Bài 3: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã bài MH29KX5340119-03 * Giới thiệu: Theo quy định của pháp luật về soạn thảo văn bản, văn bản soạn theo các mẫu biểu của nhà nƣớc quy định, đúng chuẩn quy cách từng loại mẫu biểu. Do đó, khi soạn văn bản phải xem văn bản thuộc thể loại nào chọn mẫu đúng theo quy định về thể thức đó, Có cách canh lề, canh dòng, chirng phong chữ, size chữ phù hợp. Để giúp công việc soạn thảo đƣợc thực hiện tốt thì ngƣời soạn văn bản cần luyện tập soạn theo các mẫu biểu có sẵn kèm theo thông tƣ mới: giấy mời, thông báo, biên bản,. * Mục tiêu: - Kiến thức: khái niệm và giải thích đƣợc soạn thảo văn bản hành chính, kỹ thuật, văn phong, cú pháp,…trong soạn thảo văn bản hành chính.
- Kỹ năng: soạn thảo văn bản - Năng lực tự chủ và trách nhiệm: có tinh thần tự học và làm việc nhóm tốt, tự sắp sếp hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao. * Nội dung chính 1. Những vấn đề cần lƣu ý trong soạn thảo văn bản: 1. Những yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản: - Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trƣờng hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhƣng không đƣợc làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đƣợc trình bày theo chiều rộng. - Định lề trang: Cách mép trên và mép dƣới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15-20 mm. - Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức. - Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Đƣợc thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này. - Số trang văn bản: Đƣợc đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đƣợc đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất. Những vấn đề cần lƣu ý trong soạn thảo văn bản: 27 Yêu cầu đối với ban hành văn bản: Đúng pháp luật, đảm bảo lợi ích hài hoà, phù hợp thực tiễn, đúng lúc.
Hậu quả ban hành văn bản sai pháp luật: thẩm quyền bị vi phạm, phá vỡ quy trình điều hành, làm rối loạn kỷ cƣơng phép nƣớc, giảm hiệu lực thi hành. Mặt khác, tăng khối lƣợng văn bản, giấy tờ sẽ vô ích. Khi xây dựng, ban hành văn bản cần chú ý: Thứ 1. Sự cần thiết ban hành văn bản, tóm tắt quá trình xây dựng văn bản, nội dung chính của văn bản dự thảo, những vấn đề cần xin ý kiến, những vấn đề còn có những ý kiến khác nhau cần cân nhắc để đƣa vào.
Xin ý kiến cơ quan, tổ chức và ngƣời có thẩm quyền để quyết định. Phải căn cứ vào nội dung của văn bản để lựa chọn hình thức văn bản cho phù hợp: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, Quyết dịnh, Thông báo, không dùng văn bản hành chính thay cho văn bản quy phạm pháp luật, không dùng thông báo thay cho quyết định… Nội dung các quy định của văn bản cơ quan cấp dƣới không đƣợc trái với quy định của cơ quan cấp trên. Các quy định trong văn bản của UBND các cấp ngoài việc tuân thủ các quy định của pháp luật phải tuân thủ các văn bản của các cơ quan có chức năng quản lý ngành, lĩnh vực ở Trung ƣơng và địa phƣơng. Khi soạn thảo văn bản phải chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính nhất quán của pháp luật.
Khi soạn thảo văn bản nếu có sửa đổi, hoặc bãi bỏ những quy định của văn bản trƣớc thì ghi rõ điều khoản của văn bản cần sửa đổi, hoặc bãi bỏ, tránh ghi chung chung gây khó khăn cho ngƣời thi hành công vụ. Hiệu lực của văn bản: Phải quy định thời gian theo luật hoặc tính toán đến vừa đảm bảo cho tổ chức, công dân có trách nhiệm thi hành vừa có thời gian để chuẩn bị điều kiện thực hiện có hiệu quả. Tổ chức soạn thảo văn bản cần bố trí cán bộ có: chuyên môn, pháp luật thực hiện (nhất là các văn bản quy phạm pháp luật). Các văn bản có nội dung liên quan đến hai hay nhiều cơ quan, khi soạn thảo do một cơ quan quản lý nhà nƣớc lĩnh vực đó chủ trì soạn thảo, đồng thời phối hợp với các cơ quan có liên quan để xin ý kiến vào dự thảo.
Cơ quan đƣợc xin ý kiến phải trả lời bằng văn bản để đảm bảo tính thống nhất. Khi soạn thảo văn bản mà nội dung cần hƣớng dẫn thì cũng phải soạn thảo ngay văn bản hƣớng dẫn để nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc tổ chức thực hiện. Khi trình ký các văn bản phải đƣợc cán bộ, hoặc cơ quan có thẩm quyền thẩm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, pháp lý. Mỗi văn bản khi phát hành phải 28 đƣợc Chánh Văn phòng, hoặc chuyên viên nghiệp vụ ký tắt vào cuối văn bản và chịu trách nhiệm trƣớc Thủ trƣởng cơ quan về nội dung, thể thức văn bản đã ban hành.
Về kỹ thuật soạn thảo văn bản, cần chú ý một số điểm sau: Khi viện dẫn văn bản để làm căn cứ pháp lý, hoặc viện dẫn văn bản khác phải ghi thật chính xác, đầy đủ: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản của ai? để tiện tra cứu. Việc đánh số: Các phần, chƣơng dùng số La mã: I, II, III…; các mục trong mỗi chƣơng dùng chữ in hoa: A, B, C…; các điều, các đoạn trong mỗi mục dùng chữ Ả rập: 1, 2, 3…; trong mỗi đoạn dùng chữ thƣờng: a, b, c…có thể đề trƣớc mỗi phần nhỏ gạch nối (-). Không nên viết tắt hay dùng chữ tắt, những danh từ kép dài đã quen dùng chữ tắt thì lần đầu trong văn bản phải viết đầy đủ, sau đó viết tắt (Uỷ ban nhân dân viết tắt là: UBND). Không dùng chữ số ―1‖ thay cho chữ ―một‖ khi chữ đó không chỉ số lƣợng (Ví dụ: ―Nhân dân một lòng đi theo Đảng‖, hoặc ―Dân tộc Việt Nam là một.‖ Trƣờng hợp phải dùng tiếng nƣớc ngoài thì khi viết phải viết từ đƣợc dịch ra tiếng Việt hoặc phiên âm cho dễ đọc, còn nguyên chữ nƣớc ngoài đặt trong dấu ngoặc đơn, hoặc tên tắt các tổ chức quốc tế thì viết tên tiến Việt trƣớc, chữ viết tiếng nƣớc ngoài sau (Tổ chức Thƣơng mại Thế giới (WTO)).
Khi soạn thảo và ban hành văn bản ngoài việc phải đảm bảo nội dung, thì việc sử dụng văn phong hành chính phải chính xác, dễ hiểu và thống nhất, trình bày văn bản phải đúng kỹ thuật theo quy định. Tất cả những điều đó thể hiện kỹ năng chuyên nghiệp của cán bộ, công chức; tính nghiêm trang, thẩm mỹ của văn bản, trình độ phát triển và tính thống nhất của một nền hành chính hiện đại. Nắm vững những kiến thức chuyên môn, làm tốt công tác tham mƣu, giúp việc cho lãnh đạo các cấp, trong đó có công tác xây dựng, quản lý và ban hành văn bản. Đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong quá trình hiện đại hoá nền hành chính, góp phần quan trọng vào công cuộc cải cách hành chính và sự nghiệp đổi mới đất nƣớc trong giai đoạn hiện nay.
Soạn thảo văn bản: 2. Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt Văn bản hành chính cá biệt thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nƣớc cấp trên và quy định quy phạm của cơ quan đó nhằm giải quyết công việc cụ thể. Nó bao gồm các quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt nhƣ: quyết định nâng lƣơng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ công chức, chỉ thị về phát động thi đua, biểu dƣơng ngƣời 29 tốt việc tốt,… Văn bản cá biệt thƣờng gặp là quyết định nâng lƣơng, quyết định bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, công chức Mẫu 1.2 - Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ-. QUYẾT ĐỊNH 5 Về việc.
THẨM QUYỀN BAN HÀNH 6 Căn cứ .; Theo đề nghị của. QUYẾT ĐỊNH: 8 Điều 1. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ - Nhƣ Điều.; (Chữ ký của người có thẩm quyền, - .; dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) - Lƣu: VT,. Họ và tên 30 Ghi chú: 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc ban hành quyết định. 3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc ban hành quyết định. 5 Trích yếu nội dung quyết định. 6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của ngƣời đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định. 8 Nội dung quyết định. 9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lƣợng bản lƣu (nếu cần). 10 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn bản và số lƣợng bản phát hành (nếu cần).
Soạn thảo văn bản hành chính thông thƣờng. Văn bản hành chính thông thƣờng hay văn bản chỉ đạo điều hành bao gồm những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức. Về cơ bản, văn bản này chủ yếu gồm hai loại chính: theo thông tƣ 30/2020/NĐ-CP Công văn (hay văn bản không có tên loại) dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Ở đầu của văn bản này không thể hiện tên loại văn bản.
Ví dụ: Công văn góp ý, công văn đề nghị, công văn yêu cầu. Văn bản có tên gọi là văn bản thể hiện rõ tên gọi nhƣ thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chƣơng trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đƣờng, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).7 - Giấy mời TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 31 Số:. trân trọng kính mời:.