CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN Mã chương: MH20.01 Mục tiêu: - Đánh giá được vai trò,chức năng của văn bản và hệ thống văn bản không thể thiếu được trong quản lý nhà nước và là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. - Xác định được hình thức nội dung, quy trình soạn thảo văn bản - Phân loại được hê thống văn bản theo nội dung, hình thức, chức năng khác nhau của văn bản. - Tuân thủ quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung của văn bản Nội dung chính: 1. Khái niệm, đặc điểm của văn bản (VB) 1.
Khái niệm Văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác: - Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng các ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định (ngôn ngữ được ghi lại dưới dạng chữ chữ viết). Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu là chỉ chữ viết). - Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. + Công văn dùng để chỉ các văn bản do các cơ quan, xí nghiệp ban hành theo một thể thức nhất định (tức là phải tuân theo những quy định nhất định về hình thức và nội dung của văn bản): Quốc hiệu, cơ quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng ban hành, chữ ký, con dấu cơ quan… + Giấy tờ là những văn bản hình thành trong các cơ quan, xí nghiệp nhưng nó không phải là công văn (tức là nó không theo thể thức chung) như: đơn từ của cá nhân, những loại sổ sách… - Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ: Page 6 “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
Đặc điểm Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau: - Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí tự nhất định. - Ngôn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu chuyên môn nhất định (vật liệu ghi tin) - Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận. - Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời sống xã hội mà nó phản ánh. Văn bản quản lý nhà nước 2.
Khái niệm Văn bản quản lí Nhà nước là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lí do các chủ thể quản lí Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thủ tục pháp luật quy định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Đặc điểm - Chủ thể ban hành : Các cơ quan quản lí Nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước là các văn bản luật, dưới luật, và các văn bản khác do các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước (Bộ máy Nhà nước Cộng Hoà XHCNVN theo hiến pháp 1992 gồm: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội; Chủ tịch nước; Chính phủ; và các cơ quan trung ương của Chính phủ; Toà án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân và Hội đồng nhân dân, UBND) ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được Nhà nước giao. - Cơ chế ban hành: Văn bản quản lí Nhà nước được ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật quy định.
Phân loại văn bản 3. Theo hiệu lực pháp lý a. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Page 7 nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Gồm: Hiến pháp, Pháp lệnh, Luật, Nghị định, Nghị quyết, Nghị quyết liên tịch, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch.
Ví dụ: Hiến pháp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2013. Văn bản cá biệt Văn bản cá biệt là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định, đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng nhằm giải quyết công việc cụ thể, phù hợp với chức năng quyền hạn. Gồm : Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt, Điều lệ, Quy chế, Quy định. Ví dụ: Quyết định của Bộ trưởng Bộ nông nghiệp & Phát triển nông thôn về việc khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích cao trong công tác thi đua trong năm học 2015-2016.
Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản mang thông tin, điều hành, thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép các công việc trong các cơ quan tổ chức. Gồm: Kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến lược, đề án, thông báo, báo cáo, công văn, tờ trình, giấy mời, biên bản… Ví dụ: Thông báo tuyển dụng viên chức năm 2016 của Trường Cao đẳng nghề Cơ điện Xây dựng Việt Xô. Văn bản chuyên ngành Văn bản chuyên ngành là văn bản thể hiện chuyên môn nghiệp vụ mang tính chất đặc thù của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định. Gồm: Quy định, Quyết định, Công văn, Các hóa đơn, séc, Văn bằng, Chứng chỉ.
Ví dụ: Văn bản ngoại giao: Công hàm, hiệp định, hiệp ước… Văn bản tài chính: Phiếu thu, phiếu chi, báo cáo quyết toán… Văn bản tư pháp: Cáo trạng, quyết định khởi tố, án văn… 3. Theo tính chất sử dụng Page 8 - “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. - Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền - “Bản sao” là bản được sao nguyên từ các bản chính có giá trị như các bản chính đã được cấp có thẩm quyền xác nhận. - “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
+ “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. + “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. Theo nội dung - Văn bản kinh tế: về thị trường chứng khoán, đất đai… - Văn bản ngoại giao - Văn bản kỹ thuật: về xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy văn… 3. Theo nguồn gốc văn bản - Văn bản đi: Văn bản mà cơ quan đơn vị ban hành gửi đi, các cơ quan khác là đối tượng tiếp nhận.
- Văn bản đến: Gồm các văn bản do đơn vị cơ quan khác ban hành gửi tới. - Văn bản lưu hành nội bộ: Văn bản ban hành chỉ sử dụng trong cơ quan đó không gửi đi, không có giá trị ngoài cơ quan. Theo phạm vi sử dụng - Văn bản mang tính chất mật: Sử dụng trong phạm vi hẹp, có nội dung bí mật nhà nước, cơ quan kinh tế, chính trị, quốc phòng… ở các mức độ: mật, tuyệt mật, tối mật. - Văn bản sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho mọi đối tượng tiếp nhận.
Chức năng của văn bản 4. Chức năng thông tin Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất bởi vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thể hiện. Page 9 Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thông tin khác: Nó là thông tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người đến hành động do Nhà nước đặt ra.
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau: + Ghi lại các thông tin quản lý; + Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản lý hay từ cơ quan đến cá nhân; + Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; + Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thông truyền đạt thông tin khác nhau; Thông tin chứa đựng trong văn bản thể hiện dưới dạng : Thông tin quá khứ; thông tin hiện hành; thông tin dự báo. Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời. Chức năng pháp lý Chức năng này chỉ có ở văn bản Quản lí Nhà nước, điều đó phản ánh nội dung văn bản Quản lí Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật); nó chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách. Tất cả các điều ấy làm cơ sở cho các cơ quan Nhà nước thực thi công vụ.
Chức năng pháp lí của văn bản nó cho phép trong trật tự pháp lí của nó thì công dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền và nghĩa vụ của công dân. Mặt khác chức năng này làm cơ sở để tổ chức bộ máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong bộ máy. Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lí của văn bản là: - Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy.