CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số vấn đề về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán: 1. Khái niệm thanh toán: Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán là cách thức, phương pháp thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó.
Có hai phương thức thanh toán chủ yếu: • Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng tiền chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)… • Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận. Hình thức thanh toán: Hình thức thanh toán là các quy định về cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Thông thường có hai hình thức thanh toán cơ bản: Trần Thuỳ Trang – QT2401K - 2012401013 3 Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH QL&CN Hải Phòng • Thanh toán bằng tiền mặt: Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ… thì bên mua xuất quỹ tiền mặt để trả trực tiếp cho bên bán.
Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Bên cạnh đó, theo quy định, hóa đơn có trị giá trên 20 triệu đồng trở lên thanh toán bằng tiền mặt sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Vì vậy, hình thức này thường áp dụng để thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng VNĐ - Thanh toán bằng ngoại tệ - Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng • Thanh toán không dùng tiền mặt: là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Các hình thức bao gồm: - Thanh toán bằng séc - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi - Thanh toán bằng ủy nhiệm thu - Thanh toán bằng thẻ thanh toán - Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C. Sự cần thiết của kế toán thanh toán với người mua, người bán: Quan hệ thanh toán không chỉ là một yếu tố trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp mà còn là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc bảo đảm hoạt động thanh toán được tiến hành một cách linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Trước hết việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán sẽ hỗ trợ việc cung cấp thông tin cho quản trị tài chính.
Các thông tin đó có thể về số tiền nợ, thời gian Trần Thuỳ Trang – QT2401K - 2012401013 4 Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH QL&CN Hải Phòng nợ và tình hình thanh toán đối với từng đối tượng. Thông qua các thông tin này các nhà lãnh đạo sẽ có những chính sách về thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kế toán cũng chính là công cụ quản lý hiệu quả đối với các nghiệp vụ thanh toán, cũng như các khoản phải thu và phải trả. Bởi tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được biểu hiện trên chứng từ, sổ sách, việc quản lý các khoản thanh toán tất yếu cũng phải thông qua kế toán.
Từ sự quản lý như vậy giám đốc doanh nghiệp sẽ có những biện pháp kịp thời để chi trả các khoản nợ và thu hồi nợ kịp thời. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp có sự tự chủ về tình hình tài chính, góp phần duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Có thể nói hoạt động thanh toán là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý tài chính, nó ảnh hưởng trọng yếu tới tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đây sẽ là nhân tố quyết định giúp doanh nghiệp ổn định tình hình tài chính và đảm bảo cho tình hình tài chính lành mạnh.
Nội dung kế toán thanh toán với người mua, người bán: 1. Nội dung kế toán thanh toán với người mua: 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua: Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: • Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hàng đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán diễn ra kịp thời. • Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, và có xác nhận bằng văn bản.
Trần Thuỳ Trang – QT2401K - 2012401013 5 Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH QL&CN Hải Phòng • Đối chiếu các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi ra đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư thực tế. • Đối với các khoản phải thu bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ điều chỉnh theo số dư thực tế.
Cần phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng có nghi ngờ để có kế hoạch, biện pháp thanh toán và thu hồi vốn phù hợp. • Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, cung cấp dịch vụ.
Kết cấu của tài khoản 131 như sau: Nợ 131- Phải thu của khách Có hàng Số dư đầu kỳ: Số tiền phải thu Số dư cuối kỳ: Số tiền khách hàng ứng của khách hàng đầu kỳ trước hoặc chuyển thừa đầu kỳ Phát sinh tăng: Phát sinh giảm: - Số tiền phải thu khách hàng - Số tiền khách hàng đã trả nợ phát sinh trong kỳ khi bán sản - Số tiền đã nhận trước, ứng trước của phẩm, hàng hóa, TSCĐ… khách hàng - Số tiền thừa trả lại cho - Các khoản giảm giá hàng bán, hàng khách hàng bán bị trả lại - Đánh giá lại các khoản phải - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết Trần Thuỳ Trang – QT2401K - 2012401013 6 Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH QL&CN Hải Phòng thu khách hàng là ngoại tệ (Nếu khấu thương mại cho khách hàng. tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá - Đánh giá lại các khoản phải thu ghi sổ) khách hàng là ngoại tệ (Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ) Số dư đầu kỳ: Số dư cuối kỳ: Số tiền phải thu của khách hàng Số tiền khách hàng ứng trước hoặc số tiền cuối kỳ khách chuyển thừa cuối kỳ 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng: a) Chứng từ: - Hợp đồng mua bán; - Hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng) do doanh nghiệp lập - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Biên bản bù trừ công nợ - Biên bản thanh lý hợp đồng - Các chứng từ liên quan khác b) Các loại sổ sách: - Sổ chi tiết phải thu khách hàng - Sổ tổng hợp phải thu khách hàng - Sổ cái tài khoản 131 1. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua: Trần Thuỳ Trang – QT2401K - 2012401013 7 Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH QL&CN Hải Phòng Sơ đồ 1: Sơ đồ các nghiệp vụ thanh toán với người mua Trần Thuỳ Trang – QT2401K - 2012401013 8 Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH QL&CN Hải Phòng 1.
Nội dung kế toán thanh toán với người bán: 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ,. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả. Không phản ánh tài khoản này cho các nghiệp vụ mua trả tiền ngay.
Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: • Phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ. • Đối với nhà giao dịch cung cấp thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. • Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế.
• Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp. • Tuyệt đối không bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của tài khoản 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, người bán vật tư hàng hóa, dịch vụ,.kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả người bán. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho nhà cung cấp dịch vụ, người bán vật tư, hàng hóa theo hợp đồng kinh tế.