Phần mở đầu, phần nội dung và phần thi hành. Trong mỗi phần nói trên lại bao gồm nhiều nội dung cụ thể cả về thể thức lẫn cách thức trình bày. Soạn thảo đề cương: Trên cơ sở dàn bài đã được xây dựng mà viết thành một đề cương hoàn chỉnh. Từ đề cương sơ bộ đến đề cương chi tiết.
Đề cương càng chi tiết, việc thể hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh càng dễ dàng. - Giai đoạn viết thành văn bản Đây là giai đoạn có tính chất quyết định nhằm chắp nối những ý chính trong dàn bài, trong đề cương thành một văn bản hoàn chỉnh thông qua các phương tiện diễn đạt bằng ngôn ngữ. Cần phải viết một mạch để đảm bảo tính logic và thống nhất. Một đề cương dù có tốt như thế nào đi chăng nữa, nhưng nếu người viết không biết thể hiện nó, không biết diễn đạt những ý tưởng đề ra 19 thì chất lượng của văn bản cũng không thể tốt được.
Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa, câu cú, văn phạm, lỗi chính tả…Đây là một khâu quan trọng để tránh tình trạng nhầm lẫn, văn bản thiếu tính logic, sai về sử dụng từ và văn phạm, mắc lỗi chính tả…Văn bản hiện nay thường được trình bày in ấn bằng máy vi tính, do vậy cần phải kiểm tra cẩn thận bản in trước khi trình kí. - Giai đoạn xét duyệt và kí văn bản Phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm quyền mới được ký văn bản. Thông thường trong hoạt động của các đơn vị, cơ quan kinh tế xã hội thì người soạn thảo văn bản không phải là người ký văn bản, mà thường là các bộ phận tham mưu hay thư ký giúp việc. Đội ngũ này thường là những người có trình độ và có năng lực, tuy nhiên hoặc là do những sơ suất hoặc là có ý định lợi dụng văn bản để phục vụ lợi ích riêng, cho nên người có thẩm quyền ký văn bản cần phải kiểm tra chặt chẽ văn bản trước khi ký.
Trong thực tế hoạt động kinh doanh giao dịch hiện nay, không ít trường hợp các văn bản quan trọng được hai bên đối tác ký kết với nhau ngay trên bàn tiệc. Hoặc có trường hợp đóng dấu trước, lý sau trong khi theo nguyên tắc phải ký xong mới được đóng dấu. Những hành động trên đây không chỉ làm giảm tính nghiêm minh, chính xác của văn bản mà còn làm giảm uy tín của chính chủ thể ban hành văn bản và trong một số trường hợp có thể gây thiệt hại nghiêm trọng về vật chất cho cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. Trên đây là quy trình soạn thảo văn bản được áp dụng với phần lớn những loại văn bản thông dụng nhất là văn bản trong lĩnh vực kinh tế và quản trị doanh nghiệp.
Còn đối với văn bản quy phạm pháp luật việc soạn thảo và ban hành nó phải tuân theo quy trình trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định. Cụ thể quy trình đó được khái quát như sau: * Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản a. Sáng kiến văn bản - Đề xuất việc soạn thảo và ban hành văn bản - Xác định cơ quan, đơn vị, cá nhân soạn thảo dự thảo văn bản - Xác định vấn đề cần soạn thảo. Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo 20 - Tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin; nghiên cứu, rà soát các văn bản chủ đạo của Đảng, các văn bản pháp luật hiện hành; khảo sát điều tra xã hội ; tham khảo kinh nghiệm nước ngoài.
- Lựa chọn phương án hợp lí; xác định mục đích yêu cầu của văn bản để từ đó có cơ sở để lựa chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày và thời điểm ban hành. - Viết dự thảo: Phác thảo nội dung ban đầu, soạn đề cương chi tiết ; tham khảo ý kiến của thủ trưởng, các chuyên gia, tổ chức thảo luận các nội dung; chỉnh lý phác thảo; viết dự thảo. - Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo. * Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo không phải là bước bắt buộc đối với trình tự soạn thảo và ban hành tất cả mọi loại văn bản.
Nhưng đối với văn bản QPPL mà nhất là Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh thì bước này phải được tiến hành một cách nghiêm ngặt. * Bước 3: Thẩm định dự thảo - Ban soạn thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản. Tuỳ theo tính chất, nội dung của văn bản lãnh đạo cơ quan soạn thảo quyết định việc thẩm định dự thảo văn bản. - Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi lên cơ quan, tổ chức thẩm định.
- Bộ tư pháp, tổ chức pháp chế, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Trung ương tương ứng. - Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ soe dự thảo văn bản đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo. - Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lí dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình kí. * Bước 4: Xem xét thông qua - Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xem xét và thông qua.
- Thông qua và kí ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định. -Đóng dấu văn bản - Trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lí và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định. 21 * Bước 5: Công bố - Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nứơc tuỳ theo nội dung phảI được công bố, yết thị và đưa tin lên các phương tiện thông tin đại chúng theo luật định. - Văn bản QPPL của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải được đăng Công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong thời hạn chậm nhất 15 ngày, kể từ ngày công bố hoặc kí ban hành.
- Văn bản QPPL của HĐND, UBND phải được yết thị tại trụ sở của cơ quan ban hành và những địa điểm khác do HĐND, UBND quyết định. - Văn bản QPPL do các cơ quan được gửi, lưu giữ trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ và có giá trị như bản gốc. - Các văn bản khác tuỳ theo tính chất và nội dung được công bố kịp thời theo quy định của pháp luật. * Bước 6: Gửi và lưu giữ văn bản Văn bản sau khi được kí ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu giữ theo quy định của pháp luật.
Văn bản matj thì phải bảo đảm các nguyên tắc bảo mật. Văn bản có mức độ khẩn thì phải được gửi đi nhanh chóng và kịp thời. Văn bản được lưu một bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách, hay bộ phận soạn thảo, một bản khác lưu ở văn phòng hoặc văn thư cơ quan. Cuối năm nộp lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.
Thể thức văn bản 5. Khái niệm Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấu nội dung đã được thể chế hoá. Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này. Thể thức của văn bản không đơn thuần là các thành phần, bộ phận cấu thành văn bản mà quan trọng hơn, nó là sự thể hiện nội dung của văn bản.
Các văn bản quản lý hành chính nhà nước được trình bày thống nhất, khoa học sẽ 22 đảm bảo cho nội dung của văn bản được thể hiện một cách hoàn chỉnh, chuẩn xác, nhất là sự thể hiện nền hành chính làm việc quy củ, ngày càng hiện đại; các văn bản quản lý của một đơn vị, một doanh nghiệp nếu được đảm bảo về thể thức trình bày, nội dung mạch lạc, rõ ràng, dễ hiểu, dễ thực thi cũng chính là sự thể hiện nét văn hoá trong quản lý của đơn vị, doanh nghiệp đó. Và ngược lại, nếu các văn bản được thể hiện tùy tiện, thiếu thống nhất, không khoa học là biểu hiện của nền hành chính, trì trệ, quan liêu, một văn hoá tổ chức lạc hậu. Sự thể hiện thể thức văn bản đúng, đủ, khoa học không những làm tăng giá trị của văn bản mà còn làm tăng sự tin tưởng của nhân dân vào hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính, của cán bộ công nhân viên, của các đơn vị bạn vào sự phát triển của tổ chức, của doanh nghiệp. Yêu cầu chung đối với thể thức của văn bản a.
Thể thức của văn bản phải do Nhà nước quy định Văn bản quản lý nhà nước nói riêng và hệ thống văn bản nói chung là phương tiện, công cụ giao tiếp quan trọng giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cá nhân, tổ chức khác. Văn bản nói chung và thể thức văn bản nói riêng là bộ mặt, là sự thể hiện văn hóa quản lý của một quốc gia. Một hệ thống văn bản chuẩn mực, khoa học, thống nhất là biểu hiện của nền hành hành chính tiên tiến, hiện đại. Vì vậy, thể thức văn bản phải do Nhà nước quy định để đảm bảo việc trình bày văn bản được thể hiện thống nhất trên phạm vi cả nước.
Hiện nay, những quy định về thể thức văn bản được cụ thể hoá trong các văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số 01/2011/TT- BNV. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng, có tính chất bắt buộc thực hiện trong việc xây dựng và ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức. Thể thức của văn bản phải đầy đủ các yếu tố bắt buộc Yếu tố bắt buộc là những yếu tố mà bất kỳ một loại văn bản quản lý hành chính nhà nước nào cũng cần phải có để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ giá trị pháp lý và tiện cho việc sử dụng.