CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu tài sản lưu động của doanh nghiệp, là một khâu trong quá trình luân chuyển vốn lưu động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp cho thấy tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp có bị ứ đọng vốn hay không? Trong quá trình sản xuất ở mỗi doanh nghiệp, mỗi đơn vị đòi hỏi nhất thiết phải sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ … Các chủng loại này phải đồng bộ theo một tỷ lệ nhất định mới đảm bảo quá trình sản xuất. Trong quá trình kinh doanh hàng hóa của các doanh nghiệp thương mại cũng vậy, thường phải kinh doanh nhiều mặt hàng.
Mỗi mặt hàng có đặc điểm và khả năng lưu chuyển khác nhau vì thế người quản lý phải thường xuyên nắm bắt được tình hình lưu chuyển của từng loại. Do vậy hàng tồn kho cũng như mọi tài sản khác của doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các DNTM. Do đó việc tập trung quản lý hàng hoá ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại giá cả … là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận … cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngăn Sv: Phạm Thị Mai 4 GVHD: PGS. Trần Văn Hợi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính ngừa hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó làm tăng lợi nhuận của công ty. Khái niệm, đặc điểm của hàng hoá 1. Khái niệm Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường.
Nói cách khác là hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại là những hàng hoá … mà doanh nghiệp mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại thường đa dạng và nhiều chủng loại khác nhau. Hàng hoá thường xuyên biến động trong quá trình kinh doanh nên cần phải theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Đặc điểm - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại.
- Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng có các đặc tính lí, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất.
- Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với các quá trình: Mua - nhập hàng, dự trữ, bảo quản hàng hoá, bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong doanh Sv: Phạm Thị Mai 5 GVHD: PGS. Trần Văn Hợi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính nghiệp thương mại. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động trong doanh nghiệp (80%- 90%) > vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ: Dự trữ sản xuất và lưu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lưu động.
- Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lưu động lại thay đổi hình thái biểu hiện từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thái vốn ban đầu là hình thái tiền tệ. Như vậy quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Việc tăng tốc độ của lưu chuyển của vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách hiệu quả. - Bảo quản và dự trữ hàng hoá: là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá, hàng hoá vận chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng.
Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý. Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường tổ chức tốt công tác hoàn thiện kế toán hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại có vai trò đặc biệt quan trọng. Từng bước giúp doanh nghiệp có lượng vật tư hàng hóa dự trữ đúng mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, mặt khác không dự trữ quá ít để đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Chính vì vậy kế toán hàng hoá cần phải nắm được chính xác số liệu cũng như chi tiết từng loại hàng hoá để cung cấp cho ban lãnh đạo, đánh giá chính xác tình hình lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp từ đó đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.
Để phát huy tốt vai trò và thực sự là quản lý đắc lực kế toán hàng hoá cần thực hiện tốt một số nhiệm vụ sau: Sv: Phạm Thị Mai 6 GVHD: PGS. Trần Văn Hợi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hoá. Tính giá thành thực tế của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua hàng hoá về mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hoá (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở các sổ….
thực hiện các chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hoá theo chế độ Nhà nước quy định, lập báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo. Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hoá để tăng cường quản lý hàng hoá một cách có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu tăng doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Phân loại và đánh giá giá trị của hàng hoá 1.
Phân loại hàng hoá Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật hàng hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng. Hàng hoá gồm có các ngành hàng: - Hàng kim khí điện máy - Hàng hoá chất mỏ - Hàng xăng dầu - Hàng dệt may, bông vải sợi Sv: Phạm Thị Mai 7 GVHD: PGS. Trần Văn Hợi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Hàng da cao su - Hàng gốm sứ, thuỷ tinh - Hàng mây, tre đan - Hàng rượu bia, thuốc lá, v.v Phân loại theo nguồn gốc sản xuất hàng hoá được chia thành: - Ngành hàng nông sản - Ngành hàng lâm sản - Ngành hàng thuỷ sản Phân loại hàng hoá theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành: - Hàng hoá ở khâu bán buôn - Hàng hoá ở khâu bán lẻ Phân loại hàng hoá theo phương thức vận động của hàng hoá thì hàng hoá được chia thành: - Hàng hoá chuyển qua kho - Hàng hoá chuyển giao bán thẳng 1. Đánh giá giá trị của hàng hoá Nguyên tắc đánh giá (1) Trị giá của hàng hoá phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá gốc”.
Kế toán phải xác định được giá gốc của hàng hoá ở từng thời điểm khác nhau. Giá gốc bao gồm: Chi phí thu mua (gồm cả giá mua), chi phí vận chuyển, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng hoá ở địa điểm và trạng thái hiện tại. (2) Kế toán hàng hoá phải thực hiện đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị lẫn hiện vật. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng thứ, từng loại…theo từng địa điểm quản lý sử dụng, luôn phải đảm bảo sự khớp đúng cả về giá trị lẫn hiện vật, giữa thực tế với số liệu trên sổ kế toán, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp kế toán Sv: Phạm Thị Mai 8 GVHD: PGS. Trần Văn Hợi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính chi tiết sau: Phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ số dư. (3) Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng hoá: Phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp nào là tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp như: đặc điểm, tính chất, số lượng chủng loại và yêu cầu công tác quản lý của doanh nghiệp.
Khi thực hiện phương pháp nào phải đảm bảo tính chất nhất quán trong niên độ kế toán. (4) Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hoá nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng hoá.