CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu 1. Nội dung về nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp NVL là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Về mặt hiện vật: NVL chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh , không giữ nguyên được hình thái ban đầu mà biến đổi cấu thành nên thực thể sản phẩm mới.
Về mặt giá trị: giá trị NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị thành phẩm mới tạo ra hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong kì. Do đặc điểm này nên NVL được xếp vào tài khoản lưu động trong doanh nghiệp. Ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là: lao động sống, tư liệu lao động và đối tượng lao động kết hợp với nhau để tạo nên giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm mới. theo Mac: “ tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta àm lao động có ích có thể tác động vào tạo ra của cải cho xã hội đều là đối tượng lao động”.
NVL là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp và được thể hiện dưới dạng vật hóa như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, vải trong doanh nghiệp may mặc… bất kì một NVL nào cũng là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL mà chỉ trong những điều kiện nhất định, khi lao động của con người có thể tác động vào, biến đổi chúng để phục vụ cho sản xuất hoặc tái sản xuất sản phẩm mới được gọi là NVL. Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, NVL tham gia ngay từ giai đoạn đầu của quá trình sản xuất, NVL được dùng toàn bộ và thường là phân bổ một lần (100%) vào giá trị sản phẩm mới. nói cách khác, giá trị NVL được dịch chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra. NVL khi được sử dụng sẽ không giữ nguyên hình thái ban đầu mà nó sẽ bị biến đối hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất mới của sản phẩm làm ra.
Dương Hải Yến CĐĐH KT16 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán – Kiểm toán Như vậy, NVL tạo nên giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm mới. Nó là yếu tố quan trọng nhất của quá trình sản xuất. Vai trò của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Là một yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm, do vậy, chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ về số lượng chất lượng chủng loại.
có tác động rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, cung ứng nguyên vật liệu kịp thêi với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trưêng.
Xét cả về mặt hiện vật lẫn về mặt giá trị, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kì quá trình sản xuất nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Chính vì vậy, quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu cũng như vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng thì kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời hướng dẫn các bộ phận, các đơn vị trong Doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu, Dương Hải Yến CĐĐH KT16 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán – Kiểm toán phải hạch toán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định để đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán nguyên vật liệu. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc hạch toán xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm. Phân bố chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính giá thành được chính xác.
- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. - Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và quản lý nguyên vật liệu. Từ đó đáp ứng được nhu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước cũng như yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế của NVL đã thu mua và nhập kho đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ, kịp thời. Tóm lại: Nếu hạch toán kế toán nói chung là công cụ đắc lực để quản lý tài chính thì hạch toán kế toán vật liệu nói riêng là công cụ đắc lực của công tác vật liệu.
Kế toán vật liệu có chính xác kịp thời hay không nó ảnh hưởng đến tình hình hiệu quả quản lý doanh nghiệp. Vì vậy để tăng cường công tác quản lý vật liệu phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Hạch toán kế toán vật liệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thu mua,nhập xuất, dự trữ vật liệu một cách chính xác để từ đó có biện pháp chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời tổ chức công tác hạch toán vật liệu chặt chẽ sẽ góp phần cung ứng kịp thời và đồng bộ nguyên vật liệu cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Mặt khác do chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành do Dương Hải Yến CĐĐH KT16 6 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán – Kiểm toán đó chất lượng của công tác kế toán vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tập hợp chi phí giá thành sản phẩm.
Yêu cầu quản lí nguyên vật liệu Việc quản lý nguyên vật liệu khoa học và hiệu quả là một đòi hỏi cấp bách và không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp may mặc nào. Để quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, thường xuyên phải đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng quy cách, phẩm chất. Mặt khác, mỗi loại sản phẩm hoàn thành sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá cả thì luôn biến động. Vì vậy các doanh nghiệp may mặc cần thiết phải tổ chức tốt việc quản lý hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm mục đích tiết kiệm, ngăn ngừa mất mát, tránh lãng phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Ta có thể xem xét quản lý nguyên vật liệu trên các khía cạnh sau : * Khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. * Khâu bảo quản: Tổ chức tốt các kho chứa, bến bãi đồng thời trang bị đầy đủ các phương tiện, thực hiện tốt chế độ bảo quản đúng với yêu cầu của từng loại nguyên vật liệu, đảm bảo cho nguyên vật liệu không bị hư hỏng, mất mát. * Khâu dự trữ: Doanh nghiệp may mặc cần phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu theo từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường, không bị gián đoạn do việc cung ứng cũng như tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm nguyên vật liệu ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn và kế hoạch sản xuất. * Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở định mứcchi phí nguyên vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích lũy cho doanh nghiệp, do vậy khâu Dương Hải Yến CĐĐH KT16 7 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán – Kiểm toán này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Để đảm bảo quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả thì phải có sự phân công phân nhiệm rõ ràng, cụ thể công việc cho từng nhân viên, bộ phận trong doanh nghiệp. Ngoài ra, có thể quy định các hình thức thưởng phạt rõ ràng đối với những đối tượng liên quan để từ đó nâng cao được ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Phân loại nguyên vật liệu 1. Phân loại theo nội dung kinh tế Nguyên liệu, vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, mỗi loại có vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình SXKD.