I. Tổng Quan Về Kế Toán Thanh Toán Tại Công Ty TNHH CTA
Kế toán thanh toán đóng vai trò then chốt trong hoạt động tài chính của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty TNHH CTA Việt Nam. Nó không chỉ đơn thuần là việc ghi chép các giao dịch mà còn là công cụ quan trọng để quản lý dòng tiền, tối ưu hóa lợi nhuận và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác. Các nghiệp vụ kế toán thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển. Một hệ thống kế toán thanh toán hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, đảm bảo thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp, đồng thời theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu từ khách hàng. Kế toán thanh toán được coi là ngôn ngữ kinh doanh, là phương tiện giao tiếp giữa doanh nghiệp với các đối tượng có quan hệ. Trong thời kỳ kinh tế nhiều biến động như hiện nay, các doanh nghiệp cần phải có những biện pháp để củng cố và phát huy địa vị hơn nữa.Doanh nghiệp muốn quản lý tốt quan hệ thanh toán với người mua, người bán thì cần phải có hệ thống kế toán nói chung và hệ thống kế toán công nợ nói riêng phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình.
1.1. Tầm Quan Trọng Của Kế Toán Thanh Toán Với Người Mua
Quản lý công nợ phải thu hiệu quả là yếu tố then chốt để duy trì dòng tiền ổn định. Kế toán cần theo dõi sát sao các khoản nợ, đảm bảo thu hồi đúng hạn, giảm thiểu rủi ro nợ xấu. Việc theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua trong doanh nghiệp vừa và nhỏ kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc của Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản với người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
1.2. Vai Trò Của Kế Toán Thanh Toán Với Người Bán
Thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp giúp xây dựng uy tín, tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài, đồng thời có thể nhận được các ưu đãi về giá cả, chiết khấu.Kế toán cần đảm bảo hạch toán chính xác các khoản phải trả, theo dõi kỳ hạn thanh toán, tránh phát sinh lãi phạt do trả chậm. Bên cạnh đó, kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ, hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ, tránh bị lợi dụng. Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
II. Thực Trạng Và Thách Thức Kế Toán Tại Công Ty TNHH CTA
Mặc dù công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH CTA Việt Nam đã có những đóng góp nhất định vào hoạt động kinh doanh, song vẫn còn tồn tại một số vấn đề và thách thức cần giải quyết. Các vấn đề bao gồm: Quy trình thủ công, tốn thời gian. Thiếu tính tự động hóa trong việc đối chiếu số liệu. Khó khăn trong việc kiểm soát rủi ro gian lận. Việc này đòi hỏi phải có những đánh giá, phân tích sâu sắc để có thể đưa ra các giải pháp phù hợp. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường thì nhân tố quyết định nhất là vấn đề thanh toán. Đối với bất kì một hợp đồng kinh tế nào thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là việc thanh toán như thế nào, phương thức thanh toán ra sao và liệu khi tham gia vào hợp đồng có đem lại thuận lợi gì cho doanh nghiệp không. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải có những hoạt động nhất định nhằm quản lý tốt nhất hoạt động thanh toán để tạo niềm tin cho các đối tác và cải thiện được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.
2.1. Khó Khăn Trong Quản Lý Chứng Từ Kế Toán Thanh Toán
Số lượng chứng từ lớn, việc lưu trữ, tìm kiếm thủ công gây mất thời gian, dễ thất lạc. Chứng từ không đầy đủ, không hợp lệ gây khó khăn cho việc hạch toán, kiểm toán. Theo như khóa luận tốt nghiệp, trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH CTA Việt Nam em nhận thấy kế toán thanh toán với người mua, người bán đóng vai trò hết sức quan trọng và được lãnh đạo Công ty hết sức quan tâm. Nhận thức được tầm quan trọng đó, đồng thời với sự giúp đỡ của nhân viên phòng kế toán cùng giáo viên hướng dẫn Th.S Nguyễn Văn Thụ, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH CTA Việt Nam” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
2.2. Rủi Ro Sai Sót Trong Hạch Toán Kế Toán Thanh Toán
Do khối lượng công việc lớn, nhân viên kế toán có thể mắc sai sót trong quá trình nhập liệu, hạch toán. Kiểm soát nội bộ chưa chặt chẽ, tạo kẽ hở cho gian lận. Tình hình tài chính của doanh nghiệp phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay không? Muốn đưa ra một quyết định có ký hợp đồng, có đủ khả năng thanh toán và đảm bảo an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp hay không thì nên xem xét tình hình tài chính của Công ty. Cho nên có thể nói rằng, các nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó.
III. Hướng Dẫn Hoàn Thiện Quy Trình Kế Toán Thanh Toán Hiệu Quả
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH CTA Việt Nam, cần có những giải pháp đồng bộ và toàn diện. Một trong số đó là xây dựng quy trình chuẩn hóa, rõ ràng, từ khâu lập chứng từ đến hạch toán và báo cáo. Doanh nghiệp cần phải có những biện pháp để củng cố và phát huy địa vị hơn nữa. Doanh nghiệp muốn quản lý tốt quan hệ thanh toán với người mua, người bán thì cần phải có hệ thống kế toán nói chung và hệ thống kế toán công nợ nói riêng phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Giải quyết tốt vấn đề công nợ là một cách tích cực để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.
3.1. Chuẩn Hóa Quy Trình Lập Và Luân Chuyển Chứng Từ
Thiết lập mẫu chứng từ thống nhất, đầy đủ thông tin. Quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập và luân chuyển chứng từ. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ trước khi hạch toán. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH CTA Việt Nam em nhận thấy kế toán thanh toán với người mua, người bán đóng vai trò hết sức quan trọng và được lãnh đạo Công ty hết sức quan tâm.
3.2. Nâng Cao Tính Chính Xác Trong Hạch Toán Kế Toán
Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kế toán. Kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên để phát hiện sai sót kịp thời. Kiểm soát nội bộ chặt chẽ để ngăn chặn gian lận. Kế toán được coi là ngôn ngữ kinh doanh, là phương tiện giao tiếp giữa doanh nghiệp với các đối tượng có quan hệ.
3.3. Ứng Dụng Phần Mềm Kế Toán Thanh Toán Hiện Đại
Sử dụng phần mềm giúp tự động hóa các nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian. Chọn phần mềm phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty. Đảm bảo phần mềm tuân thủ các chuẩn mực, quy định của pháp luật về kế toán. Hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,… Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp với nhau. Hai bên phải cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó.
IV. Bí Quyết Quản Lý Rủi Ro Trong Kế Toán Thanh Toán Hiệu Quả
Rủi ro trong kế toán thanh toán có thể gây thất thoát tài sản, ảnh hưởng đến uy tín của Công ty TNHH CTA Việt Nam. Do vậy, cần có các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát hiệu quả. Bên cạnh đó, kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ, hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ, tránh bị lợi dụng. Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán.
4.1. Xác Định Và Đánh Giá Rủi Ro Trong Thanh Toán
Xác định các rủi ro tiềm ẩn trong từng khâu của quy trình thanh toán. Đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro để có biện pháp ứng phó phù hợp. Tất cả mọi trường hợp xuất hiện tranh chấp về hàng hóa, dịch vụ đã giao và tiền hàng đã trả thì hai bên tự bàn bạc để giải quyết, ngân hàng không chịu trách nhiệm. Thư tín dụng chỉ được áp dụng thanh toán với các tổ chức kinh tế có tài khoản tại các ngân hàng trong cùng hệ thống.
4.2. Xây Dựng Quy Trình Kiểm Soát Nội Bộ Kế Toán Thanh Toán
Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên. Xây dựng hệ thống báo cáo định kỳ để theo dõi tình hình thanh toán. Séc thanh toán: Doanh nghiệp dùng để thanh toán các khoản chi tiêu, thanh toán các hợp đồng cung ứng, dịch vụ với nhà cung cấp. Séc thanh toán bao gồm nhiều loại như: Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hóa đối với những đơn vị có mở sổ tài khoản và không có giá trị để lĩnh tiền mặt, Séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định.
V. Kết Luận Và Định Hướng Phát Triển Kế Toán Thanh Toán
Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự nỗ lực của toàn thể nhân viên Công ty TNHH CTA Việt Nam. Với những giải pháp đồng bộ và hiệu quả, công ty có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro, và đạt được những thành công lớn hơn trong tương lai. Nhận thức được tầm quan trọng đó, đồng thời với sự giúp đỡ của nhân viên phòng kế toán cùng giáo viên hướng dẫn Th.S Nguyễn Văn Thụ, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH CTA Việt Nam” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
5.1. Tự Động Hóa Kế Toán Thanh Toán Bằng Công Nghệ
Ứng dụng các công nghệ mới như AI, Blockchain để tự động hóa quy trình thanh toán, tăng cường tính minh bạch và bảo mật. Việc sử dụng phần mềm giúp tự động hóa các nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian. Chọn phần mềm phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty. Đảm bảo phần mềm tuân thủ các chuẩn mực, quy định của pháp luật về kế toán.
5.2. Nâng Cao Năng Lực Đội Ngũ Kế Toán
Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho nhân viên kế toán để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động để thu hút và giữ chân nhân tài. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kế toán. Kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên để phát hiện sai sót kịp thời. Kiểm soát nội bộ chặt chẽ để ngăn chặn gian lận.
