CHƯƠNG 03 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN MỤC TIÊU NỘI DUNG 1. Hoạch định dự án 2. Lập kế hoạch tiến độ dự án 3. Điều chỉnh tiến độ dự án 4.
Lập ngân sách dự án 5. Điều hòa nguồn lực dự án 3 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN 1. Khái niệm hoạch định dự án 2. Khung hoạch định dự án cơ bản 3.
Các tiêu chuẩn đánh giá việc hoạch định dự án thành công 4 1. HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN ◼ Hoạch định dự án là một quá trình mà nhà quản lý lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu của dự án trong tương lai. ◼ Hoạch định dự án nhằm giải quyết các vấn đề: Sắp xếp các công việc, lập thời gian biểu cho công việc và phân phối nguồn lực để thực hiện dự án. ◼ Hoạch định là cơ sở để kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án.
5 LẬP KẾ HOẠCH ◼ Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc của dự án theo một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã xác định của dự án ❑ Mục tiêu của dự án là gì? ❑ Phải thực hiện việc gì? ❑ Ai sẽ thực hiện phần công việc nào? ❑ Công việc được thực hiện như thế nào? CV nào găng? CV nào có thể đẩy lùi và đẩy lùi bao lâu? Có thể tăng cường chi phí để rút ngắn thời gian của một số CV hay không? ❑ Ngân sách cho từng giai đọan, toàn bộ dự án là bao nhiêu? ❑ Khi nào công việc bắt đầu và hoàn thành? ❑ Công việc được thực hiện ở đâu? ❑ Khi nào hoàn thành dự án? Tại sao phải lập kế hoạch? Hầu hết các khó khăn của dự án gặp phải là do ◼ Góp phần đạt được mục tiêu thiếu kế hoạch hoặc lập kế hoạch không đúng. ◼ Đảm bảo trình tự công việc ◼ Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng ◼ Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực ◼ Giúp việc kiểm soát và theo dõi ◼ Tăng cường giao tiếp, phối hợp ◼ Khuyến khích/động viên ◼ Huy động vốn ◼ Cung cấp dữ liệu 7 2. KHUNG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Xác định mục tiêu Xác định công việc Tổ chức Hoạch định nguồn lực Hoạch định Hoạch định tiến độ kiểm soát 2. CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Trình bày chi tiết thiết kế dự án Gantt, CPM/PERT 2.1 Xác định mục tiêu Thu thập yêu cầu 10 Thu thập yêu cầu Các vấn đề thường gặp trong thu thập yêu cầu: - Không có tiêu chí nghiệm thu - Không nhận được sự cộng tác - Bỏ sót các bên liên quan - Lấy sót yêu cầu - Chỉ là “WANT” chứ không phải “NEED” Xác định mục tiêu dự án 12 Xác định mục tiêu dự án ◼ Xác định đích đến của dự án là gì? ➢ Cụ thể: Giải quyết vấn đề gì? Kết quả phải đạt được là gì? ◼ Làm sao cho tất cả mọi người tham gia ở các bộ phận QLDA đều hiểu và nhất trí về mục tiêu dự án 13 Xác định mục tiêu dự án Các câu hỏi đặt ra: ◼ Mục đích của các công việc phải thực hiện là gì? ◼ Ai sẽ hưởng lợi từ kết quả này? ◼ Mục tiêu của các thành viên liên quan sẽ khác nhau như thế nào? ◼ Tiêu chuẩn nào các thành viên có liên quan sử dụng để đánh giá sự thành công của dự án? 14 Yêu cầu mục tiêu dự án ◼ Within Time, Within Cost, Desire Performance ◼ Thường dùng tiêu chuẩn SMART ❑ Cụ thể, rõ ràng (Specific) ❑ Có thể đo lường được (Measurable) ❑ Có thể thỏa thuận được (Agreed upon) ❑ Có thể thực hiện được (Realistic) ❑ Có giới hạn thời gian (Time-Bound) 15 Các cấp độ mục tiêu dự án 16 Đánh giá những hạn chế, tận dụng nguồn sẵn có, kiểm tra lại toàn bộ nguồn lực ◼ Nếu thành công của dự án phụ thuộc vào những nguồn lực mà sắp tới không thể có được thì hãy suy nghĩ lại và thay đổi mục tiêu.
◼ Tận dụng tối đa những thứ đã có sẵn để giảm thời gian và chi phí 17 2.2 Xác định công việc ◼ Tiến trình soạn thảo một bản mô tả chi tiết công việc nào sẽ được làm để đạt mục tiêu dự án ◼ Phương pháp và công cụ ◼ Brainstorming – Cho các dự án nhỏ, đơn giản ◼ WBS (Work Breakdown Structure) - Cấu trúc phân tách công việc – Cho các dự án vừa và lớn CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS – Work Breakdown Structure) ◼ WBS là công cụ QLDA quan trọng nhất và là cơ sở cho các bước lập kế hoạch và kiểm soát ◼ WBS là phương pháp xác định có hệ thống các công việc của dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ dần với mục đích: ❑ Tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn ❑ Xác định tất cả các công việc ❑ Ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu kỹ thuật khác 1 cách hệ thống ❑ Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS – Work Breakdown Structure) ◼ Hình thức WBS ❑ WBS được thể hiện dưới hình thức “Cây đa hệ” - phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án. ◼ Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện. ◼ Các cấp bậc thấp dần thể hiện ở mức độ chi tiết của mục tiêu. ◼ Cấp độ thấp nhất là những CV cụ thể tương ứng với đơn vị thời gian của DA ❑ Số lượng các cấp bậc của WBS phụ thuộc quy mô và độ phức tạp của dự án TỰ ĐIỂN WBS Tính hữu dụng của WBS ❑ Tránh bỏ sót các công việc ❑ Là cơ sở để phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận và cá nhân ❑ Là cơ sở để lập sơ đồ mạng PERT/CPM ❑ Là cơ sở để xây dựng kế hoạch tiến độ, phân bổ nguồn lực và xây dựng ngân sách cho dự án ❑ Cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện dự án trong từng thời kỳ 23 Cấu trúc của WBS Mức 1 – Dự án Mục tiêu của DA Mức 2 – CV chính theo 1 2 3 tập hợp Mức 3 – Các CV cần Thực hiện 1.3 Mức 4 – Các CV cần 1.2 Thực hiện Cấu trúc của WBS Cấu trúc của WBS WBS – dạng biểu đề mục/liệt kê 1.2 Cống thóat 1.2 Thiết bị 29 Cấu trúc WBS – dạng biểu đề mục/liệt kê Cấu trúc của WBS Dự án xây dựng khu biệt vườn PHẠM VI CÔNG VIỆC San lấp mặt bằng Dựng lán trại tạm thời và lắp đặt thiết bị Đổ móng, cột Xây tường, lắp cửa và thiết bị nội thất Lợp mái, làm trần Xây hàng rào, cây cảnh Sơn, quét, lắp đặt hệ thống điện, nước Gói công việc trong WBS (Work package in WBS) 33 Phương pháp hệ thống xác định WBS ❑ Là phương pháp phân chia các dự án thành các hệ thống lớn, sau đó là các phân hệ và cuối cùng là các công việc cụ thể theo từng hệ thống.
Sản xuất một loại xe mới Xác định Kiểm tra Thiết kế xe Chế tạo xe yêu cầu thử xe Lập biểu đồ Hoạt động A Khung sườn Hoạt động A động cơ Lập biểu đồ Hoạt động B Cửa Hoạt động B ống xả Bản vẽ Hoạt động C Đèn pha Hoạt động C khung ngoài Bản vẽ Hoạt động D Động cơ Hoạt động D phần trong Phương pháp chu kỳ xác định WBS ◼ Là phương pháp phân chia các công việc của dự án theo các giai đoạn hình thành và phát triển, sau đó thành các hệ thống theo từng giai đoạn và cuối cùng là các công việc cụ thể. Xây dựng một ngôi nhà Chuẩn bị Trang trí Xây nhà Hoàn thiện mặt bằng nội thất Hoạt động A Xây móng Điện – Nước Matis Tường và Cửa Hoạt động B Sơn lót trần tầng 1 Tường và Cầu thang Hoạt động C Sơn chính thức Trần tầng 2 Hoạt động D Sân thượng Các thiết bị khác Vệ sinh Phương pháp chức năng xác định WBS ◼ Là phương pháp phân chia các công việc dự án theo từng chức năng quản lý, sau đó là việc hình thành các bộ phận chức năng và cuối cùng là các công việc ứng với từng bộ phận chức năng Dự án Marketing Kỹ thuật - CN Nhân sự Tài chính Xác định TT Cơ cấu tổ chức Công nghệ Tổng kinh phí mục tiêu Dự báo nhu cầu Thiết bị Cán bộ quản lý Nguồn vốn Phân tích Nhân viên NVL Phân tích HQ cạnh tranh Marketingmix Xây lắp Đào tạo Đánh giá so sánh VÍ DỤ WBS trong XD DA giảng đường Phần ngầm Phần khung BTCT HT điện, nước Mục hòan thiện T.Tác mặt bằng Cột BTCT Đường dây Xây T.công nền móng Dầm, sàn BTCT Thiết bị Sơn T.Công mái Thóat nước Trần Cấp nước Tường Lắp ống Cột Máy bơm Hòan thiện Bồn chứa 37 Tiêu chuẩn của WBS tốt ❑ Chất lượng và mức độ hoàn thành của gói công việc có thể được đo lường một cách dễ dàng ❑ Nó quen thuộc với đội dự án. Thời gian, chi phí và những nguồn lực khác có thể được ước lượng một cách dễ dàng ❑ Nó bao gồm các công việc mà có thể quản lý, có thể đo lường và các công việc này độc lập với các công việc trong những hoạt động khác ❑ Thông thường, nó sẽ tạo thành một dòng công việc liên tục từ khi bắt đầu đến khi kết thúc 38 Ưu điểm của WBS ❑ Các thành viên trong nhóm có kinh nghiệm và kỹ năng ở từng lĩnh vực riêng biệt sẽ giúp phân chia các công việc và đề xuất các phương pháp thực hiện phù hợp. ❑ Mỗi thành viên có thể chịu trách nhiệm vài công việc.
❑ Có thể xác định và phân bổ các nguồn lực riêng biệt cho từng phần công việc. ❑ 1 vài công việc có thể tiến hành độc lập với các việc khác ❑ Có thể xác định được các điểm mốc nhờ đó có thể bảo đảm dự án được thực hiện đúng tiến độ. ❑ Dễ dàng kiểm soát về mặt tài chính.3 Tổ chức (Ai sẽ thực hiện?) ◼ Cần thực hiện các công việc sau: ❑ Xác định nhu cầu nhân sự ❑ Tuyển chọn giám đốc và thành viên dự án ❑ Tổ chức Ban quản lý dự án (đội dự án) ➢ Phân công công việc/ trách nhiệm/ quyền lực cho các thành viên ➢ Kế hoạch tổ chức để phối hợp với các bên liên quan khác ◼ Công cụ : Biểu đồ trách nhiệm, Biểu đồ tổ chức 40 2.3 Tổ chức (Ai sẽ thực hiện?