CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN 1. Kế toán và vai trò của kế toán 1. Định nghĩa kế toán Có nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán.
Năm 1941, Viện Kế toán công chứng Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa: “Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại và tổng hợp một cách có ý nghĩa và dưới hình thức bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các sự kiện mà ít nhiều có liên quan đến 1 tài chính và giải trình kết quả của việc ghi chép này”. Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế, kế toán là nghệ thuật ghi chép, phản ánh, tổng hợp theo một cách riêng có bằng chứng về những khoản tiền, các nghiệp vụ và 2 các sự kiện mà chúng có một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó. Theo Luật Kế toán Việt Kế toán Việt Nam số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003 thì kế toán được định nghĩa: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.” Tuy nhiên cần nhận thức rằng kế toán vừa là một môn khoa học vừa là một nghề nghiệp quản lý nên để hiểu kế toán là gì cần phải gắn liền với đặc điểm này. - Là một môn khoa học thì kế toán là một hệ thống thông tin thực hiện việc phản ánh và giám đốc mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực kinh tế - tài chính của một tổ chức cụ thể thông qua một số 1 Belverd E.
Caldwell (2003), Principles of Accounting, trang 1 2 Nguyễn Thị Huyền (chủ biên), Trần Hải Hiệp, Huỳnh Văn Hoài (2007), Quản lý tài chính và chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Đại học quốc gia TP.Hồ Chí Minh, trang 26 4 các phương pháp riêng biệt được xử dụng để thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin. - Là nghề nghiệp thì kế toán được hiểu đó là công việc tính toán và ghi chép bằng con số mọi hiện tượng kinh tế - tài chính phát sinh trong đơn vị để cung cấp một cách toàn diện và nhanh chóng các thông tin về tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị thông qua 3 thước đo là tiền, hiện vật và thời gian lao động. Vì vậy, kế toán là việc thu thập, đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin kinh tế, tài chính của một tổ chức đến các đối tuợng sử dụng để ra quyết định hợp lý. Vai trò của kế toán Kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin đối với các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau.
Đối với các nhà quản trị: là công cụ quản lý quan trọng đối với nhà quản trị ở các cấp độ khác nhau để thực hiện quá trình quản lý và điều hành đơn vị theo mục tiêu chung. Vai trò của kế toán trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị là nhằm liên kết các quá trình quản lý với nhau và liên kết đơn vị với môi trường bên ngoài. Đối với cơ quan thuế và cơ quan quản lý nhà nước: các cơ quan thuế dựa vào tài liệu kế toán để tính thuế, đặc biệt là thuế thu nhập. Các cơ quan nhà nước cần số liệu kế toán của đơn vị để tổng hợp cho ngành, địa phương và trên cơ sở đó phân tích đánh giá nhằm định ra các chính sách kinh tế thích hợp để điều hành kinh tế vĩ mô.
Đối với nhà đầu tư: nhà đầu tư cần thông tin về tình hình tài chính để nghiên cứu, phân tích, đánh giá rồi đi đến quyết định đầu tư. Đối với đơn vị kiểm toán độc lập và kiểm toán nhà nước: số liệu kế toán là cơ sở để đơn vị kiểm toán biết được việc chấp hành chính sách, chế độ kinh tế, tài chính do Nhà nước quy định của đơn vị. 5 Đối với các đối tượng khác (cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp, .): kế toán là công cụ cung cấp thông tin để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và ra các quyết định phù hợp. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Nếu xem xét kế toán dưới góc độ là một hệ thống thông tin thì hệ thống kế toán bao gồm các phân hệ có mối quan hệ qua lại với nhau, từ quá trình thu thập thông tin ban đầu đến quá trình tạo ra thông tin đầu ra để cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
- Hệ thống thông tin đầu vào: đây là phân hệ thực hiện công việc ghi nhận và thu thập nguồn dữ liệu đầu vào liên quan đến tất cả các hoạt động khác nhau trong đơn vị kế toán. Đặc điểm của phân hệ này là thông tin có tính chất rời rạc gắn liền với từng nghiệp vụ kinh tế thuộc từng hoạt động khác nhau. Hệ thống này hình thành nguyên liệu đầu vào cho hệ thống xử lý thông tin (hệ thống cơ sở dữ liệu). - Hệ thống xử lý thông tin (hệ thống cơ sở dữ liệu): đây là phân hệ thực hiện việc phân loại và xử lý thông tin đầu vào có tính rời rạc thành thông tin có tính hệ thống theo thời gian, theo đối tượng kế toán và theo từng loại hoạt động của đơn vị kế toán.
Ngoài ra, tùy theo mục tiêu của thông tin được cung cấp mà hệ thống này còn chọn lọc, sắp xếp và xử lý để tạo ra cơ sở dữ liệu cần thiết cho hệ thống thông tin đầu ra. - Hệ thống thông tin đầu ra: đây là phân hệ thực hiện tổng hợp thông tin từ cơ sở dữ liệu để hình thành nên hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị cung cấp cho các đối tượng sử dụng bên trong lẫn bên ngoài đơn vị kế toán. Hệ thống này được quản lý và kiểm soát chặt chẽ để thông tin được chuyển tải đến đúng đối tượng trong thời gian quy định. - Hệ thống kiểm soát nội bộ: đây là một phân hệ thuộc hệ thống quản lý của đơn vị kế toán nhưng có quan hệ mật thiết với các phân hệ thuộc hệ thống kế 6 toán nói trên.
Bởi vì thông qua hệ thống này, nhà quản lý sẽ thực hiện tốt việc kiểm soát tình hình chấp hành luật pháp, chấp hành nội quy, quy chế hoạt động, và tình hình thực hiện chế độ kế toán. Việc kiểm soát thủ công và quy trình ghi nhận, xử lý thông tin sẽ đảm bảo tính xác thực cho thông tin được cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Xét dưới góc độ hệ thống kế toán là chế độ kế toán do nhà nước ban hành để áp dụng cho các đơn vị kế toán tại Việt Nam thì các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán bao gồm: (1) Chế độ chứng từ kế toán, (2) Hệ thống tài khoản kế toán, (3) Chế độ sổ kế toán, (4) Hệ thống báo cáo kế toán. (1) Chế độ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán tạo nên hệ thống thông tin đầu vào, là nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống xử lý thông tin. Chế độ chứng từ kế toán quy định loại chứng từ, biểu mẫu chứng từ, các yếu tố phải có của chứng từ, phương pháp lập chứng từ để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ và kiểm tra, trình tự luân chuyển chứng từ và nội dung của việc kiểm tra chứng từ. Ngoài ra, chế độ chứng từ cũng quy định việc lưu trữ chứng từ; sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán. (2) Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán là mô hình xử lý thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán để cung cấp thông tin về số hiện có và tình hình vận động của các đối tượng kế toán trong quá trình hoạt động của đơn vị, qua đó phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán có liên quan.
Hệ thống tài khoản là bộ phận trọng yếu nhưng rất linh hoạt để luôn thích ứng với sự thay đổi của đối tượng kế toán trong sự phát triển, thay đổi của đơn vị kế toán và của nền kinh tế quốc gia. 7 Hệ thống tài khoản quy định số lượng, tên gọi, số hiệu, công dụng, nội dung và kết cấu ghi chép tài khoản, một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các tài khoản có liên quan. (3) Chế độ sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế hoặc theo trình tự thời gian phát sinh nhằm phản ánh sự hiện có và tình hình tăng giảm của các đối tượng kế toán và thứ tự phát sinh của nghiệp vụ kinh tế trong quá trình hoạt động của đơn vị. Sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Chế độ sổ kế toán có thể được thực hiện theo một trong nhiều hình thức kế toán được quy định. Hình thức kế toán là mô hình tổ chức hệ thống sổ kế toán gồm các nội dung: số lượng sổ và kết cấu của từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau. (4) Hệ thống báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo tài chính cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động cũng như một số tình hình khác liên quan đến hoạt động của đơn vị để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị. Riêng với các đơn vị kế toán nhà nước thì hệ thống báo cáo tài chính còn được dùng làm căn cứ để quyết toán nguồn kinh phí được cấp nên còn được gọi là báo cáo quyết toán ngân sách.
Hệ thống báo cáo tài chính được quy định thống nhất về danh mục và biểu mẫu báo cáo, nội dung của từng báo cáo (hệ thống các chỉ tiêu trong báo cáo), phương pháp lập, kỳ hạn lập, thời hạn nộp và nơi nhận báo cáo. Kế toán tài chính và kế toán quản trị Căn cứ vào tính chất của thông tin và đối tượng sử dụng thông tin thì kế toán được phân biệt thành kế toán tài chính và kế toán quản trị.