CHƯƠNG 1 MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC 1. Tổng quan về hoạch định nguồn nhân lực 1. Khái niệm hoạch định nguồn nhân lực Thức tế có rất nhiều khái niệm về hoạch định nguồn nhân lực khác nhau. Dựa trên cách hiểu của cá nhân đúc rút được khái niệm như sau : Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp, linh động nhằm thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
Đa số tại các doanh nghiệp, tổ chức vừa và nhỏ ở Việt Nam nói riêng, trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề một cách hệ thống thì công tác hoạch định nguồn nhân lực được sử dụng nhằm mục đích sử dụng hiệu quả nhân lực, giúp công ty thấy rõ các phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực, đảm bảo doanh nghiệp có được những con người đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ cho từng thời điểm cụ thể, đặc biệt có thể linh hoạt ứng phó với những biến đổi của thị trường. Cách hiểu về việc vạch ra và quyết thực hiện nguồn nhân lực bằng cách chỉ ra các con số cứng nhắc và áp đặc vào doanh nghiệp là chưa đúng với tình hình lực lượng lao động biến chuyển mạnh như hiện nay. Dựa trên từng thời điểm cụ thể, việc thừa hay thiếu nhân lực sẽ làm tăng các chi phí liên quan, ảnh hưởng đến chất lượng công nhân viên và không đủ năng lực để đáp ứng các yêu cầu dẫn đến hiệu suất làm việc giảm, chất lượng công việc giảm và gây nên sự bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh một cách đáng tiếc nếu nhìn trên góc độ của người đứng đầu doanh nghiệp. Ngoài ra còn một số cách hiểu khác về hoạch định nguồn nhân lực, dưới đây là một số khái niệm về hoạch định nguồn nhân lực: “Hoạch định NNL là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và các chương trình nhằm bảo đảm tổ chức sẽ có đúng số lượng, đúng số người được bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ” trong tác phẩm“Human Resource Management” – 1994 của tác giả Shimon L.Dolan và Randall S.
“Hoạch định NNL là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ thống những yêu cầu về NNL để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đúng số người có đầy đủ SVTH: Mai Xuân Hưng Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Huy Tuân các kỹ năng theo đúng nhu cầu” theo quan điểm của các nhà khoa học R.Wayne Mondy và Robert M Noe. “ Hoạch định NNL là một tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích các nhu cầu nhân sự của một tổ chức dưới những điều kiện thay đổi và triển khai các chính sách, biện pháp nhằm thỏa mãn các nhu cầu đó…” trong tài liệu tham khảo “Quản trị nhân sự” – TS Nguyễn Thanh Hội, 1999. Dù là khái niệm hay cách hiểu nào đi chăng nữa thì hoạch định nguồn nhân lực luôn đóng vai trò trung tâm trong các công tác quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Nó là yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức. Vai trò hoạch định nguồn nhân lực Hoạch định nguồn nhân lực là cầu nối giữ chiến lược kinh doanh và chiến lược nguồn nhân sự của doanh nghiệp. Nó giúp liên kết, phối hợp qua lại chặt chẽ, hiệu quả với mục đích cuối cùng là giúp tổ chức đạt được điều mong muốn. Một tổ chức muốn thành công bao giờ cũng phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch sử dụng nhân lực.
Hai bản kế hoạch này luôn song hành cùng nhau, kế hoạch kinh doanh càng lớn đòi hỏi kế hoạch nhân lực càng chi tiết, khoa học; Kế hoạch nhân lực càng hợp lý thì hiệu quả của kế hoạch kinh doanh càng được đảm bảo tính khả thi. Hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp có được đội ngũ nhân sự phù hợp, từ đó có thể sắp xếp đúng người, đúng việc và đặc biệt đúng thời điểm cần thiết nhất. Việc không có các bước hoạch định nguồn nhân lực hay chỉ mang tính chất cho có, không hiệu quả thì tổ chức sẽ không đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình và làm ảnh hưởng lớn đến kết quả công việc chung của cả doanh nghiệp. Đối với nhà quản trị, hoạch định nhân sự có vai trò giúp họ ứng phó với sự bất ổn của thị trường nhân sự do các thay đổi, tác động đến từ yếu tố môi trường.
Điển hình là tình hình dịch bệnh, bão lụt như hiện nay. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường năng động như hiện nay thì những biến động của tổ chức do có sự tác động đến từ môi trường là điều không thể tránh khỏi. Điều này trực tiếp tác động đến doanh nghiệp, đòi hỏi mỗi tổ chức phải có thể xây dựng một kế hoạch hóa nguồn nhân sự của mình một cách nhanh nhất và mang tính tổng thể. Hay đơn thuần chính bản thân doanh nghiệp dần biến đổi trong tương lai.
Ngay cả khi tồn tại trong môi trường ổn SVTH: Mai Xuân Hưng Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Huy Tuân định thì các yếu tố bên trong tổ chức cũng luôn vận động, phát triển và thay đổi phù hợp với từng giai đoạn. Nếu doanh nghiệp không thích nghi được với sự thay đổi của môi trường thì sẽ dẫn đến sự tan vỡ. Chính vì thế việc hoạch định nguồn nhân lực giúp kiểm soát hiệu quả các rủi ro có thể xảy ra từ chính bên trong tổ chức đó.
Hoạch định nguồn nhân lực còn là cơ sở cho các hoạt động đào tạo, tuyển dụng nhân sự, định biên, phát triển nguồn lực theo thời cục, góp phần tạo ra sự đồng bộ, nhịp nhàng trong quá trình quản trị nhân lực. Thông qua công tác này, nhà quản trị sẽ nắm được chất lượng đội ngũ lao động của mình đang ở đâu, nhận định được nhân tài, từng con người, vị trí tương ứng. Trên cơ sở đó thực hiện thuyên chuyển, đề bạt, thưởng, bồi dưỡng, đào tạo nhân lực cho hợp lý nhất. Giúp doanh nghiệp nhận định cơ hội, đi tắt đón đầu cũng là một vai trò của hoạch định nguồn nhân lực.
Khi nền kinh tế ngày càng phát triển mạnh mẽ, hội nhập kinh tế toàn cầu, công nghệ đổi mới hàng giờ thì vấn đề thu hút, cạnh tranh trong việc sở hữu nhân lực chất lượng là điều mà doanh nghiệp, tổ chức nào cũng mong muốn. Chính vì thế cần có kế hoạch, kết hợp với chiến lược đúng đắn để nắm bắt được quyền trên. Một vai trò nữa mà hoạch định nguồn nhân lực mang lại đó chính là giúp người quản lý hạch toán, đánh giá được nhân lực hiện có của doanh nghiệp để có các phương án, chính sách đầu tư hiệu quả cho nguồn nhân sự. Từ đó có thể đề ra các tiêu chuẩn phân phối quỹ lương, thưởng của công ty và các quyết định khen thưởng, kỷ luật hợp lý với người lao động trong tổ chức.
Nhờ vậy sẽ rút ra được nhiều kinh nghiệm trong nghiệp vụ quản trị nhân sự của nhà lãnh đạo, người quản lý và làm bàn đạp nâng cao hiệu quả nguồn nhân lực trong tương lai. Trên cơ sở đã nêu, chúng ta có thể khẳng định rằng các bước hoạch định nguồn nhân lực thực sự quan trọng với mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Nó như một bánh răng trong bộ máy tổ chức, thiếu nó việc vận hành sẽ gặp nhiều khó khăn, trục trặc. Đặc biệt là lĩnh vực thuộc chu trình quản lý nhân lực.
Gây ảnh hưởng đến mục tiêu chung của tổ chức. SVTH: Mai Xuân Hưng Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Huy Tuân 1. Phạm vi hoạch định nguồn nhân lực Phạm vi nội dung là các công tác hoạch định nguồn nhân lực tại doanh nghiệp Phạm vi không gian chính là doanh nghiệp thực hiện hoạch định nguồn nhân lực Phạm vi thời gian theo quy định mà đề tài nghiên cứu 1.
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực Để thực hiện công tác hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp cần tiến hành theo quy trình 5 bước. Đây cũng là quy trình chung và được áp dụng trong hầu hết các tổ chức lớn, vừa và nhỏ. Tùy theo đặc trưng của từng loại hình công ty khác nhau mà quy trình hoạch định nguồn nhân lực cũng trở nên linh hoạt, tùy biến. Một điểm chung đó chính là tất cả quy trình đều phải được thực hiện rõ ràng và cụ thể, phải có sự liên kết giữa các phòng ban trong bộ máy vận hành tổ chức.
Bước 1 : Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực Điều cần làm ở bước này đó chính là nhà quản trị phải biết được mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra và cần đạt được. Kèm theo đó là các kế hoạch hoạt động kinh doanh, phạm vi sản xuất, chiến lược của doanh nghiệp nhằm đạt tiến đến mục tiêu đó. Đạt được những điều kiện trên thì mới có thể xác định được nhu cầu nguồn nhân lực mà doanh nghiệp cần như : số lượng nhân viên, trình độ chuyên môn cho từng vị trí, kỹ năng, phẩm chất cần có … Bước 2 : Phân tích thực trạng nguồn nhân lực Bước này yêu cầu bản thân nhà quản trị nhân lực của doanh nghiệp phải phân tích những ưu điểm, nhược điểm của nguồn nhân lực hiện có trong công ty và những khó khăn thuận lợi của tổ chức. Ở yếu tố nhân viên phải đánh giá được cơ cấu, trình độ, kỹ năng, thái độ làm việc, kinh nghiệm vị trí tương đương, trách nhiệm hay quyền hạn của mỗi cá nhân trong tổ chức… Còn xét về phía doanh nghiệp phải xem các chính sách đãi ngộ cán bộ nhân viên, chính sách quản lý nhân lực, mục tiêu nhân lực, kế hoạch hoạt động và sử dụng người lao động, môi trường làm việc trong từng phòng ban, xưởng, môi trường dự án…thuộc sở hữu của công ty mà có người thi công.
Bước 3 : Quyết định tăng hay giảm nguồn nhân lực Khi đã nắm được nhu cầu, thực trạng về nhân lực hiện tại của doanh nghiệp thì có thể đem so sánh với nhu cầu trong tương lai. Từ đó xác định nguồn nhân lực của tổ SVTH: Mai Xuân Hưng Trang 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Huy Tuân chức đang thừa hay thiếu và đưa ra các giải pháp tương ứng nhằm tối ưu hóa nhân lực. Quyết định bổ sung, cắt giảm hay thay thế lao động …tùy thuộc vào từng yếu tố áp dụng cho quản lý nhân lực mà doanh nghiệp có.