BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt các thông tin trong hoạt động quản lý và ra những quyết định quản lý có hiệu lực và hiệu quả cần phải sử dụng các hình thức văn bản quản lý khác nhau. Văn bản quản lý được các cơ quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo các hệ đào tạo trong ngành Văn thư Hành chính và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các tác giả đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình, có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chuyên môn của trường. Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn. Ngày 20 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang 1 MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU. Khái niệm, đặc điểm, chức năng của văn bản (VB).
Chức năng của văn bản. Phân loại văn bản. Mục đích của việc phân loại văn bản. Một số tiêu chí chủ yếu để phân loại văn bản.
Chức năng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước. 11 BÀI 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN. Khái niệm, tác dụng của thể thức văn bản.
Khái niệm thể bản thức văn. Tác dụng của thể thức văn bản. Vị trí, ý nghĩa, kỹ thuật trình bày từng phần trong thể thức của văn bản quản lý nhà nước. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Số, ký hiệu của văn bản. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Nội dung văn bản.
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. Dấu của cơ quan, tổ chức. Các thành phần thể thức khác. 30 BÀI 3: SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG.
Một số vấn đề cơ bản về kỹ thuật soạn thảo văn bản. Khái niệm và nội dung của kỹ thuật soạn thảo văn bản. Phương pháp xây dựng bố cục nội dung văn bản .3 Văn phong văn bản quản lí Nhà nước. Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính.
Kỹ thuật soạn thảo Quyết định (hành chính cá biệt). Soạn thảo công văn hành chính. Viết các loại giấy tờ hành chính. 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO.
77 3 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã mô đun: MĐ16 Vị trí, tính chất mô đun: - Vị trí: Văn bản và kĩ thuật soạn thảo văn bản là môn học trong chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính và được bố trí vào học ký 1 năm thứ nhất; - Tính chất: là môn học vừa lý thuyết và thực hành và là môn học bắt buộc. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Nêu được các loại văn bản, thẩm quyền ban hành; cách phân loại văn bản; + Giải thích được các thành phần thể thức văn bản; - Về kỹ năng: + Phát hiện được những văn bản sai thể thức; văn bản ban hành sai thẩm quyền - Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện được tính nghiêm túc, cẩn thận, đúng mực. Nội dung của mô đun: Bài 1: Những kiến thức chung về văn bản Bài 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Bài 3: Soạn thảo một số văn bản thông dụng 4 BÀI 1: NHỮNG KIẾN THỨC CHUNG VỀ VĂN BẢN Mã bài: MĐ16.01 Mục tiêu: - Trình bày được các khái niệm, chức năng của văn bản quản lý, phân loại văn bản quản lý theo các đặc trưng. - Trình bày được chức năng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản.
- Thái độ: nghiêm túc, cẩn thận, đúng mực. Nội dung chính: 1. Khái niệm, đặc điểm, chức năng của văn bản (VB) 1. Khái niệm Văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác: - Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng các ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định (ngôn ngữ được ghi lại dưới dạng chữ viết).
Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu là chỉ chữ viết) - Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. + Công văn dùng để chỉ các văn bản do các cơ quan, xí nghiệp ban hành theo một thể thức nhất định (tức là phải tuân theo những quy định nhất định về hình thức và nội dung của văn bản): Quốc hiệu, cơ quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng… ban hành, chữ ký, con dấu cơ quan… + Giấy tờ là những văn bản hình thành trong các cơ quan, xí nghiệp nhưng nó không phải là công văn (tức là nó không theo thể thức chung) như: đơn từ của cá nhân, những loại sổ sách… - Nghĩa chung nhất: Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay kí hiệu nhất định. Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức khác nhau. Đặc điểm Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau: 5 - Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí tự nhất định.
- Ngôn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu chuyên môn nhất định (vật liệu ghi tin) - Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận. - Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời sống xã hội mà nó phản ánh. Yêu cầu Thứ nhất, văn bản được ban hành phải đúng thẩm quyền và hình thức. Thứ hai, nội dung văn bản phải chỉ rõ phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng và những vấn đề được điều chỉnh hoặc giải quyết phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và phải có tính khả thi; Thứ ba, văn bản phải được ban hành theo trình tự, thủ tục luật định hoặc đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Thứ tư, VB phải được thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thứ năm, văn bản phải được diễn đạt theo đúng ngôn ngữ và văn phong hành chính với các đặc tính cơ bản sau đây: - Tính chính xác: Sự chính xác của văn bản không chỉ thể hiện ở số liệu, ở sự viện dẫn các căn cứ pháp lý trong văn bản mà còn được thể hiện ở việc sử dụng từ ngữ, viết câu và sắp xếp bố cục. Từ ngữ sử dụng cần thể hiện nhất quán trong văn bản; sử dụng từ đơn nghĩa. Nếu sử dụng từ chuyên môn cần phải được giải thích rõ trong văn bản. Câu văn phải được viết ngắn gọn, rõ ý.
Bố cục phải chặt chẽ, lôgíc. - Tính phổ thông: Đối tượng tiếp nhận của văn bản, nhất là văn bản quy phạm pháp luật là tất cả các giai tầng trong xã hội. Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với quần chúng nhân dân. Tuy nhiên, cần tránh việc sử dụng ngôn ngữ suồng sã, khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, các từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn quốc.
- Tính khách quan: Văn bản phải được trình bày khách quan, nhân danh cơ quan, tổ chức cho dù văn bản đó do một người hoặc một số người soạn thảo. - Tính lịch sự: Văn bản hành chính là tiếng nói của cơ quan, tổ chức nên lời văn phải lịch sự thể hiện sự tôn trọng các chủ thể thi hành hoặc thể hiện nét đẹp trong văn hoá giao tiếp và qua đó làm tăng uy tín của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - Tính khuôn mẫu: Tính khuôn mẫu của văn bản được thể hiện rõ nét trong quy định về bố cục văn bản; về kỹ thuật trình bày văn bản và trong việc sử dụng các cụm thông dụng. Điều đó chẳng những tạo điều kiện thuận lợi cho người 6 soạn thảo văn bản mà còn giúp cho người tiếp nhận văn bản dễ dàng đón bắt thông tin cần thiết.
Chức năng của văn bản a. Chức năng thông tin Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất bởi vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thể hiện. Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thông tin khác: nó là thông tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người đến hành động do Nhà nước đặt ra.
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau: + Ghi lại các thông tin quản lý; + Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản lý hay từ cơ quan đến cá nhân; + Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; + Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thông truyền đạt thông tin khác nhau; Thông tin chứa đựng trong văn bản thể hiện dưới dạng: Thông tin quá khứ; thông tin hiện hành; thông tin dự báo. Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời.