CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1. Một số khái niệm cơ bản a. Khái niệm tổ chức Nói tới tổ chức chúng ta thường nghĩ tới một tổ chức cụ thể như doanh nghiệp, cơ quan chính phủ, đoàn thể xã hội.
nhưng trong đó tổ chức trong doanh nghiệp là phổ biến nhất và là một loại hình trọng yếu trong rất nhiều tổ chức. Có rất nhiều khái niệm khác nhau về tổ chức như sau: “Tổ chức là tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định”(Ducan, 1981). Định nghĩa này nêu lên một số đặc điểm quan trọng như sau: Tổ chức do con người tập hợp lại, về cơ bản, định nghĩa này nhấn mạnh tổ chức bao gồm những con người hơn là máy móc nhà xưởng. Xét trên một giới hạn nào đó, con người trong tổ chức cần phải làm việc hướng tới một mục tiêu chung và phối hợp hoạt động của họ để đạt được mục tiêu đó.
Bên cạnh đó tổ chức còn có thể hiểu “là một hệ thống các hoạt động do hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung” Nhà tâm lý quản lý khác là T.Reiley thì cho rằng “Tổ chức là một hình thức tổ hợp của những người có mục đích chung. Một quần thể tổ chức muốn đạt mục tiêu một cách có hiệu quả thì mỗi người làm mỗi việc khác nhau, nhưng phải dựa trên nguyên tắc hiệp đồng hợp tác”. Tựu trung lại các định nghĩa đều thống nhất với nhau ở nội dung là: Tổ chức là một đơn vị hoạt động kinh doanh có từ hai hay nhiều người tổ hợp lại. Những cá nhân trong tổ chức ảnh hưởng lẫn nhau, tác động lẫn nhau nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Luan van 8 Nghiên cứu kết cấu tổ chức, hoạt động của tổ chức và tâm lý tổ chức là nghiên cứu sử dụng cơ cấu tổ chức trong quần thể với sự phân công, quyền lực, trách nhiệm, nghiên cứu các hoạt động điều phối thông tin liên lạc quan hệ giữa người với tổ chức nhằm phát huy tính tích cực của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp bảo đảm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp đều có thể coi là một tổ chức trong đó tổ chức doanh nghiệp có ba nhiệm vụ: · Một là: Quy định trách nhiệm của mỗi cá nhân. · Hai là: Quy định quan hệ giữa các cá nhân. · Ba là: Phát huy tính tích cực của mỗi thành viên trong doanh nghiệp.
Nói cách khác việc tổ chức một doanh nghiệp là quá trình xác định và tổ hợp những công việc cần hoàn thành, giới hạn và giao quyền hạn trách nhiệm, xây dựng các quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức làm cho mọi thành viên đạt được mục tiêu đề ra. Ngoài ra để đạt được mục tiêu chung, phải phân công và phân chia chức năng của mọi người, sử dụng quyền lực và chức trách khác nhau để quản lý và sử dụng một cách hợp lý mọi hoạt động của một tập thể người trong tổ chức và hướng các hoạt động đó vào mục tiêu đề ra. Thông qua một loạt các hoạt động kể trên, cuối cùng hình thành một hệ thống cơ cấu về các mặt: chức vụ, quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ. đó là cơ cấu tổ chức.
Khái niệm cơ cấu tổ chức “Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức [12, tr. “Cơ cấu tổ chức xác định các công việc, được chính thức phân công tập hợp và phối hợp như thế nào”[12, tr. Như vậy có thể thấy rõ mục đích của cơ cấu tổ chức là bố trí, sắp xếp, và phối hợp các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu Luan van 9 chung. Cơ cấu tổ chức phải xác định, phối hợp các nhiệm vụ riêng lẻ và quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu mà tổ chức đặt ra.
Khái niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Trước hết, để hiểu được thế nào là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì chúng ta cần xem xét khái niệm về quản lý. Bất kỳ một quá trình lao động xã hội hoặc lao động có tính cộng đồng nào đã được tiến hành trên quy mô lớn đều cần có hoạt động quản lý để phối hợp các chức năng, các công việc nhỏ lại với nhau. Như Mác đã nói “Người chơi vĩ cầm cần có thể điều khiển mình nhưng một dàn nhạc cần có một nhạc trưởng”. Do đó, có thể kết luận rằng, hoạt động quản lý đóng vai trò rất quan trọng trong việc phối hợp các hoạt động mang tính cộng đồng nói chung và với hoạt động sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp nói riêng để đạt được hiệu quả tối ưu.
Như vậy, có thể coi hoạt động quản lý trong doanh nghiệp như một chiếc đầu tàu dẫn dắt, chỉ đường cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, mà chủ thể tiến hành các hoạt động quản lý đó không ai khác chính là bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hoạt động quản lý mang lại hiệu quả cao nhất thì mỗi doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng được cho mình một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp, có như vậy thì mới đảm bảo cho doanh nghiệp đứng vững trong nền kinh tế thị trường. Hơn ai hết, chính bản thân các nhà quản lý nhận thức rõ ràng được vai trò, sự cần thiết của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đối với doanh nghiệp. Vậy chúng ta hiểu như thế nào là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhưng cách chung nhất là: “Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí Luan van 10 theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp”. Khái niệm trên đã được nêu khá đầy đủ, nó đề cập đến việc xác định những bộ phận chuyên môn hoá ở trình độ nào? Được giao những chức năng nhiệm vụ gì? Tỷ trọng giữa các bộ phận cấu thành ra sao? Sự sắp xếp theo trình độ đẳng cấp nhất định trong doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được xây dựng trên cơ sở cơ cấu sản xuất, phản ánh sự cấu tạo và hình thức bên trong của hệ thống doanh nghiệp. Chức năng quản trị doanh nghiệp a.
Khái niệm chức năng quản trị Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đòi hỏi phải có một chức năng hoạt động riêng biệt, từ đó mới hình thành chức năng quản trị doanh nghiệp. Có thể hiểu về chức năng như sau: “Chức năng là một tập hợp các hoạt động (hành động) cùng loại của hệ thống nào đó. Do đó về thực chất, chức năng thể hiện tính chuyên môn hoá nhiệm vụ (hoạt động) gắn với một hệ thống xác định”[10, tr. Với khái niệm trên, trong hoạt động tổ chức bộ máy quản trị thì việc nghiên cứu chức năng chính là việc nghiên cứu cách thức chuyên môn hoá nhất định của hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Từ đó, chức năng quản trị doanh nghiệp được hiểu là một tập hợp các hoạt động cùng loại ở phạm vi doanh nghiệp. Quản trị theo chức năng được thực hiện phổ biến ở các doanh nghiệp với hầu hết cơ cấu tổ chức khác nhau. Phân loại chức năng quản trị doanh nghiệp Phân loại chức năng một cách khoa học là điều kiện để xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo hướng gọn, nhẹ, đồng thời để sử dụng và bồi dưỡng nguồn nhân lực theo đúng yêu cầu của hoạt động quản lý. Hiện nay có tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về cách phân loại chức Luan van 11 năng quản lý doanh nghiệp, tuy nhiên chúng ta sử dụng cách phân loại theo quá trình quản lý là phổ biến nhất.
Theo Henry Fayol chia toàn bộ hoạt động thành năm chức năng là: hoạch định, tổ chức, phối hợp, chỉ huy và kiểm soát. Chức năng hoạch định: Chủ yếu đề cập đến mục tiêu của doanh nghiệp và con đường đề cập đến mục tiêu nào đó. Chức năng này rất quan trọng vì nó là định hướng mà doanh nghiệp sẽ phải đạt đến trong tương lai, đây được coi là là bản tuyên bố sứ mạng của Công ty. Sự quan trọng của chức năng này giống như Lênin đã nói: "Không thể làm việc trong điều kiện không có kế hoạch lâu dài, không dự tính được những kế hoạch thực sự".
Chức năng tổ chức bao gồm: tổ chức xây dựng (xây dựng cơ cấu tổ chức sản xuất, xây dựng bộ máy quản lý doanh nghiệp,.) và tổ chức quá trình (thực hiện chiến lược, kế hoạch,.đã đặt ra từ khâu định hướng). Chức năng phối hợp: Nhằm phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, phối hợp nhiệm vụ, phân quyền điều hành giữa các bộ phận. Chức năng này bao gồm phối hợp theo chiều dọc, là phối hợp giữa các cấp và phối hợp theo chiều ngang là phối hợp giữa các chức năng, các lĩnh vực quản trị. Chức năng chỉ huy: Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản trị để họ thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Chức năng kiểm soát: chức năng cuối cùng của nhà quản trị, đánh giá sự hoàn thành công việc so với kế hoạch hay mục tiêu đề ra. Tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch nhằm đảm bảo tổ chức đang đi đúng đường để hoàn thành mục tiêu. Năm chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng hình thành vòng tròn quản lý lấy cơ sở là sự trao đổi thông tin trong toàn bộ quá trình ra quyết định quản trị. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức a.
Chuyên môn hóa công việc Chuyên môn hóa là sự phân chia các hoạt động của tổ chức nhằm thiết lập các bộ phận có tính độc lập tương đối để thực hiện những công việc nhất định, cơ sở của sự phân chia đó là dựa trên những tiêu chí. Theo lĩnh vực hoạt động có các bộ phận chuyên môn như: tài chính, nhân sự, nghiên cứu và phát triển, marketing, sản xuất…Hoặc theo sản phẩm, thị trường, khách hàng. Đặc điểm chuyên môn hóa đó chính là việc phân chia các nhiệm vụ phức tạp thành những hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người.