CHƯƠNG I : LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ. Các hình thức thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Hình thức thanh toán cổ xưa nhất đó là hàng đổi hàng, còn hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,… Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp với nhau.
Hai bên phải cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận. Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt.
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt là bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh số tiền nhỏ (dưới 20 triệu đồng), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên gần. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều, các doanh nghiệp đang chuyển dần sang hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng Việt Nam đồng.
- Thanh toán bằng ngoại tệ. - Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng. - Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, các giấy tờ có giá trị. Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt.
Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt là hình thức thanh toán thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt còn được định nghĩa là hình thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như giấy nhờ thu, giấy ủy nhiệm chi, séc… để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản Nguyễn Thị Ngọc Linh_ QT1902K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP của đơn vị này sang tài khoản của đơn vị khác ở ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt gắn với sự ra đời của đồng tiền ghi sổ. Hình thức này thường được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến vì tiết kiêmh thời gian, giảm chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông, áp dụng trong các giao dịch có số lượng lớn và giá trị cao.
Có thể kể ra đây các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu sau : 1. Hình thức thanh toán nội địa. + Thanh toán bằng Séc: Séc là loại chứng từ do ngân hàng phát hành cho đơn vị có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng sử dụng để thanh toán các khoản tiền, để chi tiêu hoặc để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ. Séc tiền mặt: Doanh nghiệp dùng để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ.
Séc thanh toán: Doanh nghiệp dùng để thanh toán các khoản chi tiêu, thanh toán các hợp đồng cung ứng, dịch vụ với nhà cung cấp. Séc thanh toán bao gồm nhiều loại như: Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hóa đối với những đơn vị có mở sổ tài khoản và không có giá trị để lĩnh tiền mặt, Séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định. Séc bảo chi: Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó. Khi phát hành séc, đơn vị đưa đến ngân hàng để đóng dấu bảo đảm chi cho tờ séc đó.
Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hóa, cung ứng dịch vụ,… có mở sổ tài khoản nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau. Séc định mức: Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Số séc định mức có thể dùng thanh toán trong cùng hoặc khác địa phương. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc.
Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. Séc chuyển tiền cầm tay: Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán. Nguyễn Thị Ngọc Linh_ QT1902K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP + Thanh toán bằng ủy nhiệm chi. Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp.
+ Thanh toán bằng ủy nhiệm thu. Ủy nhiệm thu là hình thức mà mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. + Thanh toán bù trừ. Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau.
Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ phải chi trả số tiền chệch lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải dựa trên cơ sở thỏa thuận rồi thành lập văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. + Thanh toán bằng thư tín dụng.
Trong thực thế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa, nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. Hình thức thanh toán quốc tế. + Thanh toán quốc tế thông qua thư tín dụng. Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận, trong đó một ngân hàng mở thue tín dụng (Letter og Credit – L/C) theo yêu cầu của người mở thư tín dụng sẽ trả một số tiền nhất định cho người hưởng lợi hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền trong thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.
Thể chế hiện hành: Thư tín dụng dùng để chi trả tiền hàng tháng trong điều kiện người bán đòi hỏi phải trả tiền ngay khi giao hàng phù hợp với số tiền hàng đã ký trong hợp đồng. Trường hợp này áp dụng khi hai bên có quan hệ mua bán không thường xuyên hoặc không có sự tin tưởng lẫn nhau. Thanh toán bằng hình thức thư tín dụng đảm bảo an toàn cho cả người bán và người mua thông qua sự đảm bảo của ngân hàng. Tất cả mọi trường hợp xuất hiện tranh chấp về hàng hóa, dịch vụ đã giao và tiền hàng đã trả thì hai bên tự bàn bạc để giải quyết, ngân hàng không chịu trách Nguyễn Thị Ngọc Linh_ QT1902K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP nhiệm.
Thư tín dụng chỉ được áp dụng thanh toán với các tổ chức kinh tế có tài khoản tại các ngân hàng trong cùng hệ thống. + Thanh toán bằng điện chuyển tiền. Về phương thức thanh toán cơ bản là giống thanh toán bằng thư tín dụng nhưng có sự thuận tiện, đơn giản hơn nhiều về thủ tục thanh toán. Thông thường hình thức này chỉ được áp dụng trong trường hợp hai bên có sự giao dịch thường xuyên, lâu dài, có sự tin tưởng lẫn nhau và bên bán chấp nhận cho bên mua thanh toán bằng điện chuyển tiền.
Việc thanh toán được tiến hành sau khi nhận hàng, thời gian do hai bên thỏa thuận. Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp vừa và nhỏ (TK 131). Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua trong doanh nghiệp vừa và nhỏ kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc của Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau: - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản với người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.
- Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. - Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng Nguyễn Thị Ngọc Linh_ QT1902K 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào Chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác.
- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, tài sản cố định, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. Chứng từ, tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với người mua. Chứng từ sử dụng.