Chương I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN. Tổng quát về vốn bằng tiền: 1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng.
Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trưòng Việt nam như các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM).
- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. - Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửitại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng. - Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.
Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán: Đặc điểm vốn bằng tiền. Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước.
Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng. Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền. - Giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng. - Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm : - Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền. - Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi số lượng trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ. Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: + Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ. + Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước. + Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước.
- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tượng, chất lượng. Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác. Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền: 1.
Luân chuyển chứng từ: Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán. 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chứng từ kế toán là những phương tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phương pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định. Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, người lập chứng từ.
Cũng như các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thường xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó được xác định bởi khâu sau: - Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau. Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng. mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.
- Kiểm tra chứng từ : Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ : Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán. - Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho người quản lý phần hành này: + Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán. + Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.
- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Lưu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc. + Chứng từ không bị mất.
+ Khi cần có thể tìm lại được nhanh chóng. + Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được đưa ra huỷ. Hạch toán tiền mặt tại quỹ: Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý.
Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không được trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt: Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi.
Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc người có uỷ quyền) và kế toán trưởng. Trên cơ sở các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi. Thủ quỹ sau khi nhận được phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó. Sau khi đã thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “ Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo caó quỹ.
Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán. Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com như : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, biên lai thu tiền .