Giáo Trình Soạn Thảo Văn Bản Nghề Kế Toán Doanh Nghiệp Cao Đẳng

Giáo trình soạn thảo văn bản nghề kế toán doanh nghiệp cao đẳng cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho sinh viên trong lĩnh vực kế toán.

• Tác giả: Nguyễn Hồ Phương
• Trường học: Trường Cao đẳng Nghề Hà Nam
• Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp
• Đề tài: Giáo trình soạn thảo văn bản nghề kế toán doanh nghiệp cao đẳng
• Loại tài liệu: giáo trình
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nam

Mục lục chi tiết

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN
• 1.1. Khái niệm, chức năng, vai trò của văn bản
• 1.2. Vai trò của văn bản
• 1.3. Phân loại văn bản
• 1.4. Văn bản mang tính chất quyền lực nhà nước và văn bản không mang tính chất quyền lực nhà nước
• 1.5. Văn bản công và văn bản tư
• 1.6. Văn bản quản lý và văn bản thông thường
• 1.7. Phân loại theo hình thức của văn bản
• 1.8. Hình thức và nội dung của văn bản
• 1.9. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản. Định hướng quá trình soạn thảo văn bản
• 1.10. Xác lập quy trình soạn thảo văn bản
• 1.11. Thể thức văn bản. Văn bản quản lý nhà nước
• 1.12. Mẫu 1: Mẫu trình bày công văn
• 1.13. Mẫu 2: Mẫu trình bày văn bản có tên loại
• 1.14. Mẫu 3: Phông chữ (FONT) cỡ chữ để trình bày văn bản
• 2. CHƯƠNG 2: VĂN BẢN PHÁP QUY
• 2.1. Khái niệm và đặc trưng của văn bản pháp quy. Đặc trưng của văn bản pháp quy
• 2.2. Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản pháp quy
• 2.3. Yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản pháp quy
• 2.4. Những yêu cầu về nội dung
• 2.5. Những yêu cầu về hình thức. Các hình thức văn bản pháp quy. Một số văn bản pháp quy của Chính phủ
• 2.6. Các văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ
• 2.7. Các văn bản pháp quy của thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ
• 2.8. Các văn bản pháp quy liên ngành
• 2.9. Các văn bản pháp quy của Chính quyền các cấp địa phương
• 2.10. Phương pháp soạn thảo văn bản pháp quy
• 3. CHƯƠNG 3: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
• 3.1. Khái niệm văn bản hành chính
• 3.2. Các hình thức của văn bản hành chính
• 3.2.1. Tờ trình
• 3.2.2. Giấy uỷ quyền
• 3.3. Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng
• 3.3.1. Công văn hành chính
• 3.3.2. Văn bản tờ trình
• 4. CHƯƠNG 4: VĂN BẢN HỢP ĐỒNG
• 4.1. Văn bản hợp đồng kinh tế
• 4.2. Khái niệm hợp đồng kinh tế (HĐKT)
• 4.3. Văn bản HĐKT và các loại văn bản HĐKT
• 4.4. Văn bản phụ lục HĐKT và biên bản bổ sung HĐKT
• 4.5. Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ và văn phạm trong văn bản HĐKT
• 4.6. Hợp đồng lao động
• 4.7. Khái niệm và đặc điểm của hợp đồng (HĐLĐ)
• 4.8. Nguyên tắc giao kết HĐLĐ
• 4.9. Quy định về thực hiện hợp đồng lao động
• 4.10. Quy định về chấm dứt hợp đồng lao động
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về giáo trình soạn thảo văn bản nghề kế toán doanh nghiệp cao đẳng

Giáo trình soạn thảo văn bản nghề kế toán doanh nghiệp cao đẳng là tài liệu quan trọng giúp sinh viên nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết trong việc soạn thảo các loại văn bản liên quan đến nghề kế toán. Tài liệu này không chỉ cung cấp lý thuyết mà còn hướng dẫn thực hành cụ thể, giúp sinh viên áp dụng vào thực tế công việc. Nội dung giáo trình được biên soạn dựa trên các quy định hiện hành và thực tiễn hoạt động của các doanh nghiệp.

1.1. Mục tiêu và ý nghĩa của giáo trình soạn thảo văn bản

Giáo trình nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản, từ đó giúp họ có thể thực hiện các công việc liên quan đến nghề kế toán một cách hiệu quả. Việc nắm vững kỹ năng soạn thảo văn bản không chỉ giúp sinh viên tự tin hơn trong công việc mà còn nâng cao khả năng giao tiếp và quản lý thông tin trong doanh nghiệp.

1.2. Cấu trúc và nội dung chính của giáo trình

Giáo trình được chia thành 4 chương chính, bao gồm: Những quy định chung về văn bản, Văn bản pháp quy, Văn bản hành chính, và Văn bản hợp đồng. Mỗi chương sẽ cung cấp kiến thức chuyên sâu về từng loại văn bản, giúp sinh viên hiểu rõ hơn về quy trình và yêu cầu khi soạn thảo.

II. Những thách thức trong việc soạn thảo văn bản nghề kế toán doanh nghiệp

Việc soạn thảo văn bản trong lĩnh vực kế toán doanh nghiệp gặp nhiều thách thức do tính chất phức tạp và yêu cầu cao về tính chính xác. Các sinh viên thường phải đối mặt với áp lực về thời gian và yêu cầu về chất lượng văn bản. Điều này đòi hỏi họ không chỉ có kiến thức mà còn phải rèn luyện kỹ năng thực hành thường xuyên.

2.1. Khó khăn trong việc nắm bắt quy định pháp lý

Sinh viên thường gặp khó khăn trong việc cập nhật và áp dụng các quy định pháp lý mới nhất liên quan đến soạn thảo văn bản. Điều này có thể dẫn đến việc soạn thảo không đúng quy định, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

2.2. Áp lực về thời gian và chất lượng

Trong môi trường làm việc thực tế, sinh viên phải đối mặt với áp lực về thời gian khi phải hoàn thành các văn bản trong thời gian ngắn. Điều này có thể dẫn đến việc thiếu sót trong nội dung và hình thức của văn bản.

III. Phương pháp hiệu quả trong soạn thảo văn bản nghề kế toán

Để nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản, sinh viên cần áp dụng các phương pháp hiệu quả. Việc sử dụng các mẫu văn bản chuẩn và công cụ hỗ trợ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác. Ngoài ra, việc thường xuyên thực hành và nhận phản hồi từ giảng viên cũng rất quan trọng.

3.1. Sử dụng mẫu văn bản chuẩn

Việc sử dụng các mẫu văn bản chuẩn giúp sinh viên tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong việc trình bày. Các mẫu này thường được thiết kế theo quy định của pháp luật và thực tiễn doanh nghiệp.

3.2. Thực hành và nhận phản hồi

Thực hành thường xuyên và nhận phản hồi từ giảng viên sẽ giúp sinh viên cải thiện kỹ năng soạn thảo. Việc này không chỉ giúp họ nắm vững kiến thức mà còn nâng cao khả năng tự tin khi làm việc.

IV. Ứng dụng thực tiễn của giáo trình soạn thảo văn bản trong doanh nghiệp

Giáo trình soạn thảo văn bản nghề kế toán doanh nghiệp không chỉ là tài liệu học tập mà còn là công cụ hữu ích trong thực tiễn. Sinh viên có thể áp dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế, từ việc soạn thảo công văn, tờ trình đến các hợp đồng kinh tế.

4.1. Soạn thảo công văn và tờ trình

Việc soạn thảo công văn và tờ trình là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công việc kế toán. Sinh viên cần nắm vững quy trình và yêu cầu để đảm bảo văn bản được trình bày một cách chuyên nghiệp.

4.2. Lập hợp đồng kinh tế

Hợp đồng kinh tế là một phần không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp. Sinh viên cần hiểu rõ các điều khoản và quy định liên quan để soạn thảo hợp đồng một cách chính xác và hợp pháp.

V. Kết luận và tương lai của giáo trình soạn thảo văn bản nghề kế toán

Giáo trình soạn thảo văn bản nghề kế toán doanh nghiệp cao đẳng đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho ngành kế toán. Tương lai, giáo trình cần được cập nhật thường xuyên để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường lao động.

5.1. Cập nhật nội dung giáo trình

Để đảm bảo tính hiệu quả, giáo trình cần được cập nhật thường xuyên với các quy định pháp lý mới và thực tiễn doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp sinh viên nắm bắt kịp thời các kiến thức cần thiết.

5.2. Định hướng phát triển nghề kế toán

Nghề kế toán đang ngày càng phát triển và yêu cầu cao về kỹ năng soạn thảo văn bản. Sinh viên cần được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động.

Nội dung chính

BÁO CÁO HỌC THUẬT VÀ MÔ TẢ THƯ MỤC GIÁO TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Soạn thảo văn bản (Mã môn học: MH 09) do tác giả Nguyễn Hồ Phương biên soạn, được ban hành chính thức theo Quyết định số 285/QĐ-CĐN ngày 21 tháng 7 năm 2017 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Hà Nam (trực thuộc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Hà Nam).

Trong cấu trúc chương trình đào tạo nghề Kế toán doanh nghiệp trình độ cao đẳng, Soạn thảo văn bản giữ vị trí là môn học cơ sở bắt buộc, được bố trí giảng dạy đồng thời với các môn học cơ sở nghề khác nhằm trang bị công cụ giao tiếp hành chính và pháp lý phục vụ trực tiếp cho hoạt động tác nghiệp chuyên môn. Đồng thời, giáo trình cũng được phê duyệt sử dụng làm tài liệu đào tạo cho trình độ trung cấp nghề Kế toán doanh nghiệp.

Về mục tiêu học tập (learning outcomes), giáo trình hướng đến việc cung cấp cho người học hệ thống kiến thức toàn diện về phân loại văn bản (văn bản pháp quy, văn bản hành chính, văn bản hợp đồng); nắm vững thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình xây dựng văn bản theo quy định của Nhà nước. Về mặt kỹ năng, môn học rèn luyện năng lực soạn thảo đúng kỹ thuật các thể loại văn bản thông dụng trong tổ chức và doanh nghiệp, bao gồm: công văn, tờ trình, các loại biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động và đơn từ phát sinh. Bên cạnh đó, môn học xác lập năng lực tự chủ và trách nhiệm nghề nghiệp thông qua việc tuân thủ quy chuẩn pháp lý, rèn luyện phương pháp làm việc độc lập hoặc phối hợp nhóm, giám sát và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm văn bản được ban hành.

Cấu trúc giáo trình được thiết kế theo cách tiếp cận tích hợp giữa lý thuyết hành chính học và kỹ thuật nghiệp vụ doanh nghiệp, chia thành 4 chương logic: từ những quy định chung về thể thức, phân tích chuyên sâu văn bản pháp quy, văn bản hành chính cho đến văn bản hợp đồng kinh tế - lao động. Điểm đặc sắc của giáo trình là việc chuẩn hóa thể thức trình bày theo các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và gắn chặt nhiệm vụ soạn thảo với các nghiệp vụ thực tế của nhân sự kế toán tại đơn vị sản xuất kinh doanh.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương và chủ đề chính

Nội dung giáo trình gồm 4 chương chuyên đề với tiến trình logic từ tổng quan đến chuyên sâu:

• Chương 1: Những quy định chung về văn bản (Mã chương: 0901): Hệ thống hóa khái niệm, vai trò, 5 chức năng cơ bản của văn bản (thông tin, quản lý, pháp lý, văn hóa, xã hội và các chức năng bổ trợ); phân loại văn bản theo thẩm quyền ban hành, phạm vi công - tư và hình thức văn bản; xác lập quy trình soạn thảo chuẩn 4 giai đoạn (chuẩn bị, lập đề cương, viết bản văn, xét duyệt và ký ban hành) cùng quy trình 6 bước đối với văn bản quy phạm pháp luật. Trọng tâm của chương là chuẩn hóa thể thức văn bản quản lý nhà nước trên khổ giấy A4 theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 và Thông tư số 01/2011/TT-BNV, chi tiết hóa 14 thành phần thể thức chính, thể thức bản sao và bảng chữ viết tắt tên loại văn bản.
• Chương 2: Văn bản pháp quy (Mã chương: 0902): Phân tích khái niệm và 4 đặc trưng cốt lõi của văn bản pháp quy (chứa quy tắc xử sự chung, áp dụng nhiều lần, ban hành theo thẩm quyền và trình tự luật định, được bảo đảm thi hành bằng quyền lực nhà nước); xác định 4 yêu cầu về nội dung (tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền); phân loại các hình thức văn bản pháp quy của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ ngành, chính quyền địa phương và phương pháp xây dựng các văn bản này.
• Chương 3: Văn bản hành chính: Giới thiệu khái niệm, hệ thống các hình thức văn bản hành chính thông dụng (tờ trình, giấy ủy quyền, công văn, báo cáo, thông báo, biên bản, đề án, kế hoạch); quy định phương pháp, kết cấu và kỹ thuật soạn thảo chuyên biệt cho công văn hành chính và văn bản tờ trình.
• Chương 4: Văn bản hợp đồng: Tập trung vào hai mảng nghiệp vụ giao kết chủ yếu trong doanh nghiệp: Văn bản hợp đồng kinh tế (khái niệm, phân loại, phụ lục, biên bản bổ sung, nguyên tắc ngôn ngữ và văn phạm kinh tế) và Hợp đồng lao động (khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc giao kết, quy định về thực hiện và chấm dứt hợp đồng lao động theo pháp luật lao động).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình thiết lập hệ thống lý luận nền tảng bao gồm:

• Lý thuyết về chức năng thông tin của văn bản: Phân loại thông tin theo thời điểm (thông tin quá khứ, thông tin hiện hành, thông tin dự báo), nguồn phát sinh và lĩnh vực quản lý.
• Nguyên tắc pháp chế và tính công quyền: Xác lập giá trị pháp lý của văn bản như một công cụ điều hành, kiểm tra, giám sát hoạt động của bộ máy quản lý và thiết lập hành lang pháp lý giữa cơ quan quản lý và đối tượng chịu sự quản lý.
• Hệ thống quy chuẩn thể thức và kỹ thuật trình bày: Cấu trúc 14 thành phần định vị trên khổ A4 (lề trên/dưới 20–25mm, lề trái 30–35mm, lề phải 15–20mm; quy định phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ đứng/nghiêng/đậm; cách ghi số/ký hiệu; quy tắc ghi quyền hạn ký TM., KT., TL., TUQ.; kỹ thuật đóng dấu cơ quan và dấu giáp lai).

Kỹ năng phát triển

Thông qua các khối kiến thức, giáo trình hình thành các nhóm kỹ năng thực hành cho người học:

• Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Định dạng văn bản đúng quy chuẩn kỹ thuật đồ họa văn bản; mã hóa ký hiệu văn bản hành chính và văn bản có tên loại; sử dụng chính xác các mẫu viết tắt tên loại văn bản (PL, NQ, QĐ, CT, TTR, BB, KH, SY, TS, SL).
• Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Đánh giá thẩm quyền ban hành văn bản; phân tích tính hợp pháp, tính mục đích và tính khả thi của nội dung dự thảo; thẩm định ngôn ngữ pháp lý để tránh mâu thuẫn văn bản.
• Kỹ năng tác nghiệp thực tế (Practical competencies): Lập dàn ý và soạn thảo hoàn chỉnh công văn, tờ trình đề xuất kinh phí/nhân sự, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh quyết toán hợp đồng và dự thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động phục vụ trực tiếp cho phòng kế toán - tài chính.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình được xây dựng theo phương pháp tiếp cận sư phạm định hướng thực hành nghiệp vụ kết hợp tuân thủ pháp lý hành chính:

[Khung quy phạm pháp luật & Thể thức] 
[Phân tích mẫu văn bản chuẩn & Lỗi sai thường gặp]
[Thực hành soạn thảo theo tình huống doanh nghiệp]
[Kiểm tra đối chiếu & Thẩm định thể thức văn bản]

• Cách tiếp cận sư phạm (Pedagogical approach): Giảng viên đóng vai trò định hướng khung pháp lý, hướng dẫn quy chuẩn kỹ thuật và thị phạm các mẫu trình bày văn bản chuẩn (Mẫu 1: Mẫu trình bày công văn; Mẫu 2: Mẫu trình bày văn bản có tên loại; Mẫu 3: Phông chữ và cỡ chữ). Sinh viên tiếp cận bài học từ việc nhận biết thể thức, phân tích lỗi sai trong các văn bản mẫu đến việc tự xây dựng văn bản hoàn chỉnh.
• Bài tập và tình huống thực hành (Practical exercises & Case studies): Nội dung học tập gắn liền với các tình huống diễn ra thường xuyên tại doanh nghiệp: xử lý công văn đi/đến, soạn thảo tờ trình xin phê duyệt dự toán, lập biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, lập biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế và soạn thảo các điều khoản ràng buộc trách nhiệm trong hợp đồng lao động.
• Phương pháp đánh giá (Assessment methods):
  • Đánh giá quá trình: Kiểm tra khả năng ghi nhớ hệ thống chữ viết tắt, khả năng phân định vị trí 14 ô thành phần thể thức trên trang giấy A4 và mức độ tham gia thảo luận nhóm khi xử lý tình huống soạn thảo đề cương.
  • Đánh giá sản phẩm: Chấm điểm trực tiếp trên bản in văn bản do sinh viên soạn thảo bằng máy vi tính, đánh giá nghiêm ngặt theo các tiêu chí: tính chính xác của số ký hiệu, trích yếu, bố cục điều khoản, ngữ pháp, lỗi chính tả và kỹ thuật định dạng lề, dấu cơ quan.
• Hướng dẫn tự học (Self-study guidelines): Người học cần hoàn thành hệ thống câu hỏi ôn tập cuối mỗi chương (như hệ thống câu hỏi ôn tập Chương 1 về khái niệm, chức năng, hình thức và thể thức văn bản); chủ động đối chiếu văn bản tự soạn với bảng chữ viết tắt và sơ đồ định vị thành phần thể thức đính kèm giáo trình.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung giáo trình Soạn thảo văn bản được biên soạn trên cơ sở cập nhật và tích hợp các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và kỹ thuật trình bày văn bản:

• Cập nhật hệ thống văn bản pháp lý chuyên ngành: Toàn bộ quy chuẩn thể thức và kỹ thuật trình bày trong giáo trình được căn cứ theo Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về công tác văn thư. Đồng thời, giáo trình tích hợp các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước từ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 và Thông tư số 12/2002/TT-BCA.
• Hệ thống hóa quy chuẩn kỹ thuật trực quan: Giáo trình trực quan hóa quy định thể thức bằng sơ đồ bố trí 14 ô thành phần thể thức văn bản chính và sơ đồ 7 thành phần thể thức bản sao trên khổ A4; cung cấp bảng tra cứu chữ viết tắt tên loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao.
• Gắn kết thực tiễn kế toán doanh nghiệp: Điểm cập nhật chuyên ngành của giáo trình là việc đưa các nội dung văn bản quản lý kinh tế, lập biên bản nghiệm thu, thanh quyết toán công trình, hợp đồng kinh tế và hợp đồng lao động vào thành một phần trọng tâm đào tạo (Chương 4), giải quyết nhu cầu thiết lập chứng từ hành chính - pháp lý của nhân sự kế toán trong cơ chế thị trường.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Đối tượng sinh viên: Giáo trình được thiết kế chuyên biệt cho sinh viên hệ Cao đẳng nghề ngành Kế toán doanh nghiệp. Ngoài ra, tài liệu được sử dụng trong giảng dạy cho học sinh trình độ Trung cấp nghề Kế toán doanh nghiệp và sinh viên các chuyên ngành khối kinh tế, quản trị văn phòng cần trang bị nghiệp vụ hành chính.
• Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các học phần tin học văn phòng cơ bản (sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản, thiết lập tab, bảng biểu, căn chỉnh trang in trên máy vi tính) và nắm được các khái niệm cơ bản về pháp luật đại cương.
• Mục đích sử dụng của giảng viên: Giảng viên sử dụng giáo trình làm đề cương chi tiết để thiết lập giáo án lý thuyết, biên soạn hệ thống bài tập thực hành trên máy vi tính, xây dựng đề thi và làm căn cứ đánh giá chuẩn đầu ra kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên.
• Mục đích tự học và tra cứu nghiệp vụ: Cán bộ văn thư, nhân viên hành chính - nhân sự, kế toán viên tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp sử dụng giáo trình như một tài liệu tra cứu các quy chuẩn về viết hoa, quy tắc đánh số/ký hiệu công văn, kỹ thuật soạn tờ trình và thiết lập thể thức hợp đồng kinh tế đúng pháp luật.

---

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Giáo trình này được biên soạn phục vụ đối tượng người học nào?

Giáo trình phục vụ trực tiếp cho sinh viên trình độ Cao đẳng nghề ngành Kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 285/QĐ-CĐN ngày 21/7/2017 của Trường Cao đẳng Nghề Hà Nam, đồng thời dùng làm tài liệu giảng dạy cho trình độ trung cấp nghề và tài liệu tham khảo cho người làm công tác hành chính, kế toán tại doanh nghiệp.

2. Người học cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi học môn học này?

Người học cần có kỹ năng soạn thảo văn bản trên máy vi tính (Word processing), kỹ năng định dạng trang in khổ A4 và kiến thức pháp luật đại cương để tiếp thu nhanh các quy định về thể thức và tính công quyền của văn bản.

3. Giáo trình Soạn thảo văn bản cho ngành Kế toán doanh nghiệp có điểm gì khác biệt so với các tài liệu văn thư chung?

Bên cạnh việc chuẩn hóa thể thức hành chính theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, giáo trình dành riêng Chương 4 để hướng dẫn chuyên sâu về văn bản hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, thanh quyết toán hợp đồng và hợp đồng lao động—đây là các loại văn bản gắn liền với nghiệp vụ tài chính - kế toán của doanh nghiệp.

4. Phương pháp tự học giáo trình này như thế nào để đạt hiệu quả cao?

Người học cần kết hợp việc nắm vững lý thuyết (khái niệm, 5 chức năng, quy trình soạn thảo 4 giai đoạn) với việc thực hành đối chiếu trực tiếp các bài tập viết công văn, tờ trình vào sơ đồ 14 ô thành phần thể thức và bảng viết tắt tên loại văn bản được cung cấp trong Chương 1.

5. Giáo trình có cung cấp các mẫu văn bản cụ thể và bảng ký hiệu viết tắt không?

Có. Giáo trình tích hợp sẵn:

• Mẫu 1: Mẫu trình bày công văn.
• Mẫu 2: Mẫu trình bày văn bản có tên loại.
• Mẫu 3: Quy định phông chữ, cỡ chữ.
• Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao.
• Sơ đồ vị trí 14 thành phần thể thức văn bản và sơ đồ thể thức bản sao theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

---

Kết luận

Giáo trình Soạn thảo văn bản (MH 09) của Trường Cao đẳng Nghề Hà Nam cung cấp một hệ thống chuẩn mực hoàn chỉnh về mặt lý luận và kỹ thuật thể thức văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính và văn bản hợp đồng kinh tế - lao động.

Lộ trình học tập khuyến nghị cho người học là tiếp cận tuần tự:

1. Nắm vững quy định chung và thành thạo 14 thành phần thể thức văn bản trên khổ A4 (Chương 1).
2. Nhận diện đặc trưng và thẩm quyền ban hành văn bản pháp quy (Chương 2).
3. Thực hành thuần thục kỹ thuật viết công văn và tờ trình hành chính (Chương 3).
4. Vận dụng soạn thảo, kiểm tra các điều khoản hợp đồng kinh tế và hợp đồng lao động trong môi trường doanh nghiệp (Chương 4).

Tài liệu là căn cứ chuyên môn giúp người học ngành Kế toán doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ văn bản và hồ sơ giao dịch phát sinh trong quá trình công tác.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Phần mở đầu, phần nội dung và phần thi hành. Trong mỗi phần nói trên lại bao gồm nhiều nội dung cụ thể cả về thể thức lẫn cách thức trình bày. Soạn thảo đề cương: Trên cơ sở dàn bài đã được xây dựng mà viết thành một đề cương hoàn chỉnh. Từ đề cương sơ bộ đến đề cương chi tiết.

Đề cương càng chi tiết, việc thể hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh càng dễ dàng. - Giai đoạn viết thành văn bản Đây là giai đoạn có tính chất quyết định nhằm chắp nối những ý chính trong dàn bài, trong đề cương thành một văn bản hoàn chỉnh thông qua các phương tiện diễn đạt bằng ngôn ngữ. Cần phải viết một mạch để đảm bảo tính logic và thống nhất. Một đề cương dù có tốt như thế nào đi chăng nữa, nhưng nếu người viết không biết thể hiện nó, không biết diễn đạt những ý tưởng đề ra 19 thì chất lượng của văn bản cũng không thể tốt được.

Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa, câu cú, văn phạm, lỗi chính tả…Đây là một khâu quan trọng để tránh tình trạng nhầm lẫn, văn bản thiếu tính logic, sai về sử dụng từ và văn phạm, mắc lỗi chính tả…Văn bản hiện nay thường được trình bày in ấn bằng máy vi tính, do vậy cần phải kiểm tra cẩn thận bản in trước khi trình kí. - Giai đoạn xét duyệt và kí văn bản Phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm quyền mới được ký văn bản. Thông thường trong hoạt động của các đơn vị, cơ quan kinh tế xã hội thì người soạn thảo văn bản không phải là người ký văn bản, mà thường là các bộ phận tham mưu hay thư ký giúp việc. Đội ngũ này thường là những người có trình độ và có năng lực, tuy nhiên hoặc là do những sơ suất hoặc là có ý định lợi dụng văn bản để phục vụ lợi ích riêng, cho nên người có thẩm quyền ký văn bản cần phải kiểm tra chặt chẽ văn bản trước khi ký.

Trong thực tế hoạt động kinh doanh giao dịch hiện nay, không ít trường hợp các văn bản quan trọng được hai bên đối tác ký kết với nhau ngay trên bàn tiệc. Hoặc có trường hợp đóng dấu trước, lý sau trong khi theo nguyên tắc phải ký xong mới được đóng dấu. Những hành động trên đây không chỉ làm giảm tính nghiêm minh, chính xác của văn bản mà còn làm giảm uy tín của chính chủ thể ban hành văn bản và trong một số trường hợp có thể gây thiệt hại nghiêm trọng về vật chất cho cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. Trên đây là quy trình soạn thảo văn bản được áp dụng với phần lớn những loại văn bản thông dụng nhất là văn bản trong lĩnh vực kinh tế và quản trị doanh nghiệp.

Còn đối với văn bản quy phạm pháp luật việc soạn thảo và ban hành nó phải tuân theo quy trình trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định. Cụ thể quy trình đó được khái quát như sau: * Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản a. Sáng kiến văn bản - Đề xuất việc soạn thảo và ban hành văn bản - Xác định cơ quan, đơn vị, cá nhân soạn thảo dự thảo văn bản - Xác định vấn đề cần soạn thảo. Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo 20 - Tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin; nghiên cứu, rà soát các văn bản chủ đạo của Đảng, các văn bản pháp luật hiện hành; khảo sát điều tra xã hội ; tham khảo kinh nghiệm nước ngoài.

- Lựa chọn phương án hợp lí; xác định mục đích yêu cầu của văn bản để từ đó có cơ sở để lựa chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày và thời điểm ban hành. - Viết dự thảo: Phác thảo nội dung ban đầu, soạn đề cương chi tiết ; tham khảo ý kiến của thủ trưởng, các chuyên gia, tổ chức thảo luận các nội dung; chỉnh lý phác thảo; viết dự thảo. - Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo. * Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo không phải là bước bắt buộc đối với trình tự soạn thảo và ban hành tất cả mọi loại văn bản.

Nhưng đối với văn bản QPPL mà nhất là Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh thì bước này phải được tiến hành một cách nghiêm ngặt. * Bước 3: Thẩm định dự thảo - Ban soạn thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản. Tuỳ theo tính chất, nội dung của văn bản lãnh đạo cơ quan soạn thảo quyết định việc thẩm định dự thảo văn bản. - Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi lên cơ quan, tổ chức thẩm định.

- Bộ tư pháp, tổ chức pháp chế, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Trung ương tương ứng. - Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ soe dự thảo văn bản đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo. - Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lí dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình kí. * Bước 4: Xem xét thông qua - Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xem xét và thông qua.

- Thông qua và kí ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định. -Đóng dấu văn bản - Trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lí và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định. 21 * Bước 5: Công bố - Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nứơc tuỳ theo nội dung phảI được công bố, yết thị và đưa tin lên các phương tiện thông tin đại chúng theo luật định. - Văn bản QPPL của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải được đăng Công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong thời hạn chậm nhất 15 ngày, kể từ ngày công bố hoặc kí ban hành.

- Văn bản QPPL của HĐND, UBND phải được yết thị tại trụ sở của cơ quan ban hành và những địa điểm khác do HĐND, UBND quyết định. - Văn bản QPPL do các cơ quan được gửi, lưu giữ trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ và có giá trị như bản gốc. - Các văn bản khác tuỳ theo tính chất và nội dung được công bố kịp thời theo quy định của pháp luật. * Bước 6: Gửi và lưu giữ văn bản Văn bản sau khi được kí ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu giữ theo quy định của pháp luật.

Văn bản matj thì phải bảo đảm các nguyên tắc bảo mật. Văn bản có mức độ khẩn thì phải được gửi đi nhanh chóng và kịp thời. Văn bản được lưu một bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách, hay bộ phận soạn thảo, một bản khác lưu ở văn phòng hoặc văn thư cơ quan. Cuối năm nộp lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.

Thể thức văn bản 5. Khái niệm Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấu nội dung đã được thể chế hoá. Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này. Thể thức của văn bản không đơn thuần là các thành phần, bộ phận cấu thành văn bản mà quan trọng hơn, nó là sự thể hiện nội dung của văn bản.

Các văn bản quản lý hành chính nhà nước được trình bày thống nhất, khoa học sẽ 22 đảm bảo cho nội dung của văn bản được thể hiện một cách hoàn chỉnh, chuẩn xác, nhất là sự thể hiện nền hành chính làm việc quy củ, ngày càng hiện đại; các văn bản quản lý của một đơn vị, một doanh nghiệp nếu được đảm bảo về thể thức trình bày, nội dung mạch lạc, rõ ràng, dễ hiểu, dễ thực thi cũng chính là sự thể hiện nét văn hoá trong quản lý của đơn vị, doanh nghiệp đó. Và ngược lại, nếu các văn bản được thể hiện tùy tiện, thiếu thống nhất, không khoa học là biểu hiện của nền hành chính, trì trệ, quan liêu, một văn hoá tổ chức lạc hậu. Sự thể hiện thể thức văn bản đúng, đủ, khoa học không những làm tăng giá trị của văn bản mà còn làm tăng sự tin tưởng của nhân dân vào hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính, của cán bộ công nhân viên, của các đơn vị bạn vào sự phát triển của tổ chức, của doanh nghiệp. Yêu cầu chung đối với thể thức của văn bản a.

Thể thức của văn bản phải do Nhà nước quy định Văn bản quản lý nhà nước nói riêng và hệ thống văn bản nói chung là phương tiện, công cụ giao tiếp quan trọng giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các cá nhân, tổ chức khác. Văn bản nói chung và thể thức văn bản nói riêng là bộ mặt, là sự thể hiện văn hóa quản lý của một quốc gia. Một hệ thống văn bản chuẩn mực, khoa học, thống nhất là biểu hiện của nền hành hành chính tiên tiến, hiện đại. Vì vậy, thể thức văn bản phải do Nhà nước quy định để đảm bảo việc trình bày văn bản được thể hiện thống nhất trên phạm vi cả nước.

Hiện nay, những quy định về thể thức văn bản được cụ thể hoá trong các văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số 01/2011/TT- BNV. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng, có tính chất bắt buộc thực hiện trong việc xây dựng và ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức. Thể thức của văn bản phải đầy đủ các yếu tố bắt buộc Yếu tố bắt buộc là những yếu tố mà bất kỳ một loại văn bản quản lý hành chính nhà nước nào cũng cần phải có để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ giá trị pháp lý và tiện cho việc sử dụng.