CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp 1. Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp Khái niệm: Đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là đơn vị do nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một hoạt động nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc bằng các nguồn khác nhằm thực hiện các chức năng nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao trong từng giai đoạn nhất định. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của các đơn vị HCSN ta có thể phân làm các loại sau: Các cơ quan hành chính Nhà nước: là các cơ quan quản lý Nhà nước trong lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh quốc phòng…, bao gồm ba hệ thống tổ chức từ trung ương đến địa phương: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp và cơ quan tư pháp.
Các đơn vị sự nghiệp Nhà nước là các đơn vị hoạt động cung cấp các hàng hóa, dịch vụ công cho xã hội và các dịch vụ khác trong các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, nông-lâm-ngư nghiệp., nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống vật chất và tinh thần của người dân, duy trì sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân. Các đơn vị sự nghiệp Nhà nước hoạt động không vì mục đích lợi nhuận, mà mang tính chất phục vụ cộng đồng là chính hay còn gọi là các đơn vị hoạt động vô vị lợi. Vai trò của đơn vị hành chính sự nghiệp: Đơn vị HCSN là những đơn vị không trực tiếp sản xuất sản phẩm vật chất nhưng hết sức cần thiết cho xã hội, nhằm TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 10 ổn định, duy trì bộ máy quản lý nhà nước các cấp, đảm bảo ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội và an ninh quốc phòng. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN một cách khoa học và hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong đơn vị.
Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN cần phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành; phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị; phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có; đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán và tiết kiệm được chi phí hạch toán. Công việc tổ chức kế toán ở đơn vị HCSN thuộc trách nhiệm của trưởng phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán đơn vị. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán Theo Khoản 3 Điều 3 Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 thì chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán là việc tổ chức thực hiện các qui định pháp luật về chứng từ kế toán; tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán; tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán.
Tổ chức thực hiện các qui định pháp luật về chứng từ kế toán: Qui định pháp luật về chứng từ kế toán áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp được thể hiện trong quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 bao gồm các nội dung về: Nội dung và biểu mẫu chứng từ kế toán; Tổ chức lập, ký chứng từ kế toán; Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán; Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 11 Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán: Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán. Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở đơn vị, kế toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị, xác định rõ những người chịu trách nhiệm cho việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán. Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại đơn vị. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được tổ chức kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót nếu có trong chứng từ nhằm đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ để tiến hành ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận khác nhau trong đơn vị và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc lãnh đạo và quản lý hoạt động của đơn vị.
Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 12 năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo QĐ 19 thì tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị HCSN. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là việc tổ chức thực hiện các qui định về tài khoản và hệ thống tài khoản; tổ chức cụ thể hóa hệ thống tài khoản.
Tổ chức thực hiện các qui định về tài khoản và hệ thống tài khoản: Các qui định về tài khoản và hệ thống tài khoản áp dụng cho các cơ quan HCSN được qui định trong quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006. Đơn vị phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán. Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán: Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải dựa vào hệ thống tài khoản kế toán đơn vị HCSN ban hành theo QĐ 19 và tùy đặc điểm hoạt động của đơn vị để xác định những tài khoản đơn vị cần sử dụng, và xây dựng hệ thống tài khoản của đơn vị mình sao cho hệ thống tài khoản đó phải phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động của đơn vị và giúp cho đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản, vật tư, tiền vốn của mình. Việc mở thêm tài khoản phải đảm bảo đúng quy định của bộ tài chính.
Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị HSCN. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 13 Sổ kế toán có hai loại: sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký, sổ cái) được nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép; sổ kế toán chi tiết (sổ, thẻ kế toán chi tiết) được nhà nước quy định mang tính hướng dẫn. Đơn vị HCSN phải tuân thủ đầy đủ các quy định về trách nhiệm của người giữ sổ và ghi sổ kế toán, về mở sổ kế toán, ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán, sửa chữa sổ kế toán mà bộ tài chính đã quy định trong chế độ kế toán HCSN. Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế toán và lập BCTC.
Đơn vị căn cứ vào đặc điểm, quy mô, yêu cầu quản lý, trình độ cán bộ kế toán và phương tiện tính toán để lựa chọn một trong bốn hình thức kế toán sau để áp dụng cho đơn vị: Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán trên máy vi tính.