Chương 1 cung cấp cho người học một số kiến thức cơ bản về những vấn đề chung của công tác văn thư: khái niệm, nội dung, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư; làm rõ các yêu cầu về phẩm chất chính trị, chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ văn thư cơ quan cũng như trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan. BÀI TẬP Câu hỏi và bài tập thực hành Câu hỏi 1. Công tác văn thư là gì? Công tác văn thư có những nội dung và yêu cầu như thế nào? Câu hỏi 2. Phân tích những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan.
Liên hệ thực tế. Phân tích trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan. Cho ví dụ mimh hoạ. 13 Bài tập thực hành 1: Phân tích trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan.
Liên hệ thực tế Bài tập thực hành 2: Xây dựng sơ đồ tư duy những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan. 14 CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN Mã chƣơng: 61033065 - 02 GIỚI THIỆU Tổ chức, quản lý văn bản đi và văn bản đến đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý của Nhà nước nhằm đảm bảo cho việc cung cấp và xem xét giải quyết mọi vấn đề một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác cũng như bảo mật an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng. MỤC TIÊU Sau khi học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày được khái niệm, nguyên tắc giải quyết văn bản; phân tích được các bước trong quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến. - Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi, văn bản đến một cách thành thạo.
- Nghiêm túc, cẩn thận trong tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản; tuân thủ qui định của các cơ quan quản lý Nhà nước và nội qui, qui chế của cơ quan có liên quan đến công tác văn thư. Khái niệm và nguyên tắc giải quyết văn bản đi, văn bản đến 1. Khái niệm - Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định (4). - Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành.
Văn bản đi phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung. Đó có thể là các văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chỉ thị, Quyết định của Uỷ ban nhân dân. Đó có thể là văn bản hành chính như kế hoạch, 15 thông báo, báo cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp định, dự toán, hóa đơn, chứng từ. Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng được coi là văn bản đi.
Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác gửi đến và cơ quan tiến hành sao lại như sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức. - Văn bản đến là tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Các loại văn bản đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan nhận văn bản phải giải quyết. Văn bản đến phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung: Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của Quốc hội và Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ, Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước, Thông tư của các Bộ, Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Báo cáo, Hướng dẫn, Công văn, Công hàm, Hiệp định (4).
Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo. Nguyên tắc - Tập trung: tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư; các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
- Nhanh chóng, kịp thời: văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc 16 tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản nhanh chóng theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
Hạn chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa các khâu nghiệp vụ dẫn đến tình trạng giải quyết công việc chậm trễ, làm giảm hiệu quả công việc và mất uy tín của các cơ quan, tổ chức. - Chính xác: + Chính xác về các khâu nghiệp vụ như quá trình đăng ký, nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến. không được để sai sót, nhầm lẫn. + Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản: nguyên tắc này giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn được pháp luật và cơ quan quy định.
+ Chính xác về quá trình giải quyết văn bản: mỗi cá nhân trong cơ quan khi được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy định pháp luật của nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh vực mình phụ trách. Như vậy, việc giải quyết công việc mới đúng chế độ, đúng chính sách. Trong trường hợp các cá nhân không dựa vào các quy định mà chỉ dựa vào ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác, có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan tổ chức, làm mất lòng tin của cán bộ, công chức, viên chức và quần chúng nhân dân. - An toàn, bí mật: văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Để thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo mật, các cơ quan phải tuân thủ các quy định sau đây: + Nắm vững các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý văn bản mật; xác định chính xác độ mật của văn bản; lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ gìn bí 17 mật; lựa chọn chính xác đối tượng phổ biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối với những đối tượng không liên quan. + Không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản mật phải để ở tủ có khóa; việc soạn thảo và chuyển giao văn bản mật phải làm trên máy tính không được kết nối vào các mạng thông tin; văn bản mật phải đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản lý và giải quyết; không chuyển giao văn bản mật qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa. - Đảm bảo quy trình: tất cả các quy trình quản lý văn bản như trình tự, thủ tục đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đều được tuân theo quy trình các bước, thống nhất theo quy định của Nhà nước, theo quy chế của cơ quan. Tổ chức quản lý văn bản đi 2.
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản 2. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày - Mục đích của việc kiểm tra nhằm đảm bảo văn bản ban hành đúng quy định của Nhà nước, quy chế của cơ quan, không còn sai sót trước khi đến đối tượng tiếp nhận và giải quyết văn bản. - Trước khi phát hành văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Để văn bản phát hành đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức những văn bản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan có thẩm quyền.
Căn cứ vào những quy định hiện hành, văn thư cơ quan phải kiểm tra xem văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay không, kỹ thuật trình bày văn bản có đúng theo quy định không; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Những văn bản không đảm bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan (2, 3). Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản 18 - Ghi số và ngày, tháng, năm văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi. Mỗi văn bản được ghi một số và ngày, tháng, năm nhất định.
Ghi số, ngày tháng, năm văn bản giúp cơ quan quản lý chặt chẽ văn bản, giúp cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác và tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn văn bản. - Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Như vậy số ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3 phải thêm số 0 vào trước.
Ví dụ ngày 01, ngày 02, ngày 03; tháng 01, tháng 02.