CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MS POWERPOINT Mục tiêu: Sau khi học xong chương này, người học có khả năng: - Mô tả được thành phần và các chức năng của cửa sổ MS PowerPoint. - Thành thạo được các thao tác tạo một bài trình diễn cơ bản của MS Powerpoint. Nội dung: Chương này đề cập đến những vấn đề sau: - Giới thiệu chung về MS PowerPoint. - Các thành phần cơ bản trong cửa sổ PowerPoint.
- Cách xây dựng các Slide. Giới thiệu chung về MS PowerPoint 1. Khởi động Để khởi động MS PowerPoint ta làm như sau: Cách 1: Nháy chuột trái vào nút Start chọn Programs, chọn tiếp Microsoft PowerPoint. Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình Desktop.
Cách 3: Nếu muốn khởi động PowerPoint đồng thời mở file thuyết trình, chúng ta nháy đúp chuột vào biểu tượng tên file thuyết trình (có phần mở rộng. Ví dụ sẽ mở cửa sổ file thuyết trình này. Lưu và thoát khỏi MS PowerPoint 1. Lưu MS PowerPoint Để lưu một bài thuyết trình ta sử dụng một trong các cách sau: Cách 1: Vào menu File, chọn Save.
Cách 2: Nhấn chuột vào nút Save trên thanh Standard. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S Khi đó một hộp thoại xuất hiện: 11 Save In: Cho biết tài liệu của mình nằm trong thư mục nào (ngầm định là trong thư mục My Documents). Có thể thay đổi thư mục chứa tài liệu bằng cách chọn thư mục khác trong ô Save In. File name: Nhập tên cần lưu (Tên cần lưu được phép viết cách).
Sau khi nhập tên cần lưu xong, nhấn phím Enter từ bàn phím hoặc nhấn chuột vào nút Save ở bên phải hộp thoại. Lưu ý: Muốn lưu tệp thuyết trình với một tên khác chúng ta vào menu File, chọn Save as sau đó đặt tên mới cho tệp thuyết trình tại File name. Thoát khỏi MS PowerPoint Muốn thoát khỏi MS PowerPoint chúng ta sử dụng một trong các cách sau: Cách 1:Trong cửa sổ làm việc của PowerPoint, vào menu File chọn Exit. Cách 2: Nhấn chuột vào nút lệnh Close ở góc trên bên phải cửa sổ.
Cách 3: Bấm tổ hợp phím Alt + F4. Nếu tệp thuyết trình chưa lưu thì xuất hiện hộp thoại sau: Yes: Nếu muốn lưu lại tệp thuyết trình. No: Không lưu tệp thuyết trình. Cancel: Không thoát khỏi tệp thuyết trình.
Các thành phần trong cửa sổ MS PowerPoint 1. Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh tiêu đề là thanh chứa tên của tệp trình chiếu, tên của chương trình đang làm việc. 12 Cụ thể tên của chương trình đang làm việc là Microsoft PowerPoint. Tên tài liệu đang mở ngầm định là Presentation1.
Thanh menu chính (Main menu) Là thanh menu chứa toàn bộ các chức năng của MS PowerPoint. File: Chứa các chức năng liên quan đến File trình chiếu. Edit: Chứa các chức năng về sửa chữa trong tệp trình chiếu. View: Chứa các chức năng về chế độ nhìn.
Insert: Chứa các chức năng về chèn các đối tượng vào tệp trình chiếu. Format: Chứa các chức năng về định dạng trong tệp trình chiếu. Tools: Chứa các công cụ hỗ trợ soạn thảo trong tệp trình chiếu. Slide Show: Chứa các chức năng liên quan đến trình chiếu.
Window: Chứa danh sách các File trình chiếu đang mở. Help: Trợ giúp người sử dụng. Lưu ý: - Để mở các menu này, ngoài thao tác nhấn chuột vào chính menu này có thể dùng tổ hợp phím nóng để mở. Ở tên mỗi menu có một ký tự được gạch chân.
Kết hợp tổ hợp phím Alt + ký tự gạch chân sẽ mở được menu tương ứng. - Để đóng menu, ngoài cách nháy chuột ra chỗ khác có thể dụng cách nháy lại vào tên menu đang mở hoặc nhấn phím ESC từ bàn phím. Thanh Formatting Các biểu tượng trên thanh công cụ Formatting và chức năng: Font: Lựa chọn kiểu font. 13 Font Size: Lựa chọn kích cỡ font.
Bold: Áp dụng định dạng chữ đậm cho văn bản. Italic: Áp dụng định dạng chữ nghiêng cho văn bản. Underline: Áp dụng định dạng gạch chân cho văn bản. Shadow: Áp dụng định dạng chữ bóng cho văn bản.
Align Left: Căn lề văn bản hoặc đối tượng sang bên trái. Center: Căn lề văn bản hoặc đối tượng ra giữa dòng. Align Right: Căn lền văn bản hoặc đối tượng sang bên phải. Distributed: Căn hai bên lề văn bản hoặc đối tượng.
Numbering: Đánh số đầu dòng. Bullets: Đánh ký hiệu đầu dòng. Increase Font Size: Tăng cỡ chữ. Decrease Font Size: Giảm cỡ chữ.
Decrease Indent: Giảm lề của đoạn văn bản. Increase Indent: Tăng lề của đoạn văn bản. Font Color: Chuyển đổi màu chữ. Design: Hiển thị Slide Design Task Pane.
New Slide: Thêm một Slide mới 1. Thanh Standard Các biểu tượng trên thanh công cụ Standard và chức năng của nó: New: Bắt đầu một file trình chiếu mới. Open: Mở một file trình chiếu đã có. Save: Lưu một file trình chiếu.
Permission: Thiết lập sự cho phép đối với việc mở và thay đổi một file trình chiếu. E-mail: Gửi file trình chiếu. 14 Print: In file trình chiếu. Print Preview: Xem trước khi in.
Spelling: Chương trình kiểm tra lỗi chính tả. Search: Hiển thị ô tìm kiếm cơ bản. Cut: Cắt đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn. Copy: Sao chép đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn.
Paste: Dán mục chọn từ Clipboard. Format Painter: Sao chép định dạng. Undo: Quay lại thao tác vừa làm trước đó. Insert Chart: Vẽ biểu đồ.
Insert Table: Chèn một bảng. Table and Borders: Hiển thị bảng và thanh công cụ Borders Insert Hyperlink: Chèn một siêu liên kết. Expand All: Mở rộng tiêu đề và văn bản cho slide trên Outline tab. Show Formatting: Hiện hoặc ẩn ký tự định dạng.
Show/Hide Grid: Hiện hoặc ẩn gridlines. Color/Grayscale: Hiện bản trình chiếu với màu, đen, trắng Zoom: Phóng to Slide. View menu Là vùng nằm bên trái màn hình, chứa dãy các trang Slide thu nhỏ. Ở đáy có ba nút lệnh là Normal View, Slide Sorter View, Slide Show View giúp người dùng có thể chuyển nhanh giữa các chế độ nhìn.
Normal View (Chế độ xem thông thường): là cách hiển thị mặc định trong PowerPoint. Tất cả các slide đang căn chỉnh sẽ được hiển thị, bao gồm cả Slide Pane, Outline Slides và cả Notes Pane Slide Sorter View (Chế độ sắp xếp Slide): Cách này hiển thị tất cả các slides trong bản trình diễn nhỏ. Giúp chúng ta xếp lại thứ tự, thêm vào, hoặc xóa bỏ các slide. Chúng ta cũng có thể xem trước các hình ảnh áp dụng cho từng slides.
15 The Slide Show View (Chế độ trình chiếu Slide): Cách này cho phép chúng ta xem bản trình diễn như bản trình chiếu. Bản trình diễn của chúng ta hiện trên toàn màn hình và chúng ta có thể xem được các hiệu ứng hoạt ảnh trình chiếu của nó. Bảng công việc Ở bên phải cửa sổ PowerPoint thường xuất hiện bảng công việc tương ứng với công việc chúng ta đang thực hiện. Bảng công việc hiển thị các lệnh và tính năng thường dùng liên quan đến công việc hiện thời.
Bảng công việc giúp chúng ta làm việc với các lệnh mà không phải hiển thị bảng chọn hay dùng nút lệnh. Một số bảng công việc hiển thị tự động. Chẳng hạn, bảng công việc New Presentation được hiển thị mỗi lần khởi động PowerPoint. Các bảng công viêc khác được hiển thị tuỳ theo yêu cầu.
Chẳng hạn, khi chúng ta muốn chèn thêm ảnh, bảng Insert Clip Art sẽ được hiển thị để giúp bạn tìm ảnh. Chúng ta có thể nhanh chóng chuyển từ bảng công việc này sang bảng công việc khác bằng cách nhấn chuột vào mũi tên Other Task Panes trên bất kỳ bảng công việc nào để hiển thị bảng công việc khác. Khi kết thúc một bảng công việc, nhấn chuột vào nút Close để ẩn nó đi. Xây dựng các Slide 1.
Tạo trình diễn mới Mẫu thiết kế PowerPoint là thiết kế có sẵn bao gồm phối màu, slide và tiêu đề chính với các kiểu font và định dạng tuỳ chỉnh, tất cả đều được thiết kế cho một mục đích cụ thể. Sau khi áp dụng một mẫu thiết kế PowerPont, thì mỗi khi thêm vào một slide thì slide mới đó sẽ có giao diện tương tự như một bộ của slide mẫu. Chúng ta có thể sử dụng mục New Presentation để tạo một bản trình chiếu mới từ mẫu thiết kế với các cách như sau: 1.Dùng Blank Presentation Chúng ta có thể tạo Slide trống bằng một trong các cách: Cách 1: Vào File New rồi nhấn chuột vào Cách 2: Nhấn chuột vào nút trên thanh Standard. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.Dùng Template Dùng Template: là tạo một bản trình chiếu mới từ mẫu thiết kế.
Để tạo một bản trình chiếu mới từ mẫu thiết kế chúng ta làm như sau: Bước 1: Vào File New From design Template. Khi đó bảng công việc hiển thị cả ba thành phần: - Design Template: chọn mẫu thiết kế. Design Templates giúp chúng ta tạo nhanh và dễ dàng để bản trình chiếu trông hấp dẫn và có nền sinh động. - Color Schemes: để phối màu cho thiết kế.
Color Schemes có thể thêm hoặc đổi màu của bản trình chiếu bao gồm màu nền slide, màu tiêu đề và thân văn bản, màu nền ô và màu link kết nối. Khi chúng ta chọn một mẫu thiết kế có sẵn trong Design Template thì luôn có màu phối hợp sẵn được áp dụng cho trình chiếu đó. Mỗi mẫu thiết kế đều có thể phối hợp lại màu nếu chúng ta thấy cần thiết. Áp dụng một phương thức phối màu cho một bản trình chiếu: Mở bản trình chiếu PowerPoint mà chúng ta muốn áp dụng Color Scheme.
Kích vào mũi tên xuống bên cạnh Color Scheme mà chúng ta chọn. Kích Apply to Selected Slides. Chú ý: Nếu muốn áp dụng phối màu màu cho tất cả các bản chiếu, kích vào Apply to All Slides. - Animation Schemes: để chọn kiểu chuyển cảnh của các Slide.
Sử dụng chức năng này giúp chúng ta có một bản trình chiếu sinh động hơn. Thông thường các kiểu chuyển cảnh này được sử dụng cho các tiêu đề, danh sách các đề mục và các đoạn văn bản. Áp dụng chuyển cảnh cho một bản trình chiếu: Mở bản trình chiếu mà bạn muốn áp dụng Animation Scheme. 17 Mở Slide Design – Animation Schemes Task Pane và chọn chuyển cảnh phù hợp mà chúng ta chọn.
Chuyển cảnh sẽ tự động áp dụng cho bản trình chiếu hiện thời. Áp dụng chuyển cảnh cho toàn bộ bản trình chiếu: Mở bản trình chiếu Mở phần Slide Design – Animation Schemes Task Pane và chọn chuyển cảnh phù hợp mà chúng ta chọn. Kích vào nút Apply to All Slides Bước 2: Nhấn chột chọn một mẫu thiết kế cho Slide đầu tiên. Bước 3: Nếu muốn thiết kế mẫu Slide đầu tiên trở thành Slide Master để ứng dụng cho các Slide khác trong bài thuyết trình thì vào View Master Slide Master để thiết kế Slide Master.
