BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN 1 NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt các thông tin trong hoạt động quản lý và ra những quyết định quản lý có hiệu lực và hiệu quả cần phải sử dụng các hình thức văn bản quản lý khác nhau. Văn bản quản lý được các cơ quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo các hệ đào tạo trong ngành Văn thư Hành chính và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các tác giả đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình, có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chuyên môn của trường. Nội dung cơ bản của giáo trình gồm: 4 bài như sau: Bài 1: Những kiến thức chung về văn bản Bài 2: Thể thức văn bản quản lý nhà nước Bài 3: Những vấn đề cơ bản về kỹ thuật soạn thảo văn bản Bài 4: Soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn. Ngày 20 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang 1 MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU. 1 MÔ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.
5 BÀI 1: NHỮNG KIẾN THỨC CHUNG. Khái niệm, đặc điểm, chức năng của văn bản. Chức năng của văn bản. Phân loại văn bản.
Mục đích của việc phân loại văn bản. Một số tiêu chí chủ yếu để phân loại văn bản. Chức năng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước.
Câu hỏi ôn tập. 13 BÀI 2: THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC. Khái niệm, tác dụng của thể thức văn bản. Khái niệm thể thức văn bản.
Tác dụng của thể thức văn bản. Vị trí, ý nghĩa, kỹ thuật trình bày từng phần trong thể thức của văn bản quản lý nhà nước. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Số, ký hiệu của văn bản.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Nội dung văn bản. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
Dấu của cơ quan, tổ chức. Các thành phần thể thức khác. Câu hỏi ôn tập. 31 BÀI 3: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ THUẬT.
32 2 SOẠN THẢO VĂN BẢN. Khái niệm và nội dung của kỹ thuật soạn thảo văn bản. Khái niệm, yêu cầu của kỹ thuật soạn thảo văn bản. Nội dung của kỹ thuật soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản. Phương pháp xây dựng bố cục nội dung văn bản. Phương pháp xây dựng bố cục nội dung văn bản mang tính chất quy định, quyết định. Phương pháp xây dựng bố cục nội dung văn bản không mang tính chất quy định, quyết định.Văn phong văn bản quản lí Nhà nước.
Đặc điểm của văn phong hành chính-công vụ. Cách hành văn và xưng hô trong văn bản. Kỹ thuật cú pháp. 46 BÀI 4: SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG.
Soạn thảo Quyết định (hành chính cá biệt). Đặc điểm của văn bản quyết định. Phạm vi sử dụng. Kỹ thuật soạn thảo.
Thực hành soạn thảo. Soạn thảo công văn hành chính. Khái niệm văn bản công văn. Đặc điểm của văn bản công văn.
Phạm vi sử dụng. Kỹ thuật soạn thảo. Thực hành soạn thảo. Soạn thảo thông báo.
Khái niệm văn bản thông báo. Đặc điểm của văn bản thông báo. Phạm vi sử dụng. Kỹ thuật soạn thảo.
Thực hành soạn thảo. Khái niệm văn bản báo cáo. Đặc điểm của văn bản báo cáo. Phạm vi sử dụng.
Kỹ thuật soạn thảo. Thực hành soạn thảo. 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 68 4 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN 1 Mã mô dun: MĐ17 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của mô đun: - Vị trí: Soạn thảo văn bản 1 là mô đun trong chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính và được bố trí vào học kỳ 1 năm thứ nhất.
- Tính chất: Là mô đun chuyên môn. - Ý nghĩa và vai trò của mô đun: là mô đun quan trọng cung cấp cho học sinh kiến thức liên quan tới văn bản, thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản. Giúp học sinh nhận biết, không còn bỡ ngỡ khi học mô đun Soạn thảo văn bản 2. Mục tiêu của mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày được các loại văn bản, thẩm quyền ban hành, cách phân loại văn bản.
+ Trình bày được các thành phần thể thức trong văn bản. + Trình bày được những nội dung cơ bản của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. + Trình bày được khái niệm, đặc điểm, phân loại hợp đồng. - Về kỹ năng: + Phát hiện được những văn bản sai thể thức; văn bản ban hành sai thẩm quyền.
+ Phân loại được các loại văn bản trong hệ thống văn bản quản lý. + Vận dụng các kiến thức đã học để soạn thảo hoàn chỉnh các loại văn bản. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Thể hiện được tính nghiêm túc, cẩn thận, đúng mực. + Tuân thủ các quy định hiện hành quy định về văn bản.
Nội dung của mô đun: Bài 1: Những kiến thức chung về văn bản Bài 2: Thể thức văn bản quản lý nhà nước Bài 3: Những vấn đề cơ bản về kỹ thuật soạn thảo văn bản Bài 4: Soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng 5 BÀI 1: NHỮNG KIẾN THỨC CHUNG VỀ VĂN BẢN Mã bài: MĐ17.01 Mục tiêu: - Trình bày được các khái niệm, chức năng của văn bản quản lý, phân loại văn bản quản lý theo các đặc trưng; - Xác định được chức năng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản. - Thể hiện được tính nghiêm túc, cẩn thận, đúng mực. Nội dung chính: 1. Khái niệm, đặc điểm, chức năng của văn bản 1.
Khái niệm Văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác: - Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng các ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định (ngôn ngữ được ghi lại dưới dạng chữ viết). Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu là chỉ chữ viết) - Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. + Công văn dùng để chỉ các văn bản do các cơ quan, xí nghiệp ban hành theo một thể thức nhất định (tức là phải tuân theo những quy định nhất định về hình thức và nội dung của văn bản): Quốc hiệu, cơ quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng… ban hành, chữ ký, con dấu cơ quan… + Giấy tờ là những văn bản hình thành trong các cơ quan, xí nghiệp nhưng nó không phải là công văn (tức là nó không theo thể thức chung) như: đơn từ của cá nhân, những loại sổ sách… - Nghĩa chung nhất: Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay kí hiệu nhất định. Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức khác nhau.
Đặc điểm Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau: - Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí tự nhất định. - Ngôn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu chuyên môn nhất định (vật liệu ghi tin) - Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận. - Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời sống xã hội mà nó phản ánh. Yêu cầu Thứ nhất, văn bản được ban hành phải đúng thẩm quyền và hình thức.
6 Thứ hai, nội dung văn bản phải chỉ rõ phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng và những vấn đề được điều chỉnh hoặc giải quyết phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và phải có tính khả thi; Thứ ba, văn bản phải được ban hành theo trình tự, thủ tục luật định hoặc đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Thứ tư, VB phải được thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thứ năm, văn bản phải được diễn đạt theo đúng ngôn ngữ và văn phong hành chính với các đặc tính cơ bản sau đây: - Tính chính xác: Sự chính xác của văn bản không chỉ thể hiện ở số liệu, ở sự viện dẫn các căn cứ pháp lý trong văn bản mà còn được thể hiện ở việc sử dụng từ ngữ, viết câu và sắp xếp bố cục. Từ ngữ sử dụng cần thể hiện nhất quán trong văn bản; sử dụng từ đơn nghĩa. Nếu sử dụng từ chuyên môn cần phải được giải thích rõ trong văn bản.
Câu văn phải được viết ngắn gọn, rõ ý. Bố cục phải chặt chẽ, lôgíc. - Tính phổ thông: Đối tượng tiếp nhận của văn bản, nhất là văn bản quy phạm pháp luật là tất cả các giai tầng trong xã hội. Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với quần chúng nhân dân.