Tổng quan nghiên cứu

Quản lý tài chính và kế toán ngân sách tại chính quyền cơ sở đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm nguồn lực phát triển kinh tế xã hội và duy trì bộ máy hành chính nhà nước. Xã Mai Đình thuộc huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội có diện tích tự nhiên 1.375 ha và quy mô dân số hơn 22.000 người tính đến cuối năm 2015. Trên địa bàn có 4 tuyến giao thông trọng điểm chạy qua gồm Quốc lộ 2, Quốc lộ 3, Quốc lộ 18 và Tỉnh lộ 131 cùng 42 km đường liên thôn. Tốc độ phát triển kinh tế cơ sở diễn ra mạnh mẽ đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc nâng cao năng lực quản trị ngân sách và minh bạch tài chính công.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn xuất phát từ những bất cập trong công tác kế toán ngân sách xã. Thực tế số liệu năm 2012 cho thấy tỷ lệ thực hiện thu chi so với dự toán tại đơn vị chỉ đạt 84,14%. Bên cạnh đó, nguồn thu của xã phụ thuộc rất lớn vào ngân sách cấp trên với tỷ trọng thu bổ sung chiếm tới 78,43% tổng thu ngân sách. Công tác lập dự toán còn mang tính hình thức, số liệu kế toán giữa các năm thiếu tính thống nhất và quy trình luân chuyển, lưu trữ chứng từ còn nhiều hạn chế.

Mục tiêu nghiên cứu là hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức kế toán ngân sách xã, khảo sát toàn diện thực trạng tại Ủy ban nhân dân xã Mai Đình trong giai đoạn 2012 - 2015, từ đó nhận diện nguyên nhân của các điểm nghẽn và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện. Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, cung cấp cơ sở khoa học để tối ưu hóa việc quản lý các quỹ tiền tệ, tăng cường tỷ lệ thu đúng thu đủ và nâng cao hiệu quả phân bổ nguồn vốn công tại địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết hạch toán kế toán công và lý thuyết quản lý tài chính công ở cấp chính quyền cơ sở. Tổ chức công tác kế toán ngân sách xã là việc thiết lập mối liên hệ hữu cơ giữa đối tượng kế toán và phương pháp kế toán nhằm thu thập, xử lý, kiểm tra, kiểm soát và cung cấp thông tin tài chính phục vụ công tác điều hành. Hoạt động kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt ba nguyên tắc cốt lõi: nguyên tắc thống nhất về hệ thống chỉ tiêu, nguyên tắc phù hợp với quy mô địa phương và nguyên tắc bảo đảm hiệu quả chi phí quản lý.

Cơ sở pháp lý nền tảng của đề tài bao gồm Luật Kế toán số 03/2003/QH11, Luật Ngân sách Nhà nước số 01/2002/QH11, Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC và Thông tư số 146/2011/TT-BTC về chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã. Các khái niệm trung tâm được vận dụng gồm: ngân sách xã mang tính lưỡng tính (vừa là một cấp ngân sách vừa là đơn vị dự toán cơ sở), hệ thống tài khoản kế toán thống nhất gồm 22 tài khoản trong bảng cân đối và 02 tài khoản ngoài bảng cân đối, cùng danh mục chứng từ chuyên ngành gồm 14 mẫu chứng từ thu chi bắt buộc kết hợp với 32 chứng từ thuộc khối hành chính sự nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp điều tra chọn mẫu có chủ đích với cỡ mẫu gồm 15 cán bộ, bao gồm đại diện Thường trực Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân, kế toán trưởng, thủ quỹ và công chức chuyên môn trực thuộc xã Mai Đình. Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm thu thập đánh giá chuyên sâu từ những nhân sự trực tiếp vận hành quy trình hạch toán và điều hành ngân sách tại cơ sở.

Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ hệ thống báo cáo quyết toán ngân sách xã, sổ Nhật ký - Sổ Cái, bảng cân đối tài khoản và 7 bảng biểu thống kê tài chính thực tế tại Ủy ban nhân dân xã Mai Đình xuyên suốt giai đoạn 2012 - 2014. Tác giả kết hợp phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu chuỗi số liệu theo thời gian và kỹ thuật phân tích tổng hợp nhằm đánh giá sự biến động của các chỉ tiêu thu, chi và xác định mức độ tuân thủ quy trình kiểm soát nội bộ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, cơ cấu nguồn thu ngân sách xã bộc lộ sự mất cân đối nghiêm trọng và phụ thuộc lớn vào trợ cấp cấp trên. Trong cơ cấu tổng thu ngân sách xã Mai Đình giai đoạn 2012 - 2014, khoản thu bổ sung từ ngân sách huyện chiếm tỷ trọng áp đảo lên tới 78,43%. Trong khi đó, các khoản thu xã được hưởng 100% chỉ đạt tỷ trọng 6,63% và khoản thu phân chia theo tỷ lệ chỉ chiếm khiêm tốn 5,34%. Thu chuyển nguồn từ năm trước đóng góp 9,60% vào tổng nguồn thu.

Thứ hai, cơ cấu chi ngân sách nghiêng hẳn về tiêu dùng hành chính thay vì tích lũy phát triển hạ tầng. Chi thường xuyên chiếm tỷ trọng áp đảo lên đến 84,06% tổng chi ngân sách xã. Trái lại, chi đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng chỉ đạt tỷ lệ 9,20%, và khoản chi chuyển nguồn sang năm sau chiếm 6,74%. Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch chi ngân sách so với dự toán năm 2012 chỉ đạt 84,14%, phản ánh tính chính xác chưa cao trong khâu lập kế hoạch tài chính ban đầu.

Thứ ba, mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung bộc lộ tình trạng quá tải nhân sự nghiêm trọng. Toàn bộ công tác tài chính, kế toán, quản lý tài sản công và theo dõi dự án xây dựng cơ bản của địa bàn trên 22.000 dân chỉ do 01 kế toán trưởng phụ trách, kết hợp cùng 01 thủ quỹ kiêm nhiệm thủ kho. Điều này tạo ra rủi ro kiểm soát nội bộ khi thiếu sự phân công tách bạch giữa các phần hành kế toán.

Thứ tư, công tác bảo quản và luân chuyển chứng từ còn tồn tại nhiều điểm nghẽn kỹ thuật. Mặc dù hệ thống 14 mẫu chứng từ kế toán chuyên ngành và các mẫu rút dự toán như mẫu C2-02/NS được lập đầy đủ chữ ký, kho lưu trữ chứng từ chưa đạt chuẩn kỹ thuật dẫn đến tình trạng ẩm mốc tài liệu qua các năm. Nhiều chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ nhưng chưa được tiến hành thủ tục tiêu hủy theo quy định pháp luật, gây ùn ứ dữ liệu.

Thảo luận kết quả

Khi xem xét dưới góc độ trực quan hóa dữ liệu, cơ cấu thu ngân sách xã có thể được minh họa rõ nét thông qua biểu đồ tròn với phần diện tích 78,43% thuộc về nguồn trợ cấp bổ sung, phản ánh mức độ tự chủ tài chính tại chỗ rất thấp. Đồng thời, biểu đồ cột so sánh cơ cấu chi sẽ cho thấy sự chênh lệch lớn khi cột chi thường xuyên (84,06%) cao gấp hơn 9 lần cột chi đầu tư phát triển (9,20%).

Nguyên nhân căn bản của thực trạng này bắt nguồn từ tư duy quản lý còn mang tính bao cấp, trông chờ vào nguồn phân bổ của cấp trên và chưa khai thác triệt để các nguồn thu từ đất đai, dịch vụ và kinh doanh nhỏ lẻ trên địa bàn. Việc áp dụng phần mềm kế toán máy tính đã rút ngắn thời gian nhập liệu nhưng lại dẫn đến tình trạng kế toán viên phụ thuộc vào máy móc, ít thực hiện đối chiếu chéo giữa chứng từ gốc và sổ cái chi tiết. So với các nghiên cứu tại địa bàn đô thị, kế toán tại xã nông thôn như Mai Đình chịu áp lực lớn hơn về quản lý đất nông nghiệp (699,415 ha) và mạng lưới 42 km đường giao thông nông thôn nhưng nguồn lực nhân sự lại mỏng hơn đáng kể.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, kiện toàn và tái cấu trúc bộ máy kế toán xã. Ủy ban nhân dân xã Mai Đình cần đề xuất Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn bố trí thêm tối thiểu 01 công chức kế toán viên chuyên trách nhằm hỗ trợ kế toán trưởng xử lý ghi chép ban đầu và theo dõi tài sản công. Thời gian thực hiện cần hoàn thành ngay trong giai đoạn 2016 - 2017, bảo đảm nguyên tắc kiểm soát độc lập giữa người lập chứng từ, người kiểm tra và người phê duyệt chi ngân sách.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình lập, xử lý và lưu trữ tài liệu kế toán. Ban tài chính xã phải tiến hành rà soát và xử lý tiêu hủy 100% hồ sơ, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo đúng quy định tại Thông tư 146/2011/TT-BTC. Đồng thời, chính quyền xã cần đầu tư kinh phí nâng cấp kho lưu trữ tài liệu với tủ chuyên dụng và thiết bị hút ẩm đạt chuẩn kỹ thuật trong vòng 06 tháng nhằm chấm dứt triệt để tình trạng ẩm mốc tài liệu kế toán.

Thứ ba, nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và phân tích dữ liệu. Kế toán viên cần tham gia tối thiểu 02 đợt tập huấn chuyên môn mỗi năm do Sở Tài chính hoặc Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện tổ chức. Việc sử dụng phần mềm kế toán cần gắn liền với công tác kiểm tra, đối chiếu định kỳ hằng tháng giữa sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết, tránh tình trạng phụ thuộc hoàn toàn vào số liệu tự động của máy tính.

Thứ tư, đổi mới phương pháp lập dự toán và tăng cường kiểm soát nội bộ. Ủy ban nhân dân xã phải chủ trì phối hợp với Hội đồng nhân dân xây dựng dự toán ngân sách dựa trên kế hoạch phát triển kinh tế thực tế và số kiểm tra của cấp huyện, đặt mục tiêu nâng tỷ lệ hoàn thành dự toán thu chi từ mức 84,14% lên mức trên 95% trong giai đoạn 2018 - 2020. Thiết lập cơ chế công khai tài chính định kỳ tại trụ sở và các thôn để người dân trực tiếp giám sát việc sử dụng các quỹ công.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Thứ nhất, công chức tài chính - kế toán cấp xã, phường, thị trấn: Tài liệu cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thức vận dụng hệ thống 22 tài khoản nội bảng, 14 mẫu chứng từ ngân sách chuyên ngành và quy trình ghi sổ Nhật ký - Sổ Cái trên máy vi tính, giúp người làm thực tế hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ.

Thứ hai, lãnh đạo Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân cấp cơ sở: Cung cấp phương pháp luận và góc nhìn thực tiễn để kiểm soát tỷ trọng chi thường xuyên (84,06%), chỉ đạo công tác lập dự toán sát thực tế và nâng cao trách nhiệm giải trình của chủ tài khoản trước nhân dân.

Thứ ba, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán công, Tài chính công: Luận văn là tài liệu tham khảo với hệ thống số liệu thực chứng giai đoạn 2012 - 2014, phương pháp phân tích cơ cấu ngân sách địa phương và mô hình kế toán áp dụng cho đơn vị dự toán cấp cơ sở.

Thứ tư, các chuyên gia phát triển phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp: Nắm bắt sâu sắc quy trình luân chuyển chứng từ và những khó khăn thực tế tại cấp xã để thiết kế các tính năng kiểm tra tự động, cảnh báo chênh lệch và xuất báo cáo quyết toán theo đúng chuẩn mực quản lý công.

Câu hỏi thường gặp

Nguyên nhân chính khiến nguồn thu ngân sách xã Mai Đình phụ thuộc 78,43% vào cấp trên là gì? Tình trạng này do nguồn thu phát sinh trên địa bàn còn nhỏ lẻ, các khoản thu phân chia theo tỷ lệ chỉ chiếm 5,34% và thu 100% chỉ đạt 6,63%. Chính quyền địa phương chưa khai thác triệt để nguồn thu dịch vụ quanh 4 tuyến quốc lộ và tỉnh lộ, dẫn đến việc phải dựa vào số bổ sung cân đối từ ngân sách huyện.

Tại sao bộ máy kế toán tại xã Mai Đình gặp áp lực lớn trong công tác vận hành? Toàn bộ khối lượng công việc kế toán thu, chi, quản lý tài sản công và kiểm soát 42 km đường giao thông trên địa bàn hơn 22.000 dân chỉ do 01 kế toán trưởng đảm nhiệm. Việc thiếu nhân sự kế toán viên hỗ trợ khiến công tác đối chiếu chứng từ và quản lý kho lưu trữ chưa được thực hiện thường xuyên.

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái trên máy tính mang lại lợi ích gì cho cấp xã? Hình thức này tự động hóa việc kết hợp ghi chép theo thời gian và nội dung kinh tế trên 22 tài khoản kế toán. Dữ liệu nhập từ chứng từ gốc sẽ tự động chuyển vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết, giúp kế toán viên lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách nhanh chóng, giảm thiểu sai sót tính toán bằng tay.

Tồn tại lớn nhất trong công tác quản lý chứng từ tại đơn vị nghiên cứu là gì? Hạn chế lớn nhất là điều kiện kho lưu trữ chưa bảo đảm tiêu chuẩn kỹ thuật, dẫn đến tài liệu lâu năm bị ẩm mốc. Ngoài ra, nhiều tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nhưng xã chưa thành lập hội đồng tiêu hủy theo quy định, gây tình trạng quá tải và khó khăn khi tra cứu số liệu.

Làm thế nào để nâng cao tỷ lệ hoàn thành dự toán ngân sách từ mức 84,14% lên trên 95%? Xã cần xóa bỏ việc lập dự toán dựa thuần túy trên số thực hiện của năm trước. Kế hoạch ngân sách phải căn cứ vào nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội trên 1.375 ha đất địa bàn, số kiểm tra của Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Sóc Sơn và tổ chức kiểm tra chéo tiến độ giải ngân theo từng quý.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích toàn diện thực trạng kế toán tại xã Mai Đình với cơ cấu thu phụ thuộc 78,43% vào cấp trên và chi thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn 84,06%.
  • Nhận diện rõ hạn chế về nhân sự mỏng (01 kế toán trưởng) cùng những bất cập trong điều kiện kho lưu trữ và công tác lập dự toán với tỷ lệ thực hiện năm 2012 chỉ đạt 84,14%.
  • Đóng góp hệ thống giải pháp hoàn thiện quy trình ghi chép 22 tài khoản nội bảng, chuẩn hóa luân chuyển chứng từ và đẩy mạnh kiểm soát nội bộ.
  • Đề xuất lộ trình triển khai cụ thể theo các giai đoạn 2016 - 2017 và 2018 - 2020 nhằm nâng cao năng lực tự chủ tài chính cho chính quyền cơ sở.
  • Các đơn vị chính quyền cấp xã cần áp dụng ngay giải pháp kiện toàn nhân sự, nâng cấp kho lưu trữ và số hóa dữ liệu kế toán để bảo đảm minh bạch tài chính công.