CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm tổ ch c công tác kế toán trong doanh nghiệp Các nhà khoa học đưa ra nhiều khái niệm dưới nhiều khía cạnh khác nhau về tổ chức công tác kế toán. Có quan điểm cho rằng: “Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở từng đơn vị, theo đó tổ chức công tác kế toán chỉ đơn thuần là áp dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm, điều kiện của đơn vị”. Quan điểm này đúng nhưng chưa đủ, việc vận dụng chế độ kế toán là một phần quan trọng định hướng cho việc tổ chức công tác kế toán nhưng không thể xem là toàn bộ công việc tổ chức công tác kế toán. Theo quan điểm các nhà khoa học của Học viện Tài chính: “Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp”.
Hiện nay, để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội, có nhiều quan điểm hoàn thiện hơn về tổ chức công tác kế toán. Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán (phương pháp chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá, tổng hợp cân đối kế toán) trong từng nội dung công tác cụ thể và trong từng điều kiện cụ thể nhằm phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Quan điểm này đã thể hiện cụ thể hơn về tổ chức công tác kế toán, tuy nhiên lại chưa nêu rõ yếu tố con người là yếu tố đảm nhiệm việc thực hiện các công việc và áp dụng các phương pháp công tác kế toán, đó chính là ộ máy kế toán trong mỗi đơn vị, một yếu tố không thể thiếu được của hệ thống tổ chức công tác kế toán. Mặc dù có nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm tổ chức công tác kế toán, nhưng ta có thể khái quát khái niệm tổ chức công tác kế toán được coi là một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin, tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính kế toán vào doanh nghiệp.2 Vai trò của tổ ch c công tác kế toán doanh nghiệp - Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.
Kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh. - Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy nhằm phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính. - Cung cấp dữ liệu cho các nhà quản trị làm cơ ở hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh và ra quyết định kinh tế kịp thời, hiệu quả.3 Nhiệm vụ của tổ ch c công tác kế toán - Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán trong đơn vị, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng tới từng phần hành, từng bộ phận đảm bảo hoàn thành tốt mọi nội dung công việc kế toán của đơn vị với chi phí tiết kiệm nhất. - Tổ chức thực hiện các nguyên t c, phương pháp kế toán, hình thức kế toán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán tài chính liên quan nhằm đảm bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế.
- Tổ chức áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý; từng ước trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại. - Tổ chức hướng dẫn nhân lực kế toán quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lý tài chính và chế độ kế toán. Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán. - Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của doanh nghiệp.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp về công việc liên quan đến công tác kế toán. - Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán. Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ.4 Yêu cầu của tổ ch c công tác kế toán - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo yêu cầu khoa học, hợp l trên cơ ở 10 chấp hành đúng các nguyên t c tổ chức và phù hợp với chính sách, chế độ tài chính kế toán hiện hành. - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán phù hợp với biên chế đội ngũ và khả năng trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán, thực hiện phân công phân nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, từng cá nhân trong bộ phận kế toán.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ kế toán trong đơn vị, thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý, quản trị doanh nghiệp và các đơn vị tổ chức liên quan. - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu của thông tin kế toán, hiệu quả, tiết kiệm chi phí, bộ máy gọn nhẹ tinh giản nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.5 Yêu cầu, nguyên tắc của tổ ch c công tác kế toán * Yêu cầu: Phát huy được vai trò, chức năng của tổ chức CTKT trong DN, tổ chức CTKT phải đáp ứng các yêu cầu cơ ản sau: - Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đúng những quy định trong Luật Kế toán và Chuẩn mực kế toán. Đối với Nhà nước, kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của nhà nước, điều hành nền kinh tế quốc dân. Do đó, trước hết tổ chức công tác kế toán phải theo đúng những quy định về nội dung công tác kế toán, về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán ghi trong Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán.
- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với các chế độ, chính sách, thể lệ văn ản pháp quy về kế toán do nhà nước ban hành Việc ban hành chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Vì vậy tổ chức công tác kế toán phải dựa trên cơ ở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, hệ thống áo cáo tài chính mà nhà nước quy định để vận 11 dụng một cách phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước trong từng thời kỳ. Có như vậy việc tổ chức công tác kế toán mới không vi phạm những nguyên t c, chế độ quy định chung của nhà nước, đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán góp phần tăng cường quản lý kinh tế của các cấp, các ngành, góp phần tăng cường quản lý kinh tế - tài chính của các cấp, các ngành, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. - Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động quản l và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm và điều kiện hoạt động kinh doanh khác nhau. Vì vậy, không thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp nên để tổ chức tốt công tác kế toán doanh nghiệp phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp. - Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán ộ quản lý, cán bộ kế toán. Người thực hiện trực tiếp mọi công tác kế toán trong doanh nghiệp là cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý doanh nghiệp.
Vì vậy để tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toán đối với công tác quản lý doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. - Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo nguyên t c gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả. Tiết kiệm, hiệu quả là nguyên t c của công tác tổ chức nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng do đó thực hiện nguyên t c này phải đảm bảo tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Những yêu cầu trên phải được thực hiện một cách đồng bộ mới có thể tổ 12 chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức công tác kê toán tài chính trong doanh nghiệp.
Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với các chính sách chế độ quản lý kinh tế quy định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai tr quan trọng của kế toán trong quản l vĩ mô và vi mô nền kinh tế. * Nguyên tắc tổ ch c công tác KT: Trong quá trình công tác KT các doanh nghiệp phải tuân thủ những nguyên t c cơ ản sau: - Nguyên tắc thống nhất: Tổ chức công tác KT phải đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán giữa đối tượng và phương pháp, hình thức và bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán.