Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong hoạt động quản trị của mọi tổ chức, văn bản là phương tiện chủ yếu để ghi lại, truyền đạt các quyết định quản lý và duy trì mạch thông tin thông suốt giữa lãnh đạo với nhân viên. Chất lượng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tác động trực tiếp đến hiệu lực quản lý, điều hành và sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng. Mặc dù hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Nhà nước đã được ban hành tương đối hoàn chỉnh, việc áp dụng trên thực tế chủ yếu mới được chú trọng tại các cơ quan nhà nước, trong khi tại nhiều doanh nghiệp cổ phần và doanh nghiệp ngoài nhà nước, công tác này vẫn chưa được quan tâm đúng mức.
Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm (TULTRACO) là doanh nghiệp có lịch sử phát triển lâu đời, tiền thân từ mô hình hợp tác xã mua bán, cơ cấu nhân sự ban đầu tập trung nhiều cổ đông lớn tuổi. Do đó, các khâu nghiệp vụ văn phòng, đặc biệt là quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, tồn tại nhiều điểm hạn chế, chưa đồng bộ với các quy chuẩn hiện hành. Tuy nhiên, việc công ty từng bước trẻ hóa đội ngũ nhân sự và kiện toàn bộ phận văn phòng đã tạo tiền đề thực tiễn cần thiết để chuẩn hóa công tác này.
Từ bối cảnh đó, khóa luận xác định 2 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác này.
- Xây dựng mẫu văn bản hành chính áp dụng thống nhất tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm.
Để đạt được các mục tiêu trên, tác giả triển khai 3 nhiệm vụ nghiên cứu:
- Tìm hiểu lý luận chung và hệ thống các văn bản quy định của Nhà nước về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính;
- Khảo sát thực trạng tổ chức, thực hiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại doanh nghiệp khảo sát;
- Phân tích, đánh giá ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân của những tồn tại; từ đó kiến nghị các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác soạn thảo, ban hành văn bản của công ty.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, hệ thống văn bản hành chính, quy trình xử lý văn bản, và đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên trực tiếp thực hiện công tác soạn thảo tại công ty.
- Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm, tập trung vào số liệu và hồ sơ văn bản hình thành trong giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2017.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các khái niệm hành chính học và văn thư học:
- Khái niệm văn bản và văn bản hành chính: Phân tích định nghĩa văn bản theo góc độ ngôn ngữ học (Trần Ngọc Thêm), góc độ văn học và khoa học quản trị. Xác định văn bản hành chính là loại văn bản mang tính áp dụng pháp luật, cụ thể hóa việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật, dùng để giải quyết các công việc cụ thể, trao đổi thông tin, phản ánh tình hình tác nghiệp trong cơ quan, tổ chức.
- Phân loại văn bản: Căn cứ theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2011/NĐ-CP, hệ thống văn bản hành chính được chia làm hai nhóm chính: văn bản hành chính cá biệt (Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết cá biệt) và văn bản hành chính thông thường (bao gồm văn bản có tên loại như Thông báo, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Đề án, Kế hoạch, Hợp đồng, Giấy giới thiệu... và văn bản không có tên loại là Công văn).
- Chức năng và yêu cầu của văn bản: Văn bản hành chính bảo đảm 3 chức năng nền tảng (chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý) và phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thẩm quyền ban hành, tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính bắt buộc thực hiện, tính khả thi, thể thức, kỹ thuật trình bày và ngôn ngữ hành chính.
Văn bản pháp lý nền tảng làm căn cứ đối chiếu:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 09/2011/NĐ-CP ngày 08/02/2011 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000;
- Luật Doanh nghiệp năm 2005.
Các tài liệu nghiên cứu kế thừa: Giáo trình và công trình của GS. Nguyễn Đăng Dung, PGS. Nguyễn Hoàng Anh, TS. Võ Trí Hào (2014); TS. Lê Văn In (2013); GS. Vương Đình Quyền (2011); Lê Thành Tây (2008); Nguyễn Thị Thơm (2010).
Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng bao gồm:
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Nghiên cứu tài liệu nghiệp vụ, giáo trình chuyên ngành và các văn bản pháp luật hiện hành liên quan đến công tác văn thư lưu trữ.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Hệ thống hóa các luận điểm lý thuyết và đánh giá thực tiễn hồ sơ văn bản lưu trữ tại công ty.
- Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp và lập bảng biểu định lượng về số lượng, cơ cấu các loại văn bản được công ty ban hành trong 6 năm (2012–2017).
- Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với cán bộ lãnh đạo và nhân viên văn phòng nhằm thu thập dữ liệu về quy trình soạn thảo, duyệt văn bản và kỹ năng tác nghiệp thực tế.
- Nguồn dữ liệu: Sổ đăng ký văn bản đi, hồ sơ lưu trữ văn bản phát hành tại Văn phòng Công ty TULTRACO và các biên bản phỏng vấn nội bộ.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Chương 1 hệ thống hóa khung lý luận về văn bản hành chính trong công tác quản lý. Tác giả phân tích rõ sự khác biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính; chỉ ra các hình thức văn bản hành chính cá biệt (Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết) và văn bản thông thường. Chương này chuẩn hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính gồm 7 bước:
- Chuẩn bị soạn thảo (xác định mục đích, phạm vi, tên loại, thu thập và xử lý thông tin pháp lý lẫn thông tin thực tế);
- Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
- Duyệt bản thảo (người có thẩm quyền duyệt nội dung, độ khẩn, độ mật);
- Đánh máy, nhân bản văn bản đúng số lượng;
- Kiểm tra văn bản trước khi ban hành (kiểm tra nội dung, thể thức và thủ tục pháp lý);
- Trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký ban hành;
- Hoàn thiện văn bản để ban hành (vào sổ công văn đi, lấy số, ghi ngày tháng, đóng dấu, phát hành và lưu trữ tối thiểu 2 bản chính: 1 bản tại văn thư, 1 bản tại bộ phận soạn thảo).
Ngoài ra, chương 1 chi tiết hóa 9 thành phần thể thức bắt buộc theo Thông tư 01/2011/TT-BNV (Quốc hiệu, Tiêu ngữ; Tên cơ quan ban hành; Số, ký hiệu; Địa danh, ngày tháng năm; Tên loại và trích yếu; Nội dung; Chức vụ, họ tên, chữ ký; Dấu; Nơi nhận) và các thành phần bổ sung (dấu chỉ độ khẩn, độ mật, phạm vi lưu hành, phụ lục).
Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm
Chương 2 trình bày tổng quan về Công ty TULTRACO (thành lập từ tháng 01/1980 với tên gọi ban đầu là HTX mua bán Huyện Từ Liêm; đến ngày 12/10/1999 chuyển đổi thành công ty cổ phần; vốn điều lệ 4.242.000.000 đồng, trong đó vốn Nhà nước chiếm 19,5%, người lao động nắm giữ 67,5%, đối tượng ngoài doanh nghiệp chiếm 13%). Cơ cấu tổ chức gồm Hội đồng quản trị (7 thành viên), Ban Giám đốc và 12 phòng chuyên môn/xưởng sản xuất.
Qua khảo sát thực tế tại Văn phòng công ty, tác giả thống kê tổng hợp số lượng văn bản ban hành trong 6 năm (2012–2017) như sau:
| STT | Loại văn bản | Năm 2012 (Số lượng - Tỷ lệ %) | Năm 2013 (Số lượng - Tỷ lệ %) | Năm 2014 (Số lượng - Tỷ lệ %) | Năm 2015 (Số lượng - Tỷ lệ %) | Năm 2016 (Số lượng - Tỷ lệ %) | Năm 2017 (Số lượng - Tỷ lệ %) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Quyết định | 55 (18%) | 60 (18%) | 63 (20%) | 65 (20%) | 54 (16%) | 71 (19%) |
| 2 | Công văn | 73 (23%) | 71 (21%) | 67 (21%) | 75 (23%) | 72 (23%) | 84 (23%) |
| 3 | Biên bản | 28 (9%) | 30 (9%) | 29 (9%) | 25 (7%) | 35 (11%) | 32 (9%) |
| 4 | Hợp đồng | 47 (15%) | 54 (16%) | 48 (16%) | 59 (18%) | 55 (17%) | 52 (14%) |
| 5 | Kế hoạch | 24 (8%) | 28 (8%) | 21 (7%) | 18 (6%) | 15 (5%) | 20 (5%) |
| 6 | Thông báo | 23 (7%) | 19 (6%) | 20 (6%) | 24 (7%) | 15 (5%) | 20 (5%) |
| 7 | Tờ trình | 14 (4%) | 21 (6%) | 18 (5%) | 14 (4%) | 20 (6%) | 22 (6%) |
| 8 | Giấy giới thiệu | 10 (4%) | 15 (5%) | 12 (4%) | 11 (3%) | 17 (5%) | 20 (5%) |
| 9 | Giấy ủy quyền | 10 (4%) | 8 (3%) | 12 (4%) | 10 (3%) | 13 (4%) | 15 (15%) |
| 10 | Giấy đi đường | 21 (7%) | 25 (8%) | 19 (6%) | 24 (7%) | 24 (7%) | 25 (7%) |
(Nguồn số liệu: Báo cáo tổng kết công tác văn phòng 2012–2017 của Công ty TULTRACO)
Về thực trạng quản lý và thực hiện thể thức, tác giả chỉ ra hàng loạt sai sót nghiêm trọng so với Thông tư 01/2011/TT-BNV:
- Khổ giấy và định lề: Văn bản soạn thảo trên phần mềm Word đặt mặc định khổ giấy "Letter" thay vì khổ A4 (210 mm x 297 mm). Căn lề cả 4 cạnh (trên, dưới, trái, phải) đều để cố định 25,4 mm (1 inch).
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Dòng thứ hai ("Độc lập - Tự do - Hạnh phúc") thường dùng ký tự trang trí
-------o0o-------,***hoặc dùng lệnh gạch chân toàn bộ dòng chữ (Underline); đồng thời trình bày cùng cỡ chữ với dòng thứ nhất (12-12, 13-13, 14-14). - Tên cơ quan ban hành: Đường kẻ ngang nét liền bên dưới tên cơ quan không bảo đảm độ dài chuẩn (1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ), cỡ chữ không thống nhất (lúc cỡ 12, lúc cỡ 14). Hợp đồng cung ứng dịch vụ thậm chí thiếu hẳn tên cơ quan ban hành.
- Số và ký hiệu văn bản: Công ty không lấy số thứ tự bắt đầu từ 01 vào đầu năm mà đánh số ghép theo ngày tháng ban hành (ví dụ: Biên bản lập ngày 02/05/2017 đánh số thành
Số: 0205/BB-SXDVXNK). Đối với công văn, nhân viên vẫn ghi thêm chữ "CV" thànhSố: 0302/CV-SXDVXNKthay vì đúng chuẩn làSố: .../SXDVXNK. Cỡ chữ số ký hiệu thường dùng cỡ 12. - Địa danh và ngày tháng năm: Nhiều văn bản in sẵn ngày tháng năm từ trước hoặc bỏ trống; cỡ chữ sử dụng cỡ 12 thay vì cỡ 13 nghiêng.
- Tên loại và trích yếu nội dung: Trích yếu của văn bản có tên loại bị viết HOA toàn bộ (ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BỔ NHIỆM CÁN BỘ) và thiếu đường kẻ ngang phân cách; trích yếu công văn thường bị in nghiêng. - Quyền hạn, chức vụ, chữ ký: Hầu như không đánh máy sẵn họ tên người ký; khi phát hành văn bản, nhân viên dùng con dấu chức danh đóng đè lên để thay thế việc đánh máy họ tên.
- Nguyên nhân của các hạn chế: Công ty chưa ban hành quy chế văn thư nội bộ; Ban Lãnh đạo thiên về hoạt động kinh doanh nên chưa quan tâm chỉ đạo; cán bộ văn phòng làm việc theo thói quen cũ, thiếu đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính; việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa có template biểu mẫu chuẩn.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm
Trên cơ sở phân tích nguyên nhân, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp:
- Nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo văn bản: Ban Lãnh đạo cần quán triệt tầm quan trọng mang tính pháp lý của văn bản; Bộ phận Văn phòng cần chủ động cập nhật các quy định nhà nước và bố trí cán bộ tham gia tập huấn nghiệp vụ văn thư.
- Xây dựng và ban hành hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo nội bộ: Tham mưu cho Tổng Giám đốc ban hành Quy chế công tác văn thư và Quy định về thẩm quyền ký, trình duyệt văn bản tại công ty.
- Tiến hành chuẩn hóa văn bản: Xác định rõ mức độ và cấp độ tiêu chuẩn hóa; thiết kế hệ thống văn bản mẫu chuẩn (mẫu Quyết định cá biệt, Công văn, Tờ trình, Biên bản, Hợp đồng) theo đúng quy cách của Thông tư 01/2011/TT-BNV để lưu trên hệ thống máy tính dùng chung.
- Tăng cường kiểm tra, đánh giá và khen thưởng: Thiết lập quy trình kiểm tra chéo giữa đơn vị soạn thảo và văn thư; thực hiện tự kiểm tra trước khi trình ký; đưa tiêu chí chất lượng soạn thảo văn bản vào bình xét thi đua, khen thưởng định kỳ.
- Đảm bảo cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin: Chuẩn hóa phần mềm văn phòng, cài đặt mặc định phông chữ Time New Roman, khổ giấy A4, định lề chuẩn; nâng cấp thiết bị máy tính, máy in phục vụ công tác văn thư.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã phản ánh trung thực bức tranh thực tế về công tác văn thư tại một doanh nghiệp cổ phần chuyển đổi từ hợp tác xã:
- Kết quả khảo sát định lượng: Phân loại và đánh giá chi tiết 1.838 lượt văn bản phát hành trong 6 năm (2012–2017); xác định Công văn (từ 67 đến 84 văn bản/năm, chiếm 21%–23%) và Quyết định cá biệt (từ 54 đến 71 văn bản/năm, chiếm 16%–20%) là hai loại văn bản được ban hành chủ yếu.
- Kết quả chỉ ra sai sót nghiệp vụ: Bóc tách toàn diện các lỗi vi phạm thể thức theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, từ khổ giấy Letter, định lề 25,4 mm, đánh số theo ngày tháng, trích yếu viết hoa, thiếu đường kẻ nét liền, đến việc lạm dụng dấu tên chức danh thay cho việc đánh máy họ tên người ký.
- Hệ thống giải pháp đề xuất: Đưa ra phương án chuẩn hóa quy trình 7 bước, kiến nghị xây dựng bộ văn bản mẫu nội bộ và cơ chế kiểm soát văn bản trước khi ban hành.
- Đóng góp của tác giả tự nêu: Hầu hết các công trình nghiên cứu trước đây chỉ tập trung vào cơ quan hành chính nhà nước. Khóa luận là một trong số ít nghiên cứu đi sâu khảo sát công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại doanh nghiệp cổ phần ngoài nhà nước, kế thừa lý luận hành chính học để giải quyết vấn đề quản trị thực tế của doanh nghiệp.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Tác giả tự nhìn nhận đề tài còn chịu giới hạn về thời gian khảo sát thực tập và phạm vi kiến thức cá nhân. Dữ liệu khảo sát mới dừng lại ở phạm vi một đơn vị cụ thể (Công ty TULTRACO Hà Nội) trong mốc thời gian từ năm 2012 đến 2017, chưa có điều kiện khảo sát đối chứng với các doanh nghiệp cổ phần cùng ngành nghề trên địa bàn thành phố Hà Nội.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu việc chuẩn hóa hệ thống văn bản điện tử, quy trình ứng dụng chữ ký số và giải pháp tích hợp phần mềm quản lý văn bản điều hành trong môi trường chuyển đổi số tại khối doanh nghiệp ngoài nhà nước.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng thụ hưởng: Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản trị kinh doanh, Luật kinh tế; cán bộ văn phòng, trợ lý, thư ký giám đốc và nhân viên phụ trách hành chính tại các doanh nghiệp cổ phần, doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Nội dung giá trị: Bảng phân loại số liệu văn bản thực tế trong 6 năm; danh mục chi tiết các lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thường gặp đối chiếu trực tiếp với Thông tư số 01/2011/TT-BNV; quy trình chuẩn 7 bước soạn thảo văn bản hành chính dùng trong doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
1. Tại sao Công ty TULTRACO lại gặp nhiều sai sót trong công tác soạn thảo văn bản hành chính?
Do tiền thân công ty là Hợp tác xã mua bán Huyện Từ Liêm hình thành từ năm 1980, đội ngũ nhân sự trước đây đa phần là các cổ đông lớn tuổi làm việc theo thói quen cũ. Đồng thời, Ban Lãnh đạo doanh nghiệp tập trung chủ yếu vào hoạt động sản xuất kinh doanh, chưa ban hành quy chế văn thư nội bộ và chưa đầu tư đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật soạn thảo văn bản cho nhân viên văn phòng.
2. Hai loại văn bản nào được Công ty TULTRACO ban hành nhiều nhất giai đoạn 2012–2017?
Đó là Công văn và Quyết định cá biệt. Trong đó, Công văn luôn chiếm tỷ lệ cao nhất mỗi năm (dao động từ 21% đến 23%, tương ứng 67 đến 84 văn bản/năm), tiếp theo là Quyết định cá biệt (chiếm từ 16% đến 20%, tương ứng 54 đến 71 văn bản/năm).
3. Công ty TULTRACO đã mắc sai sót cụ thể nào trong việc đánh số và ký hiệu văn bản?
Công ty không đánh số thứ tự tịnh tiến liên tục từ số 01 vào đầu năm đến ngày 31 tháng 12 hàng năm, mà lấy ngày tháng ban hành làm số văn bản (ví dụ ngày 02/05/2017 đánh thành 0205/BB-SXDVXNK). Đối với công văn, công ty ghi sai ký hiệu thành Số: 0302/CV-SXDVXNK thay vì đúng quy định là Số: .../SXDVXNK.
4. Lỗi định dạng trang và căn lề văn bản thực tế tại công ty diễn ra như thế nào?
Nhân viên soạn thảo để nguyên mặc định của phần mềm soạn thảo Word với khổ giấy "Letter" thay vì chỉnh về khổ giấy chuẩn A4 (210 mm x 297 mm). Đồng thời, căn lề 4 phía mép trên, mép dưới, mép trái và mép phải đều để bằng nhau ở mức 25,4 mm (1 inch), không tuân thủ quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV.
5. Việc ký và ghi họ tên người có thẩm quyền tại công ty có điểm gì đặc thù?
Hầu hết các văn bản phát hành tại công ty không được đánh máy sẵn họ tên người ký ở phần chân chữ ký. Thay vào đó, sau khi người có thẩm quyền ký tên, nhân viên đóng dấu chức danh khắc sẵn để thay thế cho việc đánh máy họ tên.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thảo đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về văn bản hành chính và quy trình soạn thảo chuẩn hóa theo quy định của Nhà nước. Thông qua dữ liệu khảo sát thực tế giai đoạn 2012–2017 tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm, đề tài đã chỉ ra một cách trung thực và chính xác các lỗi sai phổ biến về thể thức, kỹ thuật trình bày cũng như quy trình quản lý văn bản tại một doanh nghiệp cổ phần. Các giải pháp và mẫu văn bản đề xuất trong công trình mang tính ứng dụng cao, hỗ trợ thiết thực cho việc chuẩn hóa nghiệp vụ văn phòng và nâng cao hiệu quả điều hành tác nghiệp tại đơn vị khảo sát.