Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên dịch vụ thương mại Hà Phú

Khóa luận kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú

• Tác giả: Lê Thị Ngọc Sang
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thị Thanh Bình
• Trường học: Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên dịch vụ thương mại Hà Phú
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Hà Phú

Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú hoạt động chính trong lĩnh vực phân phối hàng hóa thương mại tại Thừa Thiên Huế. Doanh nghiệp cung ứng nhiều nhóm sản phẩm đa dạng cho thị trường địa phương. Kế toán hàng hóa đóng vai trò trọng tâm trong toàn bộ chu kỳ kinh doanh. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết luân chuyển kho bãi từ lúc mua buôn đến khi tiêu thụ. Công tác này cung cấp bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính thực tế. Mọi nghiệp vụ nhập xuất kho đều yêu cầu chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp hiện áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản và biểu mẫu sổ sách được thiết lập phù hợp với quy mô vừa và nhỏ. Kế toán viên ghi chép các giao dịch vào sổ nhật ký chung và sổ chi tiết vật tư. Số liệu phản ánh liên tục tình trạng luân chuyển nguồn hàng. Công tác hạch toán chuẩn xác giúp lãnh đạo nắm chắc biến động tồn kho. Doanh nghiệp hạn chế tối đa nguy cơ thất thoát hàng hóa. Đồng thời, kế toán hàng hóa tạo nền tảng vững chắc để xác định kết quả kinh doanh định kỳ.

1.1. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ máy kế toán

Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú là đơn vị thương mại quy mô vừa và nhỏ. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán mang tính tập trung gọn nhẹ. Kế toán trưởng trực tiếp quản lý và phân công công việc cho nhân viên. Các khâu kế toán kho và công nợ phối hợp nhịp nhàng. Nhân viên theo dõi số lượng và chủng loại từng kho bãi. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán xử lý chứng từ nhanh chóng. Dữ liệu bán hàng và nhập kho được cập nhật hàng ngày. Cơ cấu này tiết kiệm chi phí nhân sự. Thông tin tài chính được truyền đạt kịp thời tới ban quản lý.

1.2. Chính sách kế toán hàng hóa đang áp dụng

Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC trong hạch toán kế toán hàng hóa. Phương pháp kê khai thường xuyên được dùng để theo dõi hàng tồn kho. Kế toán phản ánh liên tục tình hình nhập, xuất và tồn trữ vật tư. Tài khoản 156 được mở chi tiết theo từng mặt hàng cụ thể. Công ty xác định giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Đơn giá bình quân được tính toán sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ dự trữ. Thuế giá trị gia tăng được hạch toán theo phương pháp khấu trừ trực tiếp. Hệ thống chứng từ gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hóa đơn điện tử. Chứng từ luân chuyển theo quy trình chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng.

II. Thực trạng kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Hà Phú

Công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp ghi nhận nhiều biến động rõ nét trong giai đoạn 2022 - 2024. Tổng tài sản doanh nghiệp tăng trưởng 34,77% và vượt mốc 12 tỷ đồng vào năm 2024. Cơ cấu tài sản có sự chuyển dịch sâu sắc giữa các khoản mục trọng yếu. Tỷ trọng hàng tồn kho tăng vọt từ 13,07% năm 2022 lên mức 32,12% vào năm 2024. Điều này phản ánh chiến lược tích trữ hàng hóa để mở rộng kinh doanh thương mại. Tuy nhiên, sự gia tăng lượng hàng tồn kho kéo theo áp lực quản trị kho bãi nặng nề. Vốn lưu động bị ứ đọng nhiều vào hàng hóa lưu kho. Tiền mặt sụt giảm từ 68,93% xuống còn 34,43% trong cùng chu kỳ. Các khoản phải thu khách hàng cũng tăng mạnh lên mức 31,26%. Thực tế hạch toán còn bộc lộ một số hạn chế nhất định. Việc cập nhật số liệu nhập xuất kho đôi khi chưa đồng bộ giữa thủ kho và kế toán. Biên bản kiểm kê định kỳ chưa phản ánh hết hao hụt thực tế. Quy trình đối chiếu chứng từ vẫn còn phụ thuộc vào thao tác thủ công. Tình trạng này làm giảm hiệu suất xử lý thông tin tài chính.

2.1. Biến động hàng tồn kho và áp lực vốn lưu động

Tỷ trọng hàng tồn kho của công ty tăng liên tục qua ba năm. Năm 2022, hàng tồn kho chỉ chiếm 13,07% tổng tài sản. Đến năm 2024, con số này tăng mạnh lên mức 32,12%. Lượng tồn kho tăng tạo áp lực trực tiếp lên thanh khoản doanh nghiệp. Tiền và các khoản tương đương tiền sụt giảm hơn phân nửa. Nguồn vốn bị chôn chặt trong kho hàng thương mại. Chi phí bảo quản và thuê kho bãi tăng cao đáng kể. Nguy cơ hàng hóa giảm giá trị thị trường luôn thường trực. Doanh nghiệp cần cơ chế kiểm soát tồn kho tối ưu hơn. Mục tiêu là vừa bảo đảm nguồn cung ứng, vừa giải phóng dòng tiền mặt phục vụ vận hành.

2.2. Bất cập trong quy trình luân chuyển chứng từ kho

Quy trình xử lý chứng từ kho tại đơn vị vẫn còn độ trễ nhất định. Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho chưa được cập nhật tức thời vào hệ thống. Thủ kho ghi sổ tay trước khi chuyển chứng từ cho kế toán xử lý. Sự thiếu đồng bộ này dễ dẫn đến sai lệch số dư thực tế và sổ sách. Việc theo dõi giá trị xuất kho bằng phương pháp bình quân đôi lúc gặp khó khăn khi phát sinh nghiệp vụ dồn dập. Công tác kiểm kê kho định kỳ tiến hành khá thưa thớt. Doanh nghiệp chưa có quy trình phân loại hàng tồn kho theo mức độ luân chuyển. Những lỗ hổng này làm tăng rủi ro thất thoát hàng hóa trong quá trình kinh doanh.

III. Giải pháp kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Hà Phú

Doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp đồng bộ nhằm hoàn thiện kế toán hàng hóa. Trước hết, ban lãnh đạo cần chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho và luân chuyển chứng từ. Mọi nghiệp vụ phải được cập nhật ngay vào phần mềm kế toán theo thời gian thực. Doanh nghiệp cần gắn kết chặt chẽ thông tin giữa thủ kho và bộ phận kế toán. Phương pháp tính giá xuất kho cần được thực hiện nhất quán theo phương pháp bình quân gia quyền di động hoặc cố định theo từng kỳ. Kế toán cần thiết lập định mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng nhóm mặt hàng thương mại. Biện pháp này ngăn chặn nguy cơ tồn ứ vốn và giảm thiểu chi phí lưu kho. Đơn vị cần tăng cường công tác kiểm kê định kỳ và đột xuất. Biên bản kiểm kê phải phản ánh đầy đủ hàng hư hỏng, lỗi mốt hoặc chậm luân chuyển. Doanh nghiệp nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đúng quy định Thông tư 133/2016/TT-BTC. Cuối cùng, việc nâng cấp hạ tầng phần mềm kế toán số hóa là yêu cầu cấp thiết. Hệ thống mới giúp tự động hóa khâu lập phiếu và xuất báo cáo quản trị nhanh chóng.

3.1. Hoàn thiện phương pháp tính giá và kiểm kê hàng hóa

Doanh nghiệp nên hoàn thiện phương pháp tính giá hàng xuất kho. Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập mang lại độ chính xác cao nhất. Cách tính này phản ánh kịp thời biến động giá vốn thị trường. Kế toán cần xây dựng bảng tính giá tự động trên phần mềm quản lý. Bên cạnh đó, công tác kiểm kê hàng tồn kho cần diễn ra định kỳ hàng tháng. Ban kiểm kê phải gồm đại diện ban giám đốc, kế toán và thủ kho. Mọi chênh lệch thừa thiếu đều phải lập biên bản và tìm rõ nguyên nhân. Xử lý kịp thời hao hụt giúp bảo đảm tính trung thực của báo cáo tài chính.

3.2. Ứng dụng phần mềm và tối ưu hóa quản lý tồn kho

Doanh nghiệp cần đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác quản lý kho vận. Việc tích hợp mã vạch cho từng loại hàng hóa giúp giảm thiểu sai sót thủ công. Nhân viên kho quét mã để tạo phiếu xuất nhập tự động. Dữ liệu kho được đồng bộ tức thời với cơ sở dữ liệu kế toán tổng hợp. Ban giám đốc dễ dàng theo dõi số lượng tồn thực tế qua màn hình quản trị. Ngoài ra, kế toán cần áp dụng mô hình phân tích tồn kho ABC. Doanh nghiệp tập trung nguồn lực kiểm soát chặt chẽ nhóm sản phẩm giá trị cao. Việc tối ưu hóa danh mục lưu kho giúp hạ thấp chi phí vốn và tăng tốc độ quay vòng hàng hóa.

IV. Ứng dụng kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Hà Phú

Hoàn thiện kế toán hàng hóa giữ vai trò quyết định đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán chuẩn xác giúp tối ưu hóa giá vốn bán hàng. Doanh nghiệp bảo vệ nguồn vốn và kiểm soát chặt chẽ tỷ trọng hàng tồn kho. Thực tế kinh doanh đòi hỏi sự linh hoạt trong phân phối và luân chuyển nguồn hàng thương mại. Việc áp dụng đúng Thông tư 133/2016/TT-BTC mang lại sự minh bạch cho các báo cáo tài chính. Doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận nguồn vốn ngân hàng và mở rộng quan hệ đối tác kinh doanh. Ban lãnh đạo đưa ra các chiến lược nhập hàng sát với nhu cầu tiêu thụ thực tế. Sự kết hợp giữa phần mềm quản trị và quy trình kiểm soát nội bộ sẽ ngăn ngừa rủi ro thất thoát. Đội ngũ kế toán nâng cao năng lực chuyên môn đáp ứng tốt yêu cầu hội nhập kinh tế. Doanh nghiệp từng bước nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường phân phối khu vực miền Trung. Quản trị tốt hàng hóa chính là chìa khóa gia tăng lợi nhuận và khẳng định uy tín thương hiệu lâu dài.

4.1. Lợi ích khi chuẩn hóa hệ thống kế toán hàng hóa

Chuẩn hóa hệ thống kế toán mang lại nhiều lợi thế thiết thực cho doanh nghiệp. Trước hết, ban giám đốc kiểm soát chi tiết số liệu xuất nhập kho mỗi ngày. Tình trạng thất thoát hoặc hao hụt hàng hóa được giảm thiểu tối đa. Báo cáo giá vốn bán hàng phản ánh trung thực kết quả kinh doanh từng thời kỳ. Dòng tiền mặt của doanh nghiệp được lưu thông nhịp nhàng hơn. Doanh nghiệp hạn chế tối đa nguy cơ tồn kho ứ đọng và chi phí lưu kho phát sinh. Sự minh bạch về sổ sách kế toán tạo niềm tin vững chắc cho các đối tác cung ứng và tổ chức tín dụng. Nhờ đó, công ty củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường thương mại.

4.2. Khuyến nghị phát triển bền vững cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thiện công tác đào tạo nhân sự kế toán. Kế toán viên cần cập nhật thường xuyên các thông tư và chính sách thuế mới. Công ty nên đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ quản trị. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho thông minh giúp tối ưu hóa chi phí vận hành. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng và thủ kho. Chính sách nới lỏng tín dụng khách hàng phải đi kèm biện pháp thu hồi nợ nghiêm ngặt. Ban lãnh đạo nên duy trì các đợt kiểm tra nội bộ định kỳ hàng quý. Những giải pháp này tạo nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng doanh thu an toàn.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại đóng vai trò cầu nối trung gian giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng. Hàng hóa là yếu tố trọng tâm quyết định doanh thu, lợi nhuận và chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản lưu động của doanh nghiệp thương mại. Hoạt động quản trị và kế toán hàng hóa đòi hỏi tính chuẩn xác cao nhằm kiểm soát giá vốn, giảm thiểu chi phí lưu kho và hạn chế thất thoát tài sản.

Đối với Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú – doanh nghiệp chuyên phân phối dược phẩm, vật tư y tế tiêu hao, thiết bị và hóa chất xét nghiệm tại địa bàn Thừa Thiên Huế – công tác kế toán hàng hóa giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Hàng hóa y tế có đặc thù nghiêm ngặt về chủng loại, nguồn gốc xuất xứ, điều kiện bảo quản cũng như hạn sử dụng. Tài khoản 156 (Hàng hóa) tại công ty phản ánh toàn bộ sự biến động của hàng hóa từ khâu mua hàng, nhập kho, lưu kho đến khâu xuất bán. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế của tác giả, công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp còn bộc lộ một số hạn chế: quy trình luân chuyển chứng từ giữa bộ phận kinh doanh, thủ kho và phòng kế toán còn thiếu tính đồng bộ; việc hạch toán trên Tài khoản 156 chưa theo dõi chi tiết theo lô và hạn dùng; phần mềm kế toán MISA chưa được khai thác toàn diện các chức năng quản lý kho y tế; công tác kiểm kê định kỳ còn mang tính hình thức dẫn đến sai lệch giữa số liệu sổ sách và hiện vật thực tế. Xuất phát từ thực trạng đó, đề tài khóa luận "Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Dịch vụ Thương mại Hà Phú" được thực hiện.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định cụ thể như sau:

1. Mục tiêu chung: Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú (trọng tâm là quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán và theo dõi Tài khoản 156), từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục hạn chế nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán phục vụ công tác quản trị kinh doanh.
2. Mục tiêu cụ thể:

• Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại theo chế độ kế toán hiện hành.
• Thứ hai, khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú, bao gồm phương pháp tính giá, quy trình chứng từ, tổ chức sổ sách và kiểm kê kho.
• Thứ ba, đưa ra các nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú, tập trung vào quy trình nhập – xuất kho, phương pháp hạch toán và hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến Tài khoản 156.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Phạm vi không gian: Tại Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú, địa chỉ số 6/19/32 đường Thiên Thai, phường Thủy Xuân, quận Thuận Hóa, thành phố Huế.
  • Phạm vi thời gian: Nghiên cứu thực trạng kế toán hàng hóa phát sinh trong năm tài chính 2024; số liệu Báo cáo tài chính, tình hình tài sản, nguồn vốn và lao động được thu thập, phân tích trong giai đoạn 3 năm từ 2022 đến 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống luận cứ dựa trên các văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

• Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính: Áp dụng quy định tại Điều 28 về nguyên tắc kế toán Tài khoản 156 (Hàng hóa), Điều 22 về các phương pháp tính giá hàng tồn kho (bình quân gia quyền, FIFO, giá đích danh), và Phụ lục 3 hướng dẫn hệ thống biểu mẫu chứng từ, sổ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02 - Hàng tồn kho): Cơ sở xác định giá gốc hàng tồn kho, nguyên tắc ghi nhận giá trị thuần có thể thực hiện được và phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 1593).
• Tài liệu học thuật tham khảo: Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp thương mại (PGS. Nguyễn Văn Công, NXB Tài chính, 2020); Giáo trình Kế toán tài chính (Trường Đại học Tài chính - Marketing, 2020); Giáo trình Phân tích báo cáo tài chính (PGS. Nguyễn Đình Đáp chủ biên); Giáo trình Nguyên lý kế toán (Trường Đại học Kinh tế Quốc dân).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả kết hợp đồng bộ qua 3 nhóm phương pháp:

• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Nghiên cứu tài liệu: Thu thập văn bản pháp lý, hồ sơ Báo cáo tài chính giai đoạn 2022 - 2024, hệ thống chứng từ thực tế (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng, biên bản kiểm kê) và sổ sách kế toán (sổ Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết TK 156) tại công ty.
  • Phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi nghiệp vụ với Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, nhân viên kế toán hàng hóa và thủ kho về quy trình luân chuyển chứng từ, thao tác hạch toán phần mềm MISA và cách thức xử lý chênh lệch kiểm kê.
  • Quan sát trực tiếp: Theo dõi thao tác ghi nhận nghiệp vụ nhập - xuất kho, in ấn lưu trữ chứng từ trên phần mềm MISA, hoạt động kiểm đếm và bảo quản hàng hóa thực tế tại kho công ty.
• Phương pháp phân tích dữ liệu:
  • Phương pháp mô tả: Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh giao dịch mua/bán đến khi lên báo cáo tài chính; mô tả kết cấu tài khoản và trình tự luân chuyển chứng từ.
  • Phương pháp so sánh: So sánh biến động các chỉ tiêu tài sản, nguồn vốn, doanh thu, lợi nhuận và lao động qua 3 năm (2022 - 2024) bằng số tuyệt đối và tương đối.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu thứ cấp từ bảng kê nhập - xuất - tồn, sổ chi tiết TK 156 và báo cáo tài chính được phân loại, tổng hợp và xử lý tính toán qua phần mềm bảng tính Microsoft Excel.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại

Chương này tập trung làm rõ bản chất kinh tế và phương pháp kế toán hàng hóa theo quy định hiện hành:

• Khái niệm và đặc điểm hàng hóa: Căn cứ Khoản 1, Điều 28, Thông tư 133/2016/TT-BTC, hàng hóa là vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. Hàng hóa mang đầy đủ hai thuộc tính là giá trị sử dụng và giá trị trao đổi, tồn tại chủ yếu dưới hình thái vật chất hữu hình.
• Phân loại hàng hóa: Được hệ thống theo mục đích sử dụng (hàng hóa để bán, hàng hóa phục vụ sản xuất), theo tính chất vật lý (dễ bảo quản, dễ hư hỏng cần bảo quản đặc biệt như dược phẩm, vật tư y tế), theo nguồn gốc (mua trong nước, nhập khẩu) và theo vị trí bảo quản (hàng trong kho, hàng gửi bán, hàng đi đường).
• Phương pháp tính giá hàng hóa:
  • Giá nhập kho: Phản ánh theo nguyên tắc giá gốc, bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn cộng các khoản thuế không hoàn lại, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản), trừ đi các khoản giảm giá hàng mua hoặc chiết khấu thương mại nhận được.
  • Giá xuất kho: Trình bày chi tiết lý thuyết của 3 phương pháp được Thông tư 133 cho phép: phương pháp giá thực tế đích danh; phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân sau mỗi lần nhập); phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).
• Hệ thống chứng từ và sổ kế toán: Nêu rõ biểu mẫu bắt buộc như Phiếu nhập kho (01-VT), Phiếu xuất kho (02-VT), Biên bản kiểm kê (05-VT), Hóa đơn GTGT (01GTKT); các loại sổ như Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa (S06-DNN), Sổ cái Nhật ký chung (S03b-DNN), Sổ chi tiết TK 156.
• Phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa: So sánh trình tự ghi chép, ưu nhược điểm của 3 phương pháp kế toán chi tiết gồm phương pháp Thẻ song song, phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp Sổ số dư.
• Kế toán tổng hợp và dự phòng: Trình bày quy trình hạch toán hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng TK 156); nguyên tắc xác định giá trị thuần có thể thực hiện được theo VAS 02 và quy trình trích lập, hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua TK 1593 (đối ứng với TK 632).
• Các chỉ tiêu tài chính đánh giá hiệu quả hàng tồn kho: Khái niệm và công thức tính Trị giá hàng tồn kho bình quân, Số vòng quay hàng tồn kho, và Số ngày dự trữ hàng tồn kho.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm tổ chức hoạt động và thực tiễn hạch toán hàng hóa tại doanh nghiệp khảo sát:

• Tổng quan về công ty: Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú (Mã số thuế: 3301584227) thành lập và hoạt động từ ngày 21/01/2016, do bà Lê Thị Yến làm đại diện pháp luật. Lĩnh vực kinh doanh nòng cốt là bán buôn dược phẩm, vắc xin, sinh phẩm, vật tư tiêu hao y tế, máy móc thiết bị xét nghiệm và tham gia các gói thầu cung cấp thiết bị y tế cho các cơ sở khám chữa bệnh.
• Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc và ba phòng chức năng (Kế toán, Kinh doanh, Kỹ thuật). Bộ máy kế toán được tổ chức tinh gọn gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán hàng hóa và Thủ kho.
• Chính sách kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VNĐ; phương pháp hạch toán hàng tồn kho là Kê khai thường xuyên; phương pháp xác định giá trị xuất kho là Nhập trước - Xuất trước (FIFO); phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung; ghi chép trên phần mềm kế toán MISA.
• Tình hình lao động giai đoạn 2022 - 2024: Số lượng lao động tăng đều từ 32 người (2022) lên 35 người (2023) và đạt 38 người (2024). Trình độ chuyên môn chủ yếu từ cao đẳng và đại học trở lên (năm 2024 có 19 đại học, 12 cao đẳng).

Chỉ tiêu lao động	Năm 2022 (Người)	Năm 2023 (Người)	Năm 2024 (Người)	Chênh lệch 2023/2022 (±)	Chênh lệch 2023/2022 (%)	Chênh lệch 2024/2023 (±)	Chênh lệch 2024/2023 (%)
Tổng số lao động	32	35	38	+3	+9,38	+3	+8,57
- Nam	12	13	14	+1	+8,33	+1	+7,69
- Nữ	20	22	24	+2	+10,00	+2	+9,09
- Đại học	16	18	19	+2	+12,50	+1	+5,56
- Cao đẳng	10	11	12	+1	+10,00	+1	+9,09
- Trình độ khác	6	6	7	0	0,00	+1	+16,67
- Độ tuổi 18-30	12	13	14	+1	+8,33	+1	+7,69
- Độ tuổi 31-40	11	12	13	+1	+9,09	+1	+8,33
- Độ tuổi 41-50	6	7	7	+1	+16,67	0	0,00
- Trên 50 tuổi	3	3	4	0	0,00	+1	+33,33

• Tình hình tài sản và nguồn vốn giai đoạn 2022 - 2024:
  • Tổng tài sản biến động mạnh: Đạt trên 11 tỷ đồng năm 2022, giảm 15,60% vào năm 2023 xuống còn hơn 9 tỷ đồng, sau đó tăng mạnh 34,77% vào năm 2024 lên mức trên 12 tỷ đồng.
  • Cơ cấu tài sản có sự chuyển dịch lớn: Tiền và các khoản tương đương tiền giảm từ mức 68,93% (2022) xuống 34,43% (2024). Hàng tồn kho tăng liên tục từ 13,07% (2022) lên 32,12% (2024). Các khoản phải thu khách hàng tăng từ 14,40% (2022) lên 31,26% (2024). Tài sản cố định giảm tỷ trọng từ 2,75% (2022) xuống 1,73% (2024).
• Thực tế hạch toán hàng hóa tại công ty:
  • Tác giả mô tả chi tiết chứng từ phát sinh nghiệp vụ mua - bán trong tháng 12/2024: Đơn đặt hàng ngày 04/12/2024; Phiếu nhập kho ngày 05/12/2024 và 06/12/2024; Phiếu chi ngày 06/12/2024; Phiếu xuất kho ngày 05/12/2024 và 06/12/2024; Phiếu thu ngày 06/12/2024.
  • Quy trình kế toán chi tiết hàng hóa áp dụng theo phương pháp thẻ song song kết hợp nhập liệu phần mềm. Công tác kiểm kê kho lập theo Mẫu số 05-VT (Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa).

Chương 3: Đánh giá công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú và một số giải pháp hoàn thiện

Chương 3 tổng kết các mặt đạt được, các hạn chế tồn đọng và đề xuất định hướng xử lý:

• Đánh giá thực trạng:
  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ, phân công trách nhiệm rõ ràng; chế độ kế toán áp dụng phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ; ứng dụng phần mềm MISA hỗ trợ tính giá xuất kho nhanh chóng theo phương pháp FIFO; hệ thống chứng từ cơ bản hợp lệ.
  • Tồn tại: Sự phối hợp, luân chuyển chứng từ giữa bộ phận kinh doanh, kế toán và kho còn chậm trễ; việc quản lý chi tiết hàng hóa theo lô sản xuất và hạn sử dụng chưa đồng bộ trên hệ thống sổ sách; chưa khai thác hết module quản trị kho của phần mềm kế toán; kiểm kê định kỳ cuối kỳ đôi khi còn mang tính hình thức, chưa phân tích triệt để nguyên nhân thừa thiếu vật tư.
• Các giải pháp hoàn thiện do tác giả đề xuất:
  • Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho: Thiết lập thời hạn luân chuyển bắt buộc giữa thủ kho và bộ phận kế toán nhằm tránh dồn ứ chứng từ cuối tháng.
  • Khai thác tối đa tính năng theo dõi hàng hóa theo hạn sử dụng và số lô trên phần mềm MISA: Đưa các thông số về hạn dùng của vật tư y tế, hóa chất xét nghiệm vào danh mục hàng hóa trên phần mềm để cảnh báo hàng cận hạn.
  • Cải tiến công tác kiểm kê hàng hóa: Thành lập hội đồng kiểm kê đầy đủ thành phần, kết hợp kiểm kê định kỳ và đột xuất, lập biên bản xử lý rõ nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách kế toán.
  • Nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ kế toán viên thông qua các khóa bồi dưỡng chính sách thuế và chuẩn mực kế toán mới.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực bức tranh tổ chức kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp thương mại vật tư y tế với các kết quả cụ thể:

• Phân tích chi tiết số liệu tài chính 3 năm: Làm rõ sự mở rộng quy mô tài sản của công ty (năm 2024 tăng 34,77% so với năm 2023, đạt trên 12 tỷ đồng), cùng sự gia tăng tỷ trọng hàng tồn kho từ 13,07% lên 32,12% và tỷ trọng nợ phải thu từ 14,40% lên 31,26%, phản ánh chính sách nới lỏng tín dụng và tăng cường dự trữ nguồn hàng.
• Phản ánh thực trạng ứng dụng phương pháp kế toán: Doanh nghiệp tuân thủ đúng Thông tư 133/2016/TT-BTC, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp FIFO và sử dụng phần mềm MISA.
• Đóng góp thực tiễn: Khóa luận chỉ rõ những "điểm nghẽn" nghiệp vụ trong quản lý hàng hóa y tế (theo dõi hạn sử dụng, tính liên kết giữa bộ phận kinh doanh - kho - kế toán) và đưa ra các đề xuất điều chỉnh quy trình luân chuyển chứng từ, tối ưu hóa các module có sẵn trên phần mềm MISA mà công ty chưa tận dụng hết.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Khóa luận chỉ tập trung nghiên cứu trong phạm vi một doanh nghiệp thương mại cụ thể tại thành phố Huế (Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú); dữ liệu hạch toán chi tiết nghiệp vụ mua - bán khảo sát sâu vào tháng 12 năm 2024 và phân tích tài chính dựa trên báo cáo giai đoạn 2022 - 2024.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang công tác kế toán quản trị hàng tồn kho, xây dựng mô hình định mức dự trữ tối ưu (EOQ) cho các mặt hàng y tế chuyên biệt, hoặc nghiên cứu giải pháp tích hợp phần mềm kế toán với hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và quản lý đấu thầu mua sắm công ngành y tế.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán tại các trường đại học khối kinh tế tham khảo về phương pháp phân tích thực tế đề tài kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Nhân viên kế toán, nhà quản lý tại các doanh nghiệp phân phối dược phẩm, vật tư y tế tham khảo cách tổ chức luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi sổ kế toán chi tiết (thẻ song song) và quy trình kiểm kê định kỳ đối với mặt hàng có đặc thù về hạn sử dụng và số lô.
• Phần đáng tham khảo nhất trong khóa luận là hệ thống dẫn chứng chứng từ thực tế (phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn, đơn đặt hàng) và phân tích biến động cơ cấu tài sản - nguồn vốn gắn liền với tính chất lưu kho của hàng hóa y tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú áp dụng chế độ kế toán và phương pháp tính giá hàng tồn kho nào?

Theo văn bản, công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là Kê khai thường xuyên, phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ, hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung, và phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho là phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO).

2. Quy mô lao động của công ty biến động như thế nào trong giai đoạn 2022 - 2024?

Tổng số lao động của công ty tăng trưởng liên tục: từ 32 người năm 2022 tăng lên 35 người năm 2023 (tăng 9,38%) và đạt 38 người năm 2024 (tăng 8,57%). Cơ cấu lao động có tỷ trọng nữ cao hơn nam (năm 2024 có 24 nữ, 14 nam); lực lượng nhân sự có học vấn cao với 19 người trình độ đại học và 12 người trình độ cao đẳng vào năm 2024.

3. Tỷ trọng hàng tồn kho và tiền mặt trong cơ cấu tài sản công ty dịch chuyển ra sao?

Giai đoạn 2022 - 2024 ghi nhận sự chuyển dịch lớn: Tiền và các khoản tương đương tiền giảm mạnh từ 68,93% tổng tài sản (năm 2022) xuống còn 34,43% (năm 2024). Ngược lại, hàng tồn kho liên tục tăng tỷ trọng, từ 13,07% (năm 2022) lên 32,12% (năm 2024), do công ty mở rộng quy mô kinh doanh và đẩy mạnh tích trữ hàng hóa phục vụ các gói thầu cung cấp vật tư y tế.

4. Những bất cập chính trong công tác kế toán hàng hóa tại công ty là gì?

Tác giả chỉ ra 4 hạn chế chính: (1) Quy trình luân chuyển chứng từ giữa bộ phận mua hàng, thủ kho và kế toán còn rời rạc; (2) Việc theo dõi trên Tài khoản 156 chưa chi tiết theo số lô và hạn dùng; (3) Chưa khai thác hết các tính năng theo dõi kho chuyên sâu của phần mềm kế toán MISA; (4) Công tác kiểm kê kho định kỳ còn hình thức, làm phát sinh chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế tại kho.

5. Khóa luận sử dụng các số liệu chứng từ thực tế nào để minh họa cho quy trình nhập - xuất kho?

Tác giả đã thu thập và đưa vào phụ lục các biểu mẫu thực tế phát sinh trong tháng 12/2024 gồm: Đơn đặt hàng ngày 04/12/2024; Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho ngày 05/12/2024 và ngày 06/12/2024; Phiếu thu và Phiếu chi ngày 06/12/2024; Sổ chi tiết TK 156 và Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05-VT).

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Lê Thị Ngọc Sang đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và phản ánh chính xác thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Hà Phú. Bằng các số liệu khảo sát thực tế và phân tích tài chính giai đoạn 2022 - 2024, tác giả đã làm rõ các quy trình nhập - xuất kho, theo dõi TK 156 và chỉ ra những hạn chế trong kiểm soát hạn dùng hàng y tế. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có tính ứng dụng cao, hỗ trợ thiết thực cho việc nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Những lý luận chung về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại, vai trò của hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 1. Khái niệm về hàng hóa trong doanh nghiệp Theo Khoản 01, Điều 28, Thông tư 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016, quy định về Tài khoản 156 – Hàng hóa như sau: “Hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn và bán lẻ).

Trường hợp hàng hóa mua về vừa dùng để bán, vừa dùng để sản xuất, kinh doanh không phân biệt rõ ràng giữa hai mục đích bán lại hay để sử dụng vẫn phản ánh vào Tài khoản 156 – Hàng hóa”. Trong hoạt động của doanh nghiệp thương mại, hàng hóa giữ vai trò là yếu tố trung tâm, trực tiếp tạo ra doanh thu và lợi nhuận. Hàng hóa là phương tiện để doanh nghiệp thực hiện chức năng kinh doanh, đáp ứng nhu cầu thị trường thông qua hoạt động mua bán. Do đó, việc tổ chức tốt công tác quản lý và mua bán hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn góp phần phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nền kinh tế.

Đặc điểm về hàng hóa trong doanh nghiệp Hàng hóa là đối tượng không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại. Một trong những đặc điểm cơ bản nhất của hàng hóa là nó luôn mang trong mình hai thuộc tính: giá trị sử dụng và giá trị trao đổi. Giá trị sử dụng thể hiện ở khả năng hàng hóa thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người, ví dụ như vật tư y tế dùng để chăm sóc sức khỏe, phụ tùng xe 6 dùng để thay thế linh kiện. Trong khi đó, giá trị trao đổi thể hiện ở việc hàng hóa có thể được mua bán trên thị trường để đổi lấy tiền hoặc hàng hóa khác.

Thứ hai, hàng hóa được hình thành từ quá trình lao động có tổ chức. Dù là hàng hóa được mua về để bán lại hay sản phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất, tất cả đều phải trải qua các công đoạn như tổ chức sản xuất, vận chuyển, bảo quản và phân phối. Vì vậy, giá trị của hàng hóa luôn gắn liền với chi phí và sự nỗ lực của con người. Ngoài ra, một sản phẩm chỉ được coi là hàng hóa khi có khả năng tham gia vào các hoạt động mua bán, tức là mang tính thương mại.

Những vật phẩm chỉ phục vụ cho nhu cầu nội bộ mà không có mục đích trao đổi trên thị trường sẽ không được xem là hàng hóa theo quan điểm kế toán doanh nghiệp. Một đặc điểm đáng chú ý khác là hàng hóa thường tồn tại dưới dạng hữu hình trong các doanh nghiệp. Những sản phẩm này có thể dễ dàng nhìn thấy, đo lường, kiểm kê và lưu trữ, chẳng hạn như vật tư, thiết bị, phụ tùng hay hàng hóa y tế. Điều này hỗ trợ đáng kể cho việc quản lý số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa trong kho.

Cuối cùng, toàn bộ thông tin về hàng hóa trong doanh nghiệp được quản lý và theo dõi thông qua hệ thống kế toán, điển hình là TK 156 – Hàng hóa. Mọi giao dịch liên quan đến nhập kho, xuất kho và tồn kho đều phải được ghi nhận đầy đủ nhằm hỗ trợ công tác hạch toán kế toán, từ đó xác định chính xác giá vốn cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.