CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán. + Khái niệm thanh toán: Là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. + Phương thức thanh toán: Là cách thức chi trả, thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau.
Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng tiền mặt, sec, thanh toán qua ngân hàng, thẻ tín dụng,. theo sự thoản thuận của các bên trong giao dịch. Chi tiết các phương thức thanh toán tiền mua hàng trong nước: Thông thường có 2 cách thức thanh toán là thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm. - Phương thức thanh toán trả ngay : Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu hoặc quyển kiểm soát hàng hóa bị chuyển giao.Theo phương thức này sự vận động của hàng hóa gắn liền với sự vận động của tiền tệ.
Cụ thể : Sau khi chuyển giao hàng hóa cho khách hàng, khách hàng sẽ thanh toán cho doanh nghiệp ngay sau khi hàng được giao, khách hàng sẽ thanh toán bằng hình thức thanh toán tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản tùy theo. - Phương thức thanh toán chậm trả: Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa, do đó hình thành khoản công nợ phải thu khách hàng. Nợ phải thu cần được hạc toán quản lý chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Theo hình thức này, sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng cách về không gian và thời gian.
Cụ thể : Khách hàng ký hợp đồng công nợ với công ty, Sau khi chuyển giao hàng hóa và đến kỳ thanh toán công nợ theo như hợp đồng kinh tế, khách hàng thanh toán cho công ty bằng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản. Sinh viên: Nguyễn Đức Phương-QT2101K Page 2 Trường Đại Học Quản Lý và Công Nghệ Hải Phòng + Hình thức thanh toán: Có hai hình thức thanh toán cơ bản là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán bằng tiền mặt , cụ thể như:tiền Việt Nam, ngoại tệ , các loại giấy tờ có giá trị như tiền ,. Hình thức thanh toán này áp dụng cho những giao dịch có giá trị nhỏ và đơn giản,chuyển giao hàng hóa và nghĩa vụ kiểm soát hàng hóa cho khách hàng đồng thời kéo theo nghĩa cụ thanh toán.
Bên mua hàng sẽ xuất tiền mặt để trả cho bên bán hàng ngay sau khi hàng hóa được chuyển giao.Hình thức này thường được áp dụng để thanh toán cho khách hàng , đối tác,nhà cung cấp nhỏ. Thanh toán không bằng tiền mặt: là q úa trình thanh toán không có sự xuất hiện của tiền mặt mà chỉ là tiền ghi sổ, nghĩa là dựa trên số tiền tại tài khoản tiền gửi Ngân hàng. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm :Thanh toán bằng Séc,thanh toán bằng ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi,thẻ thanh toán, thư tín dụng. - Thanh toán bằng Séc: Séc thanh toán là một lệnh vô điều kiện thể hiện dưới dạng chứng từ của người chủ tài khoản, ra lệnh cho Ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho người có tên trong séc hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho người cầm séc một số tiền nhất định bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
- Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là lệnh của người thụ hưởng, ra lệnh cho ngân hàng thu tiền của người mua hàng. - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi:Uỷ nhiệm chi là lệnh của người trả tiền cho ngân hàng về việc trích chuyển tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản chủ nợ. Đây là 1 hình thức thanh toán khá phổ biến trong nền kinh tế khi các nước bắt đầu chuyển sang nền kinh tế thị trường. - Thanh toán bằng thư tín dụng : Thư tín dụng(LC) là thư do ngân hàng phát hành, theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nếu người bán xuất trình được một bộ chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định trong LC.
- Hợp đồng ngoại thương là hợp đồng ký kết giữa các bên có quốc tịch khác nhau hoặc có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau. Theo luật Việt Nam: Hợp đồng ký với thương nhân nước ngoài có nghĩa là một bên là thương nhân Việt Nam một bên là thương nhân nước ngoài. Sinh viên: Nguyễn Đức Phương-QT2101K Page 3 Trường Đại Học Quản Lý và Công Nghệ Hải Phòng - Trong nội dung của hợp đồng ngoại thương cần phải có sự thỏa thuận về phương thức thanh toán, trong trường hợp này công ty bạn đã lựa chọn phương thức thanh toán bằng thư tín dụng. Như vậy, bạn có thể trình bày phần quy định về mở LC trong mục thanh toán tại nội dung của hợp đồng, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, ngân hàng thụ hưởng, đơn vị tiền thanh toán,.
- Thanh toán bằng thẻ thanh toán: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.2 Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1.1 Nguyên tắc thanh toán với người mua. - Kế toán thanh toán với người mua phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
- Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận phải thu khách hàng đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. - Kế toán tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được để có căn cứ xác định số trích lập số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đói với khoản thu không đòi được.
Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kì báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác. - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. Sinh viên: Nguyễn Đức Phương-QT2101K Page 4 Trường Đại Học Quản Lý và Công Nghệ Hải Phòng 1.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong thanh toán với người mua.
Chứng từ, sổ sách sử dụng. - Hợp đồng kinh tế (áp dụng cho mọi khách hàng có nhu cầu mua hàng, bất kể khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp). - Phiếu xuất kho. - Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo có.
- Biên bản đối chiếu công nợ. Tài khoản sử dụng TK 131: Phải thu của khách hàng. Kết cấu của TK 131: Bên nợ Bên có - Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ. sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các của khách hàng.
khoản đầu tư tài chính. - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. hàng có khiếu nại; - Doanh thu của số hàng đã bán bị - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng không có thuế GTGT); so với Đồng Việt Nam). - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Số dư bên nợ Số dư bên có (nếu có) - Số tiền còn phải thu của khách hàng. - Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tương cụ thể. Sinh viên: Nguyễn Đức Phương-QT2101K Page 5 Trường Đại Học Quản Lý và Công Nghệ Hải Phòng Chú ý: Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua.
Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi: a) Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.