử người chịu trách nhiệm quản lý chuỗi các yếu tố tài chính này (Richard M.S Wilon và Wai Fong Chua, 1993) [13].TS Đào Văn Tài Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh cho rằng “Kế toán trách nhiệm là một phương pháp kế toán thu thập các báo cáo các thông tin từ dự toán và thực tế về các “đầu vào” và “ đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm’’ [7]. Qua các khái niệm trên có thể nói kế toán trách nhiệm là một hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận trong một doanh nghiệp có quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ riêng biệt thuộc phạm vi quản lý của mình.
Họ xác This document is created by GIRDAC PDF Creator Pro trial version Luan van GIRDAC PDF Creator Pro full version does not add this green footer Full version can be ordered from http://www.com/Products/Buy.htm -5- định, đánh giá và báo cáo lên cấp trên trong doanh nghiệp, thông qua các cấp quản lý cao hơn sử dụng các thông tin này để đánh giá thành qủa các bộ phận trong doanh nghiệp. Mục đí ch của kế toán trách nhiệm Mục đích của kế toán trách nhiệm được thiết lập để ghi nhận, đo lường kết qủa hoạt động của từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Để đạt được các mục tiêu chung của toàn tổ chức, mỗi bộ phận trong tổ chức phải nổ lực thực hiện các mục tiêu riêng lẽ do nhà quản lý cấp cao đã phân quyền cho bộ phận của mình. Hệ thống kế toán trách nhiệm được thiết lập nhằm khuyến khích các nhà quản lý trong các tổ chức phân quyền hướng đến mục tiêu chung.
Như vậy, các nhà quản lý khác nhau trong tổ chức phải hướng đến mục tiêu của người quản lý cấp cao hơn. Điều này khó thực hiện được vì nhiều lý do khác nhau. Các nhà quản lý bộ phận thường không biết được các quyết định của họ ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận khác cũng như đến lợi ích chung của toàn doanh nghiệp. Thông thường nhiều nhà quản lý bộ phận thường quan tâm đến thành qủa của bộ phận mình hơn là đến tính hiệu qủa của tổ chức.
Do đó, các nhà quản lý không những có tầm nhìn đối với mục tiêu của tổ chức mình mà còn phải có động cơ tích cực để đạt được chúng. Vì vậy nhiệm vụ kế toán quản trị trong việc thiết lập hệ thống kế toán trách nhiệm là cung cấp các động cơ tích cực cho các nhà quản lý bộ phận trong tổ chức để họ hướng tới mục tiêu chung của toàn đơn vị. Kế toán trách nhiệm là một nội dung cơ bản của kế toán quản tr ị Ngày nay, kế toán quản trị l à bộ phận không thể tách rời của hệ thống kế toán doanh nghiệp. Ngoài thông tin kế toán tài chính cung cấp, các nhà quản lý vẫn đòi hỏi có thêm thông tin mang tính kiểm soát và dự báo, chẳng hạn như doanh thu và chi phí phân chia theo bộ phận.
Như vậy, kế toán quản trị biểu hiện kế toán trách nhiệm của các nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp thông This document is created by GIRDAC PDF Creator Pro trial version Luan van GIRDAC PDF Creator Pro full version does not add this green footer Full version can be ordered from http://www.com/Products/Buy.htm -6- qua kế toán trách nhiệm, trong khi kế toán tài chính biể u hiện trách nhiệm của nhà quản trị cấp cao. Kế toán theo các trung tâm trách nhiệm là một công cụ để đánh giá và kiểm soát trong các công ty phân quyền, thông qua việc xác định c ác trung tâm trách nhiệm và nhiệm vụ báo cáo của công ty được phân quyền. Đây là hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận (nhà quản trị bộ phận) trong một tổ chức có quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi quản lý của mình, họ phải xác định, đánh giá và báo cáo lên cấp trên trong tổ chức; thông qua đó các cấp quản lý cao hơn sử dụng các thông tin này để đánh giá thành qủa các bộ phận trong tổ chức. Tóm lại, kế toán trách nhiệm là một trong những nội dung quan trọng của kế toán quản trị.
Kế toán trách nhiệm không chỉ đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn xác định đối tượng nào (ai) là người chịu trách nhiệm, bộ phận nào có quyền kiểm soát đối với hoạt động xảy ra, trách nhiệ m đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Chức năng quản trị Quá trình kế toán Xác đ ịnh m ục tiê u Hình thành các chỉ tiêu k inh tế Xây dự ng kế hoạch Lập các bảng dự toá n Tổ chức thực hiện Thu thập kết q uả thực hiện Kiểm tra, đánh giá Lập các b áo cáo thực hiện Hình 1. Mối quan hệ giữa chức năng quản trị và qúa trình kế toán This document is created by GIRDAC PDF Creator Pro trial version Luan van GIRDAC PDF Creator Pro full version does not add this green footer Full version can be ordered from http://www.com/Products/Buy.htm -7- Kế toán trách nhiệm bao gồm 2 mặt: thông tin và trách nhiệm. Trong đó, mặt thông tin có nghĩa là sự tập hợp, báo cáo, đánh giá các thông tin mang tính nội bộ về hoạt động sản xuất kinh doanh từ cấp quản lý thấp đến c ấp quản lý cao hơn. Mặt trách nhiệ m nghĩa là việc quy trách nhiệm về những sự kiện tài chính xảy ra.
Nhà quản lý bộ phận phải có nhiệm vụ báo cáo lên cấp quản lý cao hơn về những chi phí, lợi nhuận của mình đảm nhận và giải trình từng sự kiện về kết qủa thuộc trách nhiệm và quyền kiểm soát của mình. Tùy thuộc vào việc sử dụng 2 mặt này mà ảnh hưởng đến thái độ của người qu ản lý và hiệu qủa của việc phân cấp trách nhiệm trong đơn vị (Huỳnh Lợi, Nguyễn Khắc Tâm, 2001)[4]. Khi hệ thống kế to án trách nhiệm nh ấn mạnh đến mặt đánh giá trách nhiệm của n gười quản lý sẽ ảnh hưởng đến thái độ của người quản lý theo chiều hướng tiêu cực. Họ tìm cách che đậy sai phạm, cố đùn đẩy trách nhiệm chứ không chịu tìm r a nguyên nhân và giải pháp khắc phục những tồ n tại và như vậy, hệ thống kế toán tr ác h nhiệm không hoàn thành mục tiêu đặt ra.
Khi hệ thống kế toán trách nhiệm chú trọng đến mặt thông tin thì sẽ ảnh hưởng tích cực lên hành vi của nhà quản lý. Việc nhấn mạnh đến việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý để giúp họ nắm bắt được tình hình hoạt động của tổ chức, cũng như hiểu được nguyên nhân của việc hoạt động kém hiệu qủa sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu qủa hoạt động trong tương lai. Khi sử dụng đúng, hệ thống kế toán ít chú trọng đến trách nhiệm. Nếu các nhà quản lý cảm thấy rằng họ bị phê bình và khiển trách vì hiệu qủa thực hiện công vệc của họ không tố t, họ thường có xu hướng đối phó theo cách không tích cực và có khi hoài nghi về hệ thống (Hilton, 1991)[12].
Do vậy, cần phải nhận thấy rằng hệ thống kế toán trách nhiệm đặt trọng tâm vào thông tin. Việc sử dụng hệ thống kế toán trách nhiệm không qúa nhấn mạnh đến việc quy trách nhiệm mà xem việ c quy trách nhiệm là một yếu tố góp phần vào hiệu qủa thông tin của hệ thống. This document is created by GIRDAC PDF Creator Pro trial version Luan van GIRDAC PDF Creator Pro full version does not add this green footer Full version can be ordered from http://www.com/Products/Buy. PHÂN CẤP QU ẢN L Ý VÀ SỰ HÌNH THÀNH CÁC TRUNG TÂM TR ÁCH NHIỆM 1.
Phân cấp quản lý là cơ sở của kế toán trách nhiệm 1. Khái niệm về phân cấp quản lý Phân cấp quản lý hay còn gọi là phân quyền được hiểu là sự phân chia quyền lực xuống cấp dưới, quyền ra quyết định không còn của một người hay một nhóm nhỏ mà trải rộng trên toàn tổ chức. Do vậy, các cấp quản lý khác nhau được quyền ra quyết định liên quan đến phạm vi trách nhiệm của họ. Khi quy mô càng lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh càng phức tạp thì đòi hỏi doanh nghiệp phải được phân thành nhiều bộ phận và nhiều cấp quản lý khác nhau.
Lúc này sự phân quyền sẽ được thực hiện càng nhiều cho cấp dưới. Nhà quản trị doanh nghiệp cần phải xác định đúng đắn mức độ phức tạp của tổ chức để từ đó thực hiện phân quyền cho phù hợp. Nếu quyền lực phân tán qúa rộng xuống cấp dưới thì nhà quản trị sẽ gặp khó khăn trong kiểm tra giám sát, hoạt động của các bộ phận không đảm bảo tính thống nhất. Ngược lại, nếu nhà quản trị áp dụng mô hình tập trung quyền lực, trực tiếp quản lý điều hành xử lý từ những công việc mang tính chất tác nghiệp đến những công việc mang tính chiến lược thì sẽ dẫn đến tình trạng “lực bất tòng tâm”, qúa sa đà vào những công việc mang tính sự vụ h àng ngày và gặp khó khăn trong khâu hạch định các chiến lược.
Do vậy, nhà quản trị phải xây dựng một hệ thống các mục tiê u sao cho mỗi bộ phận đều đảm bảo thực hiện được, phải có sự tương quan giữa quyền hạn và trách nhiệm. Ngoài ra, các doanh nghiệp còn có thể kết hợp giữa các mô hình tập trung quyền lực và mô hình phân quyền.
