UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / /2022 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Kon Tum, 2022 i MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN. ii LỜI GIỚI THIỆU. iii BÀI 1: NHỮNG ỨNG DỤNG TIỆN ÍCH CHO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. Phần mềm nén và giải nén Winrar/Winzip.
Nén thư mục hoặc tập tin. Giải nén thư mục, tập tin. Tìm kiếm và tải thông tin trên máy tính. Tìm kiếm thông tin.
Tìm kiếm nâng cao. Loại bỏ một từ nào đó ra khỏi kết quả tìm kiếm. Phải có một từ nào đó ra trong kết quả tìm kiếm. Rút gọn từ khóa cần tìm.
Tìm chính xác từ khóa. Tìm kiếm bằng giọng nói. Tìm kiếm bằng hình ảnh. Khai thác kết quả tìm kiếm.
Mở kết quả tìm kiếm. Lưu kết quả tìm kiếm. Lưu kết quả tìm kiếm dưới dạng HTML. Tải nội dung dưới dạng file.
Một số ứng dụng của Google. Đăng nhập vào Google Drive. Tạo thư mục mới trên Google Drive. Tải thư mục/ tập tin từ máy tính lên Google Drive.
Chia sẻ tập tin, thư mục trên Google Drive. Soạn thảo văn bản thông thường. Tạo mới một tài liệu. Mở một tài liệu có sẵn.
Chia sẻ một tài liệu trực tuyến Google Docs. Tải tài liệu. Soạn thảo văn bản bằng giọng nói. Tạo mới bảng tính trực tuyến Google Sheets.
Mở một tài liệu có sẵn. Chia sẻ một trang tính trực tuyến Google Sheets. Chia sẻ một trang tính đang soạn thảo trên Google. Chia sẻ một trang tính đang lưu trữ trên Drive.
Tải trang tính. Tạo mới một Google Form. Gửi biểu mẫu. Xem kết quả thống kế và xuất kết quả thống kê ra file Excel.
Tổ chức cuộc họp video mới từ Gmail. Gửi lời mời cuộc họp đến các thành viên. Các thao tác cơ bản trong tổ chức cuộc họp. Tham gia cuộc họp video từ Gmail.
Tạo lịch mới. Thêm sự kiện và tuỳ chỉnh cho lịch. Chia sẻ và cấp quyền cho lịch. 32 BÀI 2: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CSDL TRONG MS EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.
Thiết lập số quản lý công văn (1). Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý (1). Nhận văn bản đến. Giao văn bản cho bộ phận xử lý và chờ kết quả.
Bộ phận xử lý thực hiện xong .4 Vẽ sơ đồ quản lý công văn trên Microsoft Excel (2). Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý. Tạo sổ quản lý công văn. Nhập dữ liệu và tìm công văn.
Nhập dữ liệu (1-3). Thiết lập điều kiện nhập liệu bằng chức năng Data Validation. Theo dõi tình trạng thực hiện bằng chức năng Conditional formatting. Xây dựng công thức tính mã văn thư.
Hàm COUNTIF và COUNTIFS. Tìm theo tiêu đề cột. Lọc tự động (AutoFilter). Lọc theo từ khoá.
Quản lý nhân sự. Lập CSDL nhân sự. Tạo sổ quản lý. Nhập dữ liệu quản lý.
Sắp xếp danh sách nhân sự (2, 3). Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm kiếm nhân sự. Sử dụng hàm trong CSDL để tổng hợp thông tin (2, 3). Quản lý tài sản.
Quản lý thiết bị văn phòng. Quản lý đồ dùng văn phòng. 59 BÀI 3: SỬ DỤNG PHẦN MỀM “CHUẨN HOÁ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH”. Hướng dẫn cài đặt phần mềm.
Hướng dẫn chung về phần mềm. Khởi động chương trình. Đăng nhập chương trình. Thoát khỏi chương trình.
Chức năng quản trị hệ thống (4). Tham số hệ thống. Quản lý người dùng. Danh mục từ viết tắt.
Chi tiết trình bày thể thức. Soạn thảo văn bản. Các thành phần thể thức văn bản đã được phần mềm mặc định hiển thị. Kỹ thuật nhập các nội dung.
Lựa chọn mẫu văn bản cần soạn. Nhập nội dung và các ứng dụng của phần mềm. Nhập mục “Người ký”. 73 BÀI 4: GIỚI THIỆU MỘT SỐ PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN.
Phần mềm VNPT iOffice (5). Giao diện phần mềm. Các chức năng của phần mềm. Chức năng văn bản đến.
Chức năng văn bản đi. Chức năng văn bản nội bộ. Chức năng văn bản lưu. Phần mềm CloudOffice (5).
Giao diện chính. 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 82 ii TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là tài liệu được nhà giáo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum biên soạn, nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập của người học trong nhà trường. Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. iii LỜI GIỚI THIỆU Hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hành chính văn phòng đã và đang được khẳng định, dần trở thành xu thế tất yếu của đào tạo nghề. Trong những năm qua, trường Cao đẳng Cộng đồng đã triển khai nhiều biện pháp quản lý, chỉ đạo nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào dạy và học. Đến nay, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng CNTT vào dạy và học đã được nhà trường quan tâm đầu tư hiện đại.
Hầu hết các phòng đã được trang bị máy tính, máy chiếu tương đối đầy đủ phục vụ cho việc giảng dạy và học tập; nhiều phần mềm hỗ trợ công tác quản lý, dạy học được áp dụng rộng rãi. Để trang bị cho học sinh ngành, nghề hành chính văn phòng trình độ trung cấp có thể đáp ứng được yêu cầu và những kỹ năng cần thiết trong công việc, tôi biên soạn giáo trình này nhằm cung cấp những kiến thức cơ bản và cần thiết nhất để học sinh vận dụng vào soạn thảo các báo cáo, tài liệu điện tử, tổ chức các cuộc họp trực tuyến, quản lý thông tin văn bản trong công việc. Giáo trình Ứng dụng CNTT trong Hành chính văn phòng gồm 4 bài: Bài 1: Những ứng dụng tiện ích cho công tác văn phòng. Bài 2: Sử dụng tính năng quản trị CSDL trong Microsoft Excel để quản trị văn phòng.
Bài 3: Sử dụng phần mềm “Chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”. Bài 4: Giới thiệu một số phần mềm quản lý và điều hành văn bản. Trong quá trình biên soạn, không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của quý thầy (cô), bạn bè, đồng nghiệp và các bạn học sinh. iii Tác giả biên soạn giáo trình cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, trung tâm Tin học – Ngoại ngữ và Thư viện, Khoa Cơ bản đã tạo điều kiện để tôi hoàn thành giáo trình này.
Xin chân thành cảm ơn! KonTum, ngày 23 tháng 5 năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên. ThS Ngô Thị Phương Dung 1 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN TÊN MÔ ĐUN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔ ĐUN Mã mô đun: 51273914 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun: - Vị trí: Là mô đun chuyên ngành dùng cho học sinh chuyên ngành Hành chính văn phòng trình độ trung cấp, được bố trí sau học phần tin học văn phòng. - Tính chất: Mô đun Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là mô đun tích hợp giữa lý thuyết và thực hành. Mô đun sẽ cung cấp cho người học những kiến thức và kỹ năng ứng dụng các phần mềm trong tin học để quản lý tài liệu, quản lý công việc trong công tác văn phòng.
- Ý nghĩa và vai trò của mô đun: Mô đun có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong việc cung cấp một phần kiến thức và kỹ năng nghành, nghề Hành chính văn phòng. Mục tiêu mô đun: 1. Kiến thức: - Trình bày được một số khái niệm cơ bản liên quan lĩnh vực hành chính văn phòng. - Liệt kê được các ứng dụng CNTT cơ bản và chuyên sâu cho công việc hành chính văn phòng.
- Trình bày được các khái niệm về CNTT và một số thuật ngữ sử dụng trong hành chính văn phòng. - Nêu và phân tích được cách thức sử dụng các ứng dụng của Google. - Phân tích được những ưu và nhược điểm của một số phần mềm quản lý văn bản. Về kỹ năng: - Sử dụng được các ứng dụng tiện ích phục vụ cho công tác văn phòng.
- Cài đặt và ứng dụng được các phần mềm như: phần mềm chuẩn hóa thể thức văn bản hành chính. - Sử dụng được những ứng dụng của Google. - Sử dụng được tính năng quản trị cơ sở dữ liệu trong Microsoft Excel để áp dụng cho việc quản lý nhân sự, quản lý văn bản và quản lý tài sản. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Tinh thần hợp tác, đoàn kết, học hỏi trong nhóm, trong lớp.
- Thực hiện nghiêm túc, tích cực, rèn luyện tính tỉ mỉ, bao quát, tổng hợp, phân tích, cẩn thận, chính xác và linh hoạt trong học tập. - Chủ động tìm kiếm các nguồn tài liệu liên quan đến mô đun. NỘI DUNG MÔ ĐUN BÀI 1: NHỮNG ỨNG DỤNG TIỆN ÍCH CHO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Mã bài: 51273914-01 Ngô Thị Phương Dung GIỚI THIỆU Nhằm đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin, thu thập thông tin trong thời đại 4.0, các ứng dụng trực tuyến ra đời và thu hút được nhiều người dùng. Trong số các ứng dụng trực tuyến hiện nay, ứng dụng trực tuyến của Google đã và đang trở thành một xu thế sử dụng tất yếu, hỗ trợ rất nhiều trong công việc, đặc biệt là trong công tác văn phòng.
MỤC TIÊU - Trình bày được các khái niệm về CNTT và một số thuật ngữ sử dụng trong hành chính văn phòng; nêu được nguyên tắc sử dụng Google Drive; trình bày được cách thức soạn thảo thông thường trên Google Docs; nêu được cách 3 thức soạn thảo văn bản bằng giọng nói trên Google Docs; mô tả được cách thức soạn thảo bảng tính, thời gian biểu và phiếu khảo sát trực tuyến bằng các ứng dụng của Google. - Sử dụng được các phần mềm nén và giải nén thông dụng; soạn thảo và chia sẻ được tài liệu, phiếu khảo sát cho nhiều đối tượng; thiết lập và tham gia được các cuộc họp trực tuyến trên Google Meet; tạo được thời gian biểu trên Google Calendar.
