TÀI LIỆU ÔN THI KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN – HỌC KÌ 1 – HK 2020 - 2021 I. Phân tích chức năng của văn bản quản lý nhà nước. Lấy dẫn chứng minh họa. VBQLNN là văn bản do cơ quan nhà nước ba hành theo thẩm quyền, thủ tục để thực hiện chức năng QLNN, mang tính quyền lực do PL quy định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý NN giữa các cơ quan NN với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
Chức năng của văn bản nói chung là giá trị, công dụng của văn bản đối với con người và đối với xã hội. Trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý hành chính nói riêng, nếu cơ quan, tổ chức sử dụng văn bản đúng như các chức năng của văn bản sẽ góp phần thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, mục đích ban hành văn bản rõ ràng, chất lượng văn bản cũng như hiệu lực, hiệu quả của văn bản được nâng cao. Chức năng thông tin 1. Thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong 1 môi trường cụ thể.
Văn bản được làm ra trước hết là do nhu cầu giao tiếp của con người, nhằm ghi chép và truyền đạt thông tin. Vì vậy, chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản nói chung và văn bản quản lý NN nói riêng 3. Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và truyền đạt thong tin bằng hình thức VB chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết – văn tự. Chữ viết ra đời, VB trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống XH, nó khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian, có độ chính xác cao so với việc thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành 1 động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự phat triển của xã hội loài người.
MAI NHUNG – K3XDĐ 1 TÀI LIỆU ÔN THI KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN – HỌC KÌ 1 – HK 2020 - 2021 4. Trong VBQLNN, thông tin gồm nhiều loại, được phân chia theo nhiều tiêu chí khác nhau tùy theo mục tiêu, tính chất và nội dung công việc như theo lĩnh vực quản lý có thông tin chính trị, thông tin KT, thông tin VH-XH,.; theo thẩm quyền tạo lập thông tin có thông tin từ trên xuống, thông tin từ dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ; theo thời điểm của thông tin có thông tin quá khứ, thông tin hiện hành, thông tin dự báo,. Chức năng thông tin có thể được thực hiện bằng nhiều phương tiện khác nhau như báo chí, đài truyền hình, đài truyền thanh, máy vi tính… nhưng văn bản là phương tiện cơ bản và là phương tiện tốt nhất để thực hiện chức năng thông tin 6. Chức năng thông tin có 1 vai trò đặc biệt đối với sự hình thành văn bản, phản ánh đặc trưng của văn bản – phương tiện ghi chép và truyền đạt các thông tin quản lý.
Chức năng thông tin của VB quản lý NN được thể hiện qua các mặt sau: Một là, ghi chép các thông tin hình thành trong hoạt động quản lý 1. Văn bản trong hoạt động QLNN là sự thể hiện bằng ngôn ngữ viết, trên những chất liệu nhất định mà hiện nay chủ yếu là giấy viết. Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý, các chủ thể có quyền phải đưa ra các quyết định quản lí, thể hiện ý chí của mình để giải quyết những công việc phát sinh. Văn bản QLNN thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: Hoạt động tổ chức trực tiếp, ban hành văn bản, các tác nghiệp kĩ thuật… trong đó ban hành văn bản là phương thức quản lí chủ yếu, không thể thiếu để chuyển tải ý chí nhà quản lí tới đối tượng quản lí.
Tuy nhiên, khi khoa học kí thuật phát triển, các thành tựu được ứng dụng vào công nghệ quản lí thì phương tiện chuyển tải ý chí của nhà quản lí có thể phong phú hơn ( việc sử dụng mạng tin học, kí thuật fax. ) nhưng trong những trường hợp quan trọng thì ý chí đó luôn phải thể hiện thành văn bản, được lưu giữ làm chứng cứ khai thác về sau, phục vụ cho những hoạt động liên quan, đặc biệt là theo dõi hoạt động của cơ quan đã ban hành ra nó. MAI NHUNG – K3XDĐ 2 TÀI LIỆU ÔN THI KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN – HỌC KÌ 1 – HK 2020 - 2021 2. Ở nước ta văn bản được sử dụng để ghi chép và truyền đạt thông tin về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và NN ( thông tin quy phạm PL, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ XH); thông tin về tổ chức, nhân sự, chương trình, KH, biện pháp công tác thông tin phản ánh tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức lên cấp trên; thông tin mang tính chất thông báo, kiến nghị, đề nghị; thông tin trao đổi công việc giữa các cơ quan với nhau, giữ các cơ quan, tổ chức với các cá nhân.
Ví dụ: Thông báo tổ chức lễ tốt nghiệp cho sinh viên ngành Quản lý nhà nước khóa 1 đợt 2 Niên khóa 2016 – 2020 Hai là, truyền đạt và cung cấp đầy đủ có hệ thống và đáng tin cậy các thông tin cần thiết cho hoạt động QLNN 1. Theo quan điểm thông tin, giá trị của văn bản được bảo đảm bởi giá trị thông tin chứa đựng trong đó. Giá trị thông tin chứa trong VB phụ thuộc vào tính chính xác, mức độ đầy đủ mà VB mang lại cho quá trình quản lý 2. Việc khai thách chức năng thông tin của VB là hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý.
Bởi vì thực chất là quá trình thu nhập, xử lý thông tin, từ đó ban hành các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quản lý 3. Để thu thập thông tin, chủ thể quản lý có thể khai thác, sử dụng nhiều nguồn khác nhau, có thể truyền tải các quyết định quản lý bằng nhiều công cụ khac nhau, nhưng VB quản lý NN bao giờ cũng là nguồn, là công cụ quan trọng nhất, đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu của QLNN, bởi những lý do sau: 4. VB là nguồn thông tin hết sức phong phú, đa dạng, về tất cả các lĩnh vực của đời sống vật chất, tinh thần của con người, của XH MAI NHUNG – K3XDĐ 3 TÀI LIỆU ÔN THI KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN – HỌC KÌ 1 – HK 2020 - 2021 - QLNN được thực hiện trên tất cả các lĩnh vực của đời sống XH, do đó mà các VB trong hoạt động quản lý NN cũng phải đươc thực hiện trên các lĩnh vực của đời sống như là VB QLNN về kinh tế, VB QLNN về giáo dục,…. VB cung cấp thông tin mang tính toàn diện + Với nội dung là thông tin chỉ dẫn, văn bản quản lí Hành chính Nhà nước được sử dụng để chủ thể quản lí đôn đốc, nhắc nhở đối tượng quản lí thực hiện quyền và nghĩa vụ nhất định(công văn); truyền đạt ý kiến miệng(ngôn ngữ nói ) của cấp có thẩm quyền về những vấn đề nhất định như kết luận của Thủ tướng Chính phủ về việc giải quyết khiếu nại tố cáo của một công dân(thông báo); truyền đạt nội dung chủ yếu của một văn bản pháp luật để giải quyết những vấn đề cấp bách như phòng chống bõa lụt, hỏa hoạn(công điện).
+ VB cung cấp thông tin quá khứ: trình bày những sự kiện, sự việc đã diễn ra như là Bảng báo cáo, bảng tường trình + VB thông tin hiện tại: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày, ví dụ quyết định, nghị quyết + VB thông tin tương lai: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược, ví dụ như là kế hoạch 6. Thông tin bằng VB có độ tin cậy cao nhất vì được hình thành từ những sự kiện, hiện tượng diễn ra trong hoạt động quản lý, được bảo đảm bởi giá trị và hiệu lực pháp lý do PL quy định - Mỗi văn bản được ban hành đều có mục đích lý do riêng của nó, gắn với từng sự kiện cụ thể nào đó. Ví dụ đối với quyết định bổ nhiệm thì nó sẽ - Nội dung văn bản quản lí Nhà nước là ý chí của Nhà nước được thể hiện để tác động vào đối tựong quản lí có liên quan. Là ý chí của Nhà nước nên nội dung văn bản được MAI NHUNG – K3XDĐ 4 TÀI LIỆU ÔN THI KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN – HỌC KÌ 1 – HK 2020 - 2021 chủ thể có thẩm quyền xác lấp một cách đơn phương để tác động lên các đối tượng quản lí liên quan.
Trên cơ sở pháp luật hiện hành và nhận thức chủ quan của mình về đời sống xã hội, các chủ thể có thể ban hành văn bản hoàn toàn có quyền quyết định việc thể hiện ý chí của mình dưới những dạng khác nhau. Điều đó có nghĩa là nội dung văn bản quản lí Nhà nước vừa có tính khách quan; tính chủ quan thể hiện ở việc chủ thể ban hành văn bản có quyền ấn định nội dung văn bản trên cơ sở nhất định, hướng tới việc thực hiện nhiệm vụ, mục đích quản lí, chủ thể ban hảnh tự lựa chọn những vấn đề cần xác lập, những đối tượng cần quản lí và hướng tác động lên từng đối tượng về từng vấn đề, từ đó hình thành lên từng nội dung văn bản; tính khách quan thể hiện trong việc chủ thể ban hành văn bản phải xuất phát từ nhu cầu điều kiện xã hội, trên cơ sở nhận thức chủ quan của mình đánh giá, phán đoán về mọi vấn đề có trong thực tiễn, liên quan đến chủ đề văn bản để hình thành nội dung của nó mà không được tùy tiện, duy ý chí. - Mặc dù được hình thành một cách đơn phương nhưng nội dung của văn bản luôn có giá trị tác động tới các đối tượng liên quan, không lệ thuộc vào ý chí chủ quan của các đối tượng đó và cũng không lệ thuộc vào nội dung của văn bản. Sự tác động đó thể hiện rõ nét trong các văn bản pháp luật (có nội dung bắt buộc thi hành) và ngay cả trong trường hợp văn bản quản lí Nhà nước có nội dung là các thông tin chỉ dẫn ( công văn ) thì chúng cũng tác động tới cấp dưới, giúp chủ thể quản lí đạt được mục đích đặt ra.
Chức năng pháp lý 1. Khi đề cập đến chức năng pháp lý của VB nghĩa là đề cập đến hệ quản pháp lý mà VB quản lý NN tạo ra.
