Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoạch định nguồn nhân lực tại công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Bảo Minh" được thực hiện bởi sinh viên Dương Ngọc Huyền (lớp 2005QTND, chuyên ngành Quản trị nhân lực, Khoa Quản trị nhân lực, Học viện Hành chính Quốc gia) dưới sự hướng dẫn khoa học của ThS. Trịnh Huyền Mai vào năm 2024.

Bối cảnh nghiên cứu xuất phát từ đặc thù hoạt động của ngành nội thất và quảng cáo – một lĩnh vực đòi hỏi tính sáng tạo, tay nghề kỹ thuật cao và chịu sự cạnh tranh gay gắt từ thị trường. Sự vận hành và năng lực cạnh tranh của Công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Bảo Minh phụ thuộc lớn vào việc duy trì cơ cấu lao động cân đối giữa khối văn phòng chuyên môn và đội ngũ thợ sản xuất trực tiếp tại nhà xưởng. Tuy nhiên, trong thực tế quản trị, công tác hoạch định nhân sự của công ty còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn: thiếu tính linh hoạt trong ứng phó với biến động lao động, thiếu sót trong đánh giá hiện trạng năng lực, và số liệu dự báo cung nhân lực nội bộ lẫn bên ngoài còn mang tính chung chung, dẫn đến tình trạng thiếu hụt lao động tay nghề cao kéo dài.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:

  1. Mục tiêu nghiên cứu: Làm rõ cơ sở lý luận và khảo sát, phân tích thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Bảo Minh; trên cơ sở đó đề xuất các nhóm giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác hoạch định nguồn nhân lực tại doanh nghiệp.
  2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
    • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
    • Khảo sát, thu thập số liệu và phân tích thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Bảo Minh giai đoạn 2021 – 2023.
    • Đánh giá những kết quả đạt được, chỉ ra các hạn chế, bất cập và nguyên nhân; từ đó đề xuất phương hướng cùng các giải pháp hoàn thiện công tác hoạch định nguồn nhân lực giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Bảo Minh.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Bảo Minh (Chi cục Thuế quận Cầu Giấy quản lý).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và thực trạng hoạt động giai đoạn 2021 – 2023; định hướng giải pháp cho giai đoạn từ năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống lý thuyết dựa trên các công trình nghiên cứu chuyên ngành Quản trị nhân lực trong và ngoài nước:

  • Khái niệm nguồn nhân lực: Tổng hòa thể lực, trí lực và tâm lực theo định nghĩa của Liên Hợp Quốc và Ngân hàng Thế giới (World Bank, 2014).
  • Khái niệm hoạch định nguồn nhân lực: Khung tiếp cận của Shimon L. Dolan & Randall S. Schuler (quy trình bảo đảm đúng số lượng, đúng loại nhân sự, đúng nơi và đúng thời điểm), TS. Nguyễn Thanh Hội, và Giáo trình "Kế hoạch nguồn nhân lực" của tác giả Nguyễn Tiệp.
  • Khung cung – cầu nhân lực: Lý thuyết của ThS. Nguyễn Thị Thu Hằng, ThS. Nguyễn Văn Trị; PGS. Nguyễn Thị Minh Nhàn, TS. Nguyễn Thị Liên; và mô hình phân tích cấu trúc nhân lực của Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm.
  • Khung nội dung và công cụ hoạch định:
    • Quy trình 5 bước: (1) Xây dựng tầm nhìn, xác định mục tiêu; (2) Thu thập thông tin và phân tích môi trường (nội bộ, mô hình PEST cho môi trường vĩ mô); (3) Dự báo nhu cầu nhân lực (Phương pháp chuyên gia, phương pháp Delphi, phương pháp dự báo xu hướng, phương pháp tính theo năng suất lao động, mô hình phân tích tương quan và hồi quy); (4) Dự báo cung nhân lực (Nội bộ: Kiểm kê năng lực - Skills Inventory, ma trận chuyển dịch Markov, biểu đồ thay thế nhân lực - Replacement Charts; Bên ngoài: Dữ liệu thống kê chuỗi thời gian, điều tra xã hội học); (5) Cân đối cung - cầu nhân lực.
    • Phân tích môi trường ngành: Mô hình 5 áp lực cạnh tranh của Michael Porter (đối thủ cạnh tranh trong ngành, nhà cung ứng, đối thủ tiềm năng, sản phẩm thay thế, khách hàng).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai:

  • Phương pháp luận tư duy: Kết hợp quan sát, phỏng vấn, phân tích và tổng hợp để nhận diện logic vận hành của bộ máy nhân sự.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, đối chiếu giáo trình chuyên ngành và hệ thống hóa báo cáo nội bộ, văn bản quy chế của công ty.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp dữ liệu: Xử lý chuỗi số liệu thống kê nhân sự giai đoạn 2021 – 2023 của doanh nghiệp để làm rõ quy mô, cơ cấu, tỷ lệ đáp ứng tuyển dụng.
  • Phương pháp quan sát thực tế: Ghi nhận trực tiếp quy trình tác nghiệp, xử lý tình huống nhân sự trong quá trình tác giả thực tập tại phòng Hành chính – Nhân sự của doanh nghiệp.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp do Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Bảo Minh cung cấp và tài liệu học thuật từ các công trình nghiên cứu trước (Bernard Marr & Sandra Matz, 2018; Ulrich Wirths, 1980; Vũ Văn Thịnh, 2019; Nguyễn Thị Thu Hà, 2018; Nguyễn Thị Thu Trang, 2017).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạch định nguồn nhân lực tại doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm nền tảng: nhân lực, nguồn nhân lực (xem xét trên hai phương diện số lượng và chất lượng), cung nhân lực, cầu nhân lực và bản chất của hoạch định nguồn nhân lực. Tác giả phân tích mục đích của hoạch định nhân lực trong việc tạo lập lợi thế cạnh tranh, ứng phó với biến động môi trường và tối ưu hóa chi phí.

Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực được chia tách rõ ràng thành hai nhóm:

  1. Đối với tổ chức: Đánh giá tình trạng nhân lực hiện có, làm cơ sở xây dựng chiến lược phát triển, gắn kết nhân sự, xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững và hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định.
  2. Đối với hoạt động quản trị nguồn nhân lực: Điều hòa các chức năng nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, đánh giá), thu hút nhân sự chất lượng cao, tiết kiệm chi phí vận hành, tạo động lực làm việc và cung cấp tiêu chuẩn đo lường hiệu quả lao động.

Nội dung trọng tâm của chương tập trung vào quy trình hoạch định 5 bước và hệ thống hóa các kỹ thuật dự báo (định tính lẫn định lượng). Đồng thời, tác giả làm rõ hai nhóm nhân tố tác động đến hoạch định nguồn nhân lực:

  • Nhân tố bên trong: Nguồn lực lao động, nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất, mục tiêu tổ chức, chiến lược phát triển, phong cách lãnh đạo và văn hóa tổ chức.
  • Nhân tố bên ngoài: Môi trường ngành (theo mô hình 5 áp lực cạnh tranh của Porter) và môi trường vĩ mô (chính trị – pháp luật, kinh tế, khoa học – công nghệ, văn hóa – xã hội).

Chương 2: Thực trạng hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Bảo Minh

Chương 2 giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp: Công ty thành lập năm 2021, hoạt động trong lĩnh vực thiết kế chuyên dụng, trang trí nội thất và quảng cáo, hợp tác với nhiều đối tác lớn (LG, Sony, Samsung, Daikin, Asus...). Cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Thiết kế, Phòng Kế toán, Phòng Hành chính - Nhân sự và Xưởng sản xuất.

Tác giả trình bày bức tranh toàn diện về quy mô, chất lượng và biến động nhân sự qua các bảng thống kê giai đoạn 2021 – 2023:

1. Cơ cấu nhân sự theo phòng ban: Quy mô nhân sự tăng từ 99 người (2021) lên 108 người (2022) và đạt 123 người (2023). Lao động tập trung chủ yếu ở Xưởng sản xuất (chiếm từ 64,6% đến 69,1% tổng nhân sự toàn công ty).

Đơn vị Năm 2021 (Người) Tỷ lệ (%) Năm 2022 (Người) Tỷ lệ (%) Năm 2023 (Người) Tỷ lệ (%)
Giám đốc 1 1,0 1 0,9 1 0,8
Phó Giám đốc 2 2,0 2 1,8 2 1,6
Phòng Hành chính - Nhân sự 9 9,1 8 7,4 9 7,3
Xưởng sản xuất 64 64,6 73 67,6 85 69,1
Tổng cộng 99 100,0 108 100,0 123 100,0

2. Trình độ chuyên môn của nhân sự: Tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học chiếm tỷ trọng cao nhất (56,1% năm 2023), tiếp theo là cao đẳng (21,1%) và trung cấp (13,8%). Lao động có trình độ cao học chiếm 7,3% (9 người).

Trình độ chuyên môn Năm 2021 (Người) Tỷ lệ (%) Năm 2022 (Người) Tỷ lệ (%) Năm 2023 (Người) Tỷ lệ (%)
Cao học 6 6,1 7 6,5 9 7,3
Đại học 47 47,5 61 56,5 69 56,1
Cao đẳng 21 21,2 24 22,2 26 21,1
Trung cấp 22 22,2 11 10,2 17 13,8
Phổ thông trung học (PTTH) 3 3,0 5 4,6 2 1,7
Tổng cộng 99 100,0 108 100,0 123 100,0

3. Cơ cấu theo giới tính và độ tuổi:

  • Giới tính: Tỷ lệ nam giới áp đảo do đặc thù công việc thi công xưởng và vận chuyển (năm 2021: 64,6% nam, 35,4% nữ; năm 2022: 62,0% nam, 38,0% nữ; năm 2023: 61,0% nam, 39,0% nữ; tỷ lệ nam gấp khoảng 1,6 lần nữ).
  • Độ tuổi: Lực lượng lao động có xu hướng trẻ hóa mạnh mẽ. Nhóm 18 – 30 tuổi chiếm tỷ lệ chi phối, tăng liên tục từ 62,6% (2021) lên 68,5% (2022) và 70,7% (2023). Nhóm 31 – 45 tuổi chiếm 16,3% (2023); nhóm 46 – 55 tuổi chiếm 8,9% (2023); trên 55 tuổi chiếm 4,1% (2023). Tỷ lệ lao động trẻ cao đồng nghĩa với việc phần lớn nhân sự là sinh viên mới ra trường, hạn chế về kinh nghiệm thực tế.

4. Đánh giá sức khỏe nhân viên văn phòng: Sức khỏe nhân viên loại 1 duy trì mức cao và tăng trưởng từ 76,77% (76 người năm 2021) lên 81,19% (100 người năm 2023); loại 2 chiếm 17,95% và loại 3 chiếm 0,85% vào năm 2023.

5. Thực trạng công tác quản trị và hoạch định nhân lực:

  • Công tác tuyển dụng: Tỷ lệ thực hiện tuyển dụng so với chỉ tiêu kế hoạch sụt giảm qua từng năm. Năm 2021 đạt 60% (tuyển được 60/100 người), năm 2022 đạt 55,83% (tuyển được 67/120 người), và năm 2023 chỉ đạt 48,82% (tuyển được 83/170 người). Doanh nghiệp luôn đối mặt với tình trạng thiếu hụt thợ lành nghề tại xưởng.
  • Đào tạo và phát triển: Doanh nghiệp tổ chức đào tạo kỹ năng quản lý cho trưởng phòng; mở lớp tin học văn phòng (Word, Excel) và ký hợp đồng với trung tâm tiếng Anh IZONE để đào tạo ngoại ngữ cho nhân viên văn phòng (1 buổi/tuần); tổ chức các lớp huấn luyện nâng cao tay nghề định kỳ hàng tuần cho lao động sản xuất.
  • Chế độ đãi ngộ (C&B): Thực hiện minh bạch tiền lương, tham gia bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn và bảo hiểm sức khỏe cho người lao động cùng gia đình; duy trì hoạt động teambuilding.
  • Xây dựng mục tiêu nhân sự của công ty:
    • Kế hoạch dài hạn (3 năm): Tăng tỷ lệ tuyển dụng nhân sự trình độ cao thêm 20%.
    • Kế hoạch trung hạn (2 năm): Nâng tỷ lệ nhân viên tham gia đào tạo tay nghề lên ít nhất 30%.
    • Kế hoạch ngắn hạn (1 năm): Tăng tỷ lệ tuyển dụng thợ có tay nghề thêm 15%.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hoạch định nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Bảo Minh

Chương 3 trình bày mục tiêu phát triển nhân sự năm 2024 của công ty, gắn với định hướng mở rộng thị trường, tự động hóa quy trình sản xuất và ứng dụng công nghệ thiết kế tiên tiến. Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện công tác hoạch định:

  1. Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận: Tăng cường liên kết thông tin giữa Phòng Kinh doanh, Phòng Thiết kế, Xưởng sản xuất và Phòng Hành chính – Nhân sự nhằm nắm bắt chính xác tiến độ đơn hàng và dự báo biến động định biên lao động.
  2. Xây dựng hệ thống thu thập thông tin đa dạng: Thiết lập cơ chế thu thập dữ liệu nội bộ đa chiều (hồ sơ kỹ năng, phản hồi của nhân viên) kết hợp theo dõi sát diễn biến thị trường lao động bên ngoài.
  3. Phân tích dự báo dựa trên dữ liệu và xây dựng mô hình dự đoán: Áp dụng các phương pháp định lượng (phân tích xu hướng, mô hình phân tích Markov, phân tích hồi quy) thay thế cho việc ước tính cảm tính, nâng cao độ tin cậy của chỉ tiêu nhân sự cần tuyển.
  4. Tham gia vào các diễn đàn và hội nghị ngành: Kết nối với các hiệp hội nội thất, quảng cáo và các cơ sở giáo dục nghề nghiệp nhằm mở rộng nguồn cung ứng ứng viên chất lượng cao.
  5. Phát triển nguồn nhân lực kế cận: Xây dựng lộ trình thăng tiến, biểu đồ thay thế nhân sự (Replacement Charts) và chương trình kèm cặp tay nghề để giảm thiểu rủi ro thiếu hụt vị trí quản lý và thợ bậc cao.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Khóa luận đã hệ thống hóa và phân tích tường minh số liệu nhân sự thực tế tại Công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Bảo Minh trong 3 năm liên tiếp (2021 – 2023).
  • Chỉ rõ thực trạng mất cân đối cơ cấu lao động: Lực lượng lao động trẻ hóa cao (nhóm 18 – 30 tuổi chiếm 70,7% năm 2023), tỷ lệ nam giới chiếm 61,0%, nhân sự tập trung chủ yếu ở khâu sản xuất trực tiếp (69,1%).
  • Nhận diện lỗ hổng lớn nhất trong công tác hoạch định là sự chênh lệch giữa kế hoạch và năng lực tuyển dụng thực tế: Năm 2023 chỉ tuyển được 83/170 người (đạt 48,82% chỉ tiêu), dẫn đến tình trạng thiếu hụt trầm trọng lao động kỹ thuật và thợ tay nghề cao.

Đóng góp của đề tài

  • Về mặt lý luận: Cung cấp tài liệu tổng hợp có cấu trúc logic về quy trình, kỹ thuật và mô hình dự báo cung – cầu nhân lực ứng dụng trong loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành thiết kế, nội thất và quảng cáo.
  • Về mặt thực tiễn: Phản ánh đúng thực trạng công tác nhân sự tại Công ty Bảo Minh; đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp chủ động cân đối cung – cầu lao động, tối ưu chi phí tuyển dụng và nâng cao tính khả thi của các kế hoạch nhân sự ngắn, trung và dài hạn.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được giới hạn trong phạm vi một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Bảo Minh) với chuỗi số liệu 3 năm (2021 – 2023); phương pháp thu thập dữ liệu dựa nhiều vào báo cáo nội bộ thứ cấp và quan sát trực tiếp, chưa thực hiện các khảo sát định lượng diện rộng với kỹ thuật phân tích thống kê nâng cao (như mô hình SEM hay hồi quy đa biến phức tạp).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu so sánh đối chiếu mô hình hoạch định nhân lực giữa các doanh nghiệp cùng quy mô trong ngành nội thất và quảng cáo; áp dụng thử nghiệm mô hình toán học dự báo nhu cầu nhân lực gắn liền với biến động doanh thu và chu kỳ kinh tế giai đoạn hậu 2024.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh: Tham khảo khung phân tích thực trạng hoạch định nhân lực tại một doanh nghiệp cụ thể, phương pháp lập các bảng biểu cơ cấu lao động (giới tính, độ tuổi, trình độ, phòng ban, sức khỏe) và cách thức xây dựng báo cáo nhân sự định kỳ.
  • Cán bộ nhân sự tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành sản xuất - dịch vụ kỹ thuật: Tham khảo kinh nghiệm đánh giá chênh lệch cung – cầu, kế hoạch đào tạo phối hợp đơn vị ngoài (như hợp tác đào tạo ngoại ngữ với IZONE) và 5 nhóm giải pháp thực tiễn để kiện toàn quy trình lập kế hoạch nhân sự.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy mô nhân sự của Công ty Bảo Minh biến động như thế nào trong giai đoạn 2021 – 2023?
Quy mô lao động của công ty tăng trưởng liên tục qua các năm: từ 99 người (năm 2021) tăng lên 108 người (năm 2022) và đạt 123 người (năm 2023). Trong đó, Xưởng sản xuất luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất, tăng từ 64 người (64,6%) năm 2021 lên 85 người (69,1%) năm 2023.

2. Thực trạng tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tuyển dụng của công ty giai đoạn 2021 – 2023 ra sao?
Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tuyển dụng có chiều hướng sụt giảm liên tục: năm 2021 đạt 60% (tuyển 60/100 người); năm 2022 đạt 55,83% (tuyển 67/120 người); năm 2023 chỉ đạt 48,82% (tuyển 83/170 người). Doanh nghiệp luôn trong tình trạng thiếu hụt thợ sản xuất có tay nghề.

3. Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi tại doanh nghiệp có đặc điểm gì nổi bật?
Lực lượng lao động có độ tuổi từ 18 – 30 chiếm tỷ lệ áp đảo và tăng dần: 62,6% (năm 2021), 68,5% (năm 2022) và 70,7% (năm 2023). Phần lớn lực lượng này là lao động trẻ mới tốt nghiệp đại học, nhiệt huyết nhưng còn thiếu hụt kinh nghiệm thực tế và kỹ năng chuyên sâu.

4. Doanh nghiệp đã triển khai các hoạt động đào tạo nhân lực cụ thể nào?
Công ty đã thực hiện: (1) Đào tạo kỹ năng quản lý cho các trưởng phòng; (2) Tổ chức lớp tin học văn phòng (Word, Excel) cố định 1 ngày/tuần; (3) Ký kết với trung tâm tiếng Anh IZONE để đào tạo ngoại ngữ cho nhân viên văn phòng; (4) Tổ chức các lớp huấn luyện nâng cao tay nghề hàng tuần và ban hành bảng hướng dẫn công việc cho lao động tại xưởng sản xuất.

5. Mục tiêu nhân sự dài hạn và trung hạn của Công ty Bảo Minh được xác định như thế nào?
Kế hoạch dài hạn (3 năm) đặt mục tiêu tăng tỷ lệ tuyển dụng nhân sự có trình độ cao lên 20%. Kế hoạch trung hạn (2 năm) đặt mục tiêu nâng tỷ lệ nhân viên tham gia các khóa đào tạo nâng cao tay nghề lên ít nhất 30%.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Dương Ngọc Huyền đã hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu khi phản ánh toàn diện thực trạng công tác hoạch định nhân lực tại Công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Bảo Minh giai đoạn 2021 – 2023. Thông qua việc phân tích chuỗi số liệu thực tế về cơ cấu phòng ban, trình độ, độ tuổi và tuyển dụng, đề tài đã chỉ rõ những điểm nghẽn lớn trong việc đáp ứng nhu cầu thợ lành nghề và xây dựng mô hình dự báo. Hệ thống 5 nhóm giải pháp được đề xuất tại Chương 3 bám sát thực tiễn doanh nghiệp, cung cấp cơ sở tham khảo có giá trị ứng dụng cho công tác quản trị nhân lực tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực nội thất và quảng cáo.