Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt cùng sự biến động nhanh chóng của thị trường. Quản trị dự án (QTDA) trở thành một công cụ quản lý thiết yếu nhằm giúp doanh nghiệp phân bổ tối ưu các nguồn lực có hạn (ngân sách, nhân lực, công nghệ), kiểm soát chặt chẽ tiến độ và phòng ngừa các rủi ro phát sinh, từ đó đảm bảo hiệu quả đầu tư và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Khóa luận tốt nghiệp "Đánh giá công tác triển khai dự án Showroom Lê Văn Lương tại Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác (HEXAGON)" của tác giả Vũ Đức Sang (chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Học viện Ngân hàng) xuất phát từ thực tiễn hoạt động tại doanh nghiệp. Sau khi đóng cửa Showroom Dương Nội, Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác đã triển khai dự án mở mới Showroom Lê Văn Lương nhằm tiếp cận phân khúc khách hàng cư dân tại các khu đô thị, chung cư cao cấp trên địa bàn Hà Nội. Tuy nhiên, qua quá trình khảo sát thực tế, công tác quản trị dự án tại doanh nghiệp bộc lộ nhiều điểm nghẽn: công tác nhận diện và phòng ngừa rủi ro chưa toàn diện; năng lực dự toán và phân tích tài chính còn nhiều bất cập dẫn đến đội vốn thuê mặt bằng; tiến độ thi công thực tế bị kéo dài so với kế hoạch ban đầu làm gia tăng chi phí nhân công ngoài giờ.

Để giải quyết các vấn đề thực tiễn trên, khóa luận xác định 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về công tác quản trị dự án tại doanh nghiệp (quản trị tiến độ, quản trị chi phí, quản trị rủi ro và các yếu tố ảnh hưởng).
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác lập kế hoạch, tổ chức triển khai, quản trị chi phí, tiến độ và rủi ro của dự án Showroom Lê Văn Lương tại Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác; chỉ rõ các kết quả đạt được, hạn chế tồn tại và nguyên nhân.
  3. Đề xuất các quan điểm, phương hướng và hệ thống giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác quản trị dự án tại Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị dự án tại doanh nghiệp (tập trung vào các khía cạnh: quản trị thời gian - tiến độ, quản trị chi phí và quản trị rủi ro dự án).
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác và địa điểm triển khai dự án Showroom tại đường Lê Văn Lương, Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh chung của công ty thu thập trong giai đoạn 2018 - 2020; dữ liệu triển khai dự án Showroom Lê Văn Lương theo dõi từ ngày 01/07/2019 đến ngày 01/05/2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận vững chắc dựa trên việc tổng hợp các giáo trình chuyên ngành chính thống, bao gồm:

  • Giáo trình "Quản trị dự án" (Vũ Thùy Dương & Bùi Minh Lý, NXB Thống Kê, 2019): Cung cấp nền tảng về khái niệm dự án, chu trình quản trị dự án (hoạch định, tổ chức điều phối, kiểm soát đánh giá); phương pháp phân chia công việc WBS (Work Breakdown Structure); kỹ thuật sơ đồ mạng AOA (Activity On Arrow), AON (Activity On Node); phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method); kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án PERT (Program Evaluation and Review Technique) với công thức tính thời gian kỳ vọng $T_e = \frac{a + 4m + b}{6}$; biểu đồ Gantt; cùng quy trình quản trị rủi ro 5 bước (nhận dạng, phân tích đánh giá thiệt hại, xử lý hành chính, kiểm tra giám sát, xây dựng kế hoạch phục hồi).
  • Giáo trình "Lập dự án đầu tư" (Nguyễn Bạch Nguyệt, NXB Thống Kê, 2012) và "Quản lý dự án đầu tư" / "Phân tích dự án đầu tư" (Từ Quang Phương, NXB Thống Kê, 2012): Làm cơ sở cho việc xác định tổng mức đầu tư (vốn cố định, vốn lưu động, vốn dự phòng), dự toán dòng tiền, tính toán chỉ tiêu giá trị hiện tại thuần (NPV) và phương pháp xác định thời gian hoàn vốn (Payback Period - PP).

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp phân tích số liệu thống kê mô tả:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Tiến hành phỏng vấn sâu trực tiếp 02 cán bộ quản lý chủ chốt của doanh nghiệp gồm Giám đốc công ty (Ông Nguyễn Xuân Trường) và Trưởng phòng Kinh doanh (Bà Nguyễn Thị Hiền), kết hợp quan sát thực tế quy trình làm việc tại các phòng ban.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018 - 2020 từ Phòng Kế toán; các bảng dự toán chi phí, bảng phân rã công việc, báo cáo tiến độ và bảng kế hoạch triển khai dự án từ Phòng Kinh doanh và bộ phận kế hoạch dự án.
  • Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê, so sánh đối chiếu giữa số liệu kế hoạch và số liệu thực tế triển khai, phân tích tỷ lệ biến động, tính toán dòng tiền chiết khấu để đánh giá hiệu quả và độ lệch trong công tác quản trị dự án.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về công tác quản trị dự án tại doanh nghiệp

Chương 1 tập trung hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết nền tảng về quản trị dự án trong doanh nghiệp:

  • Khái niệm và đặc điểm dự án: Tác giả phân tích dự án dưới hai góc độ hình thức (hồ sơ tài liệu chi tiết) và nội dung (hoạt động đặc thù hướng tới mục tiêu mới). Dự án có 6 đặc điểm cơ bản: mục tiêu xác định, nguồn lực giới hạn, vòng đời/thời gian xác định, sự tham gia liên ngành của nhiều bộ phận, tính bất định và độ rủi ro cao.
  • Nội dung công tác quản trị dự án: Khái quát ba chức năng chính gồm hoạch định (xác định mục tiêu, dự toán ngân sách, phân bổ nguồn lực), tổ chức điều phối (lựa chọn mô hình tổ chức, phân công nhân sự, duy trì kỷ luật) và kiểm soát đánh giá (giám sát tiến độ, kiểm soát chi phí, quản trị rủi ro, điều chỉnh dự án).
  • Quản trị tiến độ và thời gian: Trình bày chi tiết công cụ cấu trúc phân chia công việc (WBS), xác định mối quan hệ phụ thuộc (bắt buộc, tùy chọn, hướng ngoại), phương pháp mạng công việc (AOA, AON), kỹ thuật PERT/CPM để tính toán đường găng, thời gian dự trữ toàn phần, thời gian dự trữ tự do và ứng dụng biểu đồ Gantt.
  • Quản trị chi phí và tài chính: Phân loại vốn đầu tư (vốn cố định, vốn lưu động, vốn sản xuất, vốn lưu thông, vốn dự phòng), cấu trúc nguồn vốn (ngắn hạn, dài hạn), phương pháp tính khấu hao đường thẳng, kỹ thuật thẩm định tài chính qua chỉ tiêu NPV và thời gian hoàn vốn.
  • Quản trị rủi ro: Phân tích quy trình 5 bước: nhận dạng rủi ro, phân tích định tính/định lượng, xử lý hành chính (chuyển giao bảo hiểm, lập quỹ tài trợ, phương án thay thế), kiểm tra giám sát và lập kế hoạch phục hồi (kế hoạch khẩn cấp trong vòng 24 giờ, bảo toàn khách hàng, tái khởi động sản xuất).
  • Các yếu tố ảnh hưởng: Phân tích môi trường vĩ mô (chính trị - pháp luật, văn hóa - xã hội, kinh tế) và môi trường vi mô (nguồn nhân lực, tiềm lực tài chính, nhà cung cấp).

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác triển khai dự án Showroom Lê Văn Lương tại Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác

Chương 2 trình bày bức tranh toàn diện về doanh nghiệp và thực trạng quản trị dự án Showroom Lê Văn Lương:

  • Tổng quan về doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác (HEXAGON.,JSC) thành lập ngày 30/05/2005, MST 0101657828, người đại diện pháp luật là ông Nguyễn Tuấn Việt, trụ sở tại Tầng 21-23 tòa nhà C'land, 156 Xã Đàn II, Đống Đa, Hà Nội. Doanh nghiệp có hơn 350 nhân sự, hoạt động theo mô hình trực tuyến - chức năng với 6 bộ phận: Ban Giám đốc, Phòng Thiết kế, Phòng Marketing, Phòng Kế toán, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kinh doanh và Kho. Ba mảng dịch vụ cốt lõi gồm: Thiết kế và sản xuất (nội ngoại thất siêu thị, showroom điện tử, gian hàng triển lãm, văn phòng); Tổ chức sự kiện; Tư vấn Trade Marketing tổng thể.
  • Kết quả hoạt động kinh doanh (2018 - 2020): Doanh thu và lợi nhuận của công ty duy trì mức tốt trong năm 2018 - 2019 nhưng suy giảm đáng kể trong năm 2020 do tác động của đại dịch Covid-19.
Chỉ tiêu (ĐVT: Triệu VNĐ) Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 So sánh 2019/2018 (%) So sánh 2020/2019 (%)
Doanh thu bán hàng & CCDV 279.424 289.331 205.365 +3,55% -29,02%
Các khoản giảm trừ 116 18 83 -84,48% +361,11%
Doanh thu thuần 279.308 289.313 205.282 +3,58% -29,04%
Giá vốn hàng bán 251.152 259.303 177.174 +3,25% -31,67%
Lợi nhuận gộp 28.156 30.010 28.108 +6,58% -6,34%
Chi phí tài chính 1.869 1.620 3.649 -13,32% +125,25%
Trong đó: Chi phí lãi vay 0 1.620 3.649 - +125,25%
Chi phí quản lý doanh nghiệp 18.929 20.972 19.428 +10,79% -7,36%
Lợi nhuận thuần từ HĐKD 7.366 7.425 5.037 +0,80% -32,16%
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 7.452 7.691 5.100 +3,21% -33,69%
Lợi nhuận sau thuế TNDN 5.962 6.153 4.080 +3,20% -33,69%
  • Thực trạng triển khai dự án Showroom Lê Văn Lương:
    • Quy mô và mục tiêu dự án: Mở showroom trưng bày và bán sản phẩm nội thất, trang trí căn hộ hướng đến khách hàng có thu nhập trung bình tại các khu đô thị lân cận như Mon City, Vincom Gardenia, Goldmark City, Vinhomes Smart City, Diamond, StarCity. Thời gian thực hiện: 01/07/2019 đến 01/05/2021.
    • Quản trị tài chính và cơ cấu vốn: Tổng vốn kế hoạch dự toán ban đầu là 1.988 triệu VNĐ, tuy nhiên vốn đầu tư thực tế thực hiện lên tới 1.990 triệu VNĐ (tăng vượt chi phí). Nguyên nhân chủ yếu do chi phí thuê địa điểm và tiền đặt cọc nhà trong 3 năm tăng mạnh, vượt kế hoạch 221 triệu VNĐ do sự biến động nhanh của giá bất động sản khu vực Lê Văn Lương. Về nguồn tài trợ, doanh nghiệp sử dụng vốn tự có và vay ngân hàng 600 triệu VNĐ trong thời hạn 3 năm với lãi suất 10%/năm.
    • Hiệu quả tài chính dự án: Tính toán chỉ tiêu hiện giá thuần cho thấy dự án có hiệu quả kinh tế khả quan với $NPV = 332.518.743,6\text{ VNĐ} > 0$; thời gian hoàn vốn thực tế được xác định là 1 năm 4 tháng, đạt kỳ vọng thu hồi vốn của doanh nghiệp.
    • Quản trị tiến độ: Doanh nghiệp đã lập danh mục 20 công việc cụ thể (từ Cv1: Lắp khung và kệ; Cv2: Sơn tường và cầu thang; Cv3: Sửa và lắp đặt WC; Cv4: Lắp tường giả; Cv5: Lắp đặt điện... đến công tác vệ sinh, trưng bày và khai trương). Tuy nhiên, tiến độ thực tế bị gián đoạn, phát sinh việc điều động nhân công làm thêm giờ, làm tăng chi phí vận hành.
  • Đánh giá chung:
    • Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức linh hoạt; tiềm lực tài chính doanh nghiệp tốt; dự án có NPV dương và thời gian hoàn vốn ngắn; bước đầu áp dụng được quy trình phân chia công việc và thiết lập mạng tiến độ.
    • Hạn chế và nguyên nhân: Công tác khảo sát thị trường mặt bằng chưa sâu sắc dẫn đến sai lệch lớn trong dự toán tiền thuê/cọc đất; việc giải ngân vốn có thời điểm bị chậm trễ cục bộ; quản trị rủi ro thụ động, chưa có phương án đối phó với sự bất ổn định của các nhà cung cấp vật liệu nhỏ lẻ (tấm shelf, sơn, thiết bị điện); đội ngũ nhân sự quản lý dự án chưa được đào tạo bài bản, chuyên sâu về nghiệp vụ QTDA.

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị giải pháp hoàn thiện công tác quản trị dự án tại doanh nghiệp

Dựa trên các tồn tại đã chỉ ra, Chương 3 xây dựng các giải pháp hoàn thiện có tính khả thi:

  • Giải pháp hoàn thiện quản trị tài chính: Chuẩn hóa quy trình lập dự toán ngân sách; nâng cao năng lực nghiên cứu biến động giá bất động sản và vật liệu xây dựng; thiết lập định mức dự phòng biến động chi phí thuê mặt bằng; tối ưu hóa quy trình giải ngân vốn để đảm bảo tính sẵn sàng của dòng tiền mặt trong quá trình thi công.
  • Giải pháp quản trị thời gian và tiến độ: Ứng dụng bài bản sơ đồ mạng AOA/AON và phương pháp đường găng (CPM) để kiểm soát chặt chẽ các công việc găng; áp dụng kỹ thuật PERT để dự tính thời gian ngẫu nhiên ($T_e$); quản lý tốt thời gian dự trữ nhằm điều phối nhân sự hợp lý, hạn chế tối đa việc phát sinh làm thêm giờ gây lãng phí chi phí nhân công.
  • Giải pháp quản trị rủi ro: Chuẩn hóa quy trình 5 bước trong toàn bộ chu kỳ dự án; xây dựng tiêu chí lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp nguyên vật liệu (đặc biệt là vật liệu giá kệ tấm shelf, sơn tường, thiết bị điện); thiết lập hợp đồng ràng buộc tiến độ giao hàng; xây dựng kế hoạch ứng phó khẩn cấp trong 24 giờ khi xảy ra sự cố mặt bằng hoặc nguồn cung.
  • Các giải pháp khác và kiến nghị: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn sâu về quản trị dự án cho cán bộ phòng ban; tuyển dụng bổ sung nhân sự có chứng chỉ chuyên môn QTDA; đề xuất kiến nghị với Nhà nước về đơn giản hóa thủ tục hành chính và duy trì các chính sách tín dụng hỗ trợ doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực và lượng hóa cụ thể thực trạng quản trị dự án tại doanh nghiệp qua các dữ liệu thực tế:

  • Kết quả tài chính và kinh doanh của HEXAGON: Hệ thống hóa bức tranh tài chính 3 năm (2018 - 2020), chỉ rõ doanh thu thuần biến động từ 279,308 tỷ VNĐ (2018) lên 289,313 tỷ VNĐ (2019) và giảm xuống 205,282 tỷ VNĐ (2020); lợi nhuận sau thuế tương ứng đạt 5,962 tỷ VNĐ (2018), 6,153 tỷ VNĐ (2019) và 4,080 tỷ VNĐ (2020).
  • Kết quả thẩm định dự án Showroom Lê Văn Lương:
    • Tổng vốn đầu tư thực tế đạt 1.990 triệu VNĐ, trong đó vốn vay ngân hàng là 600 triệu VNĐ (kỳ hạn 3 năm, lãi suất 10%/năm).
    • Khoản chi phí thuê mặt bằng 1 năm và tiền đặt cọc 3 năm phát sinh tăng vượt 221 triệu VNĐ so với dự toán kế hoạch ban đầu.
    • Đánh giá tính khả thi tài chính với kết quả $NPV = 332.518.743,6\text{ VNĐ} > 0$ và thời gian hoàn vốn thực tế đạt 1 năm 4 tháng.
    • Phân rã tiến độ thành chuỗi 20 công việc liên hoàn từ cải tạo phần thô đến trang trí hoàn thiện.
  • Đóng góp của đề tài: Khóa luận đóng góp một nghiên cứu tình huống điển hình (case study) về công tác quản trị dự án mở showroom bán lẻ trong ngành thiết kế - nội thất. Đề tài làm rõ mối liên hệ hữu cơ giữa công tác khảo sát thị trường mặt bằng với độ chính xác của dự toán chi phí, đồng thời xây dựng các bảng biểu khắc phục cụ thể về tài chính và tiến độ áp dụng trực tiếp cho Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung vào một dự án đơn lẻ (Showroom Lê Văn Lương) của Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác trong giai đoạn 2019 - 2021; cỡ mẫu điều tra định tính còn hạn chế (phỏng vấn 02 cán bộ quản lý); các dữ liệu về rủi ro môi trường kinh doanh chịu tác động bất thường từ dịch bệnh Covid-19 chưa được mô hình hóa định lượng chuyên sâu.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá công tác quản trị trên toàn bộ chuỗi hệ thống showroom hoặc các dự án thi công công trình công nghiệp, thương mại khác của doanh nghiệp; kết hợp các mô hình phân tích độ nhạy và phân tích xác suất định lượng để nâng cao độ chính xác trong dự báo rủi ro dự án.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng: Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Dự án, Kinh tế đầu tư; các nhà quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực thiết kế, thi công nội thất và bán lẻ thương mại.
  • Nội dung tham khảo giá trị: Cung cấp phương pháp luận thực tế về việc áp dụng WBS, sơ đồ mạng công việc, phương pháp tính NPV, thời gian hoàn vốn và cách thức nhận diện rủi ro biến động chi phí thuê mặt bằng trong dự án mở điểm bán mới.

Câu hỏi thường gặp

1. Mục tiêu chính của dự án Showroom Lê Văn Lương tại HEXAGON là gì?
Dự án được triển khai nhằm thay thế cho Showroom Dương Nội đã đóng cửa, hướng tới mục tiêu mở rộng mạng lưới kinh doanh, cung cấp các sản phẩm nội thất và trang trí căn hộ cho nhóm khách hàng có thu nhập trung bình tại các khu chung cư đô thị lân cận như Mon City, Vincom Gardenia, Goldmark City, Vinhomes Smart City, Diamond, StarCity.

2. Dự án sử dụng cấu trúc nguồn vốn nào và các chỉ số tài chính (NPV, thời gian hoàn vốn) ra sao?
Dự án có tổng vốn đầu tư thực tế là 1.990 triệu VNĐ, kết hợp giữa vốn tự có của doanh nghiệp và vốn vay ngân hàng 600 triệu VNĐ (thời hạn vay 3 năm, lãi suất 10%/năm). Kết quả đánh giá hiệu quả tài chính đạt $NPV = 332.518.743,6\text{ VNĐ}$ (lớn hơn 0) và thời gian hoàn vốn dự kiến là 1 năm 4 tháng.

3. Nguyên nhân chủ yếu nào khiến chi phí thực tế của dự án vượt dự toán kế hoạch?
Nguyên nhân cốt lõi là do chi phí thuê nhà trong 1 năm và tiền đặt cọc nhà trong 3 năm vượt 221 triệu VNĐ so với kế hoạch. Doanh nghiệp cần tìm địa điểm thay thế gấp sau khi đóng cửa showroom cũ trong khi giá bất động sản tại khu vực Lê Văn Lương biến động tăng nhanh, kết hợp với công tác nghiên cứu, khảo sát thị trường của công ty chưa thực sự chuẩn xác.

4. Dữ liệu sơ cấp trong khóa luận được thu thập thông qua những đối tượng nào?
Dữ liệu sơ cấp được tác giả thu thập thông qua phỏng vấn điều tra sâu 02 nhân sự quản lý chủ chốt của Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác gồm: Giám đốc công ty (Ông Nguyễn Xuân Trường) và Trưởng phòng Kinh doanh (Bà Nguyễn Thị Hiền).

5. Những công cụ quản trị tiến độ nào được tác giả hệ thống hóa trong cơ sở lý thuyết?
Cơ sở lý thuyết của khóa luận hệ thống hóa các công cụ quản trị tiến độ gồm: cấu trúc phân chia công việc (WBS), phương pháp mạng công việc trên mũi tên (AOA), mạng công việc trên nút (AON), phương pháp đường găng (CPM), kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) và biểu đồ Gantt.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Vũ Đức Sang đã hệ thống hóa toàn diện lý luận về quản trị dự án và phản ánh chi tiết thực trạng triển khai dự án Showroom Lê Văn Lương tại Công ty Cổ phần Thiết kế Lục Giác giai đoạn 2019 - 2021. Mặc dù dự án đạt hiệu quả tài chính khả quan với NPV dương và thời gian hoàn vốn 1 năm 4 tháng, công tác quản trị vẫn bộc lộ hạn chế rõ nét trong dự toán chi phí mặt bằng, tiến độ thi công và nhận diện rủi ro nhà cung cấp. Các giải pháp hoàn thiện về quản trị chi phí, sơ đồ mạng tiến độ và quy trình kiểm soát rủi ro được đề xuất có giá trị ứng dụng thực tiễn cao cho doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả triển khai các dự án tiếp theo.