Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Mục tiêu: Chương này giúp người học: - Hiểu được khái niệm và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị. - Nắm vững: + Căn cứ của tổ chức công tác kế toán + Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán + Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán - Vận dụng được các nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị. KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế quan trọng của các đơn vị, có chức năng chủ yếu là cung cấp thông tin kinh tế, tài chính phục vụ công tác quản lý kinh tế và đưa ra quyết định của các đối tượng sử dụng thông tin.
Để kế toán thực hiện được chức năng đó và phát huy được vai trò, tác dụng của mình thì công tác kế toán trong các đơn vị cần phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý. Đến nay, có nhiều quan điểm đưa ra những khái niệm khác nhau về tổ chức công tác kế toán. 15 Theo giáo trình Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp của Học viện Tài chính (2011): “Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp” [13, tr 11]. Với quan điểm này, tổ chức công tác kế toán trong đơn vị là tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán, như phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp, cân đối kế toán và tổ chức bộ máy kế toán, liên kết các bộ phận kế toán nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán, cung cấp thông tin kinh tế phục vụ công tác quản lý kinh tế trong đơn vị.
Theo giáo trình Tổ chức công tác kế toán của trường Đại học Mở Hà Nội (2009): “Tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa đối tượng kế toán (nội dung kế toán), phương pháp kế toán, bộ máy kế toán, với những con người am hiểu nội dung, phương pháp kế toán biểu hiện qua hình thức kế toán thích hợp trong một đơn vị cụ thể, để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý đơn vị” [9, tr 15]. Quan điểm này nhấn mạnh các yếu tố của tổ chức công tác kế toán là: đối tượng kế toán, các phương pháp kế toán, bộ máy kế toán với những con người am hiểu nội dung và phương pháp kế toán. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị được coi như một hệ thống các yếu tố cấu thành, bao gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, nhằm đảm bảo cho kế toán phát huy được vai trò, tác dụng đối với công tác quản lý trong đơn vị. Theo giáo trình Kế toán đơn vị sự nghiệp của trường Đại học Thương mại (2014): “Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp là thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình tiếp nhận, sử dụng các nguồn kinh phí, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong các đơn vị sự nghiệp nhằm phục vụ 16 cho công tác quản lý tài chính ở các đơn vị đó” [17, tr 42].
Quan điểm này tiếp cận tổ chức công tác kế toán theo quy trình của công tác kế toán, bắt đầu từ việc tổ chức thu nhận thông tin, tiếp đến là tổ chức xử lý, hệ thống hoá thông tin và tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý kinh tế trong đơn vị. Khái niệm này tuy không đề cập đến việc tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán, nhưng rõ ràng trong quá trình thực hiện quy trình công tác kế toán đương nhiên phải áp dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán. Khái niệm này nhấn mạnh tổ chức thực hiện quy trình công tác kế toán, nhưng lại chưa đề cập đến tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị. Theo tài liệu bồi dưỡng kế toán trưởng doanh nghiệp của Bộ Tài chính (2013): “Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán” [2, tr 277].
Quan điểm này đã đề cao việc tuân thủ pháp luật nên cho rằng tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các nội dung khác theo quy định của pháp luật về kế toán. Khái niệm không đề cập đến việc thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán theo cách tiếp cận của kế toán quản trị và cũng không đề cập đến việc tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị. Qua một số quan điểm về khái niệm tổ chức công tác kế toán, có thể thấy mỗi quan điểm có một cách tiếp cận và luận giải về khái niệm tổ chức công tác kế toán. Nhưng trong các khái niệm đều có điểm chung cho rằng tổ chức công tác kế toán là tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý kinh tế trong 17 đơn vị.
Tuy nhiên, tổ chức công tác kế toán trong đơn vị không chỉ đặt trọng tâm vào kế toán tài chính mà còn cần phải quan tâm đến tổ chức công tác kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin giúp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định trong việc điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm soát hoạt động của đơn vị. Từ những phân tích trên đây, có thể đưa ra khái niệm tổ chức công tác kế toán như sau: Tổ chức công tác kế toán là tổ chức lao động kế toán theo một mô hình bộ máy kế toán phù hợp với đơn vị, tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý kinh tế của đơn vị và đưa ra quyết định của các đối tượng sử dụng thông tin. Khái niệm trên cho thấy rõ bản chất và mục đích của tổ chức công tác kế toán. Tổ chức công tác kế toán là tổ chức lao động kế toán theo một mô hình bộ máy kế toán phù hợp với đơn vị.
Đề cập đến tổ chức công tác kế toán là phải nói đến tổ chức lao động kế toán, phân công nhiệm vụ cho từng người làm kế toán trong đơn vị. Tuy nhiên, việc phân công lao động kế toán trong đơn vị phải trên cơ sở mô hình tổ chức bộ máy kế toán được lựa chọn phù hợp với đơn vị. Tổ chức công tác kế toán là tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán. Bản chất của tổ chức công tác kế toán không chỉ là tổ chức lao động kế toán và bộ máy kế toán, mà còn được thể hiện ở việc tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán cả kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Mục đích của tổ chức công tác kế toán là thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý kinh tế của đơn vị. Rõ ràng, tổ chức lao động kế toán, tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán cũng chỉ để thực hiện chức năng của kế toán là thu nhận, xứ lý, hệ 18 thống hoá và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế trong đơn vị và đưa ra quyết định của các đối tượng sử dụng thông tin. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán Nền kinh tế thị trường ở nước ta ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc tế càng cao thì nhu cầu thông tin cho quản lý càng nhiều và cần phải thiết thực, trung thực, nhanh chóng, kịp thời. Thông tin kinh tế tài chính do kế toán cung cấp có tác dụng trên nhiều mặt đối với công tác quản lý kinh tế của đơn vị và được nhiều đối tượng khác nhau quan tâm, sử dụng với những mục đích khác nhau như chủ đơn vị, người điều hành và quản lý đơn vị, cơ quan quản lý Nhà nước (cơ quan thuế, cơ quan tài chính), ngân hàng, người bán, người mua và các chủ đầu tư.
Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất lớn đối với việc cung cấp thông tin kinh tế, tài chính đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng quan tâm, cụ thể như sau: - Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo cho kế toán cung cấp được những thông tin kinh tế, tài chính hữu ích, trung thực, kịp thời về thực trạng tài chính, về tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán có cơ sở để đưa ra những quyết định trong điều hành, quản lý đơn vị, trong các mối quan hệ kinh tế với đơn vị. - Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo ghi chép, phản ánh và giám sát chặt chẽ sự biến động của các loại tài sản, nguồn vốn và hoạt động kinh tế trong đơn vị, góp phần tăng cường quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, nguồn vốn, hiệu quả hoạt động kinh tế trong đơn vị.