Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ và đặc biệt là công nghệ thông tin (CNTT), hoạt động thông tin thư viện tại các trường đại học đã trở thành một yếu tố then chốt trong việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tại Việt Nam, việc hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin thư viện không chỉ giúp tăng năng suất, chất lượng phục vụ mà còn góp phần thúc đẩy chuyển đổi từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế tri thức. Trung tâm Học liệu Trường Đại học Điện lực (ĐHĐL) là một trong những đơn vị đi đầu trong việc ứng dụng CNTT để hiện đại hóa hoạt động thư viện, với sự đầu tư từ năm 2006 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Tuy nhiên, qua khảo sát thực trạng từ năm 2006 đến nay, Trung tâm vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như vốn tài liệu chưa được bổ sung đầy đủ, nội dung tài liệu còn nghèo nàn, dịch vụ thông tin chưa đa dạng và ứng dụng CNTT chưa đồng bộ. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin tại Trung tâm Học liệu ĐHĐL, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin (NDT), đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động của Trung tâm từ năm 2006 đến nay, với trọng tâm là các hoạt động tổ chức, ứng dụng CNTT và phục vụ NDT.

Việc nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, đồng thời góp phần hoàn thiện mô hình thư viện hiện đại trong các trường đại học Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập quốc tế và chuyển đổi số toàn diện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình hiện đại hóa tổ chức hoạt động thông tin thư viện, trong đó có:

  • Lý thuyết hiện đại hóa tổ chức: Nhấn mạnh việc đổi mới tầm nhìn, phương thức hành động và tổ chức hoạt động theo hướng tự động hóa, chuẩn hóa và tích hợp công nghệ hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ.
  • Mô hình quản lý nguồn lực thông tin: Tập trung vào việc phát triển nguồn tài liệu số hóa, hạ tầng CNTT, phần mềm quản lý tích hợp và đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao.
  • Khái niệm về thư viện hiện đại: Bao gồm các yếu tố như tài liệu số hóa, truy cập mạng, phần mềm chuyên dụng, thiết bị ngoại vi hiện đại (mã vạch, RFID, cổng từ), và dịch vụ thông tin đa dạng, thân thiện với người dùng.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: hiện đại hóa tổ chức, tự động hóa nghiệp vụ thư viện, chuẩn hóa nghiệp vụ, dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc (SDI), và mục lục liên hợp.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp kết hợp định tính và định lượng:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập từ tài liệu chuyên ngành, văn bản pháp luật, báo cáo hoạt động của Trung tâm Học liệu ĐHĐL, số liệu thống kê từ phần mềm quản lý Libol 6.0, khảo sát thực tế và phỏng vấn cán bộ, người dùng tin.
  • Phương pháp phân tích: Phân tích thống kê số liệu về cơ cấu cán bộ, lượt người dùng, số lượng tài liệu, mức độ ứng dụng CNTT; phân tích nội dung phỏng vấn và khảo sát để đánh giá thực trạng và nguyên nhân hạn chế.
  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Khảo sát hơn 2000 lượt người dùng tin trong giai đoạn 2006-2012, phỏng vấn 14 cán bộ Trung tâm với cơ cấu đa dạng về giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn.
  • Timeline nghiên cứu: Tập trung phân tích dữ liệu từ năm 2006 (khi Trung tâm được đầu tư hiện đại hóa) đến năm 2012, đánh giá quá trình phát triển và những điểm nghẽn trong công tác tổ chức hoạt động thông tin.

Phương pháp điều tra bảng hỏi, quan sát trực tiếp và tham khảo ý kiến chuyên gia được áp dụng để đảm bảo tính toàn diện và chính xác của kết quả nghiên cứu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Cơ cấu cán bộ và trình độ chuyên môn: Trung tâm có 14 cán bộ, trong đó 57% là nam và 43% nữ. Độ tuổi chủ yếu từ 20-34 chiếm 50%, 35-45 chiếm 36%, trên 45 tuổi chiếm 14%. Trình độ học vấn chủ yếu là cử nhân và kỹ sư (79%), thạc sĩ chiếm 14%. Tuy nhiên, chỉ 43% cán bộ được đào tạo chuyên ngành Thông tin - Thư viện, còn lại 57% thuộc các ngành khác, trong đó 4 người có chuyên ngành CNTT. Trình độ ngoại ngữ tiếng Anh chiếm 86%, hỗ trợ tốt cho việc tiếp cận tài liệu quốc tế.

  2. Nguồn tài liệu và dịch vụ thông tin: Từ năm 2006 đến 2012, Trung tâm có hơn 28.646 lượt người dùng tin mỗi năm, phục vụ khoảng 48.648 lượt bạn đọc với 100.802 lượt luân chuyển tài liệu. Trung tâm đã mua 2.500 đầu tài liệu số và 215 bài trích toàn văn, trong đó tài liệu kỹ thuật điện chiếm 70% lượt sử dụng tài liệu số. Dịch vụ mượn về nhà đạt khoảng 6.000-7.000 lượt bạn đọc mỗi năm với 14.000-16.000 lượt luân chuyển tài liệu.

  3. Ứng dụng CNTT và phần mềm quản lý: Trung tâm sử dụng phần mềm Libol 6.0 để quản lý tài liệu và phục vụ người dùng. Các thiết bị hiện đại như mã vạch, cổng từ, camera giám sát được trang bị đầy đủ. Tuy nhiên, công tác mượn tài liệu từ xa và mượn liên thư viện chưa được khai thác hiệu quả, số lượng tài liệu phục vụ mượn từ xa còn hạn chế.

  4. Hoạt động phục vụ và sự kiện thông tin: Trung tâm tổ chức đa dạng các hình thức phục vụ như phục vụ tại chỗ, mượn về nhà, trưng bày tài liệu, hội nghị bạn đọc. Các sự kiện này giúp nâng cao nhận thức và sự hài lòng của người dùng. Tuy nhiên, thái độ phục vụ và phương thức làm việc cần được cải thiện để tăng hiệu quả và thu hút người dùng.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy Trung tâm Học liệu ĐHĐL đã có những bước tiến quan trọng trong hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin, đặc biệt là trong việc ứng dụng CNTT và phát triển nguồn tài liệu số. Số liệu lượt người dùng và luân chuyển tài liệu tăng đều qua các năm chứng tỏ sự quan tâm và nhu cầu ngày càng cao của NDT.

Tuy nhiên, việc chưa khai thác triệt để các chức năng của phần mềm quản lý, đặc biệt là mượn tài liệu từ xa và liên thư viện, cùng với hạn chế về vốn tài liệu và trình độ chuyên môn của một số cán bộ, đã ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ. So sánh với các nghiên cứu trong ngành thư viện đại học khác, việc thiếu đồng bộ trong ứng dụng CNTT và chuẩn hóa nghiệp vụ là điểm chung cần khắc phục.

Việc đa dạng hóa dịch vụ thông tin, nâng cao kỹ năng CNTT cho cán bộ và người dùng, đồng thời tăng cường đầu tư cơ sở vật chất sẽ giúp Trung tâm phát huy tối đa tiềm năng, đáp ứng tốt hơn nhu cầu đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cơ cấu cán bộ theo độ tuổi, trình độ chuyên môn, biểu đồ lượt người dùng qua các năm và bảng thống kê số lượng tài liệu phục vụ.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao trình độ cán bộ

    • Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về CNTT, nghiệp vụ thư viện hiện đại và kỹ năng phục vụ người dùng.
    • Mục tiêu: 100% cán bộ được đào tạo trong vòng 12 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc Trung tâm phối hợp với các cơ sở đào tạo chuyên ngành.

  2. Mở rộng và đa dạng hóa nguồn tài liệu số

    • Đầu tư bổ sung tài liệu số chuyên ngành kỹ thuật điện và các lĩnh vực liên quan, phát triển CSDL toàn văn giáo trình, bài giảng.
    • Mục tiêu: Tăng 30% số lượng tài liệu số trong 2 năm tới.
    • Chủ thể thực hiện: Tổ nghiệp vụ thư viện phối hợp với các khoa chuyên môn.

  3. Triển khai hiệu quả dịch vụ mượn tài liệu từ xa và liên thư viện

    • Khai thác tối đa các chức năng của phần mềm Libol 6.0, xây dựng quy trình mượn từ xa thân thiện, mở rộng liên kết với các thư viện trong và ngoài ngành điện.
    • Mục tiêu: Tăng 50% lượt mượn từ xa trong 1 năm.
    • Chủ thể thực hiện: Tổ dịch vụ và tổ quản trị mạng.

  4. Cải thiện công tác phục vụ và nâng cao trải nghiệm người dùng

    • Đổi mới phương thức phục vụ, nâng cao thái độ thân thiện, tổ chức các sự kiện thông tin, trưng bày tài liệu thường xuyên.
    • Mục tiêu: Đạt mức hài lòng người dùng trên 90% qua khảo sát hàng năm.
    • Chủ thể thực hiện: Tổ dịch vụ phối hợp với Ban Giám đốc.

  5. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất và hạ tầng CNTT

    • Nâng cấp hệ thống mạng, máy chủ, thiết bị ngoại vi, bảo mật thông tin và phần mềm quản lý.
    • Mục tiêu: Hoàn thành trong vòng 18 tháng, đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc phối hợp với phòng kỹ thuật của nhà trường.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các trường đại học và trung tâm học liệu

    • Lợi ích: Hiểu rõ về quy trình hiện đại hóa tổ chức hoạt động thông tin, từ đó xây dựng chiến lược phát triển thư viện phù hợp.
    • Use case: Lập kế hoạch đầu tư, nâng cấp hạ tầng CNTT và phát triển nguồn tài liệu số.

  2. Cán bộ quản lý và nhân viên thư viện

    • Lợi ích: Nắm bắt các phương pháp tổ chức, chuẩn hóa nghiệp vụ và ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện hiện đại.
    • Use case: Cải tiến quy trình làm việc, nâng cao chất lượng phục vụ người dùng.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Thông tin - Thư viện

    • Lợi ích: Tham khảo cơ sở lý luận, phương pháp nghiên cứu và kết quả thực tiễn về hiện đại hóa thư viện đại học.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu, luận văn tốt nghiệp liên quan đến lĩnh vực thư viện và CNTT.

  4. Các đơn vị cung cấp phần mềm và thiết bị thư viện

    • Lợi ích: Hiểu nhu cầu thực tế và các điểm nghẽn trong ứng dụng công nghệ tại thư viện đại học Việt Nam.
    • Use case: Phát triển sản phẩm phù hợp, tư vấn giải pháp công nghệ hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin tại Trung tâm Học liệu ĐHĐL có ý nghĩa gì?
    Hiện đại hóa giúp nâng cao hiệu quả phục vụ, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin, đồng thời hỗ trợ chiến lược đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Ví dụ, việc ứng dụng phần mềm quản lý Libol 6.0 đã giúp tăng lượt người dùng lên khoảng 28.646 mỗi năm.

  2. Những khó khăn chính trong quá trình hiện đại hóa tại Trung tâm là gì?
    Các khó khăn gồm vốn tài liệu chưa đa dạng, ứng dụng CNTT chưa đồng bộ, dịch vụ mượn từ xa chưa phát triển, và đội ngũ cán bộ chưa đồng đều về trình độ chuyên môn. Điều này làm hạn chế khả năng phục vụ và khai thác nguồn thông tin.

  3. Phần mềm Libol 6.0 có vai trò như thế nào trong hoạt động của Trung tâm?
    Libol 6.0 là phần mềm quản lý tích hợp giúp tự động hóa các nghiệp vụ như bổ sung, biên mục, mượn trả, tra cứu tài liệu. Tuy nhiên, một số chức năng như mượn liên thư viện và mượn từ xa chưa được khai thác tối đa.

  4. Làm thế nào để nâng cao trình độ cán bộ thư viện trong bối cảnh hiện đại hóa?
    Cần tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về CNTT, nghiệp vụ thư viện hiện đại, kỹ năng phục vụ người dùng và ngoại ngữ. Ví dụ, Trung tâm đã cử cán bộ đi học thạc sĩ và nghiên cứu sinh để nâng cao năng lực chuyên môn.

  5. Các dịch vụ thông tin hiện đại nào đã được triển khai tại Trung tâm?
    Trung tâm đã triển khai dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc (SDI), trưng bày tài liệu, hội nghị bạn đọc, và cung cấp tài liệu số qua các CSDL chuyên ngành. Dịch vụ này giúp người dùng tiếp cận nhanh chóng các tài liệu mới phù hợp với nhu cầu.

Kết luận

  • Trung tâm Học liệu Trường Đại học Điện lực đã đạt được nhiều thành tựu trong hiện đại hóa công tác tổ chức hoạt động thông tin, đặc biệt là ứng dụng CNTT và phát triển nguồn tài liệu số.
  • Đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn và ngoại ngữ tương đối tốt, tuy nhiên cần tiếp tục nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và CNTT để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa.
  • Các dịch vụ phục vụ người dùng đã đa dạng nhưng vẫn còn hạn chế về mượn tài liệu từ xa và liên thư viện, cần được cải thiện để tăng hiệu quả phục vụ.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể về đào tạo, đầu tư tài liệu, nâng cấp hạ tầng CNTT và cải tiến công tác phục vụ nhằm nâng cao năng lực Trung tâm trong giai đoạn tới.
  • Khuyến nghị các bước tiếp theo bao gồm triển khai đào tạo cán bộ, mở rộng dịch vụ mượn từ xa, tăng cường liên kết thư viện và đầu tư cơ sở vật chất trong vòng 1-2 năm tới.

Call-to-action: Các nhà quản lý và cán bộ thư viện nên áp dụng các giải pháp đề xuất để thúc đẩy quá trình hiện đại hóa, đồng thời tiếp tục nghiên cứu, cập nhật công nghệ mới nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và phát triển bền vững Trung tâm Học liệu.